Dropshipping oczami księgowej. Kasa fiskalna, paragony, dokumentowanie sprzedaży

Czym jest dropshipping

Dropshipping, to jeden z modeli sprzedaży detalicznej prowadzonej w Internecie. Od standardowego sklepu internetowego różni się tym, iż  sprzedawane produkty nie znajdują się w magazynie stacjonarnym sprzedawcy, a są wysyłane do klienta bezpośrednio od zewnętrznego dostawcy.

Mity z kursów o dropie

Na kursach, które wcale nie są tanie, można dowiedzieć się oczywiście czym jest dropshipping i jak działa. Jednak przekazywane są także informacje które, w moim mniemaniu, nie do końca są prawdziwe.

Czas to pieniądz

Pierwszy z mitów - nie trzeba inwestować żadnych własnych pieniędzy, bo to kupujący zapłaci od razu za towar. To prawda. Jednak, żeby sprzedawać i zarabiać, trzeba również ponieść koszty – obsługa Allegro, oprogramowanie, księgowość, składki ZUS – trzeba umieć odpowiednio skalkulować cenę sprzedawanego towaru – ale o tym sza.

Drugi z mitów mówi, że dropp, to zajęcie na maksimum 2 godziny dziennie, a kasa sama spływa na konto bez robienia czegokolwiek. Tak niestety nie jest. Oczywiście jest oprogramowanie, które wspomaga system sprzedaży w Internecie np. baselinker czy skyshop, które odpowiednio skonfigurowane ułatwiają pracę. Jednak, żeby dobrze działały trzeba poświęcić wiele godzin pracy na konfigurację właśnie i bieżącą obsługę. Żeby naprawdę zarabiać  trzeba nastawić się na to, że jest to praca na pełen etat.

Co z tą kasą fiskalną fiskalną

Kolejnym mitem jest to, że nie trzeba mieć kasy fiskalnej. Nie zawsze! Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W związku z prowadzeniem sprzedaży wysyłkowej, ustawodawca faktycznie zachował dla tych przedsiębiorców prawo do zwolnienia z posiadania kasy. Jednak trzeba pamiętać, że nawet przy tym zwolnieniu są wyłączenia.

Kiedy korzystamy ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

W 2022 r. zmieniły się przepisy dotyczące zwolnień z kasy fiskalnej. Sprzedaż wysyłkowa pozostała jedną z czynności, które nie muszą być rejestrowane za pomocą kasy fiskalnej. Jednak aby móc korzystać z tej preferencji, trzeba koniecznie spełnić określone warunki, o których mówi poz. 36 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 2442) Zgodnie z tym rozporządzeniem, zwolnieniu z kasy fiskalnej do końca 2023 roku podlega:

Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Koniecznie należy pamiętać o tym, iż zwolnienie z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej w 2022 r. obowiązuje po spełnieniu wszystkich wymienionych wyżej warunków.

Kiedy kasa rejestrująca jest obligatoryjna?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w § 4 punkt 1 wskazuje czego nie można sprzedawać bez kasy fiskalnej. Dla przypomnienia:

Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:
1) dostawy:

a) gazu płynnego,
b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-
-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych,
h) komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
i) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
j) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,
k) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
l) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol CN,
m) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
n) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
o) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

Jak widać sporo tu przedmiotów sprzedawanych w Internecie. Trzeba więc koniecznie pamiętać, że wykonanie czynności wymienionych w § 4 rozporządzenia obliguje podatnika do posiadania kasy fiskalnej już od pierwszej sprzedaży.

Co z paragonami?

O ile w przypadku sprzedaży własnego towaru wydanie paragonu jest proste, o tyle w przypadku dropshippingu jest sporym problemem.

O to w jaki sposób przekazać Kupującemu paragon zapytałam Krajową Informację Skarbową Identyfikator zapytania: 34863102
0110.KIZ.412.5456.2022.

Otrzymałam taką odpowiedź:

„podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Ustawodawca, co do zasad przesyłania paragonu, dopuścił dowolną możliwość jego przesłania – w sposób uzgodniony z nabywcą. Zatem podatnicy, którzy posiadają kasy on-line nie pozwalające na przesyłanie bezpośrednio paragonów w postaci elektronicznej do konsumenta mogą udostępniać nabywcom cyfrowe odwzorowanie wydrukowanego paragonu (np. w formie jego skanu).”

Jak i Klienci zareagowali na tę odpowiedź?

„To niedorzeczne! Nie będę wysyłał i już, na kursie mówili, że nie trzeba”.

„Przecież jak wyślę skan paragonu mailem wyjdę na jakiegoś nieprofesjonalnego sprzedawcę”.

„Będę wysyłać faktury do paragonów – opiszę to w regulaminie”

„Nabiję na kasę, ale nie będę wystawiać faktur do paragonów, bo to podniesie cenę księgowości”

Dokumentowanie sprzedaży

To kolejny mit - problem, z którym borykają się Sprzedawcy w Dropshippingu. Na wielu kursach „uczą”, że sprzedaży dla osób fizycznych nie trzeba w żadne sposób dokumentować jeśli nie ma się kasy. A jak to się ma do wspomnianego zapisu, że z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie musi wynikać, jakiej konkretnie czynności sprzedaż dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Nasi Klienci do każdej sprzedaży wystawiają fakturę. Żeby ograniczyć koszty księgowości wyszliśmy naprzeciw naszym Klientom i wielu z nich przygotowuje dla nas miesięczne zestawienie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które spełnia wszystkie powyższe wymagania.

Skąd taka cena przecież miałem małą sprzedaż?!

Pozostaje jeszcze jedna kwestia, która stanowi spory problem dla Przedsiębiorców dropp, to tania księgowość – bo przecież nie trzeba dokumentować sprzedaży.

No cóż. Niektórzy Klienci nie rozumieją, że dokumentem jest wszystko co zostaje zaksięgowane. Faktury zakupu towaru, faktury kosztowe, faktury sprzedaży, faktury korygujące, raport fiskalny, zestawienie, lista płac, amortyzacja, składki ZUS, itp. To wszystko stanowi dokumenty księgowe. W przypadku handlu w modelu dropshippingu często 1 transakcja, to 2 dokumenty – faktura zakupu i faktura sprzedaży. Nawet jeśli zaksięgujemy sprzedaż zestawieniem, to i tak pozostają dokumenty zakupowe. Przy wystawianiu faktur do paragonów, jesteśmy zobligowani do wykazania tych faktur w plikach JPK – a tym samym musimy je zaksięgować. Tak samo jak fakturę sprzedaży wystawioną dla przedsiębiorcy.

To tylko kilka mitów, o których mówią nam rozżaleni Klienci. Spodziewali się całkiem innych rzeczy. Niektórzy naprawdę wierzyli w to, że wszystko będzie dziać się samo i za darmo, a kasa będzie spływać strumieniem. Dla nich było to bardzo bolesne zderzenie z rzeczywistością. Sprawdziło się staropolskie powiedzenie, że bez pracy nie ma kołaczy.

Marta Kusek