Korekta sprzedaży przy braku oryginału paragonu fiskalnego

Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2015 r., sygn. ITPP1/443-1265/14/AJ - Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

W rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawie podatnik wyjaśnił, że prowadzi hurtową sprzedaż surowców oraz narzędzi do produkcji laminatów. Poza tym w ofercie posiada elementy wykończeniowe do produkcji łodzi oraz silniki zaburtowe i elektryczne. Prowadzi również sprzedaż towarów za pośrednictwem sklepu internetowego. Klient, który zakupił towar w tym sklepie, korzystając z prawa przysługującego konsumentowi, chce zwrócić towar, ale zgubił paragon. Prawo konsumenckie nakazuje przyjąć zwrot od klienta oraz odesłać mu pieniądze, jeśli klient jest w stanie udowodnić zakup dokonany w danym sklepie, nawet jeśli nie posiada paragonu ani faktury VAT. Klient jest jednak w stanie udowodnić zakup towaru właśnie w jego sklepie. Podatnik również jest pewny co do sprzedaży towaru dla danego nabywcy.

W związku tym podatnik chciał się dowiedzieć, czy jest możliwe - w świetle ustawy o podatku od towarów i usług - zmniejszenie obrotu oraz kwoty podatku należnego, zaewidencjonowanych przy zastosowaniu kasy fiskalnej, w przypadku zwrotu towaru przez nabywcę, gdy nie dysponuje on oryginałem paragonu fiskalnego?

Kto musi zakupić kasę rejestrującą w 2015 r.

Bydgoska izba skarbowa wyjaśniła, że obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 ze zm.).

W myśl art. 111 ust. 1 tej ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Należy zauważyć, że kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju formą ewidencji sprzedaży, zarejestrowaniu w niej podlegają transakcje opodatkowane wykonane przez podatnika. Ewidencja sprzedaży prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej spełnia wymogi zawarte w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku gdy zawiera dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, tj. dane odzwierciedlające rzeczywisty przebieg transakcji.

Kwestie dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).

Polecamy produkt: Kasy rejestrujące 2015 - PDF

Jak wynika z § 2 pkt 11 ww. rozporządzenia, przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Powyższe wskazuje, ze brak jest możliwości zarejestrowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, co znajduje potwierdzenie w zapisie § 3 ust. 3 rozporządzenia.

Zgodnie z zapisem § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Na podstawie § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Stosownie do zapisu § 3 ust. 4 powołanego rozporządzenia, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny.

Przez paragon fiskalny - stosownie do zapisu § 2 pkt 12 ww. rozporządzenia - rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną sprzedaż.

---

Należy zauważyć, że zgodnie z obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. art. 29 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Wskazać należy, że na mocy art. 1 pkt 23 ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 35), art. 29 został uchylony.

W zamian ustawodawca w art. 1 pkt 24 ww. ustawy dodał do ustawy o podatku od towarów i usług art. 29a.

Jak stanowi art. 29a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Kto musi zakupić kasę rejestrującą w 2015 r.

Natomiast zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy, podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2. wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Z treści ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia obrotu m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc - w rozumieniu tego przepisu - odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości.

Trzeba w tym miejscu zauważyć, że paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. W sytuacji dokonania zwrotu towaru sprzedawca powinien - stosownie do zapisu § 3 ust. 4 pkt 6 powołanego rozporządzenia - dysponować dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży, tj. paragonem fiskalnym.

Jednocześnie podkreślić należy, że paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to w takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Wśród elementów jakie powinna zawierać ewidencja wymieniono jako konieczne każdorazowe dołączenie do niej dokumentu potwierdzającego sprzedaż i protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę.

---

W praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego innym dokumentem (może to być np. dowód zapłaty kartą kredytową czy płatniczą, dowód przelewu na konto sprzedawcy, wyciąg z rachunku bankowego, potwierdzenie zawarcia umowy sprzedaży przesłane za pomocą poczty e-mail), pozwalającym na potwierdzenie nabycia danego towaru u sprzedawcy.

Należy bowiem wskazać, że udowodnienie nabycia u Wnioskodawcy towaru zwracanego przez klienta (będące podstawą do dokonania korekty), na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

Mając zatem na uwadze powołane przepisy prawa, stwierdzić należy, że w przypadku zwrotu towaru przez klienta, który nie posiada paragonu fiskalnego dokumentującego dokonanie sprzedaży tego towaru, Wnioskodawca ma prawo wykorzystać inne dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży.

Należy jednak podkreślić, że zwrot towaru, którego sprzedaż została zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej, należy bezwzględnie ująć w odrębnej ewidencji, która musi zawierać dane określone w powołanym przepisie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w tym protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę.

Niezgłoszenie zmiany miejsca używania kasy fiskalnej - sankcje

W świetle powyższego, podstawę do dokonania odpowiedniej korekty obrotu i kwoty podatku należnego stanowi prowadzenie ewidencji określonej w powołanym przepisie § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia.

Mając na powyższe na względzie należy stwierdzić, że o ile Wnioskodawca - zgodnie z powołanym przepisem § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących - prowadzi odpowiednią ewidencję, w której ujmuje zwrot uprzednio sprzedanego towaru i jednocześnie dysponuje - w przypadku braku oryginału paragonu fiskalnego przez klienta - innym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży tego towaru, to może dokonać korekty obrotu i kwoty podatku należnego.

Tym samym, tutejszy organ podziela stanowisko Wnioskodawcy co do możliwości dokonania korekty sprzedaży w związku ze zwrotem towaru, przy założeniu, że podstawą prawidłowego sporządzenia rozliczenia jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej udokumentowany rzetelnymi dowodami i wynika z zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych, z których dane wynikające za dany miesiąc rozliczeniowy obniżą łączną miesięczną sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej. Trzeba bowiem zauważyć, że to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

oprac. Adam Kuchta

Podyskutuj o tym na naszym FORUM