Jak dokumentować i korygować usługi zwolnione z VAT

1. Jak dokumentować świadczenie usług zwolnionych z VAT

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, jeśli dotyczy ona sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT (art. 106b ust. 2 ustawy o VAT). Fakturę tę jest on zobowiązany wystawić dopiero na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Termin, w jakim należy wystawić fakturę „na żądanie” nabywcy, określa art. 106i ust. 6 ustawy o VAT. Jest on uzależniony od momentu zgłoszenia żądania przez nabywcę. Jeżeli podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury, a następnie nabywca towaru lub usługi zwrócił się do niego z takim żądaniem, to faktura powinna zostać wystawiona:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi bądź otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży - w przypadku gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki,
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania - w przypadku gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.

Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną zawiera mniejszy zakres danych niż „zwykła” faktura. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 16 i 19 ustawy o VAT oraz § 3 pkt 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485), dalej: rozporządzenie w sprawie faktur. Te specyficzne zasady dokumentowania sprzedaży zwolnionej dotyczą głównie podatników zwolnionych z VAT, choć należy mieć na uwadze, że powinni je znać również podatnicy VAT czynni, którzy świadczą m.in. usługi zwolnione od podatku. Szczególne zasady dokumentowania świadczenia usług zwolnionych z VAT dotyczą bowiem:

• podatników VAT zwolnionych - w zakresie sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
• podatników VAT czynnych, którzy wykonują zarówno czynności opodatkowane VAT, jak i zwolnione z tego podatku - w zakresie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT,
• podatników VAT zwolnionych, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione z VAT przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT - w zakresie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie wymienionych przepisów.

Faktury potwierdzające sprzedaż zwolnioną różnią się od siebie zakresem danych, który jest uzależniony od rodzaju zwolnienia przysługującego z tytułu dokonanej sprzedaży. Zakres tych danych zależy od tego, czy dokonana czynność jest zwolniona od podatku:

• na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6 i 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT - wówczas na elementy faktury wskazuje § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur,
• na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT - wówczas na elementy faktury wskazuje § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur,
• na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT - wówczas na elementy faktury wskazuje § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur.

Jeżeli faktura dokumentuje dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6 i 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT, wówczas powinna zawierać (§ 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur):

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem,
• wskazanie podstawy prawnej zwolnienia, tj.:

• przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, zgodnie z którym podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
• przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.), który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
• innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Taką fakturą może być dokumentowane świadczenie następujących usług zwolnionych z VAT:

• usług zarządzania (art. 43 ust. 1 pkt 12 ustawy o VAT),
• usług techników dentystycznych w ramach wykonywania ich zawodu (art. 43 ust. 1 pkt 14 ustawy o VAT),
• powszechnych usług pocztowych świadczonych przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług (art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT),
• usług w zakresie opieki medycznej, służących profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia (art. 43 ust. 1 pkt 18-19a ustawy o VAT),
• usług kształcenia i nauczania (art. 43 ust. 1 pkt 26-29 ustawy o VAT),
• usług zakwaterowania (art. 43 ust. 1 pkt 30 ustawy o VAT) itd.

Przykład faktury wystawionej z tytułu sprzedaży usług nauczania języka obcego zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT

Taki sam zakres danych, z wyjątkiem wskazania podstawy prawnej zwolnienia, powinna zawierać faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (§ 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur).

Przykład faktury wystawionej z tytułu sprzedaży usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT

Natomiast faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT powinna zawierać (§ 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur):

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• nazwę usługi,
• kwotę, której dotyczy dokument.

Ten rodzaj faktury dotyczy głównie świadczenia usług finansowych i ubezpieczeniowych oraz pośrednictwa w tych usługach, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny, określony przez art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. e) i ust. 6 ustawy o VAT, tj. z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty (w odniesieniu do otrzymanej kwoty).

Przykład faktury wystawionej z tytułu sprzedaży usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT

Wspólną cechą wszystkich faktur dokumentujących sprzedaż usług zwolnionych od podatku jest to, że nie zawierają one NIP podatnika i nabywcy. Nie muszą również określać daty wykonania usługi. W treści tej faktury nie podaje się także stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki, ani kwoty VAT, co wynika z istoty transakcji zwolnionej z VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT