REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku

Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku
Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sejm uchwalił 16 czerwca 2023 r. nowelizację ustawy o VAT, której celem jest wprowadzenie od połowy 2024 roku obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Eksperci Symfonii wskazują, jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF w swojej firmie.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF

Ustawa zakłada wprowadzenie od 1 lipca 2024 r. obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który obecnie jest dobrowolnym rozwiązaniem. Podczas głosowania Sejm przyjął poprawki do ustawy, które doprecyzowały uprzednie zapisy. Za przyjęciem nowelizacji było 240 posłów, przeciw głosowało 203, a od głosu wstrzymało się dziewięciu.

Nowelizacja zakłada m.in. wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Rozwiązanie bazuje na rozszerzeniu funkcjonalności narzędzi, które już istnieją w KAS (np. e-Urząd Skarbowy, PUESC).

Założenia fakturowania w KSeF zostały rozszerzone m.in. o ustalenie postępowania na wypadek awarii, co wydaje się być kluczowe z perspektywy firm. Co więcej, faktury ustrukturyzowane wystawione podczas trwania usterki i w trybie offline, a także faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

Ministerstwo Finansów szacuje, że obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld ustrukturyzowanych e-faktur rocznie.

REKLAMA

Autopromocja

Wskazujemy 5 zasadniczych czynności, które firma musi podjąć już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF.

Zinwentaryzuj procesy, w których bierze udział faktura sprzedaży oraz faktura zakupu.

- Przed wdrożeniem KSeF trzeba poznać istniejące procesy, które dotyczą fakturowania w firmie. Zinwentaryzowanie ich pozwoli sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Mogą to być rozwiązania księgowe, magazynowe czy zarządzania relacjami z klientami typu CRM. Wiedza na temat tych powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami – mówi Michał Sieradzan, Product Manager Produktów Finansowych w Symfonii.

Zinwentaryzowanie procesów jest szansą na ocenę ich efektywności i identyfikację obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje. Analiza może ujawnić np. niepotrzebne etapy procesowania faktury czy zbędne zatwierdzenia.

Szczegółowy przegląd pomoże w ocenie wielkości zmian, które zajdą po wdrożeniu KSeF i ich wpływu na firmę. Ich zrozumienie pozwoli na przygotowanie pracowników, zorganizowanie szkoleń i zapewnienie płynnego przejścia na nowy system.

Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania w firmie.

Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF często jest zrzucona na barki działu IT, dyrektora finansowego lub działu księgowo-podatkowego. W praktyce efektywne przeprowadzenie zmiany powinno zacząć się od wyznaczenia kierownika projektu. Następnie, należy zaangażować pracowników ze wszystkich działów firmy, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymywania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami. Każda osoba w zespole powinna mieć przypisane zadania i obszary obsługi KSeF. Im większa organizacja, tym zespół projektowy będzie większy.

- Wyznaczenie konkretnych osób, które będą odpowiedzialne za e-fakturowanie, zapewni klarowność podziału obowiązków związanych z tym procesem. Każda osoba powinna mieć przypisane zadania i być zobowiązana do ich wykonania. Dzięki temu działania będą przejrzyste, a ewentualne nieprawidłowości zostaną szybko wykryte i naprawione – komentuje Michał Sieradzan.

Zapewnij swojej firmie dostęp do KSeF

Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, musi dokonać autoryzacji profilu KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Alternatywnym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej w urzędzie skarbowym. Wypełniając dokument, przedsiębiorca może nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia dostępu do KSeF.

Kiedy podatnikiem jest np. spółka będąca w posiadaniu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP, to ma ona prawo korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich. W tej sytuacji nie ma konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. W przypadku braku pieczęci, przedsiębiorca musi złożyć w urzędzie skarbowym dokument ZAW-FA i wskazać osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania z systemu w imieniu spółki.

- Warto odpowiednio wcześniej sprawdzić czy w organizacji mamy uprawnienia pozwalające na dostęp Krajowego Systemy e-Faktur, jeśli nie to mamy czas by wybrać i zgłosić osobę, która będzie reprezentować firmę i będzie mogła zarządzać uprawnieniami kolejnych osób Symfonia. Nawet jeśli w firmie mamy wszystkie narzędzia do obsługi faktur ustrukturyzowanych a nie możemy ich wysłać, bo nie możemy się zalogować na serwery Ministerstwa Finansów, to jesteśmy nie gotowi na KSeF – mówi Michał Sieradzan.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zacznij testować narzędzia do obsługi KSeF

Testowanie wystawiania i odbierania faktur w środowisku przedprodukcyjnym pozwala zweryfikować, czy KSeF działa poprawnie i płynnie. Można sprawdzić m.in. czy generowane e-faktury są zgodne z wymaganiami, czy są prawidłowo przesyłane i odbierane. Warto ocenić wydajność systemu, czas realizacji operacji czy powstające obciążenia. Dzięki testom możliwe jest także zidentyfikowanie źródeł ewentualnych problemów związanych z KSeF i ich naprawienie przed terminem obowiązkowego wdrożenia.

- Testy oprogramowania to dobry moment na ustalenie procedur obsługi KSeF w firmie. Można wtedy podjąć decyzję co do nadania uprawnień odpowiednim pracownikom, na bazie posiadanych przez nich kompetencji. Ponadto, odpowiednio wyciągnięte wnioski z testów mogą posłużyć do opracowania szkoleń dla pracowników zaangażowanych w proces obsługi faktur ustrukturyzowanych – dodaje Michał Sieradzan.

Sprawdzanie nowych rozwiązań przed ich wdrożeniem w firmie zwiększa zaufanie i pewność, zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. Działania testowe pozwalają upewnić się, że system jest gotowy do użycia, a wszelkie problemy zostały rozwiązane.

Aby przetestować wersję przedprodukcyjną aplikacji KSeF, należy zalogować się do niej za pośrednictwem strony rządowej https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login.

Zweryfikuj gotowość swojego oprogramowania do obsługi procesu e-fakturowania

Oprogramowanie używane przez firmę powinno być w pełni zintegrowanie z KSeF. Na początku należy sprawdzić, czy posiadane narzędzie jest zdolne do generowania, przetwarzania i odbierania dokumentów w formacie XML zgodnym wymaganiami Ministerstwa Finansów. Jeśli system nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych, konieczne będzie dostosowanie go lub wymiana oprogramowania na nowe.

Weryfikacja techniczna powinna uwzględniać również aspekty związane z bezpieczeństwem. Oprogramowanie musi posiadać mechanizmy zabezpieczające dane, takie jak szyfrowanie, kontrole dostępu, audytowanie działań itp., aby zapewnić ochronę informacji zawartych w fakturach.

Na koniec niezbędne jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia. Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje niewiele ponad rok, należy jak najszybciej zapewnić zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF: od 1 października przez infolinię KAS podatnik dostanie indywidualną informację o swoich sprawach

Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 1 października 2024 r. pracownicy urzędów skarbowych i Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) będą udzielać odpowiedzi na pytania podatników na jednej ogólnopolskiej infolinii KAS pod numerami: (+48) 22 330 03 30 – dla połączeń z telefonów komórkowych i 801 055 055 – dla połączeń z telefonów stacjonarnych. Tak jak do te pory podatnicy uzyskają pod tymi numerami ogólną informację podatkową i celną. Istotną nowością będzie możliwość uzyskania na tej infolinii informacji dotyczących indywidualnych spraw podatnika objętych tajemnicą skarbową po potwierdzeniu tożsamości kodem telePIN.

Doradca podatkowy w todze i z większymi kompetencjami. Od 2025 roku? Założenia nowelizacji

Minister Finansów chce zmienić szereg przepisów ustawy o doradztwie podatkowym. W dniu 16 września 2024 r. opublikowano założenia projektu nowelizacji, zgodnie z którymi m.in. doradcy podatkowi w sądzie mieliby nosić togi, tak jak inne zawody prawnicze (adwokaci, radcowie prawni, prokuratorzy). Rozszerzony ma zostać zakres spraw, w których doradcy podatkowi będą mogli wydawać opinie. Ponadto zmiany zajdą w zasadach egzaminu na doradcę podatkowego i w kompetencjach organów KIDP.

Grecja sięga do kieszeni turystów! 20 euro podatku zapłaci każdy pasażer wysiadający na Mykonos i Santorini

Grecja wprowadza podatek dla turystów. Każdy pasażer wycieczkowca wysiadający na greckiej wyspie Mykonos i Santorini będzie musiał zapłacić podatek w wysokości 20 euro w szczytowym sezonie turystycznym. Tak ogłosiła minister turystyki Grecji Olga Kefalogianni. W innych portach opłata wyniesie 5 euro.

Minimalne wynagrodzenie zaczyna przewyższać możliwości firm. „4666 zł to obiektywnie wysoka płaca minimalna”

Wysoki i niekonsultowany z przedsiębiorcami – taki jest wzrost płacy minimalnej według członków Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. – Po kaskadowych wzrostach płacy minimalnej liczyliśmy na zmianę standardów dyskusji o tym, jaka powinna ona być, kiedy rosnąć i jakie wartości są możliwe do agregacji przez przedsiębiorców. Obecnie wzrost znów będzie powodować, że sektory działające na niższych marżach jak np. usługi, handel czy turystyka będą zmuszone do podnoszenia cen lub optymalizacji w miejscach pracy. To zła wiadomość także dla samorządów, bo rozwarstwienie w siatce płac będzie nadal rosnąć – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. 

REKLAMA

Od kogo nie można wymagać znajomości prawa podatkowego? Podatnik aktywny i podatnik pasywny

Nie można wymagać znajomości prawa od podmiotów, które obiektywnie nie wiedzą i mogą wiedzieć, że uczestniczą w zdarzeniach (stanach) podlegających opodatkowaniu. Zasada nemo censetur ignorare legem (paremia wyrażająca domniemanie, że obywatel zna przepisy prawa własnego kraju) ma w przypadku współczesnego prawa podatkowego, skażonego lobbingiem legislacyjnym i niekompetencją, ograniczone zastosowanie – pisze profesor Witold Modzelewski.      

Kasowy PIT coraz bliżej. Kto będzie mógł tak rozliczać podatek dochodowy? Od kiedy? Co z kosztami?

W środę 11 września 2024 r. na posiedzeniu Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw, która to ustawa ma wprowadzić tzw. kasowy PIT. Jest to metoda rozliczenia podatku dochodowego, która jest obecnie znana w odniesieniu na przykład do odsetek. Co bardzo istotne, będzie ona całkowicie dobrowolna, a nie obligatoryjna. Wśród posłów rozgorzała dyskusja nad rozwiązaniami dotyczącymi tej metody rozliczenia podatku dochodowego. Ministerstwo Finansów wskazuje, że z kasowego PIT będzie mogło skorzystać ponad 2 miliony podatników. 

Małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE

Jest projekt ustawy upraszczający i modyfikujący obowiązki w podatku VAT, który zakłada między innymi, że małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2025 r.

Najniższa krajowa 2025 (płaca minimalna): 4666 zł brutto - ok. 3510 netto. 30,50 zł minimalnej stawki godzinowej. Rozporządzenie już w Dzienniku Ustaw

Rząd dorzucił 40 zł do wcześniej proponowanej kwoty minimalnego wynagrodzenia w przyszłym roku. Płaca minimalna (tzw. najniższa krajowa) w 2025 r. wzrośnie do 4666 zł brutto. Wcześniej rząd na posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego proponował 4626 zł brutto. Natomiast minimalna stawka godzinowa wyniesie w 2025 roku do 30,50 zł. Takie kwoty znalazły się w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 września 2024 r. - opublikowanym w Dzienniku Ustaw z 13 września 2024 r., poz. 1362.

REKLAMA

Budujesz podjazd dla osoby niepełnosprawnej? Sprawdź możliwość odliczenia

Budowa pochylni (rampy) dla osoby niepełnosprawnej a kwestia podatków. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów poniesionych na budowę pochylni (rampy) dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności? Co mówią przepisy ustawy o PIT?

Problem z fikcyjnymi fakturami wciąż jest poważny. Wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej

Fikcyjne faktury są nadal poważnym problemem dla obrotu gospodarczego. Mimo że skarbówka coraz sprawniej walczy z lewymi fakturami i tylko w I półroczu tego roku wykryła ich ponad 140 tys. Okazuje się, że wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej.

REKLAMA