REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Jestem podatnikiem VAT. Rozliczam się na podstawie pkpir. Przez jaki okres należy przechowywać ewidencje podatkowe - pkpir, ewidencje VAT i związane z tym dokumenty oraz deklaracje składane do urzędu skarbowego? Jeśli przejdę na księgi rachunkowe, to jak długo będę je musiał przechowywać?

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

RADA
Księgi podatkowe (rachunkowe, pkpir, ewidencje i rejestry) oraz deklaracje podatkowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Inny jest termin przechowywania ksiąg rachunkowych dla celów bilansowych. Wynosi on co prawda 5 lat (poza wymienionymi w uzasadnieniu wyjątkami), ale jest liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą.

REKLAMA

Autopromocja

UZASADNIENIE

Okres przechowywania ksiąg podatkowych jest inny dla celów podatkowych i bilansowych. Oba zagadnienia przedstawiamy w dwóch punktach.

1. Przechowywanie ksiąg dla celów podatkowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Okres przechowywania ksiąg podatkowych oraz deklaracji podatkowych, które są dokumentami związanymi z ich prowadzeniem, jest równy okresowi przedawnienia podatkowego. Stanowi o tym art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Za księgi podatkowe Ordynacja uznaje:

• księgi rachunkowe,

• podatkową księgę przychodów i rozchodów,

• ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Deklaracjami podatkowymi na podstawie Ordynacji są natomiast zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Okres przedawnienia (na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji) wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to w praktyce, że okres przechowywania ksiąg podatkowych jest zawsze dłuższy niż 5 lat i wynosi najczęściej około 7 lat, licząc z rokiem wykonywania działalności.

Dodam, że na podstawie art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej: w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W 2006 r. zauważono błąd w pkpir. Popełniono go w 2000 r., zawyżając w kosztach wydatki związane z reklamą niepubliczną. Błędne były więc także deklaracje PIT-5 oraz złożone zeznania podatkowe. Obecnie minęło już 5 pełnych lat od zaistniałego zdarzenia. Nie oznacza to, że można zniszczyć dokumenty dotyczące tego roku. Organ podatkowy do końca 2006 r. może skontrolować zdarzenia gospodarcze dotyczące 2000 r. i wydać decyzję podatkową określającą w prawidłowej wysokości zobowiązanie podatkowe. Okres przedawnienia zobowiązania i przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Liczy się je jednak od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku. Jeżeli zeznanie podatkowe za 2000 r. składane było do końca kwietnia 2001 r., to okres przedawnienia należy liczyć od końca tego roku. Oznacza to, że pięcioletni termin przechowywania dokumentów i przedawnienia zobowiązania podatkowego mija z końcem 2006 r.

2. Przechowywanie ksiąg dla celów bilansowych

Inne uregulowania dotyczące okresu przechowywania niezbędnej dokumentacji zawierają przepisy ustawy o rachunkowości. Na podstawie art. 74:

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

– księgi rachunkowe – 5 lat,

– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

– dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

– dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

– pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Określone powyżej okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W takiej sytuacji powstaje różnica między okresem przechowywania ksiąg handlowych wymaganym przez ustawę o rachunkowości a okresem przechowywania ksiąg podatkowych przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Należy przyjąć, że pięcioletni okres przechowywania ksiąg handlowych dla prawa bilansowego jest jednym, natomiast okres przechowywania ksiąg wymagany przez Ordynację – drugim. Księgi dla potrzeb podatkowych powinny być przechowywane aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Ostatecznie, określając okres przechowywania ksiąg, należy wybrać okres dłuższy (podatkowy lub bilansowy).

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 4–5, art. 70 § 1, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa

• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości

Andrzej Przeszkoda, ekspert w zakresie podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobroczynność, dzięki której zapłacisz niższy podatek. Sprawdź, jak to zrobić!

Angażujesz się w działania filantropijne? Wspierasz darowiznami fundacje i stowarzyszenia? Choć robisz to bezinteresownie, możesz na tym zyskać nie tylko w wymiarze społeczno-emocjonalnym. Darowiznę możesz odliczyć od dochodu przed opodatkowaniem podatku. Pamiętaj jednak, że to nie jest to samo co przekazanie 1,5% podatku.

Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

REKLAMA

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

REKLAMA

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ordynacja podatkowa - MF szykuje liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i wiele innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

REKLAMA