REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Testowanie KSeF pozwoli uniknąć kosztowych błędów. Ministerstwo Finansów zachęca do zgłaszania problemów już teraz

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r.
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obligatoryjne dopiero za rok. Jednak już teraz warto zacząć testować to narzędzie. Za błędy w fakturowaniu od początku 2025 roku będą groziły surowe kary. 

KSeF - testować i zgłaszać trudności

Teraz jeszcze wszelkie trudności można, a nawet trzeba, zgłaszać Ministerstwu Finansów. Potem będzie za późno na rozwiązywanie dylematów. Po danych resortu wprawdzie widać, że zainteresowanie przedsiębiorców tym tematem rośnie. Jednak na pewno najwięcej firm podejdzie do testowania dopiero w ostatniej chwili. Zachętą dla przedsiębiorców może być to, że fakultatywne korzystanie z ww. rozwiązania wiąże się z szybszym zwrotem VAT-u. Jednolity standard e-Faktury może też na stałe obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie nią, tylko trzeba biegle się nim posługiwać i nie przerzucać tego obowiązku na biura rachunkowe.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjny z dniem 1 lipca przyszłego roku. Przedsiębiorcom pozostało zatem niecałe 12 miesięcy na przygotowanie się do korzystania z platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. To dużo czasu na zdobycie doświadczenia, wiedzy i praktycznych umiejętności. Natomiast warto już teraz zacząć testować system, żeby nie obudzić się z problemem, gdy fiskus będzie mógł sprawdzić właściwie każdą fakturę online w czasie rzeczywistym. A za błędy lub omijanie systemu będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100 proc. wartości wykazanego podatku z faktury albo 18,7 proc. całej faktury w przypadku faktury bez wykazanego podatku. Takie konsekwencje będą wyciągane wobec podatników od 1 stycznia 2025 roku. 

Codzienne wyzwania związane z prowadzeniem biznesu mogą sprawiać, że rozpoczęcie testowania KSeF-u jest przekładane na „spokojniejszy czas”. Jednak już teraz w wielu przypadkach może być na to naprawdę ostatni moment. W średnich i dużych przedsiębiorstwach, w których fakturowaniem zajmuje się często nawet kilkanaście osób, trzeba wszystkie gruntownie przeszkolić i zweryfikować ich umiejętności w trakcie testów. Jednak każda firma, bez względu na wielkość, im szybciej do tego podejdzie, tym bardziej zwiększy swoje szanse na uniknięcie błędów i wszelkich problemów związanych z funkcjonowaniem systemu.

Każdy system ma swoje wady i zalety. Podczas korzystania z KSeF-u zapewne niejeden przedsiębiorca zauważy jakąś nieścisłość, błąd lub lukę, która – w jego ocenie – powinna być poprawiona. Zgłoszenia takich problemów powinny być dokonywane na dedykowany adres resortu, tj. info.ksef@mf.gov.pl. Należy też zauważyć, że nierozwiązane trudności mogą doprowadzić do negatywnych konsekwencji i problemów w momencie, gdy KSeF będzie już obligatoryjny. I nawet, jeśli nie będą jeszcze groziły za to kary, to w dokumentacji firmowej może zapanować chaos, który trzeba będzie opanować, nie powodując zaległości w prowadzeniu interesów. 

Przedsiębiorcy przekładają testowanie KSeF na ostatni moment?

REKLAMA

W firmach, które w ogóle nie przetestują KSeF-u, zanim zacznie on obowiązywać, mogą pojawić się poważne problemy z wystawianiem faktur. Jeśli będzie ich więcej, to na rozwiązanie wielu dylematów może zwyczajnie nie być czasu. Obecnie wydaje się, że najczęściej wątpliwości budzi sposób weryfikacji, czy dany nabywca prowadzi działalność gospodarczą. I tu pułapką może okazać się np. błędne uznanie, że jeśli klient nie podał numeru NIP, to nabycie miało charakter prywatny. Przedsiębiorcy domagają się wytycznych w tym zakresie od Ministerstwa Finansów, więc istnieje duże prawdopodobieństwo, że akurat ten dylemat zostanie na czas rozwiązany. Ale mogą przecież pojawić się inne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Część przedsiębiorców stroni od testowania KSeF, twierdząc, że zanim zacznie obowiązywać, jeszcze wiele się zmieni w samym systemie albo termin wprowadzenia zostanie znów przesunięty w czasie, bo resort nie potrafi tego dopracować. Warto zainteresować się tematem, tym bardziej że resort udostępnił już na swojej stronie roboczą wersję struktury logicznej FA(2). Od 1 września br. ma ona zastąpić obecnie obowiązującą schemę FA(1).

Na ten moment resort stara się przekonać przedsiębiorców do tego, że jednolity standard e-Faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu może rzeczywiście obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie, na co wskazuje Ministerstwo Finansów. Tylko trzeba nabrać w tym biegłości, żeby czerpać korzyści z tego, co i tak nieuniknione. Podkreślenia wymaga tylko to, że podatnicy, chcący przerzucić obowiązek wystawiania faktur na biuro rachunkowe, powinni się liczyć ze wzrostem opłat księgowych, w związku ze zwiększeniem nakładu ich pracy. 

 

Zainteresowanie powoli rośnie

Z ostatnio udostępnionych danych statystycznych Ministerstwa Finansów wynika, że ze środowiska testowego faktycznie korzysta coraz więcej podatników. To dobry trend. Od 1 stycznia do 30 kwietnia br. odnotowano ponad 17,1 mln samych uwierzytelnień w środowisku testowym. To o blisko 140% więcej niż w analogicznym okresie ub.r. (ponad 7,1 mln). Natomiast w całym zeszłym roku było przeszło 44,5 mln takich przypadków.

Można zatem przewidywać, że najwięcej przedsiębiorców podejmie próbę przetestowania systemu tuż przed samym jego wprowadzeniem. To będzie wynikać z kilku przyczyn. Po pierwsze, funkcjonalność KSeF-u z pewnością będzie w pełni odzwierciedlać jego możliwości techniczne. Po drugie, bliski termin wprowadzenia obowiązku z pewnością zachęci przedsiębiorców do podjęcia trudu polegającego na testowaniu systemu. 

Tym bardziej rosnące zainteresowanie podatników nowym systemem już teraz odzwierciedla wzrost świadomości przedsiębiorców w kontekście obowiązku wystawiania faktur. Niemniej Ministerstwo Finansów powinno prowadzić bardziej intensywną kampanię zachęcając do wypróbowania KSeF-u, zwłaszcza po opublikowaniu drugiej wersji systemu do testowania. Mało który przedsiębiorca w Polsce ma czas aktywnie śledzić zmiany na stronie internetowej resortu. Im więcej podjętych prób skorzystania z KSeFu, tym większa szansa na to, że firmy poradzą sobie z nowym systemem.

KSeF - jak przekonać nieprzekonanych?

Jak wiadomo, każda zmiana podatkowa budzi w polskich przedsiębiorcach wielkie obawy. Wynika to z faktu, że nowe zasady często są nieprzemyślane i niekompletne. Ponadto znajdują się urzędy, w których dany system się nie przyjął, a nowy – zamiast ułatwiać i przyspieszać analizę danych oraz komunikację – generuje kolejne problemy. Przede wszystkim dochodzi do wydłużenia czasu oczekiwania na rezultaty. Co gorsza, urzędnicy, nie wiedząc, jak skorzystać z posiadanych już informacji, wzywają podatników do ich ponownego przedstawiania. Z praktyki można powiedzieć, że przy kontrolach i czynnościach sprawdzających takie sytuacje zdarzają się wręcz nagminnie. 

Jednak ujednolicenie faktur i systemu KSeF to korzystna zmiana, która powinna zostać wprowadzona już wiele lat temu, jeszcze przed JPK. Jeśli jednak system ma nie zadziałać i powodować podwójną pracę po stronie podatników, bo urzędy tak czy inaczej będą wzywać ich przy kontrolach, to łatwo przewidzieć, że przedsiębiorcy nie będą zadowoleni z takiego rozwiązania. Niemniej jednak zachęta w postaci szybszego zwrotu VAT powinna doprowadzić do sytuacji, w której firmy fakultatywnie skorzystają z tego systemu. Zachęcające mogą być również pozostałe korzyści, w tym m.in. pewność dotarcia faktury do kontrahenta, choć to może mieć mniejsze znaczenie niż szybki zwrotu podatku. 

Trzeba przy tym wyjaśnić, że aktualnie dostarczenie faktur poprzez KSeF do kontrahenta wymaga uzyskania zgody na taką czynność od nabywcy. W przypadku jej braku sprzedawca powinien dostarczyć mu fakturę w innej formie, np. elektronicznej lub papierowej z zachowaniem wszystkich danych wprowadzonych do KSeF.

Faktury elektroniczne w Polsce istnieją już od wielu lat. System KSeF jest jedynie kolejnym narzędziem, które ma przyśpieszyć dostarczanie informacji do urzędów skarbowych. Podatnik teraz ma możliwość przetestowania obu rozwiązań, by wybrać, czy chce korzystać z komercyjnego programu do wystawiania faktur z wdrożonym Krajowym Systemem e-Faktur czy też z systemu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Możliwość samodzielnego podjęcia decyzji, w jaki sposób przedsiębiorca zamierza skorzystać z KSeF, jest bardzo istotna. 

Przedsiębiorca może również wybrać osobę odpowiedzialną za wystawienie faktury. Może wskazać pracownika swojej firmy lub biura rachunkowego. Należy się spodziewać, że podatnicy, którzy obecnie korzystają z aktualizowanych na bieżąco systemów finansowo-księgowych, poradzą sobie ze zmianą. Oczywiście przedsiębiorca zawsze może skorzystać z narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. 

radca prawny i doradca podatkowy Natalia Stoch-Mika z Kancelarii NSM LEGAL & TAX

Polecamy: „Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online”

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Inforu

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Materiały prasowe

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA