Jak posługiwać się e-fakturami

Przeciwnicy e-faktur wskazują na koszty ich stosowania. Obecnie faktura nie musi zawierać dwóch elementów, które zmuszałyby do przesyłania papierowego oryginału faktury nabywcy usługi albo towaru np. pocztą – są to podpis oraz pieczęć firmowa. Oznacza to, że fakturę można przesłać e-mailem do kontrahenta jako plik Worda albo w formacie PDF. Odbiorca wydrukuje ją i w wersji papierowej umieści w dokumentacji firmy. Tak więc już dziś jest możliwość przekazania faktury za pośrednictwem e-maila, a konieczność wydrukowania tak przekazanych faktur stanowi poważny koszt jedynie dla firm zawierających w skali miesiąca dużą liczbę transakcji.

W przypadku e-faktur trzeba natomiast ponieść znaczące – z perspektywy małej firmy – wydatki.

 

Pierwszy sposób, to opatrzenie e-faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jest to pojęcie zdefiniowane w ustawie o podpisie elektronicznym.

Drugim sposobem jest sięgnięcie po wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Ten sposób najprawdopodobniej nie będzie się cieszył popularnością.

Jaki jest koszt e-podpisu? Eksperci odradzający posługiwanie się dyskietką jako nośnikiem e-podpisu rekomendują kartę kryptograficzną z czytnikiem. Wraz z certyfikatem oraz oprogramowaniem daje to koszt w przedziale 400 – 1100 zł. Do tego jednak trzeba co kilkanaście miesięcy zapłacić abonament za prawo stosowania e-podpisu weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Ponieważ tylko cztery firmy w Polsce je wystawiają (Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), Unizeto, Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz TP Internet), istnieje obawa porozumień monopolistycznych i wysokich cen usług tych firm. Prawo do stosowania e-faktur to nie tylko jednorazowy koszt zakupu infrastruktury niezbędnej do stosowania bezpiecznego podpisu oraz abonament za e-podpis.

 

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

 

Dodatkowo mali przedsiębiorcy będący dostawcami i kooperantami dużych firm i wystawiający w skali roku kilkanaście faktur VAT obawiają się, że po przejściu dużych firm na system e-faktur zostaną zmuszeni do przejścia na e-faktury wraz z koniecznością poniesienia wszystkich wymienionych kosztów.

Posiadanie oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnej do wystawiania e-faktur nie oznacza, że firma może się nimi posługiwać.

 

 

Akceptacja może być wyrażona nie tylko w formie pisemnej. Wystarczy wyrażenie zgody w formie elektronicznej. Tak więc przedsiębiorca może otrzymać zgodę na otrzymywanie e-faktur od swojego kontrahenta w formie e-maila. Nie może być to jednak zwykły e-mail. Musi spełniać wymogi przewidziane dla e-faktur. Tak więc musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Uderza to w szybkie dokonywanie transakcji (dziś akceptacja faktur, dziś e-faktura), co jest charakterystyczne dla zawierania ich za pośrednictwem Internetu.