Wzory faktur wystawianych przez przedsiębiorców

Obowiązek wystawiania faktur

Aktem prawnym określającym zasady fakturowania, poza ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535), zwanej dalej ustawą o VAT, jest rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem o fakturach. Przepisy te nie zawierają jednego wiążącego wzoru faktury, wskazują jedynie, jakie elementy powinna ona zawierać, dlatego każdy podatnik może opracować własne wzory faktur.

Fakturą powinna być potwierdzona każda czynność sprzedaży, do której mają zastosowanie postanowienia ustawy o podatku od towarów i usług, podlegająca opodatkowaniu tym podatkiem lub korzystająca ze zwolnienia. Obowiązek wystawiania faktur powstaje również w przypadku dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (Polski) lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub w przypadku terytorium państwa trzeciego podatku o podobnym charakterze.

WAŻNE

Kiedy można wystawić fakturę

Nabywcy towarów i usług od podatnika, będący zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnymi, posiadającymi numer identyfikacji podatkowej, mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako FAKTURA VAT, w tym również faktury zaliczkowe w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków:

• nabywca towarów lub usług jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym; ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą określonym warunkom, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;

Elementy faktury

Faktura korygująca

Nota korygująca

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

Noty takiej nie można wystawić, gdy pomyłka obejmuje:

• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

• stawki podatku;

• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią i powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny i datę jej wystawienia;

• imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;

• dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, obejmujące: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT (podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym);

• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Noty korygujące powinny zawierać wyrazy: NOTA KORYGUJĄCA.

Faktury zaliczkowe

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Z tym że równocześnie obowiązuje zasada, w myśl której fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

• datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub FAKTURA VAT-MP, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku faktury zaliczkowej - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;

• stawkę podatku;

• kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:

Wzór na kwotę podatku

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,

SP - oznacza stawkę podatku;

• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Jeżeli tak rozumiane faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na ogólnych zasadach, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli natomiast faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury w terminie określonym dla zwykłych faktur.

Warto także pamiętać, że większość zasad dotyczących faktur zwykłych stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (faktur zaliczkowych).

Faktura VAT wewnętrzna

Faktury wewnętrzne wystawiane są w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, tj.:

Faktura VAT marża

Obowiązek dokumentowania sprzedaży FAKTURĄ VAT MARŻA dotyczy szczególnych procedur przy świadczeniu usług turystyki oraz dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawą opodatkowania jest marża, czyli różnica pomiędzy całkowitą kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca towaru (usługi), a ceną nabycia pomniejszoną o kwotę należnego podatku, a nie obrót rozumiany jako cała kwota należna z tytułu dostawy pomniejszona o kwotę podatku. Faktura ta nie zawiera wyszczególnionej kwoty podatku.

Faktura VAT marŻa powinna zawierać następujące dane:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

Faktura VAT-MP

Faktury wystawiane przez małych podatników stosujących metodę kasową polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90 dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 2, 5, 6 ustawy o VAT, powinny dodatkowo zawierać:

• oznaczenie FAKTURA VAT-MP,

• termin płatności należności określonej w fakturze.

Trzeba dodać, że sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Faktura VAT-RR

Szczególną formą dokumentowania sprzedaży są faktury VAT RR, które mogą być sporządzane przez nabywców produktów rolnych lub usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Trzeba przy tym pamiętać, że prawo wystawiania tego rodzaju faktur mają tylko podatnicy VAT czynni, którzy rozliczają VAT.

WAŻNE

Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza

Faktura VAT przy WDT

Faktura taka powinna oprócz ogólnych danych zawierać numer zarejestrowanego podatnika VAT UE oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

W przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

• przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a) ustawy o VAT;

• liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku pojazdów wodnych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b) ustawy o VAT;

• liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c) ustawy o VAT.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadanego przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik obowiązany jest wystawić fakturę w trzech egzemplarzach:

• oryginał faktury wydawany jest nabywcy;

• jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji;

• drugą z kopii przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o podatku VAT.

Faktury dostawy są jednym z dowodów potwierdzających, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, co stanowi przesłankę do zastosowania stawki 0 proc. zgodnie z art. 42 ustawy o VAT.

KRYSTYNA GÓRCZAK

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).

Źródło: Gazeta Prawna [Tygodnik Podatkowy] nr 185(2307), 22 września 2008 r.

Premia pieniężna nie podlega VAT

Nie można dowolnie zmieniać e-komunikatu

Każdą zmianę w danych e-komunikatu należy uznać za naruszenie integralności danych e-faktury.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

W przypadku zakwestionowania przez kontrahenta e-komunikatu przy wystawianiu faktur elektronicznych podatnik dokonuje uzupełniania lub poprawienia danej informacji i ponownie wysyła cały e-komunikat. Nie dochodzi jednak do zmiany obowiązkowych elementów faktury.

Czy każdą zmianę w danych e-komunikatu należy uznać za naruszenie integralności danych e-faktury?

ODPOWIEDŹ IZBY

Faktury VAT mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność danych. W przypadku zmiany jakiegokolwiek elementu faktury pierwotnej niezbędna jest jej korekta.

Skoro wystąpiła pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury pierwotnej, a podatnik ponownie wysyła e-komunikat, to brak jest podstaw do twierdzenia, że zagwarantowana jest integralność treści danej faktury, bowiem w obrocie prawnym istnieje pierwotna faktura, która zawiera określone dane, i następna faktura, która dokumentuje tę samą czynność, ale zawiera zmienione dane.

Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 lutego 2008 r. (nr 1401/PH-I/4407/14-59/07/AŁ/PV-I)

DAMIAN PANEK

doradca podatkowy w Grant Thornton Frąckowiak

Przepisy określają, że podatnicy mogą wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Zatem istotnym elementem w przypadku przesyłania do naszych kontrahentów faktur w formacie elektronicznym jest to, aby w związku z ich przysłaniem drogą elektroniczną zmianie nie uległy dane w niej zawarte. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której to dane zawarte na fakturze elektronicznej (np. kwota podatku) u wystawcy będą różnić się od danych zawartych na tej samej fakturze u odbiorcy. Prawodawca określił minimalny zakres danych, które musi zawierać faktura VAT. Tym samym faktura VAT może również zawierać dodatkowe informacje (np. numer zamówienia). Podatnicy niekiedy w jednym e-komunikacie, przesyłając faktury elektroniczne, oprócz podstawowych danych wymaganych przepisami przesyłają również takie dodatkowe informacje. W opinii organów podatkowych dokonanie jakichkolwiek zmian w treści (w tym również informacji dodatkowych) w e-komunikacie spowoduje naruszenie jego integralności. Stanowisko organów podatkowych wydaje się być nieco zbyt rygorystyczne. Przepisy wymagają bowiem zachowania integralności treści faktury, a nie informacji dodatkowych niestanowiących treści samej faktury.

Odbiór faktury musi być potwierdzony

Potwierdzenie odbioru przez kontrahenta faktury korygującej jest podstawą do obniżenia kwoty podatku należnego przez podatnika.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Podatnik w ramach prowadzonej działalności dokonuje wielu transakcji związanych ze sprzedażą towarów. Transakcje te wiążą się niekiedy z koniecznością korygowania wielkości sprzedaży. Faktury korygujące są wysyłane przez podatnika kontrahentom niezwłocznie po ich wystawieniu. Zdarzają się jednak sytuacje, w których podatnik nie otrzymuje potwierdzenia odbioru przez kontrahenta faktur korygujących lub otrzymuje takie potwierdzenia z opóźnieniem. W przypadku braku otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez kontrahenta podatnik nie pomniejsza obrotu oraz podatku należnego o kwoty wynikające z niepotwierdzonej faktury korygującej.

Czy kwoty wynikające z dokonanych korekt faktur pomniejszają obrót, jednocześnie obniżając podstawę opodatkowania, oraz kwotę podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc wystawienia faktury korygującej, również w przypadku braku potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta?

ODPOWIEDŹ IZBY

Istnieje możliwość poprawienia faktury elektronicznej

Podatnik, który wystawia fakturę w formie elektronicznej, ma możliwość w przypadku stwierdzenia pomyłki wystawienia faktury korygującej i przesłania jej w formie elektronicznej bądź papierowej.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Czy podatnik, który wystawia fakturę w formie elektronicznej ma możliwość w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury wystawienia faktury korygującej i przesłania jej w formie elektronicznej bądź papierowej, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwią wystawienie i przesłanie takiego dokumentu w formie elektronicznej?

ODPOWIEDŹ IZBY

Zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazem Faktura VAT.

Podmiot wystawiający fakturę może umieścić w tym dokumencie także inne elementy niż te, które zostały wymienione w przepisach. Na tej podstawie podatnik umieścił na fakturach dodatkowe informacje, takie jak numer zamówienia czy numer hali sprzedaży kontrahenta.

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zauważyć przy tym należy, iż używając zwrotu - bądź w jakiejkolwiek innej pozycji - prawodawca przyjął, że pomyłka może zostać skorygowana fakturą korygującą.

Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, to faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność danych. Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Podatnik, który wystawia fakturę w formie elektronicznej, ma możliwość w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury wystawienia faktury korygującej i przesłania jej w formie elektronicznej bądź papierowej, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwią wystawienie i przesłanie takiego dokumentu w formie elektronicznej.

W konsekwencji w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury podatnik powinien wystawić fakturę korygującą również w formie elektronicznej lub jeżeli jest to nie możliwe, w formie papierowej. Powtórne wysłanie e-komunikatu z naniesionymi zmianami będzie kolejną fakturą dokumentującą tę samą sprzedaż.

Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 lutego 2008 r. (nr 1401/PH-I/4407/14-58/07/AŁ/PV-I)

OPINIA

MICHAŁ ZAJĄC

doradca podatkowy z Independent Tax Advisers Doradztwo Podatkowe

Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, powinny być poprawiane poprzez wystawianie stosownej faktury korygującej. Zasadą jest, że faktury korygujące do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Jeżeli natomiast istniejące przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktury korygującej w formie elektronicznej, podatnik powinien wystawić ten dokument w formie papierowej. W związku z tym, że pojęcie formalnych i technicznych przeszkód nie zostało przez ustawodawcę zdefiniowane, w praktyce będą pojawiać się wątpliwości dotyczące zakresu tego pojęcia. Zaznaczyć należy również, że utrwalona linia orzecznicza sądów administracyjnych nie dopuszcza możliwości wystawienia nowej poprawionej faktury, w sytuacji gdy faktura pierwotna została wprowadzona do obrotu. Zasada ta odnosi się zarówno do faktur papierowych, jak i faktur elektronicznych. Należy wskazać, że dla bezpieczeństwa podatnika nawet poprawki w zakresie elementów nieobligatoryjnych faktury powinny być dokonywane poprzez wystawienie faktury korygującej, a nie nowej, tj. poprawionej faktury VAT.

Papierowych faktur nie przechowuje się elektronicznie

Podatnik nie ma możliwości przechowywania faktur elektronicznie, jeśli ich oryginały zostały wystawione w wersji papierowej.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Czy jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej oraz wystawiania oryginałów w formie papierowej?

ODPOWIEDŹ IZBY

Spór w niniejszej sprawie dotyczy formy, w jakiej podatnik zobowiązany jest przechowywać kopie wystawionych faktur VAT. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału IV rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków.

Faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz Oryginał, a kopia faktury - wyraz Kopia. Gdy oryginał zaginie lub ulegnie zniszczeniu, na wniosek nabywcy sprzedawca może wystawić duplikat faktury. Podatnicy VAT mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Natomiast faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W konsekwencji wystawiane, przesyłane i odbierane oraz przechowywane w farmie elektronicznej faktury muszą posiadać co najmniej gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od podmiotu, który ten dokument wystawił oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Przedsiębiorcy mają obowiązek opatrywania wystawionych faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą specjalnego certyfikatu.

Na gruncie obowiązujących przepisów nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną, mimo możliwości ich wydruku oraz posiadania systemu informatycznego gwarantującego przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukiwanie i identyfikację, a także niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych. Stwierdzić przy tym należy, iż egzemplarz faktury oznaczony wyrazem Kopia nie jest kopią (w sensie dosłownym) wystawionej faktury, lecz jej drugim egzemplarzem. Tym samym powinien on być wystawiony w tym samym formacie co egzemplarz oznaczony wyrazem Oryginał.

Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora izby Skarbowej w Warszawie z 13 marca 2008 r. (nr 1401/PH-I/4407 /14-61/07/JKr/PV-I).

OPINIA

WOJCIECH PIETRASIEWICZ

doradca podatkowy współpracujący z Allen & Overy A. Pędzich

Zgodnie z art. 247 Dyrektywy 2006/112 państwa członkowskie mogą wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednocześnie minister finansów umożliwił podatnikom przechowywanie faktur w dwojaki sposób: w formie elektronicznej, w formie papierowej.

Obie formy przechowywania faktur oraz warunki stosowania poszczególnych form przechowania są unormowane odrębnymi rozporządzeniami. Przepisy rozporządzenia dotyczącego faktur papierowych nakazują, aby oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów przechowywane były w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Jeżeli więc faktura jest wystawiona w formie papierowej na rzecz kontrahenta, jej kopia nie powinna być przechowywana w formie elektronicznej, lecz w takiej samej formie, w jakiej wystawiono oryginał.

Tezę tę potwierdzono również w orzecznictwie sądowym (m.in. wyroki WSA o sygn. III SA/Wa 1341/07 oraz III SA/Wa 108/08), gdzie wskazano, że jeżeli oryginał faktury został wystawiony w formie papierowej, to jej kopia nie może być przechowywana w formie elektronicznej. Musi być przechowywana również w formie papierowej.

Takie rozwiązanie może powodować istotne trudności administracyjne dla wielu podatników, którzy mają dużą grupę odbiorców swych towarów lub usług. Niektórzy podatnicy mogą poszukiwać praktycznych rozwiązań pozwalających uniknąć stałego przechowywania setek tysięcy egzemplarzy faktur, minimalizując związane z tym ryzyka, jednak na gruncie obecnego brzmienia przepisów o VAT trudno będzie zmienić obecną, niekorzystną dla podatników, praktykę organów podatkowych i sądów administracyjnych w zakresie formy przechowywania oryginałów i kopii faktur.

Faktura korygująca musi być potwierdzona

Podatnik, który wystawia fakturę korygującą i w związku z tym chce obniżyć podstawę opodatkowania VAT, musi otrzymać potwierdzenie odbioru takiej korekty.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Czy kwoty wynikające z dokonanych korekt faktur pomniejszających obrót obniżają podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc wystawienia faktury korygującej również w przypadku braku potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez kontrahenta?

ODPOWIEDŹ IZBY

Podstawą opodatkowania VAT jest obrót stanowiący kwotę należną z tytułu sprzedaży pomniejszoną o kwotę należnego podatku. Tak zdefiniowany obrót zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczonych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur.

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą. Sprzedawca jest zobowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi więc podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali. Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Wymóg posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie odbiera zatem prawa podatnika do zmniejszenia kwoty obrotu, ale wprowadza formalny element kontrolny, pozwalający zsynchronizować obniżenie kwoty podatku należnego u sprzedawcy z obniżeniem kwoty podatku naliczonego u nabywcy. Przepisy nie określają, jaka ma być forma takiego potwierdzenia. Akceptowane przez ograny podatkowe będą zatem wszelkie formy potwierdzenia, z których wynika, że faktura korygująca dotarła do nabywcy.

W konsekwencji podatek wykazany w pierwotnej fakturze podlega rozliczeniu aż do momentu, gdy podatnik znajdzie się w posiadaniu dowodu, że skutecznie wprowadził do obiegu fakturę korygującą podatek, poprzez doręczenie jej klientowi. Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie pozbawia sprzedawcy prawa do skorygowania podatku należnego. Niemniej jednak z samego art. 29 ust. 4 ustawy o VAT nie wynika nieograniczone prawo do zmniejszania obrotu o kwoty wynikające z wystawionych faktur. W przepisie tym mowa jest o kwotach wynikających z dokonanych korekt faktur, samo zaś wystawienie faktury korygującej nie jest równoznaczne z wprowadzeniem jej do obrotu. Jednoznaczne dokonanie korekty faktury następuje, gdy faktura korygująca dotrze do nabywcy.

Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 lutego 2008 r. (nr 1401/PV - II/4407/14-19/07/MZ)

OPINIA

ANDRZEJ POŚNIAK

doradca podatkowy w Kancelarii CMS Cameron McKenna

Przepisy regulujące kwestię korekty faktur VAT stanowią kwintesencję formalizmu. Taki formalizm, równolegle m.in. z kwestią opodatkowania nieodpłatnych świadczeń, stanowi niejako specjalność zakładu polskiego ustawodawcy. Oczywiście, trudno się dziwić, że urzędy i izby skarbowe wydają takie interpretacje prawa podatkowego, a nie inne. Uzasadnień dla takiej postawy jest wiele, choćby interes fiskalny Skarbu Państwa. Niemniej jednak zastanawia upór, z jakim polskie władze skarbowe wraz z ustawodawcą forsują utrzymanie istniejącego mechanizmu korygowania faktur. Jest rzeczą powszechnie wiadomą, że omawiane regulacje są niezgodne z konstytucją, prawem wspólnotowym, zasadami prawidłowej legislacji, nieżyciowe i niesprawiedliwe. Takie poglądy wprost wynikają nie tylko ze stanowiska ekspertów, ale również z szerokiej gamy orzeczeń sądów administracyjnych, ETS, a nawet Trybunału Konstytucyjnego, już nie wspominając o głosach samych podatników. W mojej ocenie, przy odrobinie dobrej woli udałoby się wypracować mniej uciążliwy, a jednocześnie równie bezpieczny dla Skarbu Państwa mechanizm korekty faktur VAT.

Przeliczanie walut obcych określają przepisy

Podatnicy nie posiadają dowolności w sposobie przeliczania kwot z faktur wyrażonych w walutach obcych. Przepisy określają szczegółowe zasady w tym zakresie.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Na skutek stosowanych różnych kursów walut kwota prowizji, którą podatnik zatrzymuje po dokonaniu przelewu na rzecz komitenta kwot należnych ze sprzedaży towarów, jest inna niż prowizja należna spółce na podstawie umowy z komitentem. W związku z tym dokonywana jest korekta rozliczeń o różnice kursowe, tak aby sprowadzić prowizje do uzgodnionego w umowie poziomu. Okresowa korekta rozliczeń powoduje natomiast zmianę kwoty prowizji ustalonej, jako różnica w wysokości sprzedaży towarów klientowi i wartości wynikającej z faktury od komitenta wystawionej na spółkę, co z kolei skutkuje koniecznością korekty podstawy opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) w spółce, rozumianej jako różnica pomiędzy wartością sprzedaży towarów klientom a prowizją należną spółce. Jaki należy zastosować sposób do przeliczania kwot wyrażonych w walutach obcych na fakturach wystawionych przez kontrahentów zagranicznych?

ODPOWIEDŹ IZBY

Moment powstania obowiązku podatkowego pomiędzy komisantem a osobą trzecią jest określany na zasadach ogólnych, tj. obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Podstawę opodatkowania czynności maklerskich, czynności wynikających z zarządzania funduszami powierniczymi, czynności wynikających z umowy agencyjnej lub zlecenia, pośrednictwa, umowy komisu lub innych usług o podobnym charakterze dla komisanta stanowi kwota należna z tytułu dostawy towarów, pomniejszona o kwotę podatku - w przypadku dostawy towarów osobie trzeciej, na rachunek komitenta.

Obowiązek podatkowy w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia. Jednak w przypadku gdy przed wskazanym terminem podatnik podatku od wartości dodanej wystawił fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do faktur wystawianych przez podatnika podatku od wartości dodanej potwierdzających otrzymanie przez niego od podatnika całości lub części należności przed dokonaniem dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju. Natomiast podstawą opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów jest kwota, jaką nabywający jest obowiązany zapłacić.

Kwoty wyrażone w walucie obcej wykazywane na fakturze przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień wystawienia faktury, jeżeli faktura jest wystawiana w terminie, w którym podatnik zobowiązany jest do jej wystawienia. W przypadku gdy na dzień wystawienia faktury bieżący kurs średni waluty obcej nie został wyliczony i ogłoszony, do przeliczenia stosuje się kurs wymiany ostatnio wyliczony i ogłoszony. Natomiast w przypadku niewystawienia faktury w terminie, w którym podatnik zobowiązany jest do jej wystawienia, kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień powstania obowiązku podatkowego.

Duplikat faktury pozwala na odliczenie VAT

Pomimo zaginięcia faktury przed ujęciem jej w księgach rachunkowych, w sytuacji gdy podatnik dysponuje duplikatem faktury, zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w miesiącu otrzymania faktury pierwotnej lub w miesiącu następnym.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA