Akcje promocyjne w sklepach - odliczenie VAT i inne problemy podatkowe

Według firmy TakeTask, liczne akcje promocyjne w sklepach sieciowych nie dochodzą do skutku lub są źle prowadzone. Błędy mogą mieć poważne konsekwencje podatkowe. Po ewentualnych, negatywnych dla podatnika ustaleniach kontroli skarbowej nabywca nie zaliczy do kosztów wartości usługi, za którą zapłacił organizatorowi. Nie odzyska też podatku VAT z faktur dokumentujących taką promocję. Stronom umowy grożą również sankcje karnoskarbowe.

Eksperci radzą, żeby każde niematerialne działanie odpowiednio udokumentować. Zwykle zajmują się tym sieci handlowe, zarabiające na producenckich promocjach. Dla własnego bezpieczeństwa sieci mogą skorzystać z aplikacji ułatwiających kontrolę takich wydarzeń, lecz na razie działają one na małą skalę. Obecnie wytwórcom zapewniają bezpieczeństwo audyty odbywające się w placówkach.

Polecamy: Akademia VAT

Podatki 2019

Promocje z problemami

Producenci współpracują z sieciami handlowymi na dwa sposoby. Z jednej strony dostarczają towary, a z drugiej – organizują promocje w sklepach i płacą za organizację takich działań. Z audytów porównawczych, prowadzonych przez platformę TakeTask, wynika, że do 40% akcji budzi wątpliwości. Arkadiusz Cybulski, dyrektor zarządzający tą spółką, informuje, że chodzi o część sklepów, w których nie wiadomo, czy zamówione wydarzenia nastąpiły lub zostały źle przeprowadzone. A to rodzi problem przy fakturowaniu, np. czy kwota do zapłaty obejmuje wszystkie faktycznie wykonane zdarzenia czy też każde zamówione, niezależnie od jego realizacji w sklepie.

– Tak zwane puste faktury, czyli poświadczające usługi, które nie miały miejsca, grożą poważnymi konsekwencjami. Zasadniczo sieci handlowe nie dopuszczają do takich sytuacji, choć akcje promocyjne nie zawsze są realizowane doskonale. Jednak fiskus inaczej traktuje wielomilionowe faktury bez pokrycia w rzeczywistości niż dokumentujące wydarzenia, w przypadku których stwierdzono jedynie nieznaczne nieprawidłowości. Faktura za promocje w 100 sklepach, choć realnie doszło do nich w 80 placówkach, nie powinna skutkować brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych i odliczenia VAT naliczonego w odniesieniu do przeprowadzonych akcji – komentuje Łukasz Czekański, doradca podatkowy w kancelarii WKB Wierciński Kwieciński Baehr.

Radca prawny Daria Bidelska wskazuje, że wystawianie faktur bez pokrycia w rzeczywistości generuje problemy dla obu stron. Usługobiorca traci prawo do odliczenia podatku VAT z takiej faktury, natomiast usługodawca jest zobowiązany do odprowadzenia wartości VAT z tej faktury bez możliwości pomniejszenia jej o podatek od towarów i usług naliczony z innych faktur zakupowych. „Pusta faktura” nie jest bowiem uwzględniania w deklaracji VAT, jednak wartość podatku VAT jest wpłacana na konto urzędu skarbowego.

– Usługobiorca po zakwestionowaniu faktury będzie mógł zakwalifikować tylko niektóre wydatki do kosztów uzyskania przychodów i odliczyć jedynie część podatku VAT. W przypadku usługodawcy organ skarbowy raczej nie skoryguje zakwestionowanej części przychodów i nie będzie zabiegać o zmniejszenie podatku VAT. Niewykluczone są także konsekwencje karnoskarbowe – zbyt duże odliczenie VAT, czyli obniżenie podstawy opodatkowania, jak również samo wystawienie nierzetelnej faktury może się wiązać z obowiązkiem uiszczenia kar – dodaje Łukasz Czekański.

Fiskus czuwa

Tymczasem Arkadiusz Cybulski zwraca uwagę na to, że ochroną przed podejrzeniami są np. zamawiane przez producentów audyty, sprawdzające rzetelność prowadzonych akcji. Natomiast dokumentacja i egzekucja działań leżą po stronie sieci handlowych. Jeśli podczas wizyty urzędników skarbowych nie udowodnią przeprowadzenia promocji, może ona zostać uznana za fikcyjną. Z kolei firmy doradcze ostrzegają wytwórców przed wzmożonymi kontrolami podatkowymi. Alarmują, że fiskus szuka dodatkowych przychodów do budżetu, a oni mogą być łatwym celem.

– Prawdopodobnie na działania sprawdzające bardziej narażony jest producent, który zamawia usługi promocyjne. W przypadku sieci handlowych, jeśli po wydaniu faktury został odprowadzony VAT należny, to co do zasady nie powinno to być szczegółowo badane. Od producentów, szczególnie przy znaczących kwotach odliczeń podatkowych, fiskus może zażądać dodatkowych wyjaśnień. To wynika z tego, że nabywca tych usług ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz do zakwalifikowania wydatków na te usługi do kosztów podatkowych – twierdzi Daria Bidelska z kancelarii WKB Wierciński Kwieciński Baehr.

Natomiast Łukasz Czekański przypomina, że w handlu zdarzają się niedoskonałe realizacje akcji promocyjnych, ale nie ma w tym intencji omijania prawa. Urzędy skarbowe mają wtedy podstawę do twierdzenia, że faktura nie w pełni odzwierciedla rzeczywistość. Podatnik może jednak próbować dowodzić, że drobne niedopatrzenia (szczególnie w zakresie dokumentowania usługi) nie powinny być decydujące w kontekście możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na promocję do kosztów podatkowych, czy też odliczenia VAT. Należy pokazać umowę, wyjaśnić zakres współpracy, wskazać na działania wynikające z chęci pozycjonowania produktu czy badań preferencji klientów, przedstawić inne dokumenty świadczące o wykonaniu usługi czy o jej biznesowym uzasadnieniu.

– Fiskus może zanegować fakturę w decyzji po przeprowadzeniu postępowania podatkowego. Urzędnicy muszą sprawdzić, czy dane są zgodne z rzeczywistością i wskazane usługi niematerialne zostały wykonane. Nie ma jednak w przepisach wskazań mówiących wprost, w jaki sposób należy udowodnić rzetelność przeprowadzonych działań, jak je dokumentować itd. Za to można się posiłkować istniejącym orzecznictwem i interpretacjami podatkowymi – przekonuje Daria Bidelska.