Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

• SPIS TREŚCI

SPIS TREŚCI

• Krajowe podróże służbowe
  • Podróże służbowe w świetle prawa
  • Zakres zwolnienia dla podróżujących
  • Wyżywienie w podróży
  • Wydatki na zapewnienie noclegu
  • Wydatki na transport publiczny
  • Przejazd samochodem osobowym
  • Dojazdy środkami komunikacji miejscowej
  • Inne wydatki związane z podróżą
  • Dokumentowanie podróży i związanych z nią wydatków
  • Termin rozliczenia podróży

Autopromocja

Zdefiniowanie podróży osób innych niż pracownicy to dużo trudniejsze zadanie. Określenie to odnosi się bowiem do bardzo różnorodnej grupy, wśród której są zarówno przedsiębiorcy samodzielnie wykonujący działalność gospodarczą, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, osoby należące do składu zarządu lub rady nadzorczej spółki kapitałowej, prokurenci, osoby współpracujące z przedsiębiorcą, osoby pełniące funkcje obywatelskie itp.

Modyfikując art. 77⁵ § 1 k.p. można powiedzieć, że podróżą osoby niebędącej pracownikiem jest wyjazd służący realizacji konkretnego celu, związanego z prowadzoną przez tę osobę działalnością (przede wszystkim zarobkową), poza stałe miejsce (miejscowość) jej wykonywania.

Warto także podkreślić, że organy podatkowe na ogół uznają za podróż tylko takie wyjazdy pracowników i osób niebędących pracownikami, które nie należą do zwykłych obowiązków tych podatników, lecz są zdarzeniami incydentalnymi. Dodatkowo, pobyt w miejscu wykonywania zadania powinna charakteryzować tymczasowość.

Autopromocja

Szkolenie online:
VAT 2026 – zmiany przepisów, orzecznictwo i interpretacje

Sprawdź

Autopromocja

Komplet KSeF:
wdrożenie w firmie, zasady wystawiania faktur, wystawianie i rozliczanie korekt

Sprawdź

Osoby niebędące pracownikami mogą otrzymywać zwrot tylko niektórych wydatków. W ich przypadku możliwe jest także ustalenie poszczególnych świadczeń, również diet, w wysokości niższej niż przewidziano w przepisach.

Jeśli chodzi o osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, to możliwość odbywania przez nich podróży i otrzymywania z tego tytułu świadczeń, poza zwykłym wynagrodzeniem, powinna wynikać ze stosownego zapisu w kontrakcie. Jest to warunek korzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) u.p.d.o.f.

Autopromocja

KOMPLET PODATKI 2026

Sprawdź

W praktyce zdarza się jednak, że osoby podróżujące otrzymują zamiast diet zwrot faktycznie poniesionych wydatków żywieniowych, udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na podmiot, który wydał polecenie wyjazdu. Pojawia się wówczas problem z podatkowym rozliczeniem takiego świadczenia.

Jeśli sytuacja dotyczy pracownika, któremu dieta należy się z mocy prawa (jeżeli nie miał zapewnionego całodziennego bezpłatnego wyżywienia), rozwiązanie jest stosunkowo proste. Udokumentowane wydatki należy zliczyć i otrzymaną wartość porównać z sumą przysługujących diet. Jeżeli faktycznie poniesione koszty wyżywienia są wyższe od diet, nadwyżka wypłacona pracownikowi będzie dla niego przychodem do opodatkowania, jeżeli zaś niższe - pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diet.

Inaczej rzecz się będzie miała w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Organ podatkowy może bowiem uznać, że zwrot wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie nie mieści się w zakresie regulacji, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f., a zatem podlega opodatkowaniu w całości.

Z punktu widzenia podmiotu wydającego polecenie podróży, zarówno wypłacone diety (także w wysokości przewyższającej ustalony limit), jak i zwrot osobie podróżującej wydatków żywieniowych będzie stanowić koszt podatkowy (por. postanowienie Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu z 26 kwietnia 2005 r., nr PSUS/PBOI/423/33/P2/05/AG). W ciężar kosztów uzyskania przychodów nie można natomiast odpisać wydatków żywieniowych, faktycznie poniesionych przez podróżującego przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczyć diety tylko w ramach limitu. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. Zgodnie z wymienionym przepisem nie uważa się za koszty podatkowe wartości diet osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przepisy wspomnianego na wstępie rozporządzenia przewidują dla pracownika odbywającego podróż służbową zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub ryczałt za nocleg, w wysokości 150 proc. diety. Świadczenia te będą więc w całości zwolnione od opodatkowania także u osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W przypadku podróżujących przedsiębiorców ryczałt za nocleg nie wchodzi w grę - do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane. Nie występuje przy tym ograniczenie co do miejsca noclegu.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu.

Dla uniknięcia nadmiernej biurokracji, pracodawcy sektora prywatnego często rezygnują z żądania od pracownika biletów, a poniesione koszty przejazdu zwracają na podstawie obowiązującego cennika przewoźnika publicznego. Ten sposób rozliczenia z pracownikiem możliwy jest tylko wówczas, gdy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, odbiegające od przewidzianych w rozporządzeniu, ustalone zostały w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 k.p.). Jak wynika z pism urzędowych, organy podatkowe przychylnie ustosunkowują się do tej praktyki.

W relacjach pomiędzy podmiotem zlecającym podróż a osobą niebędącą pracownikiem, zwolniony od podatku zwrot kosztów przejazdu będzie obejmować cenę biletu uzgodnionego między stronami środka transportu. Tutaj modyfikacje w zakresie obowiązku dokumentowania przejazdu są wysoce ryzykowne. Również podróżujący przedsiębiorcy zaliczą do kosztów podatkowych wydatki związane z przejazdami, pod warunkiem posiadania biletu.

W przypadku gdy samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych, osobie delegowanej przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).

W powyższych granicach także podróżujący przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione w związku z przejazdem osobowym samochodem prywatnym (art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f).

Stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł;

2) dla motocykla - 0,2302 zł;

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu należy założyć ewidencję tego przebiegu. Brak ewidencji skutkować będzie zakwestionowaniem przez organy skarbowe prawa do zaliczania wydatków z tytułu używania samochodu do kosztów uzyskania przychodów.

Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Może on z tego tytułu otrzymać za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży 20 proc. diety. Ryczałt przysługuje również wtedy, gdy pracownik podróżuje samochodem osobowym, ale pojazdu tego nie używa w miejscowości docelowej. Jedynym warunkiem uzyskania powyższego świadczenia jest faktyczne ponoszenie kosztów dojazdów. Rozwiązanie alternatywne to zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków na dojazdy, jeśli zostały one udokumentowane.

Oba rodzaje świadczeń są zwolnione od podatku zarówno u pracowników, jak i osób niebędących pracownikami.

Jednak podróżujący przedsiębiorcy mogą obciążyć koszty podatkowe tylko rzeczywiście poniesionymi i odpowiednio udokumentowanymi wydatkami na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

Jeżeli wydatki są racjonalne i potwierdzone rachunkami, organy podatkowe nie czynią trudności w ich podatkowym rozliczeniu po stronie kosztów oraz w objęciu kwot wypłaconych pracownikowi zwolnieniem przedmiotowym. Przykładem niech będzie postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 4 września 2007 r. (nr 1471/DPF/415/48/07/MJ): „jeżeli pracodawca uzna za uzasadnione korzystanie przez pracownika w czasie podróży służbowej z usług pralni lub komunikowania się ze spółką przez internet, a koszty te zostaną prawidłowo udokumentowane, to kwoty wypłacone z ww. tytułów będą wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

W zasadzie nie ma przeszkód, by tego rodzaju świadczenia były zwolnione od podatku także u osób niebędących pracownikami, jednak w odniesieniu do podróżujących zleceniobiorców praktyka urzędowa jest znacznie bardziej rygorystyczna niż wobec pracowników.

Dokument ten, uzupełniony o rozliczenie kosztów podróży z wyszczególnionymi dietami i ryczałtami oraz z dołączonymi fakturami, rachunkami i biletami, można uznać, zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.), za dowód wewnętrzny, na podstawie którego dokonywany jest zapis w księdze podatkowej.

O konieczności takiego właśnie dokumentowania podróży służbowych przekonują zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne. Jako przykład można podać wyrok NSA z 19 lutego 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 123/96): „>delegacja służbowa< zawierająca treść polecenia wyjazdu służbowego, wystawiona przez pracodawcę (podatnika) i wręczona pracownikowi służy nie tylko do wypłacenia pracownikowi diet i innych należności z tytułu podróży służbowej, ale również służy pracodawcy-podatnikowi do wykazania, że wydatki na podróż służbową są wydatkami w celu osiągnięcia przychodów. Brak takiego dokumentu (...) skutkuje niezaliczeniem takich kosztów podatnika do kosztów uzyskania przychodu”.

Również podróżujący przedsiębiorca powinien wystawić dowód wewnętrzny (rozliczenie podróży), o treści uregulowanej w § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Udokumentuje on jednak tylko wartość diet. Inne poniesione w trakcie podróży wydatki powinny wynikać z księgowanych odrębnie faktur i rachunków.

Trzeba zaznaczyć, że dokumentacja podróży (każdej) powinna obejmować także dowody potwierdzające związek poniesionych na nią wydatków z przychodami. Zwraca na to uwagę m.in. Izba Skarbowa w Katowicach: „Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktury (rachunku) wystawionej (go) bądź też innego dokumentu stwierdzającego jedynie wysokość poniesionych przez wnioskodawcę wydatków z tytułu podróży służbowej. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych usługach umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków” (interpretacja indywidualna z 3 grudnia 2008 r., nr IBPB1/415-714/08/TK).

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika powinno się dokonać w ciągu 14 dni od jej zakończenia - bez względu na to, czy na poczet wydatków wypłacono zaliczkę, czy też pracownik korzystał wyłącznie z własnych środków.

Termin ten, u pracodawców sektora prywatnego, ustalony może być jednak inaczej. Jeżeli zatem w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo umowie o pracę przewidziano termin np. 21-dniowy, to organy podatkowe powinny go respektować. Termin rozliczenia podróży przez zleceniodawców lub wykonawców dzieła powinien wynikać z umowy pomiędzy tymi osobami a podmiotem delegującym.

Podstawa prawna:

- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).

Autor: Małgorzata Rymarz
Źródło: Prawo Przedsiębiorcy