Jak prawidłowo wystawiać i rozliczać faktury VAT

Faktury VAT co do zasady wystawiają czynni podatnicy VAT. Z obowiązku tego są zwolnieni w sytuacji, gdy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - w takich przypadkach faktura jest wystawiana obowiązkowo wyłącznie na wyraźne życzenie zainteresowanego, jako udokumentowanie transakcji. Inaczej jest w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Podatnik ma wówczas obowiązek wystawienia faktury również wtedy, gdy sprzedaż wysyłkowa lub dostawa wewnątrzwspólnotowa są wykonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wystawienie faktury jest też konieczne w przypadku, gdy dostawy towarów lub świadczenia usług dokonują podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeśli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium Polski lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze - w przypadku państwa trzeciego.

 

Ustawa o VAT przewiduje ponadto, że zasady te stosuje się także do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a zatem w razie otrzymania zaliczek i przedpłat.

 

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik wystawia fakturę w trzech egzemplarzach. Oryginał faktury jest wydawany nabywcy, jedną z kopii podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w ciągu 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o VAT.

Jednak podatnicy mają całkowitą dowolność w zakresie składania podpisu na fakturze. Co do zasady podatnicy nie mają obowiązku umieszczania na fakturach podpisów osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktury lub podpisów oraz imion i nazwisk tych osób. Ta sama reguła odnosi się również do faktur korygujących. Podatnicy nie muszą więc obawiać się, że organ podatkowy będzie wymagał od nich, by dopilnowali tego, by wystawca podpisał fakturę. Podatnik nie może też zostać ukarany za brak podpisu. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, by obydwie strony transakcji podpisywały fakturę. W praktyce podkreśla się jednak, że podpisanie faktury, głównie w odniesieniu do odbiorcy, może mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdyby pomiędzy wystawcą a nabywcą miało dojść do sporu. W takiej sytuacji podpisana faktura z pewnością zyskuje na znaczeniu dowodowym.

 

Dokumentując ponoszone przez podatnika wydatki dotyczące działalności firmy za pomocą faktur należy zwrócić uwagę na to, by dane umieszczone na fakturze były zgodne z tymi, które zostały podane w zgłoszeniu rejestracyjnym.

Szczególną formą dokumentowania sprzedaży są faktury VAT RR, które mogą być sporządzane przez nabywców produktów rolnych lub usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Trzeba przy tym pamiętać, że prawo wystawiania tego rodzaju faktur mają tylko podatnicy VAT czynni, którzy rozliczają VAT.

 

Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Zgodnie z treścią art. 116 ust. 2 ustawy o VAT faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako Faktura VAT RR i zawierać co najmniej:

 

- imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;

 

- numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;

 

- numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;

 

- datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;

 

- nazwy nabytych produktów rolnych;

 

- jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;

 

- cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

 

- wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

 

- stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;

 

- kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;

 

- wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;

 

- kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;

 

- czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

 

Jak wynika z powyższego wyliczenia podpisy nabywcy, jak i sprzedawcy są w tym przypadku niezbędnym elementem faktury. Ponadto na takiej fakturze musi się też znaleźć oświadczenie dostawcy produktów rolnych. Ustawa o VAT wskazuje, że powinno ono mieć następujące brzmienie: Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

 

Jedynie w przypadku umów kontraktacji lub innych umów o podobnym charakterze oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Należy je sporządzić jako osobny dokument, który jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał jest przekazywany nabywcy. Dokument ten powinien zawierać imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy; NIP lub numer PESEL dostawcy i nabywcy; numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną. Jednak to nie wszystko. Powinna na nim widnieć również data sporządzenia tego dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie.

 

Nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia podatku wypłacanego rolnikowi w formie zryczałtowanego zwrotu. Zryczałtowany zwrot podatku zwiększa u nabywcy produktów rolnych kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym dokonano zapłaty. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków zastrzeżonych w ustawie o VAT. I tak, odliczenie będzie dopuszczalne, jeśli:

 

- nabycie produktów rolnych jest związane z dostawą opodatkowaną,

 

- zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14 dnia, licząc od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik zawarł umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne określającą dłuższy termin płatności,

 

- w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty za produkty rolne zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie produktów rolnych.

 

Przez datę dokonania zapłaty należy rozumieć datę wydania dyspozycji bankowej przekazania środków finansowych na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego, jeżeli dyspozycja ta została zrealizowana.

Dlatego, jeśli podatnik otrzyma zaliczkę przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, powinien potwierdzić ten fakt za pomocą faktury VAT, którą wystawi najpóźniej siódmego dnia od dnia, kiedy otrzymano część należności od nabywcy. Ten sam termin obowiązuje również w przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano każdą kolejną część należności.

 

To uprawnienie nie niweluje jednak obowiązku podatnika do odprowadzania VAT w miesiącu otrzymania należności. Tego rodzaju zastrzeżenie ma szczególne znaczenie praktyczne w sytuacjach, gdy zaliczki za towar lub usługę przekazywane są kontrahentom pod koniec miesiąca. Pomimo uprawnienia do wystawienia odpowiedniej faktury w ciągu siedmiu dni, czyli w praktyce już w następnym miesiącu, podatnik w miesiącu otrzymania części należności musi odprowadzić należny VAT od tej części (zob. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów z 9 stycznia 2007 r., nr 1438/443/326-131/2006/AZ).

 

Jeśli wcześniej wystawione faktury zaliczkowe nie obejmowały całej ceny brutto, sprzedawca powinien wystawić fakturę na zasadach ogólnych. W takim przypadku należy jednak pomniejszyć sumę wartości towarów czy usług o wartość otrzymanych części należności, natomiast kwotę podatku należy pomniejszyć o sumę kwot podatku wykazanego na fakturach potwierdzających pobranie części należności. Jeśli jednak wcześniej wystawione faktury zaliczkowe stanowią całość ceny brutto, podatnik nie musi wystawiać faktury końcowej również po wykonaniu usługi czy wydaniu towaru.

Fakt wystawienia faktury dokumentującej otrzymaną zaliczkę rodzi też określone skutki po stronie kontrahenta, który otrzymał fakturę stanowiącą potwierdzenie, że dokonał on wpłaty zaliczki. Ma on prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim nabywane przez niego towary lub usługi mają służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych. Podatek naliczony to suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika potwierdzających dokonanie wpłaty części należności, jeśli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego. Podatnik, któremu została wystawiona faktura będąca potwierdzeniem dokonanej przez niego przedpłaty (zaliczki, zadatku) na niedokonaną jeszcze dostawę towarów lub świadczenie usług, może odliczyć od niej VAT, jeśli dokonane czynności częściowe będą służyć czynnościom opodatkowanym. Obniżenie podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury zaliczkowej może nastąpić w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w następnym okresie rozliczeniowym.

- wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizn - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części,

 

- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

 

- dostawę towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca,

 

- import usług,

 

- zwrócone kwoty dotacji i innych dopłat o podobnym charakterze.

 

Przepisy nie zawierają jednego wzoru faktury wewnętrznej. Co do zasady przyjmuje się, że faktury wewnętrzne wystawane są na takich zasadach, jak zwykłe faktury. Trzeba jednak pamiętać o swoistych różnicach. W niektórych przypadkach faktury mogą nie zawierać NIP kontrahenta. Dotyczy to np. dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrz- wspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług. Z kolei przy przekazaniu towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy, gdy nie można ustalić konkretnego nabywcy towaru lub usługi, na fakturze nie umieszcza się danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności.

c) nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

 

d) kwotę należności wraz z podatkiem,

 

e) kwotę podatku;

 

- rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, o których mowa w Ordynacji podatkowej.

 

Rachunki, o których mowa w Ordynacji podatkowej, mogą wystawiać podatnicy, którzy nie zostali zobowiązani do wystawiania faktur, a zatem ci, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Przypomnijmy, że obowiązek wystawiania rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem umowy lub hodowli.

Nieco inne zasady obowiązują w przypadku faktur korygujących wystawianych w razie podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Oprócz wymienionych danych, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać kwotę podwyższenia ceny bez podatku oraz kwotę podwyższenia podatku, a faktura korygująca pomyłki w cenie, stawce lub innych pozycjach faktury VAT - kwoty wpisane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej. Dokonując korekt faktur, podatnicy powinni pamiętać, że bardzo ważne jest w takim przypadku posiadanie dokumentacji potwierdzającej odbiór faktury korygującej przez kontrahenta. Odpowiednia dokumentacja w tym zakresie ma znaczenie na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Dlatego sprzedawca, aby mógł zmniejszyć obrót, powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru nie dotyczy jednak eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru jest podstawą do obniżenia podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie. Nabywca otrzymujący fakturę korygującą obowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, lub w miesiącu następnym.

 

Pamiętajmy, że przepisy nie precyzują formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Może to nastąpić chociażby przez potwierdzenie tego faktu przez nabywcę na kopii faktury korygującej, pozostającej u wystawcy.

Przepisy przewidują też inny szczególny rodzaj faktur, jakim są noty korygujące. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi w sytuacji, gdy otrzymana przez niego faktura VAT lub faktura korygująca zawiera błąd, który jednak nie ma wpływu na kwoty wykazane w fakturze VAT lub fakturze korygującej. Chodzi więc tutaj o przypadki, kiedy wystąpi pomyłka dotycząca jakiejkolwiek informacji wiążącej się przede wszystkim ze sprzedawcą albo nabywcą. Może to być pomyłka w adresie, w nazwie czy błędne wpisanie numeru identyfikacji podatkowej (nie będzie natomiast możliwe wystawienie noty korygującej, gdy jednocześnie będzie błąd w nazwie i NIP kontrahenta, który skutkuje niemożnością ustalenia danych podatnika). Błąd może również dotyczyć mylnego oznaczenia towaru lub usługi chociażby poprzez nieprawidłowe podanie symbolu PKWiU przy sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą niż 22 proc. oraz zwolnieniem towarów lub usług. Notę możemy wystawić również w przypadku, gdy pomyłkowo zostanie ustalona data sprzedaży czy data wystawienia i numer kolejny faktury.

 

Pamiętajmy, że notę korygującą należy wystawić w co najmniej trzech egzemplarzach, przy czym kopia pozostaje u wystawcy noty, natomiast oryginał z kopią należy przesłać do wystawcy faktury lub faktury korygującej.

 

Notę korygującą - poza wystawcą noty, czyli nabywcą towaru lub usługi - powinien również podpisać odbiorca noty, który w ten sposób potwierdza, że akceptuje jej treść. Potwierdzenia takiego powinna dokonać osoba uprawniona do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Adresat noty korygującej przesłany mu oryginał zatrzymuje u siebie, natomiast podpisaną kopię powinien wysłać wystawcy noty.

Notę korygującą zamiast sprzedawcy towaru czy usługi wystawia jego nabywca. Można nią skorygować tylko błędy formalne faktury, których brak nie pozbawia jednak podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dotkniętej pomyłką. Niezależnie więc od tego, czy błędy formalne zostaną skorygowane notą, podatnik będzie mógł odliczyć podatek naliczony w terminach przewidzianych w ustawie.

Kwoty wyrażone w walucie obcej wykazywane na fakturze przelicza się na złote według bieżącego kursu średniego wyliczonego i ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na dzień wystawienia faktury. W przypadku gdy na dzień wystawienia faktury kurs ten nie został wyliczony i ogłoszony, przeliczenia dokonuje się w oparciu o ostatnio wyliczony i ogłoszony kurs wymiany.

 

Niemniej jednak powyższa zasada znajduje zastosowanie tylko w sytuacji, gdy faktura dokumentująca daną czynność została wystawiona w terminie, w którym zgodnie z przepisami podatnik zobowiązany był do jej wystawienia. W przypadku, gdy podatnik nie wystawił faktury w terminie, w którym zobowiązany był do jej wystawienia, do przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się średni kurs wyliczony i ogłoszony przez NBP na dzień powstania obowiązku podatkowego, a jeśli taki nie został ogłoszony, należy zastosować ostatnio wyliczony i ogłoszony kurs.

 

Zgodnie z zasadami wyliczania i ogłaszania bieżących kursów walut obcych przez NBP, średni kurs euro i dolara amerykańskiego na dany dzień wyliczany jest na godzinę 11:00, a ogłaszany najczęściej około południa. W praktyce więc w ciągu tego samego dnia może pojawić się konieczność zastosowania dwóch różnych kursów w zależności od godziny wystawienia faktury. W przypadku wystawienia faktury do południa zastosowanie znajdzie kurs z dnia poprzedniego (jeśli faktura została wystawiona w poniedziałek, będzie to kurs z ostatniego piątku), natomiast do przeliczenia faktur wystawionych po południu należy przyjąć kurs z dnia bieżącego.

 

Powyższe zasady stosuje się również do przeliczania kwot wykazanych na fakturze wystawionej przez podatnika VAT lub podatku o podobnym charakterze, jeżeli faktura ta dokumentuje:

 

- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

 

- dostawę towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, lub

 

- import usług.

 

W powyższych przypadkach kwoty z faktur należy przeliczać na złote według kursu z dnia wystawienia faktury (faktura oryginalna wystawiona w przepisowym terminie) bądź według kursu z dnia powstania obowiązku podatkowego (faktura wystawiona z uchybieniem terminu).

 

Zasady te mają zastosowanie do wszystkich faktur w walucie obcej wystawianych przez podatnika, a więc również do faktur dokumentujących eksport towarów. Generalnie do jej przeliczenia należy zastosować kurs waluty z dnia jej wystawienia, jeśli kurs ten został już ogłoszony w tym dniu, lub kurs ostatnio wyliczony i ogłoszony. Jeżeli natomiast faktura została wystawiona z uchybieniem terminu, przeliczenia kwot należy dokonać w oparciu o kurs waluty z dnia powstania obowiązku podatkowego.

 

Przepisy nie określają wprost zasad przeliczania waluty obcej na złote w przypadku faktur korygujących. Pojawiają się zatem wątpliwości, czy stosować należy kurs z dnia wystawienia faktury korygującej czy też kurs z dnia wystawienia faktury korygowanej. Wątpliwości w tym zakresie potwierdzały również organy skarbowe, które prezentowały niejednolite stanowisko w tym zakresie. Zagadnienie to zostało jednak ostatecznie rozstrzygnięte przez WSA w Warszawie w wyroku z 28 września 2005 r. (sygn. III SA/Wa 1665/2005), który wskazał, że do przeliczenia waluty obcej wykazanej na fakturze korygującej powinien mieć zastosowanie kurs przyjęty do przeliczenia waluty obcej wykazanej na fakturze pierwotnej.

AGATA NIEŻYCHOWSKA
doradca podatkowy w Zespole Doradztwa Podatkowego kancelarii Salans

PODSTAWA PRAWNA
- Par. 37 rozporządzenia ministra finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT (Dz.U. nr 97, poz. 970 z późn. zm.).

W sytuacji gdy na skutek nieprzewidzianego zdarzenia losowego lub siły wyższej zostanie zagubiony bądź zniszczony oryginał faktury VAT, wówczas sprzedawca na wniosek nabywcy wystawia ponownie fakturę, czyli jej duplikat.

 

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, którą stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego, oraz od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu.

 

Zatem w przypadku utraty dokumentów źródłowych, aby skorzystać jednak z możliwości pomniejszenia kwot podatku należnego o naliczony, powinniśmy odtworzyć utraconą dokumentację na warunkach określonych w par. 22 rozporządzenia ministra finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur, zgodnie z którym jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę. Duplikat powinien zawierać takie same dane, jakie były ujęte w pierwotnej fakturze, a nadto zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jego wystawienia. Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Wówczas tak wystawione duplikaty traktuje się jak faktury VAT i dlatego obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony wynikający z duplikatu dokonuje się na takich samych zasadach jak dla zwykłej faktury.

 

Ponadto wskazać należy na występujące w praktyce wątpliwości związane z tym, kiedy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT wynikającego z duplikatu - czy w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał pierwotną fakturę, czy w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat. Otóż w sytuacji kiedy podatnik zdążył w ustawowym terminie odliczyć podatek z oryginału faktury VAT, zanim zaginęła bądź uległa zniszczeniu, otrzymany duplikat faktury uważa się za dokument potwierdzający uprawnienie do już dokonanego odliczenia podatku. Przyjmuje się, iż wówczas nie ma obowiązku korekty VAT podatku naliczonego za okres, w którym odliczono go z faktury oryginalnej i wykazania go w okresie rozliczeniowym właściwym dla duplikatu.

 

Z kolei w przypadku gdy oryginał faktury nigdy nie dotarł do nabywcy i tym samym nie została ona zaksięgowana, do wystawionego duplikatu możemy zastosować ogólne zasady dotyczące rozliczania VAT, zgodnie z którymi podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę lub w rozliczeniu za okres następny, przy czym możliwość traktowania duplikatu tak jak faktury pierwotnej wynika z nadania pojęciu faktura szerszego znaczenia, obejmującego swym zakresem również faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur. Zatem stwierdzić należy, iż prawo do odliczenia VAT przysługuje w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał duplikat faktury lub w miesiącu następnym.

DARIA GĄGLEWSKA
radca prawny z kancelarii Liber D. Paliszewski i Partnerzy w Gdańsku

PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r., nr 54, poz. 535 z późn.zm.).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2005 r. nr 95, poz. 798).

Refakturowanie polega na odprzedaży usług przez podmiot, który faktycznie tej usługi nie świadczy. Co do zasady refakturowaniu podlegają usługi dostarczania energii elektrycznej, cieplnej, telekomunikacyjne, przenoszone przez wynajmującego na najemców.

 

W piśmiennictwie podkreśla się, że aby refakturowanie było skuteczne, należy spełnić określone przesłanki. I tak usługa, która jest refakturowana przez głównego świadczeniodawcę (sprzedawcę czy też usługodawcę) na świadczeniobiorcę (kupującego, usługobiorcę) musi być wyodrębniona z całości usług. W niektórych orzeczeniach sądy wskazują na konieczność umownego zastrzeżenia, że koszty związane z tą usługą będą odrębnie rozliczane (NSA w wyroku z 27 listopada 1995 r., SA/Wr 752/95). Poza tym odprzedaż powinna się odbyć bez jakiejkolwiek marży. Tak wskazał NSA w wyroku z 22 grudnia 1998 r. (sygn. akt SA/Sz 2446/97). Zdaniem sądu określenie marży wskazuje na świadczenie usługi pośrednictwa. Regulacje dotyczące refakturowania zawierają przepisy wspólnotowe, zgodnie z którymi, jeżeli podatnik działając we własnym imieniu, lecz na rachunek innej osoby, bierze udział w świadczeniu usług, uznaje się, że podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. A zatem możliwość dokonania odprzedaży usług nie jest uzależniona od faktu doliczenia marży. Marża w aspekcie dokonania refakturowania powinna być zatem irrelewantna. Trzeba też pamiętać, że z usługi nie może korzystać podmiot dokonujący refakturowania usługi. Odbiorca jest obciążany co do zasady według tej samej stawki VAT, jaka widnieje na fakturze źródłowej zakupu usługi od podmiotu, który ją faktycznie świadczy.

 

Po przystąpieniu do Wspólnoty refakturowania nie można uznać jako prostego przeniesienia kosztów, bowiem podmiot, który dokonuje odprzedaży usług, jest traktowany z punktu widzenia podatkowego jako podmiot, który te usługi świadczy. Ma on zatem prawo do zastosowania stawki właściwej ze względu na sprzedaż przedmiotowej usługi.

 

W sytuacji, w której podmiot, którego usługa byłaby następnie refakturowana, nie byłby podatnikiem podatku od towarów i usług, podmiot dokonujący refakturowania zmuszony jest zastosować stawkę właściwą ze względu na refakturowaną usługę, bez względu na to, iż pierwotnie nie podlegała ona VAT. Kolejną konsekwencją refakturowania w obecnym stanie prawnym jest konieczność uwzględnienia we własnej proporcji sprzedaży - usług zwolnionych, podlegających refakturowaniu. Jeżeli podatnik nie jest w stanie wyodrębnić kwot podatku naliczonego związanego z refakturowanymi, a zwolnionymi z VAT usługami, musi co do zasady swój podatek naliczony odliczać z uwzględnieniem proporcji sprzedaży.

 

Zasadę tą należy zastosować z jednym wyjątkiem. Przez refakturowanie usług można bowiem rozumieć także poniesienie określonych kosztów na rzecz klienta, którymi tego ostatniego się następnie obciąża. Nie następuje zatem kupno i odsprzedaż usługi, lecz poniesienie przez pośrednika kosztów zakupu usługi świadczonej na rzecz odbiorcy. Przepisy wspólnotowe w powyższym zakresie zawierają odpowiednie regulacje, zgodnie z którymi do podstawy opodatkowania nie wlicza się kwot, które podatnik otrzymał od nabywcy i klienta jako zwrot kosztów poniesionych w imieniu i na rachunek tego ostatniego, jeżeli kwoty te zostały odrębnie zaksięgowane, a podatnik może udowodnić faktyczną wysokość tych wydatków.

PAWEŁ JABŁONOWSKI
ekspert podatkowy, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy

PODSTAWA PRAWNA
- Dyrektywa VAT 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. UE. L Nr 347/1).

Jak wynika z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawiają podatnicy, dokumentując dokonaną czynność opodatkowaną. Ustawodawca uznał za szczególny rodzaj faktury także bilety jednorazowe, wydawane jedynie przez określoną grupę podatników, tzn. podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób między innymi kolejami normalnotorowymi, ale pod warunkiem, iż zawierają one pewne, określone powyżej informacje.

 

W tym miejscu organ drugiej instancji wskazuje, że z przedstawionego przez stronę stanu faktycznego wynika, iż bilety, które będą przez stronę sprzedawane w systemie elektronicznym, będą zawierały wszystkie elementy określone w par. 23 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. i będą drukowane na drukarce bezpośrednio przez jego nabywcę.

 

Biorąc powyższe pod uwagę, organ odwoławczy stwierdza, że przedmiotowe bilety nie będą uznane za fakturę, o której mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, ponieważ nie będą wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi, a jedynie drukowane przez nabywców tych usług. Wydanie, o którym mowa w wyżej zacytowanym przepisie par. 23 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów, oznacza bowiem przeniesienie fizycznego władztwa nad dokumentem (biletem), co w przypadku przekazywania biletów za pośrednictwem internetu nie będzie miało miejsca. W związku z czym nie zostaną spełnione wszystkie warunki, określone w ww. par. 23 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów, zezwalające na potraktowanie biletów jako faktur VAT (obecnie par. 20 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r.).

 

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Aby móc odliczać podatek naliczony wystarczy, że na fakturze będzie podawał swoje imię i nazwisko, zgodnie z danymi, które podał w zgłoszeniu rejestracyjnym, w którym wskazał, że jest osobą fizyczną. Jeśli więc podatnik prowadzi firmę np. Eko-consulting Zbigniew Nowak i na fakturze poda tylko swoje imię i nazwisko - będzie to prawidłowe i wystarczające.

Podatnik otrzymał zaliczkę 29 czerwca. Faktura może zostać wystawiona w lipcu z zachowaniem 7-dniowego terminu, jednak wynikający z faktury VAT należy odprowadzić jeszcze w czerwcu, czyli w miesiącu otrzymania zaliczki.

- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

- Rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798).

- Rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).