Korekta VAT należnego możliwa także bez paragonu fiskalnego

W myśl art. 29a ust. 10 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT), podstawę opodatkowania obniża się o zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło. Przepis ten będzie miał zastosowanie m.in. w sytuacji, gdy klient zwróci niewykorzystany bilet wstępu. Przy czym konieczne jest, aby wynikiem powyższej czynności był zwrot całości lub części otrzymanej zapłaty. Po dokonaniu takiego zwrotu, sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania, co wpłynie na zmniejszenie wysokości podlegającego rozliczeniu podatku należnego.

Należy przy tym pamiętać, że ewidencja sprzedaży na rzecz osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej prowadzona jest, co do zasady, przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W ramach tak prowadzonej ewidencji kupujący otrzymuje paragon fiskalny, który stanowi dowód zakupu. W odniesieniu do tego rodzaju sprzedaży przewidziano przepisy regulujące szczególne postępowanie w razie dokonania zwrotu towaru lub uznania reklamacji.

Polecamy: Biuletyn VAT

Przepisy te ujęte zostały w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (zwane dalej rozporządzeniem). W myśl § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia, na kasie rejestrującej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, ujmuje się powyższe w odrębnej ewidencji zwanej ewidencją zwrotów towarów i uznanych reklamacji. W § 3 ust. 4 rozporządzenia wskazano, iż tego rodzaju ewidencja powinna zawierać:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Spółka Zamek prowadzi galerię sztuki i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje bilety wstępu. Do sprzedanego biletu zawsze dołączany jest paragon fiskalny. Zdarza się, że klient wraca z niewykorzystanym biletem wstępu, domaga się wówczas zwrotu należności ponieważ usługa nie została wykonana. Spółka zastanawia się jak ma postąpić w sytuacji, gdy klient zgubił paragon fiskalny, czy Spółka może wówczas dokonać zwrotu należności?

Ewentualny zwrot należności powinien zostać ujęty w ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji. Jednym z elementów jaki powinna zawierać tego rodzaju ewidencja jest dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Dokumentem tym jest zasadniczo wydany kupującemu paragon fiskalny. Należy jednak zauważyć, że rozporządzenie nie przewiduje jednoznacznie, iż musi być to paragon fiskalny, stanowi wyłącznie o dokumencie potwierdzającym sprzedaż. Zdaniem autora, w przedstawionym przykładzie dostatecznym dowodem sprzedaży będzie np. bilet wstępu. Tym samym na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne jest dokonanie zwrotu należności za niewykorzystany bilet bez przedstawienia przez nabywcę paragonu fiskalnego.

Podsumowując, przy sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej ewentualny zwrot całości lub części należności (dokonany w wyniku uznania reklamacji) powinien zostać ujęty w ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji. Ewidencja ta powinna zawierać określone informacje o transakcji. Ponadto Sprzedawca obowiązany jest do uzyskania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży (nie musi być to paragon fiskalny, może być to np. sprzedany bilet wstępu) oraz do sporządzenia odpowiedniego protokołu podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę.

Piotr Kępisty, konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.