REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku

Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku
Jak wdrożyć KSeF? 5 czynności które trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sejm uchwalił 16 czerwca 2023 r. nowelizację ustawy o VAT, której celem jest wprowadzenie od połowy 2024 roku obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Eksperci Symfonii wskazują, jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF w swojej firmie.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF

Ustawa zakłada wprowadzenie od 1 lipca 2024 r. obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który obecnie jest dobrowolnym rozwiązaniem. Podczas głosowania Sejm przyjął poprawki do ustawy, które doprecyzowały uprzednie zapisy. Za przyjęciem nowelizacji było 240 posłów, przeciw głosowało 203, a od głosu wstrzymało się dziewięciu.

Nowelizacja zakłada m.in. wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Rozwiązanie bazuje na rozszerzeniu funkcjonalności narzędzi, które już istnieją w KAS (np. e-Urząd Skarbowy, PUESC).

Założenia fakturowania w KSeF zostały rozszerzone m.in. o ustalenie postępowania na wypadek awarii, co wydaje się być kluczowe z perspektywy firm. Co więcej, faktury ustrukturyzowane wystawione podczas trwania usterki i w trybie offline, a także faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

Ministerstwo Finansów szacuje, że obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld ustrukturyzowanych e-faktur rocznie.

REKLAMA

Autopromocja

Wskazujemy 5 zasadniczych czynności, które firma musi podjąć już w te wakacje, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF.

Zinwentaryzuj procesy, w których bierze udział faktura sprzedaży oraz faktura zakupu.

- Przed wdrożeniem KSeF trzeba poznać istniejące procesy, które dotyczą fakturowania w firmie. Zinwentaryzowanie ich pozwoli sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Mogą to być rozwiązania księgowe, magazynowe czy zarządzania relacjami z klientami typu CRM. Wiedza na temat tych powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami – mówi Michał Sieradzan, Product Manager Produktów Finansowych w Symfonii.

Zinwentaryzowanie procesów jest szansą na ocenę ich efektywności i identyfikację obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje. Analiza może ujawnić np. niepotrzebne etapy procesowania faktury czy zbędne zatwierdzenia.

Szczegółowy przegląd pomoże w ocenie wielkości zmian, które zajdą po wdrożeniu KSeF i ich wpływu na firmę. Ich zrozumienie pozwoli na przygotowanie pracowników, zorganizowanie szkoleń i zapewnienie płynnego przejścia na nowy system.

Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania w firmie.

Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF często jest zrzucona na barki działu IT, dyrektora finansowego lub działu księgowo-podatkowego. W praktyce efektywne przeprowadzenie zmiany powinno zacząć się od wyznaczenia kierownika projektu. Następnie, należy zaangażować pracowników ze wszystkich działów firmy, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymywania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami. Każda osoba w zespole powinna mieć przypisane zadania i obszary obsługi KSeF. Im większa organizacja, tym zespół projektowy będzie większy.

- Wyznaczenie konkretnych osób, które będą odpowiedzialne za e-fakturowanie, zapewni klarowność podziału obowiązków związanych z tym procesem. Każda osoba powinna mieć przypisane zadania i być zobowiązana do ich wykonania. Dzięki temu działania będą przejrzyste, a ewentualne nieprawidłowości zostaną szybko wykryte i naprawione – komentuje Michał Sieradzan.

Zapewnij swojej firmie dostęp do KSeF

Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, musi dokonać autoryzacji profilu KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Alternatywnym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej w urzędzie skarbowym. Wypełniając dokument, przedsiębiorca może nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia dostępu do KSeF.

Kiedy podatnikiem jest np. spółka będąca w posiadaniu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP, to ma ona prawo korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich. W tej sytuacji nie ma konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. W przypadku braku pieczęci, przedsiębiorca musi złożyć w urzędzie skarbowym dokument ZAW-FA i wskazać osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania z systemu w imieniu spółki.

- Warto odpowiednio wcześniej sprawdzić czy w organizacji mamy uprawnienia pozwalające na dostęp Krajowego Systemy e-Faktur, jeśli nie to mamy czas by wybrać i zgłosić osobę, która będzie reprezentować firmę i będzie mogła zarządzać uprawnieniami kolejnych osób Symfonia. Nawet jeśli w firmie mamy wszystkie narzędzia do obsługi faktur ustrukturyzowanych a nie możemy ich wysłać, bo nie możemy się zalogować na serwery Ministerstwa Finansów, to jesteśmy nie gotowi na KSeF – mówi Michał Sieradzan.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zacznij testować narzędzia do obsługi KSeF

Testowanie wystawiania i odbierania faktur w środowisku przedprodukcyjnym pozwala zweryfikować, czy KSeF działa poprawnie i płynnie. Można sprawdzić m.in. czy generowane e-faktury są zgodne z wymaganiami, czy są prawidłowo przesyłane i odbierane. Warto ocenić wydajność systemu, czas realizacji operacji czy powstające obciążenia. Dzięki testom możliwe jest także zidentyfikowanie źródeł ewentualnych problemów związanych z KSeF i ich naprawienie przed terminem obowiązkowego wdrożenia.

- Testy oprogramowania to dobry moment na ustalenie procedur obsługi KSeF w firmie. Można wtedy podjąć decyzję co do nadania uprawnień odpowiednim pracownikom, na bazie posiadanych przez nich kompetencji. Ponadto, odpowiednio wyciągnięte wnioski z testów mogą posłużyć do opracowania szkoleń dla pracowników zaangażowanych w proces obsługi faktur ustrukturyzowanych – dodaje Michał Sieradzan.

Sprawdzanie nowych rozwiązań przed ich wdrożeniem w firmie zwiększa zaufanie i pewność, zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. Działania testowe pozwalają upewnić się, że system jest gotowy do użycia, a wszelkie problemy zostały rozwiązane.

Aby przetestować wersję przedprodukcyjną aplikacji KSeF, należy zalogować się do niej za pośrednictwem strony rządowej https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login.

Zweryfikuj gotowość swojego oprogramowania do obsługi procesu e-fakturowania

Oprogramowanie używane przez firmę powinno być w pełni zintegrowanie z KSeF. Na początku należy sprawdzić, czy posiadane narzędzie jest zdolne do generowania, przetwarzania i odbierania dokumentów w formacie XML zgodnym wymaganiami Ministerstwa Finansów. Jeśli system nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych, konieczne będzie dostosowanie go lub wymiana oprogramowania na nowe.

Weryfikacja techniczna powinna uwzględniać również aspekty związane z bezpieczeństwem. Oprogramowanie musi posiadać mechanizmy zabezpieczające dane, takie jak szyfrowanie, kontrole dostępu, audytowanie działań itp., aby zapewnić ochronę informacji zawartych w fakturach.

Na koniec niezbędne jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia. Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje niewiele ponad rok, należy jak najszybciej zapewnić zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA