Korekta faktury zaliczkowej po zmianie zamówienia

Tak, w przedstawionej sytuacji prawidłowe będzie wystawienie faktury korygującej do uprzednio wystawionej faktury zaliczkowej oraz wystawienie nowej faktury zaliczkowej.

Otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi skutkuje najczęściej powstaniem obowiązku podatkowego w VAT (na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Towarzyszy temu często obowiązek wystawienia tzw. faktury zaliczkowej (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Bywa przy tym, że strony rezygnują z transakcji i wpłacona kwota jest zwracana niedoszłemu nabywcy. Jeżeli następuje to po wystawieniu faktury zaliczkowej, obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie faktury korygującej dokumentującej zwrot nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Jak wystawiać faktury zaliczkowe

Jeżeli po wystawieniu faktury zaliczkowej strony rezygnują z transakcji i wpłacona kwota jest zwracana niedoszłemu nabywcy, obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie faktury korygującej dokumentującej zwrot nabywcy całości lub części zapłaty.

Dotyczy to również przypadków, gdy nie dochodzi do faktycznego zwrotu wpłaconej kwoty, lecz do innego sposobu jej rozliczenia, w tym zaliczenia jej na poczet nowego zamówienia. Takie stanowisko zaprezentował przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 lutego 2014 r. (sygn. IBPP2/443-1076/13/IK).

Biuletyn VAT

Należy bowiem wskazać, że otrzymywane przez podatników kwoty stanowią zapłatę przed dokonaniem czynności, tylko jeżeli istnieje bezpośredni związek między tymi kwotami a konkretnymi towarami lub usługami. Potwierdzeniem tej tezy będzie przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 marca 2014 r. (sygn. akt I FSK 503/13) czy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 22 października 2014 r. (sygn. akt I SA/Gd 984/14). Jak czytamy w drugim z tych wyroków:

(...) dla uznania wpłaconej kwoty jako zaliczki na poczet wykonanych usług, istotne jest, aby przyszłe świadczenie było określone w sposób jednoznaczny co do rodzaju towaru bądź usługi, tzn. w sposób umożliwiający ich identyfikację, a dodatkowo strony tego świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki, nie mają woli dokonywania jego zmian w przyszłości.

W konsekwencji każdą sytuację, w której dochodzi do przerwania takiego związku, należy uznać za dokonanie zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty w rozumieniu art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Jednocześnie każda sytuacja, w której dochodzi do zaliczenia wpłaconej wcześniej kwoty na poczet przyszłej konkretnej dostawy towarów lub przyszłego konkretnego świadczenia usługi, stanowi otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonania usługi w rozumieniu art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Skutkiem tego jest powstanie obowiązku podatkowego oraz, co do zasady, obowiązku wystawienia kolejnej faktury zaliczkowej.

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

A zatem w takich sytuacjach jak wskazana w pytaniu prawidłowe jest wystawienie dwóch dokumentów, tj. faktury korygującej uprzednio wystawioną fakturę zaliczkową oraz nowej faktury zaliczkowej. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 czerwca 2010 r. (sygn. IBPP1/443-574/10/AW). Czytamy w niej, że:

(...) w momencie zmiany decyzji przez klienta co do zamawianego towaru, rozwiązaniu ulega zaliczka wpłacona na poczet poprzednio złożonego zamówienia, a będąca w dyspozycji Wnioskodawcy kwota z tytułu rozwiązania poprzedniej zaliczki, ze względu na zmianę decyzji klienta staje się należna klientowi, jednak nie zostaje mu fizycznie zwrócona, tylko automatycznie, zgodnie z dyspozycją klienta, staje się zaliczką na poczet nowego zamówienia dokonanego przez tego klienta. W związku z powyższym, w momencie dokonania zmiany zamówienia przez klienta, Wnioskodawca winien wystawić fakturę korygującą (...), gdyż mimo braku fizycznego zwrotu zaliczek, w związku ze zmianą zamówienia w przedmiotowej sprawie doszło do rozwiązania zaliczki z tytułu zakupu określonego rodzaju towaru i wpłacona pierwotnie kwota zaliczki staje się należna klientowi, natomiast środki pieniężne, które powinny zostać zwrócone klientowi, w momencie zmiany zamówienia stały się zaliczką na poczet nowego zamówienia klienta. Dlatego (...) Wnioskodawca powinien również udokumentować nową fakturą VAT zaliczkę zarachowaną na poczet zmienionego przez klienta zamówienia.

Podstawa prawna:

• art. 19a ust. 8, art. 106b ust. 1 pkt 4 oraz art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1649

Tomasz Krywan, doradca podatkowy