Kategorie

Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Podatnicy, zwłaszcza wystawiający wiele faktur coraz częściej wystawiają i przechowują faktury wyłącznie w formie elektronicznej. To znacznie wygodniejsze i tańsze rozwiązanie niż drukowanie i przechowywanie faktur papierowych. Czy taka praktyka ma wpływ na odliczenie VAT?

Podatnicy mają prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (o ile oczywiście dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) także w sytuacji, gdy będą one archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej  (także na serwerach znajdujących się poza Polską). Jednak w takim przypadku podatnicy mają obowiązek przechować faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnicy VAT muszą umożliwić organom podatkowym i skarbowym bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z taką tezą podatnika zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji podatkowej z 3 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF).

Digitalizacja obrotu dokumentów księgowych

O interpretację wystąpiła spółka z branży transportowo-logistycznej, która planuje zrezygnować z praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej i wdrożyć system elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych.

W tym celu dokumenty księgowe m.in. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki („Dokumenty”) dotyczące rozliczeń z kontrahentami otrzymane zarówno elektronicznie, jak i papierowo mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie informatycznym (SAP), którego serwery znajdują się w Danii. Ponadto, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o przesyłanie większości Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail.

W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych przez Spółkę nadal w formie papierowej, będą one niezwłocznie skanowane i przesyłane przez jej pracowników na ww. dedykowany adres mailowy przy użyciu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania.

Każda faktura, zarówno przesyłana bezpośrednio przez kontrahentów, jak i przez pracowników Spółki po jej zeskanowaniu będzie rejestrowana w skrzynce odbiorczej dedykowanego adresu mailowego.

Zapisane w systemie informatycznym Dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnej w formacie *.tiff, co skutkować będzie niemożliwością modyfikacji ich zawartości.

Forma elektronicznego przechowywania dokumentów pozwoli (np. na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej) na bezzwłoczny dostęp online do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów księgowych, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Spółka zapewniła także, że sposób elektronicznego przechowywania dokumentów pozostawać będzie w zgodzie z wymogami art. 106m, art. 112, art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego będą przechowywane:

a) w podziale na okresy rozliczeniowe,

b) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i  czytelność tych dokumentów – w szczególności faktur.

Przechowywanie faktur VAT w kraju i za granicą

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur (zarówno wystawionych przez siebie, jak i otrzymanych od kontrahentów) na terytorium kraju. Ale zgodnie z art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy mają obowiązek zapewnić ww. organom bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Prawo przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy zachowaniu określonych wymogów potwierdzone jest w szeregu interpretacji podatkowych Dyrektora KIS. Można tu przykładowo wskazać:
- interpretację z 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że „(…) przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”;

- interpretację z 8 marca 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że „(…) przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.’’

Polecamy: Akademia VAT

Polecamy: Biuletyn VAT


Odliczanie VAT z faktur archiwizowanych wyłącznie elektronicznie

Także wiele interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS  potwierdza brak przeszkód dla realizacji prawa odliczania VAT z faktur archiwizowanych wyłącznie elektronicznie. Przykłady:
- interpretacja indywidualna z 3 lipca 2018 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”;

- interpretacja indywidualna z 11 kwietnia 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF, w której organ stwierdził, że „(…) skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.”

Oprac. Paweł Huczko

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość
    1 sty 2000
    20 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ryczałt w 2022 r. Co zmieni Polski Ład?

    Ryczałt 2022. W ramach Polskiego Ładu mają zostać ujednolicone zasady opodatkowania przychodów z najmu lub dzierżawy. Ustawodawca planuje także zmiany w stawkach ryczałtu. Jakie nowości mogą się pojawić od przyszłego roku?

    Podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy

    Minimalny podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy, w tym MŚP, spółki Skarbu Państwa, startupy, a nawet mikrofirmy. Nowy podatek doprowadzi do znaczącej podwyżki cen wielu towarów i spowoduje ucieczkę dużych firm do innych krajów UE - ocenia Konfederacja Lewiatan.

    System viaTOLL tylko do 30 września 2021 r.

    System viaTOLL będzie działać wyłącznie do 30 września br. Od 1 października zostanie wyłączony, a jedynym systemem umożliwiającym opłacanie przejazdów ciężkich po drogach płatnych będzie system e-TOLL – powiedziała Magdalena Rzeczkowska, Szefowa Krajowej Administracji Skarbowej.

    Zasady ustalania rezydencji podatkowej

    Rezydencja podatkowa. Jak wyglądają zasady ustalania rezydencji podatkowej na podstawie objaśnień Ministerstw Finansów z 29 kwietnia 2021 r.?

    Sprzedaż nieruchomości wykorzystywanej w działalności gospodarczej a PIT

    Odpłatne zbycie nieruchomości wykorzystywanej na potrzeby związane z działalnością gospodarczą, która nie była środkiem trwałym i nie podlegała ujęciu w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej. Taką interpretację przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) został zaprezentowany w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego (podjętej w składzie siedmiu sędziów) z 17 lutego 2014 r. (sygn. akt II FPS 8/13). Tak samo uważają organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

    Minimalne wynagrodzenie otrzymuje 2,2 mln Polaków. Podwyżka już w 2022 r.

    Płaca minimalna w 2022 roku. Rząd podniósł minimalne wynagrodzenie oraz godzinową stawkę minimalną od 2022 roku. Najniższe wynagrodzenie dla zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyniesie brutto 3010 złotych, a stawka godzinowa dla samozatrudnionych i zleceniobiorców – 19,70 złotych brutto. Obecnie w Polsce 2,2 miliona osób otrzymuje płace na poziomie minimalnego wynagrodzenia.

    Minimalny podatek dochodowy od wielkich korporacji, a obciążenie małych i średnich firm

    Minimalny podatek dochodowy. Na wzór rozwiązań stosowanych w USA czy Kanadzie, polski ustawodawca wprowadził w ramach pakietu zmian do ustaw podatkowych tzw. „Polski Ład” minimalny podatek dochodowy. Jako cel wprowadzenia nowego obciążenia Ministerstwo Finansów wskazało konieczność wsparcia gospodarki osłabionej w wyniku pandemii COVID – 19 oraz załatanie luki budżetowej powstałej w podatku dochodowym od osób prawnych.

    Korekta JPK_V7M - błędna nazwa dostawcy

    Korekta JPK_V7M. Podatnik otrzymał fakturę korygującą dotyczącą sprzedaży z czerwca 2021 r. Korekta jest na 0,00 zł i dotyczy wyłącznie zmiany danych sprzedawcy. Firma sprzedawcy się przekształciła, w związku z czym zmieniła się jego nazwa (NIP został ten sam). Czy podatnik powinien korygować JPK za czerwiec 2021 r.?

    Projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu

    Polski Ład a podatki. Sejm skierował do komisji projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu. Zgłoszony przez Koalicję Obywatelską wniosek o odrzucenie projektu w pierwszym czytaniu nie uzyskał większości.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości od 19 września 2021 r.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości. Od 19 września 2021 r. zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące możliwości sprzedaży nieruchomości w drodze komorniczej licytacji elektronicznej. Resort sprawiedliwości ocenia, że zmiana pozwoli na likwidację zmów między licytantami oraz zapewni transparentność i bezpieczeństwo postępowań.

    Windykacja należności na własną rękę, czy przez firmę windykacyjną?

    Windykacja należności. Aż 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw wskazuje, że firmy korzystające z profesjonalnej windykacji są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie traktują zapłatę za swoją pracę – wynika z badania Kaczmarski Inkasso. Mimo to wiele z nich decyduje się na samodzielne dochodzenie należności od kontrahentów. Uważają, że tak będzie taniej i prościej. Jak jest naprawdę?

    Wzrosła liczba faktur przekazywanych do odzyskania

    Faktury przekazywane do odzyskania. O 1/3 zwiększyła się od sierpnia ub. r. do sierpnia 2021 r. liczba faktur przekazywanych przez przedsiębiorców do odzyskania, a średni okres przeterminowania faktur skrócił się w tym czasie od 222 do 180 dni - wynika z danych Kaczmarski Inkasso, partnera Krajowego Rejestru Długów.

    Rekompensaty dla firm w związku ze stanem wyjątkowym - Sejm uchwalił ustawę

    Stan wyjątkowy - rekompensaty dla firm. 17 września 2021 r. Sejm przyjął ustawę ws. rekompensaty dla podmiotów gospodarczych w związku ze stanem wyjątkowym. Uprawnione podmioty mogą ubiegać się o rekompensatę na poziomie 65 proc. średniego miesięcznego przychodu z trzech letnich miesięcy - czerwca, lipca i sierpnia.

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią - uszczelnienie przepisów

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią, która przewiduje wprowadzenie rozwiązań ograniczających agresywną optymalizację podatkową, zwiększy wpływy do polskiego budżetu - ocenia Dyrektor Departamentu Systemu Podatkowego w Ministerstwie Finansów Przemysław Szymczyk.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) od 2022 r.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W ramach Polskiego Ładu ustawodawca planuje wprowadzenie ulgi dla podatników wspierających działalność sportową, kulturalną oraz szkolnictwo wyższe i naukę. Ulga na CSR ma wejść w życie od 2022 roku.

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich - projekt ustawy

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich. Jest zgoda na prace nad tzw. ustawą antylichwiarską, której projekt uzyskał wpis do planu prac rządu. To daje resortowi "zielone światło" do kolejnych kroków legislacyjnych i działań, aby projekt ten mógł być jak najszybciej przyjęty - powiedział PAP wiceminister sprawiedliwości Michał Woś.

    Czasowa rejestracja samochodu a zwrot akcyzy

    Zwrot akcyzy od samochodu. Fiskus nie może odmówić zwrotu akcyzy przedsiębiorcy tylko dlatego, że ten przed sprzedażą samochodu dokonał jego czasowej rejestracji w Polsce - tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu.

    Informacje TPR - będą zmiany rozporządzeń

    Informacje TPR. Ministerstwo Finansów informuje, że na stronach Rządowego Centrum Legislacji zostały opublikowane projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia TPR w zakresie podatku PIT i CIT.

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodu. Istnieje wiele profesji w których wymagane jest korzystanie z określonego rodzaju garderoby. Mogą to być ubrania wskazane jako konieczne dla bezpieczeństwa pracowników – np. specjalny stój na budowie - zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, lub też ze względu na inne regulacje prawne – jak na przykład obowiązkowa toga dla adwokata podczas rozprawy na sali sądowej. Poza ścisłymi regulacjami wynikającymi z przepisów istnieją również reguły wyznaczane przez tradycje czy zwyczaje – chociażby konieczność dostosowania stroju do oficjalnych wystąpień publicznych, czy na wysokiej rangi spotkaniach biznesowych. W wielu sytuacjach zakup stroju staje się więc obowiązkiem pracodawcy lub przedsiębiorcy. Powstaje więc pytanie - jakie wydatki związane z garderobą stanowić mogą koszty uzyskania przychodu? Na jakich zasadach oceniać konieczność, prawidłowość oraz wysokość zakupu?

    Granice opodatkowania budynku w podatku od nieruchomości

    Budynek jako przedmiot opodatkowania podatkiem do nieruchomości to „obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach”.

    Zmiany w opodatkowaniu gruntów kolejowych

    Opodatkowanie gruntów kolejowych. Podatkiem od nieruchomości zostaną objęte grunty, na których przedsiębiorstwa kolejowe prowadzą działalność komercyjną inną niż kolejową - tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

    Kantor wymiany walut - wymogi formalne

    Prowadzenie kantoru wymiany walut to jedna z tych form działalności, które w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Łatwy dostęp do podróżowania i powszechność emigracji z kraju np. w celach zarobkowych, to główne powody, dla których taki biznes jest szczególnie opłacalny. Kantor to punkt usługowy oferujący sprzedaż i zakup obcej waluty po określonych kursach. Wydawałoby się, że to dość prosta sprawa, jednak samo założenie takiej firmy nie jest łatwe. Jeżeli chcemy prowadzić kantor, musimy uzyskać zezwolenie i spełnić kilka istotnych warunków.

    Wirtualna kasa fiskalna nie będzie musiała drukować paragonów

    Wirtualne kasy fiskalne. Kasa fiskalna w postaci oprogramowania (czyli tzw. wirtualna kasa fiskalna) nie będzie musiała drukować paragonów, jeśli została umieszczona w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Taka zmiana wynika z projektu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej opublikowanego w czwartek 16 września 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

    Kwota wolna od podatku w 2022 roku

    Kwota wolna od podatku. W ramach Polskiego Ładu ustawodawca proponuje podwyższenie do 30 000 zł kwoty wolnej od podatku. Zmiana ma wejść w życie od 2022 roku.

    Składy podatkowe - zmiany w akcyzie

    Składy podatkowe. Jeśli dany podmiot przejmie od innego skład podatkowy, to dotychczasowy posiadacz składu nie będzie musiał zapłacić akcyzy od produktów znajdujących się w nim - przewiduje projekt nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym, który trafi do dalszych prac w sejmowej komisji energii.