REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy, zwłaszcza wystawiający wiele faktur coraz częściej wystawiają i przechowują faktury wyłącznie w formie elektronicznej. To znacznie wygodniejsze i tańsze rozwiązanie niż drukowanie i przechowywanie faktur papierowych. Czy taka praktyka ma wpływ na odliczenie VAT?

Podatnicy mają prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (o ile oczywiście dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) także w sytuacji, gdy będą one archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej  (także na serwerach znajdujących się poza Polską). Jednak w takim przypadku podatnicy mają obowiązek przechować faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnicy VAT muszą umożliwić organom podatkowym i skarbowym bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Z taką tezą podatnika zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji podatkowej z 3 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF).

Digitalizacja obrotu dokumentów księgowych

O interpretację wystąpiła spółka z branży transportowo-logistycznej, która planuje zrezygnować z praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej i wdrożyć system elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych.

W tym celu dokumenty księgowe m.in. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki („Dokumenty”) dotyczące rozliczeń z kontrahentami otrzymane zarówno elektronicznie, jak i papierowo mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie informatycznym (SAP), którego serwery znajdują się w Danii. Ponadto, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o przesyłanie większości Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail.

REKLAMA

W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych przez Spółkę nadal w formie papierowej, będą one niezwłocznie skanowane i przesyłane przez jej pracowników na ww. dedykowany adres mailowy przy użyciu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Każda faktura, zarówno przesyłana bezpośrednio przez kontrahentów, jak i przez pracowników Spółki po jej zeskanowaniu będzie rejestrowana w skrzynce odbiorczej dedykowanego adresu mailowego.

Zapisane w systemie informatycznym Dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnej w formacie *.tiff, co skutkować będzie niemożliwością modyfikacji ich zawartości.

Forma elektronicznego przechowywania dokumentów pozwoli (np. na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej) na bezzwłoczny dostęp online do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów księgowych, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Spółka zapewniła także, że sposób elektronicznego przechowywania dokumentów pozostawać będzie w zgodzie z wymogami art. 106m, art. 112, art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego będą przechowywane:

a) w podziale na okresy rozliczeniowe,

b) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i  czytelność tych dokumentów – w szczególności faktur.

Przechowywanie faktur VAT w kraju i za granicą

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur (zarówno wystawionych przez siebie, jak i otrzymanych od kontrahentów) na terytorium kraju. Ale zgodnie z art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy mają obowiązek zapewnić ww. organom bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Prawo przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy zachowaniu określonych wymogów potwierdzone jest w szeregu interpretacji podatkowych Dyrektora KIS. Można tu przykładowo wskazać:
- interpretację z 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że „(…) przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”;

- interpretację z 8 marca 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że „(…) przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.’’

Polecamy: Akademia VAT

Polecamy: Biuletyn VAT


Odliczanie VAT z faktur archiwizowanych wyłącznie elektronicznie

Także wiele interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS  potwierdza brak przeszkód dla realizacji prawa odliczania VAT z faktur archiwizowanych wyłącznie elektronicznie. Przykłady:
- interpretacja indywidualna z 3 lipca 2018 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”;

- interpretacja indywidualna z 11 kwietnia 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF, w której organ stwierdził, że „(…) skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.”

Oprac. Paweł Huczko

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA