REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Jestem podatnikiem VAT. Rozliczam się na podstawie pkpir. Przez jaki okres należy przechowywać ewidencje podatkowe - pkpir, ewidencje VAT i związane z tym dokumenty oraz deklaracje składane do urzędu skarbowego? Jeśli przejdę na księgi rachunkowe, to jak długo będę je musiał przechowywać?

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

RADA
Księgi podatkowe (rachunkowe, pkpir, ewidencje i rejestry) oraz deklaracje podatkowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Inny jest termin przechowywania ksiąg rachunkowych dla celów bilansowych. Wynosi on co prawda 5 lat (poza wymienionymi w uzasadnieniu wyjątkami), ale jest liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą.

REKLAMA

Autopromocja

UZASADNIENIE

Okres przechowywania ksiąg podatkowych jest inny dla celów podatkowych i bilansowych. Oba zagadnienia przedstawiamy w dwóch punktach.

1. Przechowywanie ksiąg dla celów podatkowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Okres przechowywania ksiąg podatkowych oraz deklaracji podatkowych, które są dokumentami związanymi z ich prowadzeniem, jest równy okresowi przedawnienia podatkowego. Stanowi o tym art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Za księgi podatkowe Ordynacja uznaje:

• księgi rachunkowe,

• podatkową księgę przychodów i rozchodów,

• ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Deklaracjami podatkowymi na podstawie Ordynacji są natomiast zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Okres przedawnienia (na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji) wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to w praktyce, że okres przechowywania ksiąg podatkowych jest zawsze dłuższy niż 5 lat i wynosi najczęściej około 7 lat, licząc z rokiem wykonywania działalności.

Dodam, że na podstawie art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej: w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W 2006 r. zauważono błąd w pkpir. Popełniono go w 2000 r., zawyżając w kosztach wydatki związane z reklamą niepubliczną. Błędne były więc także deklaracje PIT-5 oraz złożone zeznania podatkowe. Obecnie minęło już 5 pełnych lat od zaistniałego zdarzenia. Nie oznacza to, że można zniszczyć dokumenty dotyczące tego roku. Organ podatkowy do końca 2006 r. może skontrolować zdarzenia gospodarcze dotyczące 2000 r. i wydać decyzję podatkową określającą w prawidłowej wysokości zobowiązanie podatkowe. Okres przedawnienia zobowiązania i przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Liczy się je jednak od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku. Jeżeli zeznanie podatkowe za 2000 r. składane było do końca kwietnia 2001 r., to okres przedawnienia należy liczyć od końca tego roku. Oznacza to, że pięcioletni termin przechowywania dokumentów i przedawnienia zobowiązania podatkowego mija z końcem 2006 r.

2. Przechowywanie ksiąg dla celów bilansowych

Inne uregulowania dotyczące okresu przechowywania niezbędnej dokumentacji zawierają przepisy ustawy o rachunkowości. Na podstawie art. 74:

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

– księgi rachunkowe – 5 lat,

– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

REKLAMA

– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

– dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

– dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

– pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Określone powyżej okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W takiej sytuacji powstaje różnica między okresem przechowywania ksiąg handlowych wymaganym przez ustawę o rachunkowości a okresem przechowywania ksiąg podatkowych przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Należy przyjąć, że pięcioletni okres przechowywania ksiąg handlowych dla prawa bilansowego jest jednym, natomiast okres przechowywania ksiąg wymagany przez Ordynację – drugim. Księgi dla potrzeb podatkowych powinny być przechowywane aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Ostatecznie, określając okres przechowywania ksiąg, należy wybrać okres dłuższy (podatkowy lub bilansowy).

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 4–5, art. 70 § 1, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa

• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości

Andrzej Przeszkoda, ekspert w zakresie podatku dochodowego

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA