Reklama internetowa (Google AdWords, Facebook) - fakturowanie, księgowanie i rozliczanie VAT

Obowiązek rejestracji do VAT-UE

Bardzo ważne jest, aby przed dokonaniem zakupu usługi reklamy w wyszukiwarce Google czy utworzenia swojego fanpage’a, dokonać rejestracji do VATu unijnego, jeśli wcześniej podatnik nie dokonał takiego zgłoszenia. Ten obowiązek dotyczy zarówno płatników VAT jak też nieVATowców. Rejestracji do VATu unijnego, dokonujemy na formularzu VAT-R.

Jeśli zgłoszenia dokonuje nieVATowiec, może nadal pozostać niezarejestrowanym podatnikiem VATu w Polsce, ale na mocy zgłoszenia stanie się VATowcem unijnym. Gdy po złożeniu deklaracji rejestrującej, pracownik urzędu dokona wpisu do systemu, nasz numer NIP będzie widoczny na stronie Komisji Europejskiej.

Wygląd faktury

Faktury wystawione przez zagranicznych kontrahentów, mogą się różnić od polskich dokumentów ze względu na to, że każdy sprzedawca wystawia fakturę zgodnie z przepisami obowiązującymi w jego kraju. Dzięki temu, że kraje unijne licznie wymieniają się swoimi usługami i towarami, faktury są raczej ujednolicone w swoich elementach lub treściach, zatem księgowanie ich nie jest kłopotliwe.

Platformy Google AdWords oraz Facebook, automatycznie pobierają dane z założonego konta. Czyli przedsiębiorca samodzielnie decyduje w jaki sposób jego dane mają być uwidocznione na fakturach. Bardzo ważne jest to, aby zaznaczyć opcję potwierdzającą, że założone konto jest kontem firmowym, służącym do celów komercyjnych.

Po dokonaniu rejestracji do VAT-UE, przed swoim numerem NIP należy określić prefiks swojego kraju, czyli przez polski podmiot będzie stosowany skrót PL. Dodatkowo, na fakturze nie powinniśmy znaleźć stawki ani kwoty podatku VAT. Faktury będą natomiast zawierały adnotację odwrotnego obciążenia (Reverse charge) w podatku VAT. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz dyrektywy Rady Unii Europejskiej 2006/112/WE, obowiązek rozliczenia podatku VAT przy tego typu usługach, spoczywa na nabywcy, który rozlicza usługę stosując stawki VAT obowiązujące w jego kraju.

W sytuacji, gdy na otrzymanej fakturze jest wskazana stawka VAT polska lub inna, należy sprawdzić czy posiadane konto jest skonfigurowane jako firmowe, czyli z symbolem PL wraz z numerem NIP oraz czy nasz numer NIP pojawia się jako aktywny VATowiec unijny w systemie VIES. Jeśli nie widzimy powodu, dla którego sprzedawca naliczył podatek VAT i nie zastosował procedury odwrotnego obciążenia, należy skontaktować się z wystawcą faktury w celu wyjaśnienia dokumentu.

Biuletyn VAT

Daty na fakturach

Dodatkowym elementem, na który należy zwrócić uwagę jest data wystawienia oraz data sprzedaży/dostawy usługi. Najczęściej spotykamy się z sytuacją, w której daty te są takie same – np. ostatni dzień miesiąca. W takiej sytuacji, faktura jest ujmowana w tej samej dacie zarówno w rejestrach VAT, jak też w księdze przychodów i rozchodów (KPiR).

Czasami okres świadczenia usług może skończyć się w jednym miesiącu, a data wystawienia faktury może być już w miesiącu kolejnym. Taka faktura będzie miała różne daty księgowania w rejestrach VAT (w dacie sprzedaży) i KPiR (data wystawienia faktury).

W sytuacji, gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej, musi ona zostać przeliczona na PLN i po przeliczeniu zaksięgowana w rejestrach VAT i KPiR. Zgodnie z art. 31a ust. 1 oraz art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT, kwotę na fakturze należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień wykonania usługi czyli dokonania sprzedaży. Z kolei w KPiR, wydatek jest wykazywany w dacie wystawienia faktury, dlatego kursem, po którym przeliczamy wydatek jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

Sposób księgowania faktury przez VATowca

Kwota widoczna na fakturze zakupu usługi jest traktowana jako wartość netto, do której należy naliczyć podatek VAT w takiej stawce, jaką naliczyłby za taką usługę polski sprzedawca. W przypadku reklamy, jest to 23%. Tak obliczona kwota podatku VAT jest ujmowana w ewidencji zakupów VAT oraz w ewidencji sprzedaży VAT, czyli staje się neutralna dla firm, posiadających wskaźnik VAT 100% (sprzedają swoje usługi i towary po stawkach innych niż „zwolniony”).

Zdarza się, że system VIES jeszcze nie potwierdza naszego statusu VATowca unijnego ponieważ np. był krótki okres między rejestracją do VAT-UE a wystawieniem faktury lub konto przez pomyłkę zostało oznaczone jako prywatne – wtedy na fakturze znajdujemy naliczony podatek VAT. W takiej sytuacji rozpoznajemy import usług i do kwoty brutto doliczamy podatek VAT, wykazując go w rejestrach VAT i deklaracji.

W deklaracji VAT-7 [wersja 16] oraz w kwartalnej VAT-7K [wersja 10], kwota z faktury oraz doliczony podatek VAT wykazywana jest w rubryce „12. Import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy”.

Dokonanie zakupu usługi od kontrahenta zagranicznego przez VATowca, nie jest wykazywana na żadnej dodatkowej deklaracji, oprócz deklaracji VAT-7 (VAT-7K).