| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Odliczanie i zwroty podatku > Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Odliczanie VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Podatnicy, zwłaszcza wystawiający wiele faktur coraz częściej wystawiają i przechowują faktury wyłącznie w formie elektronicznej. To znacznie wygodniejsze i tańsze rozwiązanie niż drukowanie i przechowywanie faktur papierowych. Czy taka praktyka ma wpływ na odliczenie VAT?

Podatnicy mają prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (o ile oczywiście dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) także w sytuacji, gdy będą one archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej  (także na serwerach znajdujących się poza Polską). Jednak w takim przypadku podatnicy mają obowiązek przechować faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnicy VAT muszą umożliwić organom podatkowym i skarbowym bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z taką tezą podatnika zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji podatkowej z 3 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF).

Digitalizacja obrotu dokumentów księgowych

O interpretację wystąpiła spółka z branży transportowo-logistycznej, która planuje zrezygnować z praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej i wdrożyć system elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych.

W tym celu dokumenty księgowe m.in. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki („Dokumenty”) dotyczące rozliczeń z kontrahentami otrzymane zarówno elektronicznie, jak i papierowo mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie informatycznym (SAP), którego serwery znajdują się w Danii. Ponadto, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o przesyłanie większości Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail.

W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych przez Spółkę nadal w formie papierowej, będą one niezwłocznie skanowane i przesyłane przez jej pracowników na ww. dedykowany adres mailowy przy użyciu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania.

Każda faktura, zarówno przesyłana bezpośrednio przez kontrahentów, jak i przez pracowników Spółki po jej zeskanowaniu będzie rejestrowana w skrzynce odbiorczej dedykowanego adresu mailowego.

Zapisane w systemie informatycznym Dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnej w formacie *.tiff, co skutkować będzie niemożliwością modyfikacji ich zawartości.

Forma elektronicznego przechowywania dokumentów pozwoli (np. na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej) na bezzwłoczny dostęp online do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów księgowych, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Spółka zapewniła także, że sposób elektronicznego przechowywania dokumentów pozostawać będzie w zgodzie z wymogami art. 106m, art. 112, art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego będą przechowywane:

a) w podziale na okresy rozliczeniowe,

b) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i  czytelność tych dokumentów – w szczególności faktur.

Przechowywanie faktur VAT w kraju i za granicą

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur (zarówno wystawionych przez siebie, jak i otrzymanych od kontrahentów) na terytorium kraju. Ale zgodnie z art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy mają obowiązek zapewnić ww. organom bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Prawo przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy zachowaniu określonych wymogów potwierdzone jest w szeregu interpretacji podatkowych Dyrektora KIS. Można tu przykładowo wskazać:
- interpretację z 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że „(…) przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”;

- interpretację z 8 marca 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że „(…) przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.’’

Polecamy: Akademia VAT

Polecamy: Biuletyn VAT

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

nazwa.pl

Usługodawca w zakresie rejestracji domen i usług hostingowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »