REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Jestem podatnikiem VAT. Rozliczam się na podstawie pkpir. Przez jaki okres należy przechowywać ewidencje podatkowe - pkpir, ewidencje VAT i związane z tym dokumenty oraz deklaracje składane do urzędu skarbowego? Jeśli przejdę na księgi rachunkowe, to jak długo będę je musiał przechowywać?

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

RADA
Księgi podatkowe (rachunkowe, pkpir, ewidencje i rejestry) oraz deklaracje podatkowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Inny jest termin przechowywania ksiąg rachunkowych dla celów bilansowych. Wynosi on co prawda 5 lat (poza wymienionymi w uzasadnieniu wyjątkami), ale jest liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą.

REKLAMA

Autopromocja

UZASADNIENIE

Okres przechowywania ksiąg podatkowych jest inny dla celów podatkowych i bilansowych. Oba zagadnienia przedstawiamy w dwóch punktach.

1. Przechowywanie ksiąg dla celów podatkowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Okres przechowywania ksiąg podatkowych oraz deklaracji podatkowych, które są dokumentami związanymi z ich prowadzeniem, jest równy okresowi przedawnienia podatkowego. Stanowi o tym art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Za księgi podatkowe Ordynacja uznaje:

• księgi rachunkowe,

• podatkową księgę przychodów i rozchodów,

• ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Deklaracjami podatkowymi na podstawie Ordynacji są natomiast zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

REKLAMA

Okres przedawnienia (na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji) wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to w praktyce, że okres przechowywania ksiąg podatkowych jest zawsze dłuższy niż 5 lat i wynosi najczęściej około 7 lat, licząc z rokiem wykonywania działalności.

Dodam, że na podstawie art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej: w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W 2006 r. zauważono błąd w pkpir. Popełniono go w 2000 r., zawyżając w kosztach wydatki związane z reklamą niepubliczną. Błędne były więc także deklaracje PIT-5 oraz złożone zeznania podatkowe. Obecnie minęło już 5 pełnych lat od zaistniałego zdarzenia. Nie oznacza to, że można zniszczyć dokumenty dotyczące tego roku. Organ podatkowy do końca 2006 r. może skontrolować zdarzenia gospodarcze dotyczące 2000 r. i wydać decyzję podatkową określającą w prawidłowej wysokości zobowiązanie podatkowe. Okres przedawnienia zobowiązania i przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Liczy się je jednak od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku. Jeżeli zeznanie podatkowe za 2000 r. składane było do końca kwietnia 2001 r., to okres przedawnienia należy liczyć od końca tego roku. Oznacza to, że pięcioletni termin przechowywania dokumentów i przedawnienia zobowiązania podatkowego mija z końcem 2006 r.

2. Przechowywanie ksiąg dla celów bilansowych

Inne uregulowania dotyczące okresu przechowywania niezbędnej dokumentacji zawierają przepisy ustawy o rachunkowości. Na podstawie art. 74:

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

– księgi rachunkowe – 5 lat,

– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

REKLAMA

– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

– dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

– dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

– pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Określone powyżej okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W takiej sytuacji powstaje różnica między okresem przechowywania ksiąg handlowych wymaganym przez ustawę o rachunkowości a okresem przechowywania ksiąg podatkowych przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Należy przyjąć, że pięcioletni okres przechowywania ksiąg handlowych dla prawa bilansowego jest jednym, natomiast okres przechowywania ksiąg wymagany przez Ordynację – drugim. Księgi dla potrzeb podatkowych powinny być przechowywane aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Ostatecznie, określając okres przechowywania ksiąg, należy wybrać okres dłuższy (podatkowy lub bilansowy).

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 4–5, art. 70 § 1, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa

• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości

Andrzej Przeszkoda, ekspert w zakresie podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA