REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przechowywać paragony i raporty fiskalne?

Subskrybuj nas na Youtube
Przechowywanie paragonów i raportów fiskalnych, wydruki, forma elektroniczna; paragony, VAT, kasa fiskalna
Przechowywanie paragonów i raportów fiskalnych, wydruki, forma elektroniczna; paragony, VAT, kasa fiskalna

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzimy sklep internetowy. Do każdej sprzedaży ewidencjonowanej na kasie z elektronicznym zapisem kopii wystawiamy fakturę elektroniczną. Do tych faktur musimy przechowywać paragony klienta. Czy możemy je zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej? A co z raportami fiskalnymi?

Jak przechowywać drukowane dokumenty kasowe (paragony i raporty fiskalne)?

Tak, przepisy nie zabraniają przechowywania wydrukowanych paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

Faktura elektroniczna i paragon

Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Jeśli jest to faktura elektroniczna, to podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT). Taka sytuacja ma miejsce w Państwa przypadku. Klientowi jest wydawana tylko faktura elektroniczna. Paragon przeznaczony dla niego przechowuje sprzedawca.

Obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych.

Podatnicy prowadzący ewidencję na kasie rejestrującej mają wiele obowiązków. Należy do nich przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

Wydruk dokumentów kasowych

Gdy prowadzą ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy:

  • paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, gdy kasa jest zamieszczona w urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług, oraz
  • raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Jak przechowywać wydrukowane paragony?

Jak wynika z zacytowanych przepisów, dokumenty kasowe, do których należą bez wątpienia paragony, należy przechowywać według zasad wskazanych w ustawie o rachunkowości. Z regulacji tych wynika, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • w jednostce, chyba że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów,
  • w oryginalnej postaci,
  • w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • w podziale na okresy sprawozdawcze,
  • w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

REKLAMA

Od zasady, że dowody księgowe muszą być przechowywyane w oryginalnej postaci przewidziano wyjątek. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci, zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Ważne!
Treść papierowych dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Dygitalizacja papierowych dowodów księgowych jest niemożliwa w przypadku dokumentów dotyczących:

  • przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
  • powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
  • znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Oznacza to, że papierowe paragony mogą być przechowywane w formie elektronicznej, gdy jest możliwy ich wydruk. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie zabraniają tego. Nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej, gdy pozostałe warunki przechowywania zostaną spełnione. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały jednocześnie udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN) czytamy:

Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:

· przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,

· niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów),

będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy.

Wydrukowane raporty fiskalne można przechowywać w formie elektronicznej

Dotyczy to również raportów fiskalnych drukowanych. Nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowanie:
Tym samym w przypadku posiadania kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie paragonów klientów, jak i pozostałych dokumentów fiskalnych drukowanych, tj. raportów fiskalnych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków. Można je po wydrukowaniu zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej.

Podstawa prawna:

- art. 106h, art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561,

- art. 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488,

- § 29 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN).

Joanna Dmowska, Ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA