REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF – jak przygotować się do zmian? [kompendium]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ID Advisory
Nie mnożymy wątpliwości, proponujemy konkretne rozwiązania
KSef kompendium
KSef kompendium
Ministerstwo Finansów

REKLAMA

REKLAMA

Projekt ustawy dotyczący wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obecnie konsultowany. Potwierdza on założenie co do wprowadzenia obowiązku stosowania KSeF od 1 stycznia 2024 roku, dając podatnikom coraz mniej czasu na jego wdrożenie.
rozwiń >

Z KSeF można dobrowolnie korzystać już od 1 stycznia 2022 r, jednak w odpowiedzi na uwagi zgłaszane przez przedsiębiorców Rada Unii Europejskiej zgodziła się na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego w Polsce dopiero od 1 stycznia 2024 r. Zgodnie z projektem MF obowiązek e-fakturowania obejmować będzie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą na podstawie ustawy o VAT. Wymóg fakturowania spoczywać będzie na przedsiębiorcach, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

REKLAMA

REKLAMA

Co umożliwi KSeF

Krajowy System e-Faktur pozwoli na wystawianie i udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych, które zasadniczo zastąpią wszystkie inne formy faktur w lokalnym obiegu. Główne operacje które podatnicy będą mogli wykonać w ramach KSeF to:

•             wystawianie faktur,

•             otrzymywanie faktur,

REKLAMA

•             przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

•             dostęp do faktur ustrukturyzowanych,

•             nadawanie fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego.

Jednocześnie narzędzie to pozwoli na ograniczenie wydawania i stopniowej eliminacji paragonów papierowych. Według założeń, ma pozytywnie wpłynąć na ograniczenie szarej strefy oraz na środowisko.

KSeF – jakie korzyści

Nadchodząca rewolucja niewątpliwie przyniesie podatnikom pewne korzyści i usprawnienia, wśród których warto wyróżnić:

Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, pod warunkiem, że zostaną spełnione wymienione kryteria:

•             faktury zostały wystawione w KSeF,

•             kwota podatku w wykazanej deklaracji nie może przekracza wartości 3 tys. PLN,

•             podatnik za 12 minionych miesięcy nie zalega z deklaracjami VAT,

•             przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT,

•             rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK podatnika jest zawarty na tzw. „Białej Liście Podatników VAT”.

KSeF – czy ten system jest bezpieczny?

Faktura nie ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Przedsiębiorca w każdej chwili będzie miał możliwość dostępu do dokumentacji, co niesie również za sobą oszczędności z uwagi na brak konieczności drukowania faktur. Podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF - będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat.

KSeFautomatyzacja procesów księgowych

Podatnik, który wystawi fakturę za pomocą KSeF, zyska pewność, że dokument dotrze do kontrahenta. W każdej chwili będzie można sprawdzić status dokumentu. Kontrahent nie będzie mógł się powołać na zagubienie faktury, np. w sytuacji zalegania z płatnością.

Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.

KSeF  a duplikat faktury

Wraz z wejściem w życie KSeF zniknie konieczność wystawiania duplikatu faktury na żądanie odbiorcy. Raz wystawiona faktura będzie cały czas dostępna w systemie z którego będzie można ją pobrać, jeżeli wystąpi taka konieczność.

KSeF  a JPK

Wystawiając faktury w KSeF, podatnicy nie będą narażeni na konieczność sporządzania JPK_FA na żądanie organów podatkowych.

Czy KSeF jest za darmo? Aplikacja KSeF dla przedsiębiorców

Narzędzia niezbędne do wprowadzenia systemu KSeF są  darmowe dla podatnika. MF udostępniło Aplikację Podatnika KSeF dla przedsiębiorców, która posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Dostępna jest również aplikacja e-mikrofirma z KSeF. W najbliższym czasie udostępniona zostanie także Aplikacja Mobilna KSeF, która umożliwi szybkie wystawiania o odbieranie e-Faktur oraz zarządzanie nimi.

Wady KSeF, potencjalne ryzyka

System KSeF niewątpliwie budzi jednak liczne, uzasadnione obawy przedsiębiorców, wynikające m.in. z tego, że:

•             nie wszystkie dokumenty będzie można wystawiać w systemie KSeF (przykładowo, podatnik nie wystawi w systemie not korygujących czy proformy);

•             nie można wykluczyć ryzyka niewystawienia faktury w wyniku błędu i niezaakceptowania jej przez system;

•             przystosowanie wewnętrznych oprogramowań do systemu będzie zazwyczaj wiązało się z istotnymi kosztami oraz istotnymi zmianami w stosunku do obecnych procesów;

•             pracownicy działów finansowo-księgowych będą musieli zostać przeszkoleni z działania KSeF, co przełoży się na zwiększone nakłady finansowe, a także może wpłynąć na zmniejszone efekty pracowników w bieżących obowiązkach. Przed dużym wyzwaniem staną właściciele firm, którzy dotychczas korzystali głównie z papierowych faktur;

•             duża część przedsiębiorców obawia się przeciążeń oraz awarii systemu – będzie to jeden z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych w Polsce;

•             fakturowanie w KSeF będzie wymagało znacznie większego poziomu szczegółowości dokumentowania transakcji;

•             faktury będą mogły wystawiać jedynie upoważnione do tego osoby, co będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia analizy i dostosowań procesów decyzyjnych w spółkach.

KSeF – jak się przygotować do wdrożenia

Choć trudno dziwić się przedsiębiorcom, którzy obawiają się obowiązkowego korzystania z KSeF, to należy do tej kwestii podejść zadaniowo i zaplanować prace związane z wdrożeniem systemu w firmie. W praktyce na dostosowanie systemów, przeprowadzenie szkoleń czy zaplanowanie nowych zadań związanych z obsługą fakturowania został już tylko nieco ponad rok, przy czym stojących przed podatnikami wyzwań jest wiele.

Na pewno nie warto odkładać wdrożenia na ostatni moment, biorąc pod uwagę skalę tych wyzwań, porównywalnych przykładowo z wdrożeniami struktur JPK w poprzednich latach.

Zachęcamy, by już dziś przeanalizować kroki, jakie należy przeprowadzić w firmie, by skutecznie i efektywnie przygotować się na nowe obowiązki.

Autor: Sławomir Buszko – Partner ID Advisory

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA