Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF

Ustawa zakłada wprowadzenie od 1 lipca 2024 r. obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który obecnie jest dobrowolnym rozwiązaniem. Podczas głosowania Sejm przyjął poprawki do ustawy, które doprecyzowały uprzednie zapisy. Za przyjęciem nowelizacji było 240 posłów, przeciw głosowało 203, a od głosu wstrzymało się dziewięciu.

Nowelizacja zakłada m.in. wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Rozwiązanie bazuje na rozszerzeniu funkcjonalności narzędzi, które już istnieją w KAS (np. e-Urząd Skarbowy, PUESC).

Założenia fakturowania w KSeF zostały rozszerzone m.in. o ustalenie postępowania na wypadek awarii, co wydaje się być kluczowe z perspektywy firm. Co więcej, faktury ustrukturyzowane wystawione podczas trwania usterki i w trybie offline, a także faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

Ministerstwo Finansów szacuje, że obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld ustrukturyzowanych e-faktur rocznie.

Wskazujemy 5 zasadniczych czynności, które firma musi podjąć już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF.

Zinwentaryzuj procesy, w których bierze udział faktura sprzedaży oraz faktura zakupu.

- Przed wdrożeniem KSeF trzeba poznać istniejące procesy, które dotyczą fakturowania w firmie. Zinwentaryzowanie ich pozwoli sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Mogą to być rozwiązania księgowe, magazynowe czy zarządzania relacjami z klientami typu CRM. Wiedza na temat tych powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami – mówi Michał Sieradzan, Product Manager Produktów Finansowych w Symfonii.

Zinwentaryzowanie procesów jest szansą na ocenę ich efektywności i identyfikację obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje. Analiza może ujawnić np. niepotrzebne etapy procesowania faktury czy zbędne zatwierdzenia.

Szczegółowy przegląd pomoże w ocenie wielkości zmian, które zajdą po wdrożeniu KSeF i ich wpływu na firmę. Ich zrozumienie pozwoli na przygotowanie pracowników, zorganizowanie szkoleń i zapewnienie płynnego przejścia na nowy system.

Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania w firmie.

Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF często jest zrzucona na barki działu IT, dyrektora finansowego lub działu księgowo-podatkowego. W praktyce efektywne przeprowadzenie zmiany powinno zacząć się od wyznaczenia kierownika projektu. Następnie, należy zaangażować pracowników ze wszystkich działów firmy, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymywania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami. Każda osoba w zespole powinna mieć przypisane zadania i obszary obsługi KSeF. Im większa organizacja, tym zespół projektowy będzie większy.

- Wyznaczenie konkretnych osób, które będą odpowiedzialne za e-fakturowanie, zapewni klarowność podziału obowiązków związanych z tym procesem. Każda osoba powinna mieć przypisane zadania i być zobowiązana do ich wykonania. Dzięki temu działania będą przejrzyste, a ewentualne nieprawidłowości zostaną szybko wykryte i naprawione – komentuje Michał Sieradzan.

Zapewnij swojej firmie dostęp do KSeF

Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, musi dokonać autoryzacji profilu KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Alternatywnym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej w urzędzie skarbowym. Wypełniając dokument, przedsiębiorca może nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia dostępu do KSeF.

Kiedy podatnikiem jest np. spółka będąca w posiadaniu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP, to ma ona prawo korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich. W tej sytuacji nie ma konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. W przypadku braku pieczęci, przedsiębiorca musi złożyć w urzędzie skarbowym dokument ZAW-FA i wskazać osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania z systemu w imieniu spółki.

- Warto odpowiednio wcześniej sprawdzić czy w organizacji mamy uprawnienia pozwalające na dostęp Krajowego Systemy e-Faktur, jeśli nie to mamy czas by wybrać i zgłosić osobę, która będzie reprezentować firmę i będzie mogła zarządzać uprawnieniami kolejnych osób Symfonia. Nawet jeśli w firmie mamy wszystkie narzędzia do obsługi faktur ustrukturyzowanych a nie możemy ich wysłać, bo nie możemy się zalogować na serwery Ministerstwa Finansów, to jesteśmy nie gotowi na KSeF – mówi Michał Sieradzan.

Zacznij testować narzędzia do obsługi KSeF

Testowanie wystawiania i odbierania faktur w środowisku przedprodukcyjnym pozwala zweryfikować, czy KSeF działa poprawnie i płynnie. Można sprawdzić m.in. czy generowane e-faktury są zgodne z wymaganiami, czy są prawidłowo przesyłane i odbierane. Warto ocenić wydajność systemu, czas realizacji operacji czy powstające obciążenia. Dzięki testom możliwe jest także zidentyfikowanie źródeł ewentualnych problemów związanych z KSeF i ich naprawienie przed terminem obowiązkowego wdrożenia.

- Testy oprogramowania to dobry moment na ustalenie procedur obsługi KSeF w firmie. Można wtedy podjąć decyzję co do nadania uprawnień odpowiednim pracownikom, na bazie posiadanych przez nich kompetencji. Ponadto, odpowiednio wyciągnięte wnioski z testów mogą posłużyć do opracowania szkoleń dla pracowników zaangażowanych w proces obsługi faktur ustrukturyzowanych – dodaje Michał Sieradzan.

Sprawdzanie nowych rozwiązań przed ich wdrożeniem w firmie zwiększa zaufanie i pewność, zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. Działania testowe pozwalają upewnić się, że system jest gotowy do użycia, a wszelkie problemy zostały rozwiązane.

Aby przetestować wersję przedprodukcyjną aplikacji KSeF, należy zalogować się do niej za pośrednictwem strony rządowej https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login.

Zweryfikuj gotowość swojego oprogramowania do obsługi procesu e-fakturowania

Oprogramowanie używane przez firmę powinno być w pełni zintegrowanie z KSeF. Na początku należy sprawdzić, czy posiadane narzędzie jest zdolne do generowania, przetwarzania i odbierania dokumentów w formacie XML zgodnym wymaganiami Ministerstwa Finansów. Jeśli system nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych, konieczne będzie dostosowanie go lub wymiana oprogramowania na nowe.

Weryfikacja techniczna powinna uwzględniać również aspekty związane z bezpieczeństwem. Oprogramowanie musi posiadać mechanizmy zabezpieczające dane, takie jak szyfrowanie, kontrole dostępu, audytowanie działań itp., aby zapewnić ochronę informacji zawartych w fakturach.

Na koniec niezbędne jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia. Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje niewiele ponad rok, należy jak najszybciej zapewnić zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.