REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przechowywać paragony i raporty fiskalne?

Subskrybuj nas na Youtube
Przechowywanie paragonów i raportów fiskalnych, wydruki, forma elektroniczna; paragony, VAT, kasa fiskalna
Przechowywanie paragonów i raportów fiskalnych, wydruki, forma elektroniczna; paragony, VAT, kasa fiskalna

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzimy sklep internetowy. Do każdej sprzedaży ewidencjonowanej na kasie z elektronicznym zapisem kopii wystawiamy fakturę elektroniczną. Do tych faktur musimy przechowywać paragony klienta. Czy możemy je zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej? A co z raportami fiskalnymi?

Jak przechowywać drukowane dokumenty kasowe (paragony i raporty fiskalne)?

Tak, przepisy nie zabraniają przechowywania wydrukowanych paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

Autopromocja

Faktura elektroniczna i paragon

Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Jeśli jest to faktura elektroniczna, to podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT). Taka sytuacja ma miejsce w Państwa przypadku. Klientowi jest wydawana tylko faktura elektroniczna. Paragon przeznaczony dla niego przechowuje sprzedawca.

Obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych.

Podatnicy prowadzący ewidencję na kasie rejestrującej mają wiele obowiązków. Należy do nich przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

Wydruk dokumentów kasowych

Gdy prowadzą ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy:

  • paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, gdy kasa jest zamieszczona w urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług, oraz
  • raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Jak przechowywać wydrukowane paragony?

Jak wynika z zacytowanych przepisów, dokumenty kasowe, do których należą bez wątpienia paragony, należy przechowywać według zasad wskazanych w ustawie o rachunkowości. Z regulacji tych wynika, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • w jednostce, chyba że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów,
  • w oryginalnej postaci,
  • w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • w podziale na okresy sprawozdawcze,
  • w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Od zasady, że dowody księgowe muszą być przechowywyane w oryginalnej postaci przewidziano wyjątek. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci, zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Ważne!
Treść papierowych dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Dygitalizacja papierowych dowodów księgowych jest niemożliwa w przypadku dokumentów dotyczących:

  • przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
  • powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
  • znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Oznacza to, że papierowe paragony mogą być przechowywane w formie elektronicznej, gdy jest możliwy ich wydruk. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie zabraniają tego. Nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej, gdy pozostałe warunki przechowywania zostaną spełnione. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały jednocześnie udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN) czytamy:

Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:

· przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,

· niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów),

będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy.

Wydrukowane raporty fiskalne można przechowywać w formie elektronicznej

Dotyczy to również raportów fiskalnych drukowanych. Nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowanie:
Tym samym w przypadku posiadania kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie paragonów klientów, jak i pozostałych dokumentów fiskalnych drukowanych, tj. raportów fiskalnych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków. Można je po wydrukowaniu zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej.

Podstawa prawna:

- art. 106h, art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561,

- art. 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488,

- § 29 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN).

Joanna Dmowska, Ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Jaka najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku? Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd proponuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

REKLAMA