REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przechowywać paragony i raporty fiskalne?

Subskrybuj nas na Youtube
Przechowywanie paragonów i raportów fiskalnych, wydruki, forma elektroniczna; paragony, VAT, kasa fiskalna
Przechowywanie paragonów i raportów fiskalnych, wydruki, forma elektroniczna; paragony, VAT, kasa fiskalna

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzimy sklep internetowy. Do każdej sprzedaży ewidencjonowanej na kasie z elektronicznym zapisem kopii wystawiamy fakturę elektroniczną. Do tych faktur musimy przechowywać paragony klienta. Czy możemy je zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej? A co z raportami fiskalnymi?

Jak przechowywać drukowane dokumenty kasowe (paragony i raporty fiskalne)?

Tak, przepisy nie zabraniają przechowywania wydrukowanych paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Faktura elektroniczna i paragon

Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Jeśli jest to faktura elektroniczna, to podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT). Taka sytuacja ma miejsce w Państwa przypadku. Klientowi jest wydawana tylko faktura elektroniczna. Paragon przeznaczony dla niego przechowuje sprzedawca.

Obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych.

Podatnicy prowadzący ewidencję na kasie rejestrującej mają wiele obowiązków. Należy do nich przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

Wydruk dokumentów kasowych

Gdy prowadzą ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy:

REKLAMA

  • paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, gdy kasa jest zamieszczona w urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług, oraz
  • raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Jak przechowywać wydrukowane paragony?

Jak wynika z zacytowanych przepisów, dokumenty kasowe, do których należą bez wątpienia paragony, należy przechowywać według zasad wskazanych w ustawie o rachunkowości. Z regulacji tych wynika, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • w jednostce, chyba że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów,
  • w oryginalnej postaci,
  • w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • w podziale na okresy sprawozdawcze,
  • w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Od zasady, że dowody księgowe muszą być przechowywyane w oryginalnej postaci przewidziano wyjątek. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci, zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Ważne!
Treść papierowych dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Dygitalizacja papierowych dowodów księgowych jest niemożliwa w przypadku dokumentów dotyczących:

  • przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
  • powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
  • znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Oznacza to, że papierowe paragony mogą być przechowywane w formie elektronicznej, gdy jest możliwy ich wydruk. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie zabraniają tego. Nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej, gdy pozostałe warunki przechowywania zostaną spełnione. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały jednocześnie udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN) czytamy:

Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:

· przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,

· niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów),

będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy.

Wydrukowane raporty fiskalne można przechowywać w formie elektronicznej

Dotyczy to również raportów fiskalnych drukowanych. Nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowanie:
Tym samym w przypadku posiadania kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie paragonów klientów, jak i pozostałych dokumentów fiskalnych drukowanych, tj. raportów fiskalnych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków. Można je po wydrukowaniu zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej.

Podstawa prawna:

- art. 106h, art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561,

- art. 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488,

- § 29 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN).

Joanna Dmowska, Ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

REKLAMA

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA