Błędna kwota VAT na paragonie fiskalnym - korekta i konsekwencje

Paragon to nie faktura - nie ma automatycznego obowiązku zapłaty podatku

Należy podkreślić, że do ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej nie znajdują zastosowania normy art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, według którego w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, wykazując kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Paragon fiskalny nie jest bowiem fakturą. Jego wystawienie nie skutkuje zatem automatycznym obowiązkiem zapłaty wykazanego podatku należnego.
Przy czym reguła ta nie dotyczy paragonów fiskalnych zawierających NIP nabywcy, które są uznawane za tzw. faktury uproszczone. Faktury uproszczone mogą być wystawione, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, jeżeli ta kwota określona jest w euro. W przypadku faktur uproszczonych, w razie konieczności korekty danych w nich zawartych, stosowane są standardowe reguły dotyczące zmian w wystawionych fakturach. Podatnik sporządza zatem odpowiednią fakturę korygującą, ewentualnie nabywca może wystawić notę korygującą do otrzymanej faktury.

Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej - zasady

Kasy rejestrujące nie posiadają żadnych opcji umożliwiających sporządzanie dokumentów korygujących. Wszelkie ewentualne zmiany wartości sprzedaży, w tym w szczególności wynikające z pomyłek w jej zaewidencjonowaniu, muszą być dokonywane poza kasą rejestrującą.

Brak możliwości ingerencji w zapisy pamięci fiskalnej kasy rejestrującej nie oznacza oczywiście wyłączenia możliwości zmiany błędnych zapisów wprowadzonych przez sprzedawcę. Podatnik jest jednak wówczas obowiązany do dokonywania tych zmian w odrębnie prowadzonych ewidencjach, a nie w samym urządzeniu. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazują zasadniczo na dwa przypadki takich korekt, tj.:

• zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, skutkujących zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży,
• popełnienia oczywistych pomyłek w ewidencji.

Korekta sprzedaży w przypadku zwrotów towarów i uznanych reklamacji

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Na podstawie tak prowadzonej ewidencji podatnik jest upoważniony do odpowiedniego pomniejszenia wartości sprzedaży oraz kwot podatku należnego, wynikających z otrzymanych zwrotów towarów i uznanych reklamacje towarów i usług, których sprzedaż zaewidencjonowano wcześniej w kasie rejestrującej. Nie jest więc wymagane sporządzenie dokumentów korygujących, jak ma to miejsce w przypadku transakcji potwierdzanych fakturami.

Korekta sprzedaży w przypadku stwierdzenia oczywistych omyłek

W przypadku wystąpienia tzw. oczywistych pomyłek tryb postępowania jest zasadniczo podobny. Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących należy również zaprowadzić odrębną ewidencję, w której podatnik wykazuje błędnie zarejestrowaną transakcję, podając wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego, zamieszczając jednocześnie krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki. Do prowadzonej ewidencji należy ponadto dołączyć oryginał paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka. W takiej sytuacji podatnik ewidencjonuję zrealizowaną sprzedaż ponownie w kasie rejestrującej, już w prawidłowej wysokości (§ 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Ważne!
O oczywistej pomyłce może być mowa wyłączenie w razie natychmiastowego dostrzeżenia błędu w ewidencjonowaniu sprzedaży w kasie rejestrującej.

Zasady przewidziane dla oczywistych pomyłek wymagają bowiem dołączenia do prowadzonej ewidencji oryginału paragonu fiskalnego, a to jest możliwe przy dostrzeżeniu błędu w chwili, kiedy paragon ten jest nadal dla sprzedawcy dostępny, tj. jeżeli nie wydano go nabywcy bądź wydano, lecz może być jeszcze zwrócony.

Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie definiują pojęcia "oczywista pomyłka". Określona w rozporządzeniu "oczywistość" pomyłki wskazuje jednak wprost na charakter popełnionego błędu. Winna być to pomyłka bezsporna, niewymagająca szerszego uzasadniania. Taka pomyłka wynika chociażby z błędnego wpisania ilości towaru czy zaewidencjonowania w kasie rejestrującej innego asortymentu niż ten, który faktycznie był przedmiotem transakcji. Podatnik, ewidencjonując sprzedaż, może też przykładowo wpisać cenę towaru lub usługi w wysokości 1000 zł, w miejsce prawidłowej wartości 100 zł. Wszystkie te błędy wypełniają normę zawartej w rozporządzeniu oczywistej pomyłki. Sprzedawca, dostrzegając oczywistą pomyłkę już po wydruku paragonu fiskalnego, nie ma możliwości ingerencji w zapisy pamięci fiskalnej, powinien jednak zatrzymać paragon i na podstawie odrębnej ewidencji anulować tą transakcję. Następnie ewidencjonuje właściwe dane dotyczące sprzedaży w kasie rejestrującej.

Przykład
10 października 2022 r. krajowy podatnik sprzedał 2 długopisy i zaewidencjonował transakcję w kasie rejestrującej. Wprowadzając dane do kasy rejestrującej błędnie podał jednak ilość towarów - wpisał omyłkowo 20 szt. Pomyłkę tę sprzedawca dostrzegł już po wydrukowaniu paragonu fiskalnego, w chwili podawania klientowi kwoty do zapłaty.

W przedstawionej sytuacji będziemy mieli do czynienia z wystąpieniem typowej oczywistej pomyłki. Sprzedawca powinien zatem zachować paragon fiskalny, dokumentujący błędnie zaewidencjonowaną transakcję, i dołączyć go następnie do prowadzonej odrębnej ewidencji, w której wykazuje podobne zdarzenia. Jednocześnie dokonaną sprzedaż należy zaewidencjonować ponownie w kasie rejestrującej, podając już prawidłową ilość towarów, tj. 2 szt., i wydać paragon fiskalny nabywcy. Zapisy prowadzonej ewidencji będą upoważniały sprzedawcę do odpowiedniego pomniejszenia wartości sprzedaży i kwot podatku należnego w rozliczeniu za październik. W efekcie w rozliczeniu za październik 2022 r. podatnik uwzględni tylko faktyczną wartość zrealizowanej czynności, obejmującą sprzedaż 2 szt. długopisów.

Kwestia tzw. oczywistości popełnionych pomyłek była kilkakrotnie przedmiotem rozstrzygnięć organów podatkowych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 sierpnia 2021 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.375.2021.1.MN) wskazywano:

Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było - np. klient kupuje pomidory, gruszki, i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą. Oczywista omyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a "oczywistość" omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów.

Korekta pomyłek innych niż oczywiste

Niedostrzeżenie błędu natychmiast po zaewidencjonowaniu sprzedaży, oznacza, że podatnik nie ma już możliwości dołączenia do ewidencji oryginału paragonu fiskalnego. Wyłącza to wprawdzie zastosowanie zasad przewidzianych w rozporządzeniu dla oczywistych pomyłek, nie oznacza jednak automatycznego wykluczenia prawa dokonania korekty. Zmiana wartości sprzedaży i kwot podatku należnego będzie wtedy wymagała szerszego uzasadnienia, a niekiedy dołączenia również innych dokumentów, które potwierdzają fakt wystąpienia błędu w ewidencjonowaniu sprzedaży. Jest jednak z pewnością dopuszczalna.

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku oczywistych pomyłek, sprzedawca będzie tutaj również obowiązany do prowadzenia odpowiedniej ewidencji korekt sprzedaży ujmowanej w kasie rejestrującej, w której rozliczy błędnie zarejestrowane transakcje. Przedmiotowa ewidencja powinna być prowadzona niezależnie od ewidencji dokonanych zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencji tzw. oczywistych pomyłek. W ewidencji należy zawrzeć dane umożliwiające prawidłowe określenie wartości sprzedaży i kwot podatku należnego ewidencjonowanych w kasie rejestrującej oraz uzasadnienie dokonania korekty poszczególnych transakcji. Ewidencja może być prowadzona generalnie na podobnych zasadach jak wskazana w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji. Powinna przede wszystkim zawierać dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację korygowanej transakcji, ze wskazaniem powodów dokonania korekty. W celu uniknięcia ewentualnych sporów z organami podatkowymi zapisów w ewidencji należy dokonywać na tyle szczegółowo i precyzyjnie, aby bezspornie wykazać przyczyny dokonanej korekty, prowadzącej do zmniejszenia kwoty podatku należnego.

W praktyce w ewidencji pomyłek należałoby zamieszczać każdorazowo:

• datę sprzedaży,
• dane paragonu objętego korektą, nazwę towaru lub usługi umożliwiającą jednoznaczną ich identyfikację,
• wartość brutto towaru lub usługi, których dotyczy korekta, oraz wysokość podatku należnego - przed korektą i po korekcie,
• szczegółowy opis przyczyn dokonania korekty.

Do ewidencji można dołączyć również dodatkowe dokumenty, które mogą być pomocne w wyjaśnieniu korekty. Dokonując ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kilku kas rejestrujących, nie ma obowiązku prowadzenie odrębnej ewidencji dla każdej z kas. Zamieszczając wszystkie zapisy w jednej ewidencji, należy jednak wskazać, której kasy rejestrującej dotyczy korekta.

Przykład
15 października 2022 r. krajowy podatnik wykonał usługę i zaewidencjonował ją w kasie rejestrującej. Wprowadzając dane do kasy rejestrującej podał jednak błędną wartość brutto transakcji - 15 000 zł, zamiast faktycznej zapłaconej ceny usługi, tj. 150 zł. Sprzedawca dostrzegł pomyłkę dopiero przy sporządzaniu raportu fiskalnego dobowego, kiedy nie było już możliwości zwrotu paragonu fiskalnego wydanego nabywcy. Usługa podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług według stawki 23%. Podatnik nie świadczy żadnych usług, których wartość mogłaby wynosić 15 000 zł. Maksymalny dzienny obrót wynosi ok. 2000 zł.

W takim przypadku podatnik, który dokonał nieprawidłowego zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej, będzie uprawniony do odpowiedniego obniżenia wartości sprzedaży i kwoty podatku należnego, wynikających z tej transakcji. Podstawą dokonania zmiany będą odpowiednie zapisy w ewidencji korekt sprzedaży z kasy rejestrującej, którą sprzedawca powinien zaprowadzić. W efekcie, na podstawie ewidencji korekt, wartość sprzedaży brutto zostanie obniżona o kwotę: 14 850 zł, a wartość VAT o 2776,83 zł. Kwoty te powinny zostać rozliczone w JPK_V7 za październik 2022 r. Po dokonaniu korekty "in minus" sprzedawca nie ewidencjonuje już ponownie tej sprzedaży w kasie rejestrującej w prawidłowej wartości.

W sytuacji przedstawionej w przykładzie korekta wartości sprzedaży i kwoty podatku należnego nie powinna budzić wątpliwości. Skoro podatnik nie świadczy żadnych usług o wartości nawet zbliżonej do zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej, pomyłka jest ewidentna. W razie ewentualnej kontroli organów podatkowych, dokonana korekta sprzedaży nie powinna budzić zatem żadnych kontrowersji. W innych przypadkach, kiedy błąd nie jest tak oczywisty, fakt korekty warto udokumentować w sposób jednoznacznie potwierdzający jej zasadność. Zebrane dokumenty powinny wiarygodnie potwierdzać rzeczywisty przebieg danego zdarzenia gospodarczego. Ciężar dowodowy w tym zakresie zawsze będzie spoczywał na podatniku, który zamierza dokonać korekty wartości sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej.

Prawo do korekty, gdy zawyżono VAT

Prawo do korekty sprzedaży ewidencjonowanej w kasie rejestrującej, gdy zastosowano błędną stawkę VAT, potwierdzają również organy podatkowe.

Korekta, gdy zawyżony VAT nie odprowadzono do urzędu

W jednym z przypadków rozpatrywano problem podatnika, który prowadził działalność w zakresie agroturystyki. Rozpoczął ewidencję przychodów na zakupionej kasie fiskalnej. Korzystał jednak ze zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług i nie oferował żadnych usług ani sprzedaży towarów, innych niż noclegi i śniadania, które byłyby objęte VAT. W trakcie programowania kasy fiskalnej wszystkie pozycje, tj. zadatek, noclegi, zostały omyłkowo wprowadzono ze stawką VAT w wysokości 8%, w związku z czym do realizowanej sprzedaży, ewidencjonowanej w kasie fiskalnej, każdorazowo był doliczony VAT. Czynności te nie były dokumentowane fakturami. Sprzedawca nie rozliczał też ani nie odprowadzał naliczonego VAT. Rozstrzygając tę kwestię, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.129.2021.1.PRM) stwierdził, że:

(…) w przypadku wystawienia paragonu fiskalnego, w którym wykazano kwotę podatku należnego, mimo że sprzedaż podlegała zwolnieniu od podatku od towarów i usług, Wnioskodawca nie ma obowiązku zapłaty wykazanej na paragonie kwoty podatku VAT. Podkreślić jednak należy, że jak wynika z powołanych przepisów, Wnioskodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję korekt, z której wynika kwota korekty sprzedaży i podatku należnego oraz wskazanie przyczyny zaistniałej korekty.

Korekta, gdy zawyżony VAT odprowadzono do urzędu

Problematyczna jest sytuacja, gdy naliczony błędnie VAT został rozliczony i podatnik po stwierdzeniu błędu żąda zwrotu nadpłaconego podatku. Wtedy organy również teoretycznie pozwalają na korektę, ale stawiają warunek, który w przypadku sprzedaży kasowej jest często trudny do zrealizowania. Jest to zwrot nadpłaconej kwoty VAT kupującym (zob. pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 sierpnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.330.2021.2.MT/JG).

Prawidłowość tego stanowiska potwierdzały do tej pory sądy (zob. wyrok NSA z 1 lipca 2020 r., sygn. akt I FSK 1725/17). Stanowisko sądów zaczęło się zmieniać w tym temacie. W wyroku NSA z 17 marca 2022 r. (sygn. akt I FSK 1301/18) czytamy:

W rezultacie skład orzekający w niniejszej sprawie nie podziela stanowiska przedstawionego przez Naczelny Sąd Administracyjny w powołanym przez organ w piśmie procesowym wyroku z 1 lipca 2020 r., sygn. akt I FSK 1725/17 (CBOSA). W świetle przedstawionych wyjaśnień nie można zgodzić się bowiem ze stanowiskiem, że w przypadku sprzedaży udokumentowanej paragonami fiskalnymi zgodnie z faktycznym przebiegiem tej transakcji, podatnik-sprzedawca, w sytuacji wcześniejszego zastosowania zawyżonej stawki VAT, nie może następnie jednostronnie i bez udziału drugiej strony tak wykazanej transakcji zastosować stawkę niższą. W szczególności nie można podzielić argumentacji zaprezentowanej w powołanym wyroku, że umożliwienie podatnikowi dokonania korekty bez jednoczesnego udziału drugiej strony transakcji mogłoby prowadzić do tworzenia sytuacji, w których sprzedawca mógłby nawet celowo manipulować tymi parametrami i bezpośrednio po zrealizowanych transakcjach tak je korygować, aby poprzez zmianę wartości podatku należnego VAT (uprzednio już skalkulowanego w cenie) uzyskiwać dodatkowe przysporzenia finansowe.

Następnie 23 czerwca 2022 r. NSA (sygn. akt I FSK 925/18 i I FSK 1225/18) zadał TSUE pytanie prejudycjalne, czy możliwa jest korekta, gdy nie zwrócono zawyżonego VAT klientowi, który go zapłacił.

Na wyrok TSUE przyjdzie nam zapewne jeszcze trochę poczekać, ale w podobnej sprawie dotyczącej austriackich przepisów rzecznik generalna TSUE uznała, że prawo do korekty powinno przysługiwać (zob. opinia rzecznik generalnej TSUE z 8 września 2022 r., sygn. C-378/21). Dlatego jest nadzieja, że podatnicy będą mogli odzyskać błędnie odprowadzony VAT mimo braku zwrotu nadpłaconej kwoty klientowi.

Podstawa prawna:

• art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 106j ust. 1 oraz art. 108 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180

• § 3 ust. 2, 3, 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 sierpnia 2021 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.375.2021.1.MN)

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.129.2021.1.PRM)

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 sierpnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.330.2021.2.MT/JG)

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok NSA z 1 lipca 2020 r. (sygn. akt I FSK 1725/17)

• wyrok NSA z 17 marca 2022 r. (sygn. akt I FSK 1301/18)

• postanowienie NSA 23 czerwca 2022 r. (sygn. akt I FSK 925/18 i I FSK 1225/18)

• opinia rzecznik generalnej TSUE z 8 września 2022 r., sygn. C-378/21

Ewa Kowalska, ekspert w zakresie VAT