Fałszywe lub fikcyjne faktury w KSeF. Jak je wykryć przed zaksięgowaniem i zapłatą - a potem zgłosić skarbówce?

• Czujność wskazana
• Próba oszustwa czy zwykła pomyłka?
• Mechanizm zgłaszania podejrzanych faktur w KSeF i jego ograniczenia

Czujność wskazana

KSeF staje się powszechnym narzędziem wystawiania i przyjmowania faktur VAT (ustrukturyzowanych) w 2026 roku. Chociaż jego celem jest zwiększenie transparentności i zredukowanie stopnia występowania błędów ludzkich, automatyczne przypisywanie faktur do nabywców na podstawie numeru NIP stwarza pole do nadużyć, szczególnie, gdy dokument w ogóle nie powinien trafić do danej firmy.

W praktyce przedsiębiorca nie ma możliwości odrzucenia faktury w KSeF, zanim zostanie ona przypisana do jego konta. Oznacza to, że zarówno faktura wystawiona omyłkowo, jak i dokument będący próbą nadużycia, pojawia się w systemie w taki sam sposób jak faktura za rzeczywistą usługę czy towar. Wśród dużej liczby dokumentów łatwo przeoczyć taką pozycję i dokonać płatności za transakcję, która nie miała miejsca. Warto jednak pamiętać, że sama obecność faktury w KSeF nie powoduje automatycznie skutków podatkowych – dopiero jej ujęcie w księgach i rozliczeniach może je wywołać.

Próba oszustwa czy zwykła pomyłka?

Intencja we wprowadzaniu błędnych danych do faktury lub ich brak to najważniejsze kryterium, które powinien umieć rozróżnić każdy przedsiębiorca. Faktura błędnie wystawiona, na przykład przez niepoprawnie wpisany numer NIP, to pomyłka formalna, którą sprzedawca powinien poprawić poprzez fakturę korygującą do zera, a następnie wystawienie nowego, poprawnego dokumentu. Natomiast scamowa faktura wystawiana jest świadomie w celu wyłudzenia danych, pieniędzy lub nakłonienia odbiorcy do płatności na rachunek oszusta. W KSeF nie można stosować not korygujących, co dodatkowo komplikuje próbę naprawy błędów w formalnie wydrukowanym dokumencie.

– Wystawienie scamowej faktury nie zawsze jest proste do wykrycia. Zazwyczaj może to być dokument od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował lub fakturę za transakcję, która nigdy nie miała miejsca. Wśród sygnałów ostrzegawczych jest też brak możliwości kontaktu z wystawcą, błędy językowe czy bardzo krótki termin płatności, narzucony bez uzgodnień. Utrudnieniem jest także to, że w celu wykrycia oszustwa nie można poprzestać wyłącznie na analizie pojedynczego symptomu – analiza powinna uwzględniać kilka przesłanek łącznie – mówi Joanna Łuksza, Kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

W KSeF 2.0 dostępna jest funkcja zgłaszania nadużyć do Krajowej Administracji Skarbowej, ale pełni ona wyłącznie funkcję narzędzia technicznego i nie będzie służyła do rozwiązywania sporów handlowych. W praktyce będzie to mechanizm dostępny dla nabywców i innych podmiotów uprawnionych do dostępu do faktur – sprzedawca czy jego pełnomocnik nie mogą zgłosić nadużycia.

Mechanizm zgłaszania podejrzanych faktur w KSeF i jego ograniczenia

Zgłoszenie scamowej (fałszywej, pustej, która nie dokumentuje prawdziwej transakcji) faktury w KSeF wymaga podania uzasadnienia i odbywa się pojedynczo – nie da się zgłosić kilku faktur jednocześnie. Administracja skarbowa analizuje każde zgłoszenie, ale przedsiębiorca nie jest informowany o przebiegu tej weryfikacji ani o jej wyniku. W każdej chwili możliwe jest wycofanie zgłoszenia, również z uzasadnieniem (na przykład po stwierdzeniu, że była to jednak zwykła pomyłka). System pozwala też przedsiębiorcy na sprawdzenie statusu zgłoszeń od momentu ich zainicjowania po ostatnią zmianę statusu.

– Jednak nawet najlepszy mechanizm zgłaszania nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku należytej staranności biznesowej. Administracja skarbowa może ustalić, że fakturę wystawił podmiot nieuprawniony, ale to firma nabywcy musi stale weryfikować, czy dokument pochodzi od prawdziwego kontrahenta. – ostrzega Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.

Funkcja zgłaszania sacamowych faktur ma zostać udostępniona po uruchomieniu wersji produkcyjnej KSeF 2.0 wraz z wersją KSeF 2.0, wraz z nią pojawią się także inne narzędzia, jak ukrywanie podejrzanych faktur. Docelowo rozwiązania te mają zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych i ograniczyć skalę nadużyć, które wciąż stanowią poważne wyzwanie w cyfrowej rzeczywistości rozliczeń podatkowych.

Polecamy: VAT 2026. Komentarz
Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament
Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia