Jak właściwie udokumentować wewnątrzwspólnotową dostawę towarów?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10 (chodzi o numer podatników VAT UE, pod którym są identyfikowani na potrzeby podatku) na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;

2) podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (art. 42. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.).

Jak wynika ze wskazanego wyżej, aby móc skorzystać z 0-proc. stawki VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik musi posiadać dowody wywiezienia towaru z kraju i ich dostarczenia do nabywcy.

Tymi dowodami są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2) kopia faktury,
3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (art. 42 ust. 3 ustawy o VAT).

W przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz kopii faktury i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
- adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy;
- określenie towarów i ich ilości;
- potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
- rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego (art. 42 ust. 4 ustawy o VAT).

Natomiast w razie wywozu przez nabywcę nowych środków transportu bez użycia innego środka transportu (przewozowego) podatnik, poza kopią faktury oraz specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku, powinien posiadać dokument zawierający dane umożliwiające prawidłową identyfikację podatnika dokonującego dostaw i nabywcy oraz nowego środka transportu, a przede wszystkim:

1) dane dotyczące podatnika i nabywcy,
2) dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,
3) datę dostawy,
4) podpisy podatnika i nabywcy,
5) oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy,
6) pouczenie nabywcy o skutkach niewywiązywania się z obowiązku, o którym mowa w pkt 5 (art. 42 ust. 5 ustawy o VAT).

Może się zdarzyć, że w przypadkach wymienionych w art. 42 ust. 3-5 ustawy o VAT nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami dokonania WDT, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (art. 43 ust. 11 ustawy o VAT).

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

Jeśli chodzi o to, jakie dokumenty są niezbędne do udowodnienia WDT, które pełnią jedynie rolę uzupełniającą, to art. 42 ust. 3 i 4 określa podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy.

Omawiając kwestie związane z właściwym dokumentowaniem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów trzeba także podkreślić, że w postępowaniu podatkowym dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być przede wszystkim księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej).
W postępowaniu podatkowym obowiązuje zasada, że dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Jeśli dokumenty, o których jest mowa w art. 42 ust. 3-5 ustawy o VAT nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów oznacza to, że nie spełniają one warunków wymaganych od dokumentów, o których mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 i ust. 4, ponieważ dokumenty sporządzone zgodnie z wymogami tych przepisów w/w fakt muszą potwierdzać w sposób jednoznaczny.

Oznacza to, że podatnik powinien posiadać dowody, o których jest mowa w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, jednak w przypadku braku tych dokumentów lub też braku określonych danych na tych dokumentach, które są wymagane przepisami, podatnik może udowodnić fakt dokonania WDT także dowodami, które wymienia art. 42 ust. 11 ustawy o VAT.
Jeśli podatnik nie posiada dowodów, które wymienia art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, może udowodnić fakt dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dowodami, które wymienia art. 42 ust. 11 ustawy o VAT. Dowody te muszą mieć formę dokumentów.

Warto też podkreślić, że przeciwko nadmiernemu formalizmowi w zakresie dokumentowania WDT opowiada się w swoich orzeczeniach Europejski Trybunał Sprawiedliwości.

Przykładowo w wyroku o sygn. C-146/05 ETS orzekł, że przepis krajowy, który uzależnia prawo do zwolnienia od podatku dostawy wewnątrzwspólnotowej od spełnienia obowiązków formalnych, nieuwzględniając wymogów merytorycznych, a przede wszystkim nie biorąc pod uwagę kwestii, czy zostały one spełnione, wykracza poza to, co jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowego poboru podatku.

Polecamy: Najczęstsze błędy w PIT-ach

W konsekwencji ETS stwierdził, że dla skorzystania ze zwolnienia WDT od podatku istotne jest udowodnienie przez podatnika, że spełnił on warunki merytoryczne WDT, głównie w zakresie wywozu towarów do innego państwa członkowskiego, lecz ich niespełnienie w całości, gdy fakt ten zostanie jednak wykazany innymi dowodami, nie może uniemożliwiać stosowania tego zwolnienia (czyli w Polsce stawki 0%).

W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczające jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10).