REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku
Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sejm uchwalił 16 czerwca 2023 r. nowelizację ustawy o VAT, której celem jest wprowadzenie od połowy 2024 roku obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Eksperci Symfonii wskazują, jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF w swojej firmie.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF

Ustawa zakłada wprowadzenie od 1 lipca 2024 r. obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który obecnie jest dobrowolnym rozwiązaniem. Podczas głosowania Sejm przyjął poprawki do ustawy, które doprecyzowały uprzednie zapisy. Za przyjęciem nowelizacji było 240 posłów, przeciw głosowało 203, a od głosu wstrzymało się dziewięciu.

Nowelizacja zakłada m.in. wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Rozwiązanie bazuje na rozszerzeniu funkcjonalności narzędzi, które już istnieją w KAS (np. e-Urząd Skarbowy, PUESC).

Założenia fakturowania w KSeF zostały rozszerzone m.in. o ustalenie postępowania na wypadek awarii, co wydaje się być kluczowe z perspektywy firm. Co więcej, faktury ustrukturyzowane wystawione podczas trwania usterki i w trybie offline, a także faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

Ministerstwo Finansów szacuje, że obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld ustrukturyzowanych e-faktur rocznie.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Wskazujemy 5 zasadniczych czynności, które firma musi podjąć już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF.

Zinwentaryzuj procesy, w których bierze udział faktura sprzedaży oraz faktura zakupu.

- Przed wdrożeniem KSeF trzeba poznać istniejące procesy, które dotyczą fakturowania w firmie. Zinwentaryzowanie ich pozwoli sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Mogą to być rozwiązania księgowe, magazynowe czy zarządzania relacjami z klientami typu CRM. Wiedza na temat tych powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami – mówi Michał Sieradzan, Product Manager Produktów Finansowych w Symfonii.

Zinwentaryzowanie procesów jest szansą na ocenę ich efektywności i identyfikację obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje. Analiza może ujawnić np. niepotrzebne etapy procesowania faktury czy zbędne zatwierdzenia.

Szczegółowy przegląd pomoże w ocenie wielkości zmian, które zajdą po wdrożeniu KSeF i ich wpływu na firmę. Ich zrozumienie pozwoli na przygotowanie pracowników, zorganizowanie szkoleń i zapewnienie płynnego przejścia na nowy system.

Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania w firmie.

Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF często jest zrzucona na barki działu IT, dyrektora finansowego lub działu księgowo-podatkowego. W praktyce efektywne przeprowadzenie zmiany powinno zacząć się od wyznaczenia kierownika projektu. Następnie, należy zaangażować pracowników ze wszystkich działów firmy, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymywania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami. Każda osoba w zespole powinna mieć przypisane zadania i obszary obsługi KSeF. Im większa organizacja, tym zespół projektowy będzie większy.

- Wyznaczenie konkretnych osób, które będą odpowiedzialne za e-fakturowanie, zapewni klarowność podziału obowiązków związanych z tym procesem. Każda osoba powinna mieć przypisane zadania i być zobowiązana do ich wykonania. Dzięki temu działania będą przejrzyste, a ewentualne nieprawidłowości zostaną szybko wykryte i naprawione – komentuje Michał Sieradzan.

REKLAMA

Zapewnij swojej firmie dostęp do KSeF

Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, musi dokonać autoryzacji profilu KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Alternatywnym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej w urzędzie skarbowym. Wypełniając dokument, przedsiębiorca może nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia dostępu do KSeF.

Kiedy podatnikiem jest np. spółka będąca w posiadaniu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP, to ma ona prawo korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich. W tej sytuacji nie ma konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. W przypadku braku pieczęci, przedsiębiorca musi złożyć w urzędzie skarbowym dokument ZAW-FA i wskazać osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania z systemu w imieniu spółki.

- Warto odpowiednio wcześniej sprawdzić czy w organizacji mamy uprawnienia pozwalające na dostęp Krajowego Systemy e-Faktur, jeśli nie to mamy czas by wybrać i zgłosić osobę, która będzie reprezentować firmę i będzie mogła zarządzać uprawnieniami kolejnych osób Symfonia. Nawet jeśli w firmie mamy wszystkie narzędzia do obsługi faktur ustrukturyzowanych a nie możemy ich wysłać, bo nie możemy się zalogować na serwery Ministerstwa Finansów, to jesteśmy nie gotowi na KSeF – mówi Michał Sieradzan.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zacznij testować narzędzia do obsługi KSeF

Testowanie wystawiania i odbierania faktur w środowisku przedprodukcyjnym pozwala zweryfikować, czy KSeF działa poprawnie i płynnie. Można sprawdzić m.in. czy generowane e-faktury są zgodne z wymaganiami, czy są prawidłowo przesyłane i odbierane. Warto ocenić wydajność systemu, czas realizacji operacji czy powstające obciążenia. Dzięki testom możliwe jest także zidentyfikowanie źródeł ewentualnych problemów związanych z KSeF i ich naprawienie przed terminem obowiązkowego wdrożenia.

- Testy oprogramowania to dobry moment na ustalenie procedur obsługi KSeF w firmie. Można wtedy podjąć decyzję co do nadania uprawnień odpowiednim pracownikom, na bazie posiadanych przez nich kompetencji. Ponadto, odpowiednio wyciągnięte wnioski z testów mogą posłużyć do opracowania szkoleń dla pracowników zaangażowanych w proces obsługi faktur ustrukturyzowanych – dodaje Michał Sieradzan.

Sprawdzanie nowych rozwiązań przed ich wdrożeniem w firmie zwiększa zaufanie i pewność, zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. Działania testowe pozwalają upewnić się, że system jest gotowy do użycia, a wszelkie problemy zostały rozwiązane.

Aby przetestować wersję przedprodukcyjną aplikacji KSeF, należy zalogować się do niej za pośrednictwem strony rządowej https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login.

Zweryfikuj gotowość swojego oprogramowania do obsługi procesu e-fakturowania

Oprogramowanie używane przez firmę powinno być w pełni zintegrowanie z KSeF. Na początku należy sprawdzić, czy posiadane narzędzie jest zdolne do generowania, przetwarzania i odbierania dokumentów w formacie XML zgodnym wymaganiami Ministerstwa Finansów. Jeśli system nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych, konieczne będzie dostosowanie go lub wymiana oprogramowania na nowe.

Weryfikacja techniczna powinna uwzględniać również aspekty związane z bezpieczeństwem. Oprogramowanie musi posiadać mechanizmy zabezpieczające dane, takie jak szyfrowanie, kontrole dostępu, audytowanie działań itp., aby zapewnić ochronę informacji zawartych w fakturach.

Na koniec niezbędne jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia. Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje niewiele ponad rok, należy jak najszybciej zapewnić zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA