Jak przechowywać paragony i raporty fiskalne?

Jak przechowywać drukowane dokumenty kasowe (paragony i raporty fiskalne)?

Tak, przepisy nie zabraniają przechowywania wydrukowanych paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej. Szczegóły w dalszej części artykułu.

Faktura elektroniczna i paragon

Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Jeśli jest to faktura elektroniczna, to podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT). Taka sytuacja ma miejsce w Państwa przypadku. Klientowi jest wydawana tylko faktura elektroniczna. Paragon przeznaczony dla niego przechowuje sprzedawca.

Obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych.

Podatnicy prowadzący ewidencję na kasie rejestrującej mają wiele obowiązków. Należy do nich przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

Wydruk dokumentów kasowych

Gdy prowadzą ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy:

• paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, gdy kasa jest zamieszczona w urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług, oraz
• raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Jak przechowywać wydrukowane paragony?

Jak wynika z zacytowanych przepisów, dokumenty kasowe, do których należą bez wątpienia paragony, należy przechowywać według zasad wskazanych w ustawie o rachunkowości. Z regulacji tych wynika, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się:

• w jednostce, chyba że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów,
• w oryginalnej postaci,
• w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• w podziale na okresy sprawozdawcze,
• w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Od zasady, że dowody księgowe muszą być przechowywyane w oryginalnej postaci przewidziano wyjątek. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci, zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Ważne!
Treść papierowych dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Dygitalizacja papierowych dowodów księgowych jest niemożliwa w przypadku dokumentów dotyczących:

• przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
• powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
• znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Oznacza to, że papierowe paragony mogą być przechowywane w formie elektronicznej, gdy jest możliwy ich wydruk. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie zabraniają tego. Nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej, gdy pozostałe warunki przechowywania zostaną spełnione. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały jednocześnie udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN) czytamy:

Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:

· przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,

· niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów),

będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy.

Wydrukowane raporty fiskalne można przechowywać w formie elektronicznej

Dotyczy to również raportów fiskalnych drukowanych. Nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowanie:
Tym samym w przypadku posiadania kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie paragonów klientów, jak i pozostałych dokumentów fiskalnych drukowanych, tj. raportów fiskalnych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków. Można je po wydrukowaniu zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej.

Podstawa prawna:

- art. 106h, art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561,

- art. 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488,

- § 29 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN).

Joanna Dmowska, Ekspert w zakresie VAT