REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Testowanie KSeF pozwoli uniknąć kosztowych błędów. Ministerstwo Finansów zachęca do zgłaszania problemów już teraz

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r.
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obligatoryjne dopiero za rok. Jednak już teraz warto zacząć testować to narzędzie. Za błędy w fakturowaniu od początku 2025 roku będą groziły surowe kary. 

KSeF - testować i zgłaszać trudności

Teraz jeszcze wszelkie trudności można, a nawet trzeba, zgłaszać Ministerstwu Finansów. Potem będzie za późno na rozwiązywanie dylematów. Po danych resortu wprawdzie widać, że zainteresowanie przedsiębiorców tym tematem rośnie. Jednak na pewno najwięcej firm podejdzie do testowania dopiero w ostatniej chwili. Zachętą dla przedsiębiorców może być to, że fakultatywne korzystanie z ww. rozwiązania wiąże się z szybszym zwrotem VAT-u. Jednolity standard e-Faktury może też na stałe obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie nią, tylko trzeba biegle się nim posługiwać i nie przerzucać tego obowiązku na biura rachunkowe.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjny z dniem 1 lipca przyszłego roku. Przedsiębiorcom pozostało zatem niecałe 12 miesięcy na przygotowanie się do korzystania z platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. To dużo czasu na zdobycie doświadczenia, wiedzy i praktycznych umiejętności. Natomiast warto już teraz zacząć testować system, żeby nie obudzić się z problemem, gdy fiskus będzie mógł sprawdzić właściwie każdą fakturę online w czasie rzeczywistym. A za błędy lub omijanie systemu będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100 proc. wartości wykazanego podatku z faktury albo 18,7 proc. całej faktury w przypadku faktury bez wykazanego podatku. Takie konsekwencje będą wyciągane wobec podatników od 1 stycznia 2025 roku. 

Codzienne wyzwania związane z prowadzeniem biznesu mogą sprawiać, że rozpoczęcie testowania KSeF-u jest przekładane na „spokojniejszy czas”. Jednak już teraz w wielu przypadkach może być na to naprawdę ostatni moment. W średnich i dużych przedsiębiorstwach, w których fakturowaniem zajmuje się często nawet kilkanaście osób, trzeba wszystkie gruntownie przeszkolić i zweryfikować ich umiejętności w trakcie testów. Jednak każda firma, bez względu na wielkość, im szybciej do tego podejdzie, tym bardziej zwiększy swoje szanse na uniknięcie błędów i wszelkich problemów związanych z funkcjonowaniem systemu.

Każdy system ma swoje wady i zalety. Podczas korzystania z KSeF-u zapewne niejeden przedsiębiorca zauważy jakąś nieścisłość, błąd lub lukę, która – w jego ocenie – powinna być poprawiona. Zgłoszenia takich problemów powinny być dokonywane na dedykowany adres resortu, tj. info.ksef@mf.gov.pl. Należy też zauważyć, że nierozwiązane trudności mogą doprowadzić do negatywnych konsekwencji i problemów w momencie, gdy KSeF będzie już obligatoryjny. I nawet, jeśli nie będą jeszcze groziły za to kary, to w dokumentacji firmowej może zapanować chaos, który trzeba będzie opanować, nie powodując zaległości w prowadzeniu interesów. 

REKLAMA

Przedsiębiorcy przekładają testowanie KSeF na ostatni moment?

W firmach, które w ogóle nie przetestują KSeF-u, zanim zacznie on obowiązywać, mogą pojawić się poważne problemy z wystawianiem faktur. Jeśli będzie ich więcej, to na rozwiązanie wielu dylematów może zwyczajnie nie być czasu. Obecnie wydaje się, że najczęściej wątpliwości budzi sposób weryfikacji, czy dany nabywca prowadzi działalność gospodarczą. I tu pułapką może okazać się np. błędne uznanie, że jeśli klient nie podał numeru NIP, to nabycie miało charakter prywatny. Przedsiębiorcy domagają się wytycznych w tym zakresie od Ministerstwa Finansów, więc istnieje duże prawdopodobieństwo, że akurat ten dylemat zostanie na czas rozwiązany. Ale mogą przecież pojawić się inne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Część przedsiębiorców stroni od testowania KSeF, twierdząc, że zanim zacznie obowiązywać, jeszcze wiele się zmieni w samym systemie albo termin wprowadzenia zostanie znów przesunięty w czasie, bo resort nie potrafi tego dopracować. Warto zainteresować się tematem, tym bardziej że resort udostępnił już na swojej stronie roboczą wersję struktury logicznej FA(2). Od 1 września br. ma ona zastąpić obecnie obowiązującą schemę FA(1).

Na ten moment resort stara się przekonać przedsiębiorców do tego, że jednolity standard e-Faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu może rzeczywiście obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie, na co wskazuje Ministerstwo Finansów. Tylko trzeba nabrać w tym biegłości, żeby czerpać korzyści z tego, co i tak nieuniknione. Podkreślenia wymaga tylko to, że podatnicy, chcący przerzucić obowiązek wystawiania faktur na biuro rachunkowe, powinni się liczyć ze wzrostem opłat księgowych, w związku ze zwiększeniem nakładu ich pracy. 

 

Zainteresowanie powoli rośnie

Z ostatnio udostępnionych danych statystycznych Ministerstwa Finansów wynika, że ze środowiska testowego faktycznie korzysta coraz więcej podatników. To dobry trend. Od 1 stycznia do 30 kwietnia br. odnotowano ponad 17,1 mln samych uwierzytelnień w środowisku testowym. To o blisko 140% więcej niż w analogicznym okresie ub.r. (ponad 7,1 mln). Natomiast w całym zeszłym roku było przeszło 44,5 mln takich przypadków.

Można zatem przewidywać, że najwięcej przedsiębiorców podejmie próbę przetestowania systemu tuż przed samym jego wprowadzeniem. To będzie wynikać z kilku przyczyn. Po pierwsze, funkcjonalność KSeF-u z pewnością będzie w pełni odzwierciedlać jego możliwości techniczne. Po drugie, bliski termin wprowadzenia obowiązku z pewnością zachęci przedsiębiorców do podjęcia trudu polegającego na testowaniu systemu. 

Tym bardziej rosnące zainteresowanie podatników nowym systemem już teraz odzwierciedla wzrost świadomości przedsiębiorców w kontekście obowiązku wystawiania faktur. Niemniej Ministerstwo Finansów powinno prowadzić bardziej intensywną kampanię zachęcając do wypróbowania KSeF-u, zwłaszcza po opublikowaniu drugiej wersji systemu do testowania. Mało który przedsiębiorca w Polsce ma czas aktywnie śledzić zmiany na stronie internetowej resortu. Im więcej podjętych prób skorzystania z KSeFu, tym większa szansa na to, że firmy poradzą sobie z nowym systemem.

KSeF - jak przekonać nieprzekonanych?

Jak wiadomo, każda zmiana podatkowa budzi w polskich przedsiębiorcach wielkie obawy. Wynika to z faktu, że nowe zasady często są nieprzemyślane i niekompletne. Ponadto znajdują się urzędy, w których dany system się nie przyjął, a nowy – zamiast ułatwiać i przyspieszać analizę danych oraz komunikację – generuje kolejne problemy. Przede wszystkim dochodzi do wydłużenia czasu oczekiwania na rezultaty. Co gorsza, urzędnicy, nie wiedząc, jak skorzystać z posiadanych już informacji, wzywają podatników do ich ponownego przedstawiania. Z praktyki można powiedzieć, że przy kontrolach i czynnościach sprawdzających takie sytuacje zdarzają się wręcz nagminnie. 

Jednak ujednolicenie faktur i systemu KSeF to korzystna zmiana, która powinna zostać wprowadzona już wiele lat temu, jeszcze przed JPK. Jeśli jednak system ma nie zadziałać i powodować podwójną pracę po stronie podatników, bo urzędy tak czy inaczej będą wzywać ich przy kontrolach, to łatwo przewidzieć, że przedsiębiorcy nie będą zadowoleni z takiego rozwiązania. Niemniej jednak zachęta w postaci szybszego zwrotu VAT powinna doprowadzić do sytuacji, w której firmy fakultatywnie skorzystają z tego systemu. Zachęcające mogą być również pozostałe korzyści, w tym m.in. pewność dotarcia faktury do kontrahenta, choć to może mieć mniejsze znaczenie niż szybki zwrotu podatku. 

Trzeba przy tym wyjaśnić, że aktualnie dostarczenie faktur poprzez KSeF do kontrahenta wymaga uzyskania zgody na taką czynność od nabywcy. W przypadku jej braku sprzedawca powinien dostarczyć mu fakturę w innej formie, np. elektronicznej lub papierowej z zachowaniem wszystkich danych wprowadzonych do KSeF.

Faktury elektroniczne w Polsce istnieją już od wielu lat. System KSeF jest jedynie kolejnym narzędziem, które ma przyśpieszyć dostarczanie informacji do urzędów skarbowych. Podatnik teraz ma możliwość przetestowania obu rozwiązań, by wybrać, czy chce korzystać z komercyjnego programu do wystawiania faktur z wdrożonym Krajowym Systemem e-Faktur czy też z systemu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Możliwość samodzielnego podjęcia decyzji, w jaki sposób przedsiębiorca zamierza skorzystać z KSeF, jest bardzo istotna. 

Przedsiębiorca może również wybrać osobę odpowiedzialną za wystawienie faktury. Może wskazać pracownika swojej firmy lub biura rachunkowego. Należy się spodziewać, że podatnicy, którzy obecnie korzystają z aktualizowanych na bieżąco systemów finansowo-księgowych, poradzą sobie ze zmianą. Oczywiście przedsiębiorca zawsze może skorzystać z narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. 

radca prawny i doradca podatkowy Natalia Stoch-Mika z Kancelarii NSM LEGAL & TAX

Polecamy: „Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online”

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Inforu

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Materiały prasowe

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA