TAX FREE - elektroniczna ewidencja od 1 stycznia 2022 r.

Czym jest system TAX FREE?

System TAX FREE w Polsce pozwala na uzyskanie przez uzyskania przez cudzoziemca mieszkającego poza Unią Europejską zwrotu podatku VAT za towary kupione w naszym kraju i wywożone w bagażu osobistym poza UE. Warunkiem zwrotu podatku jest dokument potwierdzający taki wywóz. System TAX FREE jest korzystny także dla sprzedawców, którzy nabywają prawo do naliczania przy sprzedaży tych towarów zerowej stawki VAT. 

Podróżny ma prawo ubiegać się o zwrot podatku VAT zapłaconego przy nabyciu w Polsce towarów, jeżeli:

• nie posiada stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej,
• łączna wartość zakupów wraz z podatkiem VAT, wynikająca z imiennego dokumentu wystawionego przez jednego sprzedawcę, wynosi minimum 200 zł,
• wywiózł zakupione towary w stanie nienaruszonym, w swoim bagażu osobistym, poza terytorium UE nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał zakupu (np. przy zakupie w grudniu 2020 r. termin na wywóz towarów upłynął 31 marca 2021 r.),
• urząd celno-skarbowy potwierdził wywóz towarów na imiennym dokumencie wystawionym przez sprzedawcę.

Zwrotu podatku podróżnym, którzy zakupili towar w Polsce może dokonać:

• sprzedawca tego towaru lub
• podmiot, którego działalność polega na dokonywaniu tego typu zwrotów i z którym to sprzedawca towaru podpisał stosowną umowę.

Elektroniczna obsługi dokumentów TAX FREE

Już teraz funkcjonuje usługa elektroniczna Krajowej Administracji Skarbowa dla sprzedawców wydających dokumenty TAX FREE. Z usługi tej sprzedawcy mogą korzystać ale nie jest to obowiązek.

Z pomocą tej usługi można usprawnić wystawianie dokumentów TAX FREE:

• szybko zarejestrować dokument TAX FREE - korzystając z prostego formularza,
• zarejestrowane dokumenty trafią bezpośrednio do rejestru, w którym funkcjonariusz Służby Celno–Skarbowej potwierdzi wywóz towarów,
• sprawdzić, czy dokument TAX FREE znajduje się w rejestrze i czy został potwierdzony,
• uzyskać raport o dokumentach, które zostały potwierdzone.

Elektroniczna ewidencja TAX FREE - obowiązek i nowe rozporządzenie od 1 stycznia 2022 r.

Omawiane, projektowane rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie ewidencji prowadzonej w systemie TAX FREE będzie wydane na podstawie art. 109 ust. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, w związku z rozwiązaniami wprowadzonymi ustawą z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2419).

Konieczność wydania projektowanego rozporządzenia wynika z potrzeby realizacji wprowadzonego w art. 109 ust. 11f ustawy o VAT, obowiązku prowadzenia przez sprzedawców uczestniczących w systemie TAX FREE elektronicznej ewidencji TAX FREE, w krajowym systemie teleinformatycznym służącym do obsługi dokumentów będących podstawą do dokonania zwrotu podatku podróżnym na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (w elektronicznym systemie TAX FREE na platformie PUESC).

Projektowane rozporządzenie jest wydawane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 109 ust. 15 ustawy o VAT, zgodnie z którą minister właściwy do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, dane, które powinna zawierać elektroniczna ewidencja TAX FREE, oraz sposób jej prowadzenia, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczenia podatników prowadzących sprzedaż towarów podróżnym w systemie TAX FREE oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy.

Projektowane rozporządzenie określa elementy, które powinna zawierać ewidencja prowadzona przez sprzedawcę w elektronicznym systemie TAX FREE zamieszczonym na platformie PUESC. Wpisom w ewidencji podlegać będą dane o sprzedaży towarów dokonanych przez sprzedawcę podróżnym zawarte w wystawionych w elektronicznych systemie TAX FREE dokumentach TAX FREE oraz dane o wysokości zwrotu podatku VAT wypłaconego podróżnym przez sprzedawcę.

Elektroniczna ewidencja prowadzona w systemie TAX FREE będzie stanowiła kompletny rejestr wszystkich wystawionych przez sprzedawcę dokumentów TAX FREE, uzupełniany przez sprzedawcę o dane dotyczące wysokości zwrotu podatku VAT wypłaconego podróżnym oraz, w przypadku wywozu przez podróżnego towarów zakupionych u danego sprzedawcy przez inne niż polskie przejścia graniczne, również o dane dotyczące potwierdzenia wywozu tych towarów.

Jakie dane powinna zawierać ewidencja prowadzona w systemie TAX FREE?

§ 2 projektowanego rozporządzenia określi dane, które powinna zawierać ewidencja prowadzona w systemie TAX FREE tj.:

- dane zawarte w dokumencie elektronicznym TAX FREE; dane, jakie zawiera dokument elektroniczny TAX FREE określone zostaną w odrębnym rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, tj. w rozporządzeniu wydawanym na podstawie art. 130 ust. 1 ustawy o VAT,

- status dokumenty elektronicznego TAX FREE; status przedstawia, na jakim etapie od sprzedaży towaru przez potwierdzenie wywozu w oddziale celnym granicznym (UE) do zwrotu podatku VAT podróżnemu u sprzedawcy lub w firmie pośredniczącej znajduje się dokument (np. Wprowadzony, Unieważniony, Odłożona kontrola, Potwierdzony wywóz, Potwierdzony częściowy wywóz, Brak potwierdzenia - całkowity brak towaru, Brak potwierdzenia - inne, Cofnięty). Status będzie zmieniał się automatycznie w zależności od etapu realizacji procedury TAX FREE,

- data wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej,

- wysokość dokonanego zwrotu podatku podróżnemu,

- datę dokonania zwrotu.

Jak będzie działał system TAX FREE od 2022 roku?

Wprowadzane przez sprzedawcę przy wystawianiu dokumentu TAX FREE dane zawarte w tym dokumencie (§ 2 pkt 1 projektowanego rozporządzenia), wymienione w projektowanym rozporządzeniu wydawanym na podstawie art. 130 ust. 1 ustawy o VAT:

• dane identyfikacyjne zarówno podróżnego, jak i sprzedawcy,
• informacje dotyczące dokonanej sprzedaży, tj. wartość sprzedaży i podatku VAT wraz z numerem unikatowym kasy rejestrującej, na której została zaewidencjonowana dana sprzedaż, numerem paragonu fiskalnego potwierdzającym dokonaną sprzedaż, z podaniem daty tej sprzedaży i wskazaniem osoby wystawiającej dokument TAX FREE,
• informacje dotyczące wybranej przez podróżnego formy, w jakiej sprzedawca dokona podróżnemu wypłaty kwoty zwrotu podatku VAT oraz
• dane identyfikujące wystawiony dokument TAX FREE: numer dokumentu TAX FREE nadawany przez sprzedawcę oraz nadawany automatycznie przez system TAX FREE unikalny numer systemowy dokumentu TAX FREE

- zapisywane będą w ewidencji prowadzonej w systemie TAX FREE przez system TAX FREE bez udziału sprzedawcy. W odniesieniu do danych podróżnego będą to jedynie dane niezbędne do jego identyfikacji.

Ponadto, także bez udziału sprzedawcy, w ewidencji TAX FREE umieszczane będą również informacje dotyczące potwierdzenia wywozu towarów z danego dokumentu TAX FREE, w przypadku gdy podróżny wyjeżdża z terytorium Unii Europejskiej przez polskie przejście graniczne oraz status dokumentu elektronicznego TAX FREE (§ 2 pkt 2 i 3 lit. a projektowanego rozporządzenia).

Pozostałe wpisy w ewidencji będą dokonywane na podstawie posiadanych przez sprzedawcę dokumentów potwierdzających dokonanie wypłaty podróżnemu zwrotu podatku VAT oraz w przypadku, gdy podróżny wyjeżdża z terytorium Unii Europejskiej przez inne niż polskie przejście graniczne - dokumentów TAX FREE w postaci papierowej, zawierających potwierdzeniem wywozu towarów z terytorium Unii Europejskiej przez właściwy organ celny.

W praktyce sprzedawca będzie zobowiązany do wpisania w ewidencji TAX FREE jedynie danych o wysokości zwrotu podatku VAT wypłaconego podróżnemu i dacie dokonania tego zwrotu (§ 2 pkt 5 i 6), oraz w przypadku, gdy podróżny wyjeżdża z terytorium Unii Europejskiej przez inne niż polskie przejście graniczne – daty wywozu towarów (§ 2 pkt 3 lit. b) i kraju wywozu towarów (§ 2 pkt 4).

Sposób prowadzenia przez sprzedawcę ewidencji w systemie TAX FREE od 2022 roku

Sposób prowadzenia ewidencji będzie określony w § 3 projektowanego rozporządzenia. Ewidencja prowadzona w systemie TAX FREE przez sprzedawcę musi być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy. Oznacza to, że zapisy dokonywane w ewidencji TAX FREE powinny odzwierciedlać transakcje dokonane w rzeczywistości, a ewidencja TAX FREE powinna być prowadzona zgodnie z przepisami ustawy o VAT i niniejszego rozporządzenia.

Przepis § 4 projektu rozporządzenia reguluje, że obowiązek uzupełniania ewidencji TAX FREE o wpisy danych wprowadzonych przez sprzedawców do systemu TAX FREE przy wystawianiu dokumentów TAX FREE oraz danych wprowadzanych przez funkcjonariuszy granicznych urzędów celno-skarbowych, będzie w praktyce realizowany przez elektroniczny system TAX FREE.

W § 5 projektowanego rozporządzenia doprecyzowano jednocześnie termin, w którym sprzedawca powinien uzupełnić ewidencję TAX FREE – tj. nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dokonania zwrotu podatku.

Termin wejścia w życie rozporządzenia

Omawiane rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., i jest to data skorelowana z datą wejścia w życie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo bankowe, wprowadzającej zmiany w przepisach regulujących system zwrotu podatku VAT podróżnym.

TAX FREE - odpowiedzi na najczęstsze pytania

Czy w związku z epidemią COVID-19 zostały wydłużone lub zawieszone ustawowe terminy na wywóz towarów z terytorium UE i zwrot potwierdzonego dokumentu TAX FREE?

NIE. Terminy określone w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. 2020.106 z późniejszymi zmianami) nie zostały zmienione lub zawieszone. Niedochowanie ich skutkuje utratą prawa do odzyskania podatku VAT zapłaconego przy nabyciu towarów pomimo ich wywiezienia z terytorium UE.

Czy można zakupione towary użytkować po ich zakupieniu przed ich wywozem?

Co do zasady zakupione towary muszą być wywiezione w stanie nienaruszonym w bagażu osobistym podróżnego. Ich użytkowanie przed wywozem może spowodować zmianę ich stanu co skutkowało będzie odmową potwierdzenia wywozu towaru, który nie spełnia warunku określonego w art. 126 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług. Należy również pamiętać, że rozpakowanie towaru w momencie jego zakupu i sprawdzenie jego działania (bez późniejszego jego użytkowania) nie zmieni stanu nienaruszonego.

Czy sprzedawca musi zwrócić podróżnemu cały podatek VAT zapłacony przy nabyciu towarów, które zostały następnie wywiezione z terytorium UE z zastosowaniem dokumentów TAX FREE?

NIE. Zarówno sprzedawcy jak i podmioty pośredniczące, o których mowa w art. 127 ust. 5 ustawy, dokonujący zwrotu podatku podróżnemu mają prawo do pobrania od podróżnego prowizji od zwracanej kwoty podatku.

Czy mogę wywieźć tylko część towaru ujętego w dokumencie TAX FREE?

TAK. Jeżeli podróżny wywozi tylko część towarów wyszczególnionych w dokumencie TAX FREE to ma on bezwzględny obowiązek zgłoszenia tego faktu w momencie przedłożenia funkcjonariuszowi Służby Celno – Skarbowej dokumentów TAX FREE do potwierdzenia wywozu. Jeżeli tego nie zrobi, a dokument TAX FREE zostanie skierowany do kontroli fizycznej ujętego w nim towaru, podróżny zostanie ukarany za usiłowanie wprowadzenia funkcjonariusza Służby Celno - Skarbowej w błąd na podstawie przepisów Kodeksu Karnego – Skarbowego.

(Źródło ww. odpowiedzi: https://te.puesc.gov.pl/)

Podstawy prawne:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające unijny kodeks celny (Dz. U. L 269 z 10 października 2013, str. 1 ze zmianami)

Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. L 347 z 28 listopada 2006, str. 1 ze zmianami)

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. 2020.106 z późniejszymi zmianami)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie określenia wzorów: znaku informującego podróżnych o możliwości zakupu w punktach sprzedaży towarów, od których przysługuje zwrot podatku od towarów i usług, oraz stempla potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej, a także określenia niezbędnych danych, które powinien zawierać dokument będący podstawa do dokonania zwrotu podatku podróżnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 426)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2017 roku w sprawie minimalnej łącznej wartości zakupów, przy której podróżny może żądać zwrotu podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1248)

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie ewidencji prowadzonej w systemie TAX FREE

oprac. Paweł Huczko