REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady przechowywania kopii dokumentów fiskalnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zasady przechowywania kopii dokumentów fiskalnych
Zasady przechowywania kopii dokumentów fiskalnych

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania przez określony czas kopii dokumentów fiskalnych. Do dokumentów, które należy przechowywać należą paragon fiskalny, faktura i raport fiskalny. Konieczność archiwizacji obejmuje kopie dokumentów papierowych jak i elektronicznych.

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorca wystawia paragony nabywcom jego produktów czy usług, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi własnych działalności gospodarczych. Kopie tych paragonów stanowią jedyne dowody źródłowe świadczące o tym, że dana sprzedaż miała miejsce – zawierają nazwę i NIP sprzedającego przedsiębiorcy, dokładną datę sprzedaży, nazwę i ilość sprzedanego towaru lub usługi, kwoty podatków i zastosowanych stawek podatków oraz łączną kwotę należności.

Kasa rejestrująca przy organizowaniu festynów

REKLAMA

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, przedsiębiorcy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania przez określony okres czasu kopii dokumentów fiskalnych. Są nimi paragon fiskalny, faktura i raport fiskalny (§ 2 pkt 1 ww. rozporządzenia). Natomiast z art. 112 ustawy o VAT wynika, że podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia VAT-u oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. zasadniczo przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy produkt: Kasy rejestrujące 2015

Wykorzystując właśnie kopie paragonów, fiskus przez te 5 lat może skontrolować zbieżność sprzedaży z zakupami (a w domyśle rozliczenie VAT-u), czyli mówiąc wprost sprawdzić, czy przedsiębiorca rzetelnie rejestrował wszystkie transakcje sprzedaży. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorca był w stanie bezproblemowo takie dane udostępnić.

Fiskus nie odpuści

Warto przypomnieć, że już od paru lat istnieje możliwość nabycia kas fiskalnych z funkcją elektronicznego zapisu kopii dokumentów kasowych, zatem nikt nie powinien się tłumaczyć trudnością w gromadzeniu, przechowywaniu i archiwizowaniu rolek z paragonami. Tak samo będzie w przypadku tłumaczenia się mało czytelnymi czy wypłowiałymi paragonami. Taki problem może dotyczyć właścicieli starszych kas fiskalnych, takich z kopią papierową, którzy nie używają atestowanego gatunku papieru. Nowsze kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów są powszechnie dostępne.

Faktura przekazana kontrahentowi z inną kwotą niż na paragonie

Przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się urządzenie konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (§ 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące).

Archiwizacja dotyczy też kopii elektronicznych

Przedsiębiorcy, którzy używają nowszych kas fiskalnych, nie drukują kopii paragonu do każdej transakcji, a jedynie dokonują wydruku z kasy raportu dnia na koniec każdego dnia (najpóźniej przed pierwszą transakcją następnego dnia), jako podsumowanie całodniowej sprzedaży. Obowiązek przechowywania kopii paragonów dotyczy także właśnie takich raportów dnia, czyli niejako kopii paragonów zapisanych w formie elektronicznej.

Katarzyna Miazek, Tax Care

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA