REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF – jak przygotować się do zmian? [kompendium]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ID Advisory
Nie mnożymy wątpliwości, proponujemy konkretne rozwiązania
KSef kompendium
KSef kompendium
Ministerstwo Finansów

REKLAMA

REKLAMA

Projekt ustawy dotyczący wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obecnie konsultowany. Potwierdza on założenie co do wprowadzenia obowiązku stosowania KSeF od 1 stycznia 2024 roku, dając podatnikom coraz mniej czasu na jego wdrożenie.
rozwiń >

Z KSeF można dobrowolnie korzystać już od 1 stycznia 2022 r, jednak w odpowiedzi na uwagi zgłaszane przez przedsiębiorców Rada Unii Europejskiej zgodziła się na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego w Polsce dopiero od 1 stycznia 2024 r. Zgodnie z projektem MF obowiązek e-fakturowania obejmować będzie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą na podstawie ustawy o VAT. Wymóg fakturowania spoczywać będzie na przedsiębiorcach, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

REKLAMA

Co umożliwi KSeF

Krajowy System e-Faktur pozwoli na wystawianie i udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych, które zasadniczo zastąpią wszystkie inne formy faktur w lokalnym obiegu. Główne operacje które podatnicy będą mogli wykonać w ramach KSeF to:

•             wystawianie faktur,

•             otrzymywanie faktur,

•             przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

•             dostęp do faktur ustrukturyzowanych,

•             nadawanie fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego.

Jednocześnie narzędzie to pozwoli na ograniczenie wydawania i stopniowej eliminacji paragonów papierowych. Według założeń, ma pozytywnie wpłynąć na ograniczenie szarej strefy oraz na środowisko.

KSeF – jakie korzyści

Nadchodząca rewolucja niewątpliwie przyniesie podatnikom pewne korzyści i usprawnienia, wśród których warto wyróżnić:

Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, pod warunkiem, że zostaną spełnione wymienione kryteria:

•             faktury zostały wystawione w KSeF,

•             kwota podatku w wykazanej deklaracji nie może przekracza wartości 3 tys. PLN,

•             podatnik za 12 minionych miesięcy nie zalega z deklaracjami VAT,

•             przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT,

•             rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK podatnika jest zawarty na tzw. „Białej Liście Podatników VAT”.

KSeF – czy ten system jest bezpieczny?

Faktura nie ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Przedsiębiorca w każdej chwili będzie miał możliwość dostępu do dokumentacji, co niesie również za sobą oszczędności z uwagi na brak konieczności drukowania faktur. Podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF - będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat.

KSeFautomatyzacja procesów księgowych

Podatnik, który wystawi fakturę za pomocą KSeF, zyska pewność, że dokument dotrze do kontrahenta. W każdej chwili będzie można sprawdzić status dokumentu. Kontrahent nie będzie mógł się powołać na zagubienie faktury, np. w sytuacji zalegania z płatnością.

Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.

KSeF  a duplikat faktury

Wraz z wejściem w życie KSeF zniknie konieczność wystawiania duplikatu faktury na żądanie odbiorcy. Raz wystawiona faktura będzie cały czas dostępna w systemie z którego będzie można ją pobrać, jeżeli wystąpi taka konieczność.

KSeF  a JPK

Wystawiając faktury w KSeF, podatnicy nie będą narażeni na konieczność sporządzania JPK_FA na żądanie organów podatkowych.

Czy KSeF jest za darmo? Aplikacja KSeF dla przedsiębiorców

Narzędzia niezbędne do wprowadzenia systemu KSeF są  darmowe dla podatnika. MF udostępniło Aplikację Podatnika KSeF dla przedsiębiorców, która posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Dostępna jest również aplikacja e-mikrofirma z KSeF. W najbliższym czasie udostępniona zostanie także Aplikacja Mobilna KSeF, która umożliwi szybkie wystawiania o odbieranie e-Faktur oraz zarządzanie nimi.

Wady KSeF, potencjalne ryzyka

System KSeF niewątpliwie budzi jednak liczne, uzasadnione obawy przedsiębiorców, wynikające m.in. z tego, że:

•             nie wszystkie dokumenty będzie można wystawiać w systemie KSeF (przykładowo, podatnik nie wystawi w systemie not korygujących czy proformy);

•             nie można wykluczyć ryzyka niewystawienia faktury w wyniku błędu i niezaakceptowania jej przez system;

•             przystosowanie wewnętrznych oprogramowań do systemu będzie zazwyczaj wiązało się z istotnymi kosztami oraz istotnymi zmianami w stosunku do obecnych procesów;

REKLAMA

•             pracownicy działów finansowo-księgowych będą musieli zostać przeszkoleni z działania KSeF, co przełoży się na zwiększone nakłady finansowe, a także może wpłynąć na zmniejszone efekty pracowników w bieżących obowiązkach. Przed dużym wyzwaniem staną właściciele firm, którzy dotychczas korzystali głównie z papierowych faktur;

•             duża część przedsiębiorców obawia się przeciążeń oraz awarii systemu – będzie to jeden z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych w Polsce;

•             fakturowanie w KSeF będzie wymagało znacznie większego poziomu szczegółowości dokumentowania transakcji;

•             faktury będą mogły wystawiać jedynie upoważnione do tego osoby, co będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia analizy i dostosowań procesów decyzyjnych w spółkach.

KSeF – jak się przygotować do wdrożenia

Choć trudno dziwić się przedsiębiorcom, którzy obawiają się obowiązkowego korzystania z KSeF, to należy do tej kwestii podejść zadaniowo i zaplanować prace związane z wdrożeniem systemu w firmie. W praktyce na dostosowanie systemów, przeprowadzenie szkoleń czy zaplanowanie nowych zadań związanych z obsługą fakturowania został już tylko nieco ponad rok, przy czym stojących przed podatnikami wyzwań jest wiele.

Na pewno nie warto odkładać wdrożenia na ostatni moment, biorąc pod uwagę skalę tych wyzwań, porównywalnych przykładowo z wdrożeniami struktur JPK w poprzednich latach.

Zachęcamy, by już dziś przeanalizować kroki, jakie należy przeprowadzić w firmie, by skutecznie i efektywnie przygotować się na nowe obowiązki.

Autor: Sławomir Buszko – Partner ID Advisory

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kapitał zakładowy spółki z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Najniższa krajowa w 2026 r. i minimalna stawka godzinowa - jest oficjalna propozycja rządu

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

REKLAMA

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

REKLAMA