Zwrot towaru bez paragonu - rozliczenie VAT

Czy można skorygować VAT w przypadku zwrotu towaru bez paragonu fiskalnego?

Tak, brak paragonu fiskalnego, przy odpowiednim udokumentowaniu danej czynności, nie wyklucza prawa do korekty sprzedaży. Szczegóły w dalszej części artykułu.

Kasa fiskalna nie zarejestruje zwrotu towaru

Zwrotu towaru przez nabywcę nie można zaewidencjonować w kasie rejestrującej, gdyż urządzenie to nie ma funkcji sporządzania dokumentów korygujących (§ 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas). Czynności ewidencjonowane w kasie rejestrującej są zapisywane w pamięci fiskalnej skonstruowanej w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję w jej zapisy.
Podatnik przyjmujący zwrot towaru, którego sprzedaż zaewidencjonował uprzednio w kasie rejestrującej, nie ma zatem możliwości wystawienia korekty paragonu fiskalnego lub odnotowania tego zdarzenia w samym urządzeniu.
Wszelkie zmiany wartości sprzedaży muszą być już dokonywane poza kasą rejestrującą. Ewentualna korekta jest możliwa wyłącznie do momentu wydruku paragonu fiskalnego. Późniejsza ingerencja w te zapisy nie jest już możliwa. Nie oznacza to, że sprzedawca jest pozbawiony prawa do korekty takiej sprzedaży.

Ewidencja zwrotów towarów

Korygowanie wartości sprzedaży ujętej w kasie rejestrującej odbywa się na podstawie odrębnych ewidencji, do prowadzenia których sprzedawca jest obowiązany na podstawie § 3 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas. Przepisy rozporządzenia wskazują na dwa podstawowe przypadki takich korekt. Mogą one obejmować zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, skutkujące zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, oraz tzw. oczywiste pomyłki popełnione przy ewidencjonowaniu. Zmiana wartości sprzedaży i kwot podatku należnego może obejmować również inne niż oczywiste pomyłki błędy w ewidencjonowaniu sprzedaży w kasie rejestrującej.

W przypadku zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług ewidencja powinna zawierać:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Prowadzona ewidencja upoważnia podatnika do pomniejszenia wartości sprzedaży oraz kwoty podatku należnego, wynikających z otrzymanych zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, których sprzedaż zaewidencjonował wcześniej w kasie rejestrującej. Korektę sprzedaży ujmujemy na bieżąco, tj. w rozliczeniu za okres dokonania zwrotu.

Przykład
26 lipca 2022 r. krajowy podatnik dokonał sprzedaży odzieży w sklepie stacjonarnym, ewidencjonując transakcję w kasie rejestrującej. 29 lipca 2022 r. nabywca zwrócił jednak wszystkie zakupione produkty. Prowadzona polityka zwrotów sprzedawcy umożliwiała zwrot towaru bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od dnia dokonania zakupu. Dokonując zwrotu towaru, nabywca przekazał sprzedawcy paragon fiskalny, wydany mu w chwili zakupu. Sporządzono protokół przyjęcia zwrotu towaru, podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, a nabywca otrzymał zwrot kwoty zapłaconej za towar. Sprzedawca rozlicza się z tytułu podatku od towarów i usług miesięcznie.
W przedstawionej sytuacji sprzedawca powinien ująć dane dotyczące przyjętego zwrotu towaru w ewidencji zwrotów towarów. Do ewidencji sprzedawca dołącza również paragon fiskalny zwrócony przez nabywcę towarów. Zapisy w prowadzonej ewidencji wraz z dołączonym paragonem fiskalnym oraz protokołem przyjęcia zwrotu towarów będą podstawą do obniżenia wartości sprzedaży i kwoty podatku należnego w rozliczeniu za lipiec 2022 r.

Brak paragonu a prawo do korekty VAT

Zdarza się jednak, że klient dokonujący zwrotu towaru nie zachował otrzymanego paragonu fiskalnego. Według rozporządzenia w sprawie kas do ewidencji zwrotów należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Dokumentem tym jest zasadniczo paragon fiskalny potwierdzający zakup towaru u sprzedawcy w konkretnym dniu. Ale nie jest to jedyny dokument, który może potwierdzać sprzedaż. W celach dowodowych można wykorzystać również inne dokumenty, które potwierdzają dokonanie sprzedaży przez podatnika w danym dniu. Oczywiście sprzedawca powinien bezspornie wykazać, że zwrot został dokonany i obejmuje towar wcześniej u niego nabyty. Nie powinno to jednak nastręczać problemów.

Jako dowód może być również wykorzystany przykładowo dokument gwarancyjny towaru czy dokument z terminala płatniczego, potwierdzający realizację zapłaty za towar. Nabywca może też sporządzić krótkie oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego, które sprzedawca dołączy do prowadzonej ewidencji. Dokumentami potwierdzającymi dokonany zwrot będą oczywiście także wszelkie dowody rozliczeń finansowych związane ze zwrotem środków nabywcy, takie jak wyciąg z terminala płatniczego czy podpisane przez nabywcę oświadczenie o otrzymaniu zwrotu gotówki. Jeżeli takie dokumenty będą jednoznacznie potwierdzały fakt dokonania zwrotu nabytego uprzednio towaru, korekta wartości sprzedaży i kwoty podatku należnego powinna być bezspornie akceptowana.

Stanowisko to potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.780.2021.1.JKU) stwierdzono:

Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

W efekcie organ podatkowy uznał, że gromadzone przez spółkę dokumenty (w szczególności posiadanie podpisanego przez klienta oświadczenia oraz potwierdzenia zwrotu środków pieniężnych klientowi w związku z przyjętym zwrotem towaru i protokołu zwrotu towaru) mogą być uznane za dokumentację, z której wynika, że spółka uzgodniła z klientem warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów oraz warunki te zostały spełnione (mimo że spółka nie otrzyma od klienta zwracającego towar paragonu potwierdzającego jego zakup).

Przykład
26 lipca 2022 r. krajowy podatnik dokonał sprzedaży odzieży, ewidencjonując transakcję w kasie rejestrującej. 29 lipca 2022 r. nabywca dokonał zwrotu wszystkich zakupionych produktów. Zagubił jednak paragon fiskalny i nie przekazał go sprzedawcy. Płatność za towar była realizowana za pośrednictwem karty płatniczej. Nabywca przedłożył sprzedawcy potwierdzenie dokonania zapłaty z terminala płatniczego. 29 lipca 2022 r. sporządzono protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, w którym zawarto informację o zagubieniu paragonu przez klienta. Po przyjęciu zwrotu towarów sprzedawca dokonał zwrotu środków na kartę płatniczą nabywcy.
W przedstawionej sytuacji sprzedawca powinien wprowadzić dane dotyczące przyjętego zwrotu do ewidencji zwrotów towarów. Mimo braku paragonu podatnik może dokonać korekty VAT w JPK_V7 za lipiec 2022 r.

Warto ponadto zauważyć, że w stanie faktycznym będącym przedmiotem cytowanego rozstrzygnięcia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej podatnik wdrożył specjalne procedury stosowane przy zwrotach towarów, w sytuacji gdy klient nie posiadał dowodu zakupu w postaci paragonu fiskalnego. I tak, pracownicy przyjmowali zwrot wyłącznie po dokładnym sprawdzeniu, że dany towar istnieje lub istniał w gamie asortymentowej spółki. Każdorazowo wymagano również złożenia specjalnego, pisemnego oświadczenia, w którym klient potwierdzał, że towar będący przedmiotem zwrotu został zakupiony w sklepie spółki, a niemożność przedłożenia dowodu zakupu (paragonu) wynika z jego zagubienia. Oświadczenie zawierało imię, nazwisko klienta, datę zakupu towaru oraz datę i miejsce zwrotu i złożenia oświadczenia. Było podpisywane własnoręcznie przez klienta w obecności pracownika spółki. Sporządzano również protokół zwrotu towaru i potwierdzenie zwrotu środków pieniężnych klientowi w związku z przyjętym towarem.

W przypadku podmiotów, u których zwroty towarów dokonywane są powszechnie, wdrożenie podobnych, ściśle określonych procedur, będzie z pewnością zasadne. W razie ewentualnej kontroli organów podatkowych tak gromadzone dokumenty, przy braku oryginału paragonu fiskalnego, będą z pewnością stanowiły wiarygodne dowody potwierdzające fakt przyjęcia zwrotu towaru od klienta.

Podstawa prawna:

• art. 106j ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561

• § 2 pkt 14 oraz § 3 pkt 2, 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.780.2021.1.JKU)

Ewa Kowalska, Ekspert w zakresie VAT

Polecamy: „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur z serwisem online”

Polecamy: „Zarządzanie biurem rachunkowym”

Polecamy: „Kontrola skarbowa w firmie”