Czy nazwa towaru (usługi) musi być identyczna na paragonie i fakturze?

Tak, dopuszczalne jest istnienie różnic między nazwą towaru lub usługi wskazanymi na paragonie i fakturze, które dokumentują tę samą sprzedaż. Nie mogą one jednak powodować wątpliwości co do przedmiotu sprzedaży.

Polecamy: Instrukcje VAT
Polecamy: Biuletyn VAT

Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym konkretną transakcję sprzedaży. Ustawodawca określił, w jakich okolicznościach należy ją wystawić oraz jakie niezbędne elementy powinna zawierać, aby stanowiła dokument będący podstawą do rozliczeń podatkowych.

Treść art. 106e ust. 1 ustawy o VAT określa, jakie elementy powinna zawierać faktura. Są to elementy obligatoryjne, których podanie ma przede wszystkim cel fiskalny.

Niezbędne elementy faktury

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać:
1. Autopromocja Szkolenie: Jak przygotować się do KSeF? Sprawdź	datę wystawienia
2. Autopromocja Jak przygotować się do zmian 2025. Podatki. Rachunkowość. ZUS Sprawdź	kolejny numer nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
3.	imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
4.	numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w niektórych przypadkach poprzedzony kodem PL), czyli NIP
5.	numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (w niektórych przypadkach poprzedzony kodem państwa członkowskiego nabywcy), czyli najczęściej NIP albo numer VAT UE unijnego kontrahenta
6.	datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (data otrzymania zapłaty dotyczy tzw. faktur zaliczkowych), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
7.	nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
8.	miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
9.	cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)
10.	kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
11.	wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
12.	stawkę podatku
13.	sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
14.	kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
15.	kwotę należności ogółem

Podmiot zobowiązany do wystawienia faktury powinien precyzyjnie określić rodzaj „fakturowanej” czynności, tj. podać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. Źródłem tego obowiązku jest obecnie art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT. Z treści tego przepisu wynika jednoznacznie, że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. To jeden z obowiązkowych elementów zarówno faktur, jak i paragonów. Na paragonie fiskalnym również jest to element niezbędny, pozwalającą na jednoznaczną identyfikację towaru bądź usługi.

UWAGA!
Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi to element niezbędny pozwalający na jednoznaczną ich identyfikację, który jest wymagany w treści zarówno faktury, jak i paragonu fiskalnego.

Niejednokrotnie zdarza się, że ta sama sprzedaż zostaje przez podatnika udokumentowana paragonem i fakturą. W takich przypadkach najczęściej do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

Należy zaznaczyć, że nie ma przepisu stanowiącego, iż nazwa towaru lub usługi wskazana na fakturze musi być taka sama jak nazwa towaru lub usługi wskazana na paragonie dokumentującym tę samą sprzedaż. W konsekwencji nie ma przeszkód, aby istniały w tym zakresie różnice (o ile nie spowoduje to wątpliwości co do przedmiotu sprzedaży).

Jest to zresztą sytuacja często spotykana, gdyż miejsce na nazwy towarów i usług na paragonach jest znacznie ograniczone. W konsekwencji nazwy na paragonach często zawierają skróty, których stosowanie na fakturach nie jest konieczne.

Przykład
Podatnik udokumentował paragonem sprzedaż opon samochodowych stosując skrót „OpSam Cont Ts 860”. W tej sytuacji na fakturze dokumentującej tę sprzedaż jest dopuszczalne (wręcz wskazane) wpisanie: Opony samochodowe Continental Ts 860.

Równie często na fakturach sprzedażowych udokumentowanych wcześniej paragonem w miejscu dotyczącym nazwy towary lub usługi wskazywane są dodatkowe informacje, nieumieszczone na paragonach.

Przykład
Podatnik udokumentował paragonem sprzedaż pralki, wskazując na paragonie nazwę „Pralka Amica NAWT6101WSW”. Nie ma przeszkód, aby dokumentując tę sprzedaż fakturą, podatnik dodatkowo wskazał w polu „Nazwa towaru lub usługi” dodatkowe informacje, np. numer seryjny pralki.

Podstawa prawna:

• art. 106e ust. 1 pkt 7 oraz art. 106h ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106

Tomasz Krywan, doradca podatkowy