REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pełne (100%) odliczenie VAT od samochodów służbowych – konieczne procedury

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Robert Nogacki
radca prawny
Pełne odliczenie VAT od samochodów służbowych – konieczny procedury /Fot. Fotolia
Pełne odliczenie VAT od samochodów służbowych – konieczny procedury /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, którzy chcąc odliczać pełny (100%) VAT z kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem samochodów służbowych, mają obowiązek wdrożyć w swojej firmie takie procedury, które dadzą maksymalną pewność, że samochody te mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca udostępniający pracownikom samochody służbowe ma prawo do pełnego odliczenia VAT od paliwa, opłat leasingowych i części eksploatacyjnych, jeśli tylko stworzy w firmie mechanizmy, które zapewnią maksymalną gwarancję wykorzystywania tych aut wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Nawet wówczas, gdy pracownik parkuje auto pod domem – orzekł WSA w Rzeszowie w wyroku z 2 czerwca 2020 r., sygn. akt I SA/Rz 266/20).

REKLAMA

Podróż służbowa i parkowanie samochodu w miejscu zamieszkania

Spółka z o.o. świadcząca usługi informatyczne oraz zajmująca się sprzedażą oprogramowania w celu prowadzenia swojej działalności wyposażyła się we flotę aut, które udostępnia pracownikom. Dla jak najbardziej efektywnego zagospodarowania czasu pracy, po zakończonym dniu pracy w firmie pracownicy, którzy nazajutrz mają odbyć podróż służbową np. do klienta, pobierają auta i udają się nimi do swoich miejsc zamieszkania. Wraz z pobraniem rozpoczyna się ich podróż służbowa, która kontynuowana jest następnego dnia od miejsca zamieszkania pracownika do miejsca docelowego – siedziby klienta. Jeśli czas realizacji obowiązków w podróży służbowej przeciąga się do późnych godzin dnia, pracownicy zamiast do spółki wracają bezpośrednio do swego miejsca zamieszkania, zwracając samochód służbowy na teren firmy następnego dnia rano wraz z rozpoczęciem kolejnego dnia pracy. W tym momencie kończy się ich podróż służbowa. Takie rozwiązanie przynosi spółce i jej pracownikom wymierne korzyści. Pracownicy nie tracą bowiem czasu na odbieranie i zwrot samochodu, a co najważniejsze, od momentu pobrania samochodu służbowego do jego zdania w siedzibie firmy pracownik nie może go wykorzystywać do celów prywatnych. Dojazd do klienta z miejsca zamieszkania pracowników liczy taką samą odległość, a nawet krótszą niż wyjazd z siedziby spółki. Stąd też taka organizacja trybu korzystania przez pracowników z floty aut do celów służbowych nie generuje dodatkowych kosztów ich eksploatacji.

Spółka stworzyła system gwarancji wykorzystywania aut wyłącznie do celów służbowych

Spółka wystąpiła do organu podatkowego z wnioskiem o potwierdzenie, czy opisany sposób wykorzystywania samochodów służbowych uprawnia ją do odliczania w pełnej wysokości podatku VAT od paliwa, opłat leasingowych i części eksploatacyjnych. Swoje stanowisko uzasadniała tym, że:

- wykorzystuje auta wyłącznie do działalności gospodarczej, do czynności opodatkowanych VAT;

REKLAMA

- prowadzi ewidencję pojazdów dokumentującą: numer rejestracyjny, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu na dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencjonowania oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego, liczbę przejechanych kilometrów oraz wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujące: datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- dodatkowo w firmie obowiązuje wewnętrzne zarządzenie, w którym określone są ścisłe reguły korzystania z firmowego auta, a więc: wyłącznie do celów służbowych, bez możliwości wykorzystywania go do celów prywatnych, a zarządzenie to zawiera podpisaną przez pracownika deklarację, że zobowiązuje się on do wykorzystywania auta zgodnie z tymi zasadami do prowadzenia ewidencji jego użytkowania oraz oświadczenie pracownika o świadomości odpowiedzialności pod groźbą nałożenia przez pracodawcę grzywny za naruszenie tych zasad;

- spółka kontroluje przestrzeganie zakazu m.in.: poprzez kontrolę ewidencji pokonanych kilometrów czy analizę danych z systemu obsługi paliwowych kart flotowych, gdzie pracownik każdorazowo przy tankowaniu musi podać aktualny stan licznika;

- złożyła formularz VAT-26, w którym ujawniła samochody objęte wnioskiem, czym dopełniła obowiązki informacyjne wobec naczelnika urzędu skarbowego.

…bo pracownik parkuje pod domem

Organ podatkowy w całości zanegował uzasadnienie spółki. Wskazując na treść art. 86a ust. 1-13 ustawy o VAT, stwierdził, że przedsiębiorca ma możliwość pełnego, 100% odliczenia VAT naliczonego od paliwa, opłat leasingowych i części eksploatacyjnych tylko pod warunkiem, że firmowy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej tego przedsiębiorcy. Przyznał, że przepisy ww. ustawy nie określają, jakimi dokładnie metodami przedsiębiorca ma zagwarantować, że samochód nie będzie użytkowany do celów prywatnych, ale metody te muszą pozwalać na obiektywne tego potwierdzenie. Odmawiając spółce możliwości pełnego odliczenia VAT, uzasadnił, że możliwość wykorzystywania auta służbowego do celów prywatnych należy oceniać w kategoriach potencjalności, prawdopodobieństwa takiego wykorzystania, a nie faktycznej możliwości. A jak stwierdził organ, w niniejszej sprawie już samo parkowanie auta służbowego przez pracownika w miejscu swojego zamieszkania potencjalnie pozwala mu wykorzystywać je do celów prywatnych. I żadna ze stosowanych przez spółkę form kontroli, analizy danych z kart flotowych czy deklaracji pracownika tego nie zmieni.

Chodzi tylko o stworzenie systemu gwarancji, bo nie da się wyeliminować czynnika ludzkiego

REKLAMA

„…podjęte przez skarżącą Spółkę działania należało uznać za obiektywnie wystarczające dla zabezpieczenia wykorzystania pojazdów dla celów działalności gospodarczej, a tym samym wykluczające ich użycie dla celów niezwiązanych z tą działalnością” – orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wydanym 2 czerwca 2020 r. wyroku, sygn. akt I SA/Rz 266/20. Tym samym Sąd uchylił niekorzystną dla spółki interpretację organu podatkowego, nie podzielając jego stanowiska, że przedsiębiorca nie podjął niezbędnych działań w celu wyeliminowania możliwości wykorzystywania aut służbowych do celów prywatnych.

Zdaniem Sądu, ponieważ przepisy ustawy nie precyzują, w jaki sposób przedsiębiorca ma zapewnić wyłączne użytkowanie pojazdów do celów służbowych, musi on ustalić w swojej firmie i wdrożyć mechanizmy i reguły korzystania z nich, które w możliwie maksymalnym stopniu to zagwarantują. A za takie wystarczające mechanizmy i reguły rzeszowski sąd uznał wdrożone przez spółkę regulaminy, kontrole i ewidencje. Obalając argument fiskusa odnośnie do parkowania samochodu służbowego przez pracownika pod domem, stwierdził:

„Za chybiony trzeba uznać argument organu, że samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania, co do zasady pozwala pracownikowi na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Dopóki bowiem mamy do czynienia z tzw. „czynnikiem ludzkim” dopóty istnieje zagrożenie, że dany pojazd może potencjalnie zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą podatnika. Może to mieć miejsce również w sytuacji, gdy pojazd nie jest parkowany w miejscu zamieszkania pracownika” (sygn. akt I SA/Rz 266/20).

Polecamy: Samochód w firmie

Podsumowanie

Jak orzekł WSA w Rzeszowie, ponieważ w przedmiotowej kwestii nie można wyeliminować czynnika ludzkiego, to od przedsiębiorców chcących w 100% odliczać VAT z kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem służbowego auta wymaga się jedynie, aby wdrożyli w swojej firmie takie procedury, które dadzą maksymalną pewność, że samochody te mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Rozstrzygnięcie rzeszowskiego sądu – w przeciwieństwie do interpretacji organu podatkowego – w pełni odpowiada idei i regułom prowadzenia działalności gospodarczej. Podjęte w niniejszej sprawie przez przedsiębiorcę działania były całkowicie racjonalne i uzasadnione ekonomicznie z punktu widzenia prowadzenia firmy. Spółka odpowiedzialnie optymalizuje koszty prowadzenia swojej działalności nie tylko przez to, że pracownik nie traci rano czasu na odbiór auta z siedziby spółki, ale również dlatego, że efektywniej wykorzystywany jest grafik pracownika, bowiem czas, jaki przeznaczałby na dojazd do firmy celem zdania auta przed zakończeniem dnia pracy, poświęcany byłby kosztem czasu, jaki mógłby przeznaczyć na spotkania z klientami.

Dlatego omawiany wyrok może być impulsem dla wszystkich tych przedsiębiorców, którym fiskus odbiera lub odebrał możliwość pełnego odliczania VAT z tytułu użytkowania pojazdów. Właściwie skonstruowane regulaminy i mechanizmy kontroli wykorzystywania samochodów służbowych mogą uchronić firmy przed takim niekorzystnym dla nich działaniem organów.

Autor: radca prawny Robert Nogacki
Kancelaria Prawna Skarbiec

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA