REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Optymalizacja fakturowania – faktury proforma i faktury zaliczkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Nowodworski
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
faktury proforma, faktury zaliczkowe, faktura VAT
faktury proforma, faktury zaliczkowe, faktura VAT

REKLAMA

REKLAMA

Wielu przedsiębiorców, chcąc usprawnić prowadzenie działalności, zastanawia się, w jaki sposób zmniejszyć ilość faktur wystawianych klientom. Dość oczywistym pomysłem wydają się rozliczenia ze stałymi kontrahentami w cyklach rozliczeniowych i wystawianie faktur na koniec cyklów – zazwyczaj na koniec miesiąca. Takie rozwiązanie wymaga jednak, aby świadczenie usług lub dostawa towaru kwalifikowane było – dla celów podatku VAT – jako sprzedaż ciągła.

Okazało się jednak, że zarówno organy skarbowe, jak i sądy administracyjne bardzo rygorystycznie podchodzą do kwalifikacji świadczenia usług lub dostaw towarów jako tego rodzaju sprzedaży.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Sprzedaż ciągła

Przepisy ustawy o VAT, a także rozporządzeń wydanych na podstawie tej ustawy, nie definiują pojęcia sprzedaży ciągłej.

REKLAMA

Dlatego też interpretując to pojęcie należy odwołać się do orzecznictwa sądów administracyjnych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykładowo, w wyroku z 27 grudnia 2011 r. (sygn. I FSK 157/11), NSA przychylił się do stanowiska Ministra Finansów, zgodnie z którym pod pojęciem sprzedaży ciągłej należy rozumieć wynikające ze zobowiązania o charakterze ciągłym świadczenie, polegające na stałym i powtarzalnym (trwałym) zachowaniu się strony zobowiązanej do świadczenia.

Jak są opodatkowane VAT usługi ciągłe?

Zgodnie z tezami ww. wyroku za sprzedaż ciągłą można  uznać każdą dostawę lub usługę, która posiada wszystkie poniższe cechy:

- jest stale w fazie wykonywania, co oznacza, że wykonywana jest nieprzerwanie przez czas trwania umowy;

- można określić jedynie moment rozpoczęcia jej świadczenia;

- moment jej zakończenia rozumianego jako definitywne wykonanie nie jest z góry określony - jest on wyznaczony przez datę obowiązywania umowy między kontrahentami.

Jak widać trudno spełnić powyższe warunki, w szczególności w stosunku do dostaw towarów.

Na marginesie warto zauważyć, iż dość często spotykana w handlu praktyka polegająca na umożliwieniu klientowi pobierania towaru, za który faktura wystawiana jest po zakończeniu miesiąca, jest nieprawidłowa.

Faktury proforma

Czy zatem przedsiębiorca świadczący na rzecz kontrahenta wielokrotnie tego samego rodzaju usługi, często o niewielkiej wartości, zmuszony jest do każdorazowego wystawienia faktury?

Dalsza cześć niniejszego artykułu poświęcona będzie odpowiedzi na to pytanie, przy czym dla zobrazowania problemu zostanie on przedstawiony na przykładzie myjni samochodowej.

Klientem przedsiębiorcy prowadzącego niewielką myjnię samochodową jest firma zajmująca się sprzedażą dóbr luksusowych. Firma ta, z uwagi na charakter działalności, w tym wymaganą od przedstawicieli tej firmy stosowną prezencję, zdecydowała zawrzeć umowę z przedsiębiorcą, zgodnie z którą przedsiębiorca zobowiązany jest do niezwłocznego umycia podstawionego samochodu na każde wezwanie przedstawicieli firmy.

Na wstępie trzeba zauważyć, iż – pomimo, że byłoby to korzystne dla obydwu stron   niedopuszczalne jest przyjęcie, że świadczona przez przedsiębiorcę usługa stanowi sprzedaż ciągłą, nie sposób bowiem stwierdzić, że usługa jest stale (nieprzerwanie) wykonywana. 

Z racji tego, że w przypadku mycia samochodów można jednoznacznie i precyzyjnie określić, kiedy została ona faktycznie wykonana, niespełniona pozostaje podstawowa przesłanka dla zastosowania konstrukcji sprzedaży ciągłej.

W tej sytuacji, co do zasady przedsiębiorca stosownie do § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur, wystawia fakturę nie później niż siódmego dnia od dnia wykonania poszczególnej usługi.

Wyjątek od powyższej zasady przewiduje § 10 ust. 6 w zw. z ust. 1 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym, jeżeli faktury stwierdzające otrzymanie należności przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru (w szczególności: przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty) tj. faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury w terminie określonym w § 9.

Należy jednak pamiętać, iż stosownie do § 10 ust. 1, fakturę zaliczkową wystawia się po faktycznym otrzymaniu kwoty zaliczki. Dlatego też, jeżeli kontrahent oczekuje, że otrzyma dokument stanowiący dla niego podstawę do dokonania płatności, właściwym jest wystawianie faktury proforma, która nie stanowi dowodu księgowego, ani też nie powoduje jakichkolwiek skutków w zakresie podatku VAT.

Dlatego też – na gruncie omawianego przypadku - mając na uwadze wymagania ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, zaproponować można następujący model rozliczenia:

1. Usługodawca wystawia fakturę proforma na kwotę odpowiadającą przykładowo dwudziestokrotności wynagrodzenia za pojedynczą usługę;

2. Klient na tej podstawie dokonuje zapłaty;

3. Przedsiębiorca wystawia fakturę w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaliczki;

4. Wykonywanie usług do momentu wykorzystania przez klienta puli, która została przedpłacona, nie powoduje obowiązku wystawiania (dalszych) faktur.

Faktura zaliczkowa powinna odnosić się do konkretnego rodzaju usług lub towarów.

Kiedy odliczyć VAT z faktury zaliczkowej?

Kwota przekazana kontrahentowi bez doprecyzowania (co powinno znaleźć odzwierciedlenie w treści wystawionej faktury zaliczkowej) na poczet jakiego rodzaju usług (i ich ilości) jest wpłacana, nie stanowi zaliczki.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne będą zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

Podatek od darowizn: kiedy zapłacisz, a kiedy unikniesz fiskusa

Wiele osób jest przekonanych, że darowizny w rodzinie są zawsze wolne od podatku. To nieprawda. Zwolnienie istnieje, ale tylko pod warunkiem, że obdarowany zgłosi darowiznę w terminie i udokumentuje przekazanie pieniędzy.

KSeF 2.0: księgowi (biura rachunkowe) będą nakłaniani do wystawiania faktur? Uwaga na odpowiedzialność karno-skarbową

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców może próbować przerzucić na księgowych nie tylko nowe obowiązki, ale i odpowiedzialność. Eksperci ostrzegają: wystawienie faktury w imieniu klienta to nie tylko pomoc w formalnościach, lecz także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Zanim biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę, powinny dokładnie rozważyć, gdzie kończy się ich rola, a zaczyna odpowiedzialność za cudzy biznes.

REKLAMA

MCU rusza 1 listopada 2025 – jak uzyskać certyfikat KSeF?

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomi Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nową funkcjonalność, która umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom i wydawanie certyfikatów KSeF. Certyfikaty te staną się podstawowym narzędziem uwierzytelnienia w systemie KSeF 2.0.

KSeF za 3 miesiące wejdzie w życie. Czego księgowi boją się najbardziej?

KSeF to wciąż głęboka niepewność. Za 3 miesiące wchodzi w życie. Czego księgowi boją się najbardziej? Przedstawiamy wyniki badania przeprowadzonego przez SW Research na zlecenie fillup k24.

REKLAMA