REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

REKLAMA

Co jest warunkiem zwolnienia od podatku świadczeń należnych z tytułu podróży służbowej? Kiedy dokonać rozliczenia podróży służbowej?

SPIS TREŚCI




Podróże służbowe w świetle prawa

Podróże służbowe pracowników oraz podróże osób niebędących pracownikami to zdarzenia nieobojętne podatkowo, choć niezdefiniowane w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Znaczenia pierwszego z pojęć należy poszukiwać w art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.). W myśl powołanego przepisu podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zdefiniowanie podróży osób innych niż pracownicy to dużo trudniejsze zadanie. Określenie to odnosi się bowiem do bardzo różnorodnej grupy, wśród której są zarówno przedsiębiorcy samodzielnie wykonujący działalność gospodarczą, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, osoby należące do składu zarządu lub rady nadzorczej spółki kapitałowej, prokurenci, osoby współpracujące z przedsiębiorcą, osoby pełniące funkcje obywatelskie itp.

Modyfikując art. 775 § 1 k.p. można powiedzieć, że podróżą osoby niebędącej pracownikiem jest wyjazd służący realizacji konkretnego celu, związanego z prowadzoną przez tę osobę działalnością (przede wszystkim zarobkową), poza stałe miejsce (miejscowość) jej wykonywania.

Warto także podkreślić, że organy podatkowe na ogół uznają za podróż tylko takie wyjazdy pracowników i osób niebędących pracownikami, które nie należą do zwykłych obowiązków tych podatników, lecz są zdarzeniami incydentalnymi. Dodatkowo, pobyt w miejscu wykonywania zadania powinna charakteryzować tymczasowość.

Zakres zwolnienia dla podróżujących

Wolne od podatku są diety oraz inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W odniesieniu do podróży odbywanych na terytorium Polski owe „odrębne przepisy” zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm.).

Przewiduje ono wypłatę diet oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, poniesionych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Trzeba zaznaczyć, że pełen zakres świadczeń, o których mowa w wymienionym rozporządzeniu, oraz stawki należności odnoszą się do pracowników sfery budżetowej. W pozostałych zakładach pracy można ustanowić inne warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, z wyjątkiem wysokości diet. Jeżeli jednak w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę innych warunków nie przewidziano, zastosowanie znajdą przepisy rozporządzenia w całej rozciągłości.

Osoby niebędące pracownikami mogą otrzymywać zwrot tylko niektórych wydatków. W ich przypadku możliwe jest także ustalenie poszczególnych świadczeń, również diet, w wysokości niższej niż przewidziano w przepisach.

Jeśli chodzi o osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, to możliwość odbywania przez nich podróży i otrzymywania z tego tytułu świadczeń, poza zwykłym wynagrodzeniem, powinna wynikać ze stosownego zapisu w kontrakcie. Jest to warunek korzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) u.p.d.o.f.


Wyżywienie w podróży

Świadczeniem przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia osoby podróżującej jest dieta. Wynosi ona obecnie 23 zł za dobę. Ryczałtowa postać diety oznacza, że powinna łącznie wystarczyć na opłacenie wszystkich posiłków w ciągu doby.

Sposób wykorzystania diety jest dowolny i nie podlega weryfikacji, dlatego podmiot zlecający odbycie podróży nie rozlicza żadnych faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie w trakcie trwania podróży służbowej, nawet gdyby były one potwierdzone fakturami i rachunkami z restauracji lub z innych punktów gastronomicznych. Zasada ta dotyczy w równym stopniu pracowników i osób niebędących pracownikami, w tym także podróżujących przedsiębiorców.

W praktyce zdarza się jednak, że osoby podróżujące otrzymują zamiast diet zwrot faktycznie poniesionych wydatków żywieniowych, udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na podmiot, który wydał polecenie wyjazdu. Pojawia się wówczas problem z podatkowym rozliczeniem takiego świadczenia.

Jeśli sytuacja dotyczy pracownika, któremu dieta należy się z mocy prawa (jeżeli nie miał zapewnionego całodziennego bezpłatnego wyżywienia), rozwiązanie jest stosunkowo proste. Udokumentowane wydatki należy zliczyć i otrzymaną wartość porównać z sumą przysługujących diet. Jeżeli faktycznie poniesione koszty wyżywienia są wyższe od diet, nadwyżka wypłacona pracownikowi będzie dla niego przychodem do opodatkowania, jeżeli zaś niższe - pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diet.

Inaczej rzecz się będzie miała w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Organ podatkowy może bowiem uznać, że zwrot wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie nie mieści się w zakresie regulacji, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f., a zatem podlega opodatkowaniu w całości.

Z punktu widzenia podmiotu wydającego polecenie podróży, zarówno wypłacone diety (także w wysokości przewyższającej ustalony limit), jak i zwrot osobie podróżującej wydatków żywieniowych będzie stanowić koszt podatkowy (por. postanowienie Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu z 26 kwietnia 2005 r., nr PSUS/PBOI/423/33/P2/05/AG). W ciężar kosztów uzyskania przychodów nie można natomiast odpisać wydatków żywieniowych, faktycznie poniesionych przez podróżującego przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczyć diety tylko w ramach limitu. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. Zgodnie z wymienionym przepisem nie uważa się za koszty podatkowe wartości diet osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wydatki na zapewnienie noclegu

Przepisy wspomnianego na wstępie rozporządzenia przewidują dla pracownika odbywającego podróż służbową zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub ryczałt za nocleg, w wysokości 150 proc. diety. Świadczenia te będą więc w całości zwolnione od opodatkowania także u osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W przypadku podróżujących przedsiębiorców ryczałt za nocleg nie wchodzi w grę - do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane. Nie występuje przy tym ograniczenie co do miejsca noclegu.


Wydatki na transport publiczny

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu.

Dla uniknięcia nadmiernej biurokracji, pracodawcy sektora prywatnego często rezygnują z żądania od pracownika biletów, a poniesione koszty przejazdu zwracają na podstawie obowiązującego cennika przewoźnika publicznego. Ten sposób rozliczenia z pracownikiem możliwy jest tylko wówczas, gdy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, odbiegające od przewidzianych w rozporządzeniu, ustalone zostały w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 k.p.). Jak wynika z pism urzędowych, organy podatkowe przychylnie ustosunkowują się do tej praktyki.

W relacjach pomiędzy podmiotem zlecającym podróż a osobą niebędącą pracownikiem, zwolniony od podatku zwrot kosztów przejazdu będzie obejmować cenę biletu uzgodnionego między stronami środka transportu. Tutaj modyfikacje w zakresie obowiązku dokumentowania przejazdu są wysoce ryzykowne. Również podróżujący przedsiębiorcy zaliczą do kosztów podatkowych wydatki związane z przejazdami, pod warunkiem posiadania biletu.

Przejazd samochodem osobowym

Przejazdy w podróży mogą odbywać się samochodem osobowym (także motocyklem lub motorowerem), będącym bądź to środkiem trwałym wykorzystywanym w działalności gospodarczej, bądź składnikiem majątku prywatnego osoby podróżującej. Jeżeli pojazd stanowi element majątku trwałego, do kosztów zaliczane będą wszelkie wydatki dotyczące tego samochodu poniesione w czasie podróży, potwierdzone fakturami lub innymi dowodami księgowymi.

W przypadku gdy samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych, osobie delegowanej przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).

W powyższych granicach także podróżujący przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione w związku z przejazdem osobowym samochodem prywatnym (art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f).

Stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł;

2) dla motocykla - 0,2302 zł;

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu należy założyć ewidencję tego przebiegu. Brak ewidencji skutkować będzie zakwestionowaniem przez organy skarbowe prawa do zaliczania wydatków z tytułu używania samochodu do kosztów uzyskania przychodów.

Dojazdy środkami komunikacji miejscowej

Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Może on z tego tytułu otrzymać za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży 20 proc. diety. Ryczałt przysługuje również wtedy, gdy pracownik podróżuje samochodem osobowym, ale pojazdu tego nie używa w miejscowości docelowej. Jedynym warunkiem uzyskania powyższego świadczenia jest faktyczne ponoszenie kosztów dojazdów. Rozwiązanie alternatywne to zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków na dojazdy, jeśli zostały one udokumentowane.

Oba rodzaje świadczeń są zwolnione od podatku zarówno u pracowników, jak i osób niebędących pracownikami.

Jednak podróżujący przedsiębiorcy mogą obciążyć koszty podatkowe tylko rzeczywiście poniesionymi i odpowiednio udokumentowanymi wydatkami na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.


Inne wydatki związane z podróżą

Świadczeniem z tytułu podróży służbowej pracownika może być również zwrot innych, niż wymienione powyżej, udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Lista takich uzasadnionych potrzeb jest otwarta i zależy od okoliczności konkretnej podróży.

Jeżeli wydatki są racjonalne i potwierdzone rachunkami, organy podatkowe nie czynią trudności w ich podatkowym rozliczeniu po stronie kosztów oraz w objęciu kwot wypłaconych pracownikowi zwolnieniem przedmiotowym. Przykładem niech będzie postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 4 września 2007 r. (nr 1471/DPF/415/48/07/MJ): „jeżeli pracodawca uzna za uzasadnione korzystanie przez pracownika w czasie podróży służbowej z usług pralni lub komunikowania się ze spółką przez internet, a koszty te zostaną prawidłowo udokumentowane, to kwoty wypłacone z ww. tytułów będą wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

W zasadzie nie ma przeszkód, by tego rodzaju świadczenia były zwolnione od podatku także u osób niebędących pracownikami, jednak w odniesieniu do podróżujących zleceniobiorców praktyka urzędowa jest znacznie bardziej rygorystyczna niż wobec pracowników.

Dokumentowanie podróży i związanych z nią wydatków

Właściwe udokumentowanie podróży ma istotne znaczenie, może bowiem przesądzać o udziale poniesionych na nią nakładów w rachunku podatkowym podmiotu zlecającego podróż.

Wprawdzie ani przepisy prawa podatkowego, ani normy prawa pracy nie nakazują potwierdzania na piśmie polecenia wyjazdu służbowego, mimo to powszechną praktyką jest sporządzanie dla celów dowodowych dokumentu zwanego delegacją. Określa się w nim co najmniej: osobę delegowaną, miejscowość docelową, daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, a także rodzaj powierzonego zadania (cel podróży).

Dokument ten, uzupełniony o rozliczenie kosztów podróży z wyszczególnionymi dietami i ryczałtami oraz z dołączonymi fakturami, rachunkami i biletami, można uznać, zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.), za dowód wewnętrzny, na podstawie którego dokonywany jest zapis w księdze podatkowej.

O konieczności takiego właśnie dokumentowania podróży służbowych przekonują zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne. Jako przykład można podać wyrok NSA z 19 lutego 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 123/96): „>delegacja służbowa< zawierająca treść polecenia wyjazdu służbowego, wystawiona przez pracodawcę (podatnika) i wręczona pracownikowi służy nie tylko do wypłacenia pracownikowi diet i innych należności z tytułu podróży służbowej, ale również służy pracodawcy-podatnikowi do wykazania, że wydatki na podróż służbową są wydatkami w celu osiągnięcia przychodów. Brak takiego dokumentu (...) skutkuje niezaliczeniem takich kosztów podatnika do kosztów uzyskania przychodu”.

Również podróżujący przedsiębiorca powinien wystawić dowód wewnętrzny (rozliczenie podróży), o treści uregulowanej w § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Udokumentuje on jednak tylko wartość diet. Inne poniesione w trakcie podróży wydatki powinny wynikać z księgowanych odrębnie faktur i rachunków.

Trzeba zaznaczyć, że dokumentacja podróży (każdej) powinna obejmować także dowody potwierdzające związek poniesionych na nią wydatków z przychodami. Zwraca na to uwagę m.in. Izba Skarbowa w Katowicach: „Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktury (rachunku) wystawionej (go) bądź też innego dokumentu stwierdzającego jedynie wysokość poniesionych przez wnioskodawcę wydatków z tytułu podróży służbowej. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych usługach umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków” (interpretacja indywidualna z 3 grudnia 2008 r., nr IBPB1/415-714/08/TK).


Termin rozliczenia podróży

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika powinno się dokonać w ciągu 14 dni od jej zakończenia - bez względu na to, czy na poczet wydatków wypłacono zaliczkę, czy też pracownik korzystał wyłącznie z własnych środków.

Termin ten, u pracodawców sektora prywatnego, ustalony może być jednak inaczej. Jeżeli zatem w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo umowie o pracę przewidziano termin np. 21-dniowy, to organy podatkowe powinny go respektować. Termin rozliczenia podróży przez zleceniodawców lub wykonawców dzieła powinien wynikać z umowy pomiędzy tymi osobami a podmiotem delegującym.

Podstawa prawna:

- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).

Autor: Małgorzata Rymarz
Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister finansów ma nadzieję, że handlowe niedziele zostaną uregulowane w tym roku. Będą wyższe wpływy z VAT

Trwa dyskusja nad przywróceniem handlu w niedziele. W Sejmie znajduje się projekt ustawy, który przewiduje wprowadzenie dwóch handlowych niedziel w miesiącu. Jakie byłyby skutki wprowadzenia dwóch handlowych niedziel w miesiącu w zakresie podatku VAT?

Zmiany w handlu internetowym 2024. Minister Finansów: urzędy skarbowe dowiedzą się gdy zrobisz 30 (i więcej) transakcji w roku

Minister finansów, Andrzej Domański zapewnił 12 kwietnia 2024 r., że nowe przepisy nie sprawią, że urzędy skarbowe będą inwigilować osoby sprzedające w internecie. Wyjaśnił, że monitorowanie transakcji będzie się zaczynać od 30 transakcji w ciągu roku i wtedy zostaną one zaraportowane.

Obowiązek informowania ZUS o umowie o dzieło. Więcej formularzy RUD, ale mniej zawieranych umów. Dlaczego?

ZUS informuje, że w 2023 r. złożono do ZUS-u więcej formularzy RUD niż rok wcześniej, ale odnotowano nieznaczny spadek zawieranych umów o dzieło zarówno w stosunku do 2022 r. jak i 2021 r.

Domański: chcemy podnieść limit przychodów zwalniających z VAT do 240 tys. zł od stycznia 2025 r.

Szykuje się podwyższenie limitu przychodów uprawniających do zwolnienia z rozliczania VAT do 240 tys. zł z obecnych 200 tys. zł. Zmiana miałaby wejść w życie od 1 stycznia 2025 r.

Domański: przywrócenie stawki VAT do poziomu 5 proc. miało niewielki wpływ na inflację; inflacja na koniec tego roku wyniesie 4-5 proc.

Śledzimy co dzieje się na rynku handlu żywnością. Widzimy, że to przywrócenie stawki VAT do poziomu 5 proc. miało niewielki wpływ na inflację - powiedział minister finansów Andrzej Domański. Według niego inflacja na koniec 2024 roku wyniesie 4-5 proc.

Prezes ZBP: WIRON nie musi zastąpić WIBOR-u, ale inne ustalenia reformy wskaźników referencyjnych bez zmian

W dniu 3 kwietnia 2024 r. Komitet Sterujący Narodowej Grupy Roboczej (NGR) ds. reformy wskaźników referencyjnych poinformował o rozpoczęciu procesu przeglądu i analizy wskaźników alternatywnych dla WIBOR. Przegląd będzie obejmował zarówno WIRON, jak i inne możliwe indeksy lub wskaźniki. Decyzja NGR sygnalizuje, że niekoniecznie zastąpi go WIRON, ale istotne jest, że wszystkie inne ustalenia reformy pozostają w mocy – poinformował następnego dnia prezes Związku Banków Polskich i Przewodniczący Komitetu Sterującego NGR ds. wskaźników Tadeusz Białek.

Ulga dla samotnie wychowujących dzieci. Wykładnia przepisów "skarbówki" praktycznie całkowicie wyklucza jakikolwiek udział drugiego rodzica w wychowywaniu dziecka

Wykładnia przepisów "skarbówki" praktycznie całkowicie wyklucza jakikolwiek udział drugiego rodzica w wychowywaniu dziecka dla skorzystania z preferencji podatkowej przez rodzica faktycznie samotnie zajmującego się dzieckiem. Wydaje się, że przeczy to polityce prorodzinnej państwa, której celem jest zapewnienie systemowego wsparcia dla rodziców, zwłaszcza samotnych. Rzecznik Praw Obywatelskich zwraca się do w tej sprawie do Ministra Finansów.

Od lipca 2024 r. wejdą przepisy ws. rejestracji podmiotów zagranicznych wykonujących przewozy drogowe w SENT

Na początku lipca 2024 r. mają wejść w życie przepisy zakładające obowiązek rejestracji w systemie SENT przewoźników zagranicznych, wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe - wynika z opublikowanego w czwartek 11 kwietnia projektu ustawy, który został skierowany do konsultacji publicznych.

Tantiemy od internetu - nadchodzi nowy parapodatek! Przedsiębiorcy są zaniepokojeni

Tantiemy od internetu to nowe rozwiązanie, które zostało zaproponowane w projekcie implementacji dyrektywy o prawie autorskim na jednolitym rynku cyfrowym do polskiego systemu prawnego. Nowe przepisy budzą obawy wśród przedsiębiorców.

KSeF a klienci biura rachunkowego - bezpłatne spotkanie 16 kwietnia, w cyklu Kawa z INFORLEX

KSeF a klienci biura rachunkowego. Serdecznie zapraszamy na bezpłatne spotkanie 16 kwietnia. W cyklu Kawa z INFORLEX.

REKLAMA