REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe
Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Jestem podatnikiem VAT. Rozliczam się na podstawie pkpir. Przez jaki okres należy przechowywać ewidencje podatkowe - pkpir, ewidencje VAT i związane z tym dokumenty oraz deklaracje składane do urzędu skarbowego? Jeśli przejdę na księgi rachunkowe, to jak długo będę je musiał przechowywać?

Jak długo przechowywać księgi i deklaracje podatkowe

RADA
Księgi podatkowe (rachunkowe, pkpir, ewidencje i rejestry) oraz deklaracje podatkowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Inny jest termin przechowywania ksiąg rachunkowych dla celów bilansowych. Wynosi on co prawda 5 lat (poza wymienionymi w uzasadnieniu wyjątkami), ale jest liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą.

REKLAMA

UZASADNIENIE

Okres przechowywania ksiąg podatkowych jest inny dla celów podatkowych i bilansowych. Oba zagadnienia przedstawiamy w dwóch punktach.

1. Przechowywanie ksiąg dla celów podatkowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Okres przechowywania ksiąg podatkowych oraz deklaracji podatkowych, które są dokumentami związanymi z ich prowadzeniem, jest równy okresowi przedawnienia podatkowego. Stanowi o tym art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Za księgi podatkowe Ordynacja uznaje:

• księgi rachunkowe,

• podatkową księgę przychodów i rozchodów,

• ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Deklaracjami podatkowymi na podstawie Ordynacji są natomiast zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

REKLAMA

Okres przedawnienia (na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji) wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to w praktyce, że okres przechowywania ksiąg podatkowych jest zawsze dłuższy niż 5 lat i wynosi najczęściej około 7 lat, licząc z rokiem wykonywania działalności.

Dodam, że na podstawie art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej: w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W 2006 r. zauważono błąd w pkpir. Popełniono go w 2000 r., zawyżając w kosztach wydatki związane z reklamą niepubliczną. Błędne były więc także deklaracje PIT-5 oraz złożone zeznania podatkowe. Obecnie minęło już 5 pełnych lat od zaistniałego zdarzenia. Nie oznacza to, że można zniszczyć dokumenty dotyczące tego roku. Organ podatkowy do końca 2006 r. może skontrolować zdarzenia gospodarcze dotyczące 2000 r. i wydać decyzję podatkową określającą w prawidłowej wysokości zobowiązanie podatkowe. Okres przedawnienia zobowiązania i przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Liczy się je jednak od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku. Jeżeli zeznanie podatkowe za 2000 r. składane było do końca kwietnia 2001 r., to okres przedawnienia należy liczyć od końca tego roku. Oznacza to, że pięcioletni termin przechowywania dokumentów i przedawnienia zobowiązania podatkowego mija z końcem 2006 r.

2. Przechowywanie ksiąg dla celów bilansowych

Inne uregulowania dotyczące okresu przechowywania niezbędnej dokumentacji zawierają przepisy ustawy o rachunkowości. Na podstawie art. 74:

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

– księgi rachunkowe – 5 lat,

– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

REKLAMA

– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

– dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

– dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

– pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Określone powyżej okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W takiej sytuacji powstaje różnica między okresem przechowywania ksiąg handlowych wymaganym przez ustawę o rachunkowości a okresem przechowywania ksiąg podatkowych przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Należy przyjąć, że pięcioletni okres przechowywania ksiąg handlowych dla prawa bilansowego jest jednym, natomiast okres przechowywania ksiąg wymagany przez Ordynację – drugim. Księgi dla potrzeb podatkowych powinny być przechowywane aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Ostatecznie, określając okres przechowywania ksiąg, należy wybrać okres dłuższy (podatkowy lub bilansowy).

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 4–5, art. 70 § 1, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa

• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości

Andrzej Przeszkoda, ekspert w zakresie podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak uniknąć obowiązkowego KSeF? Jest kilka sposobów. Np. wystarczy zarejestrować się jako podatnik zagraniczny działający w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

REKLAMA

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

REKLAMA

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

REKLAMA