Rozliczenie zakupu w księgach rachunkowych

Limit przychodów zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2019 r.

Chodzi w szczególności o:

1. Fakturę, czyli dokument na podstawie którego rozliczamy się z dostawcą oraz z Urzędem Skarbowym. Na postawie tego dokumentu wpisuję się w ciężar konta „rozrachunki z dostawcami” jako zobowiązanie firmy oraz w ciężar konta „ Vat naliczony” jako należność firmy, którą można odliczyć od podatku należnego Urzędowi Skarbowemu.
2. Pz- przyjęcie zewnętrzne,  dokument na którego podstawie stwierdzamy, że zakupiony materiał/towar został dostarczony oraz przyjęty do magazynu. Wpłynięcie tego dokumentu umożliwia wpisanie w ciężar konta „materiały” wartości księgowej dostawy.

Zakup uznany być może za rozliczony w pełni gdy do działu księgowości napłyną obydwa dokumenty, zarówno faktura jak i tak zwana „Pz”i zostaną odpowiednio zaksięgowane.

Polecamy: W jakim kierunku zmierza księgowość, obsługa biur rachunkowych oraz system podatkowo-księgowy w 2019? – konferencja w Krakowie 12 lutego

Przykład 1.

1. Otrzymano fakturę od dostawcy na kwotę 1230 zł.
2. Wystawiono dokument przyjęcia potwierdzający dostawę, wartość materiałów 1000 zł.
3. Przeksięgowano VAT naliczony.

Zakup został w całości rozliczony a konto „rozliczenie zakupu” nie wykazuje żadnego salda.

W praktyce często dochodzi do sytuacji gdzie towary bądź materiały zostają dostarczone wcześniej niż sama faktura lub gdzie faktura przychodzi wcześniej niż dostawa. W takiej sytuacji pomocne bywa konto „rozliczenie zakupu”.

Co to jest konto rozliczenie zakupu?

Konto rozliczenie zakupu, jest to konto zespołu trzeciego służące do weryfikacji rozliczenia zakupu w ww. sytuacjach. Konto to może wykazywać dwa salda, zarówno debetowe jak i kredytowe.  Nie ma ustawowego obowiązku do jego prowadzenia i jeżeli przedsiębiorca uzna, że takie konto jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia zakupu to należy je uwzględnić w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa.

Ponieważ konto „Rozliczenie zakupu” nie jest kontem bilansowym, tzn. jego saldo nie wchodzi w skład sprawozdania finansowego tzw. „bilansu” zachodzi konieczność rozliczenia go przed końcem roku tak aby nie wykazywało salda!

Materiały w drodze

W sytuacji gdy, do księgowości wpływ tylko faktura, natomiast sama dostawa jeszcze nie dotarła wtedy mowa jest o materiałach w drodze.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zakupił materiał za 1000 zł, dostawa była opodatkowana stawką 23%. Otrzymał fakturę ale nie otrzymał jeszcze samego towaru. (materiały są ewidencjonowane w rzeczywistych cenach zakupu)

1. Otrzymano fakturę od kontrahenta na łączną sumę 1230 zł.

Przykład 3.

Przedsiębiorstwo otrzymało towar i dokument przyjęcia zewnętrznego wartość materiału na „Pz” wynosiła 1000 zł. Do księgowości nie wpłynęła jeszcze faktura.

Dostawy niefakturowane

W sytuacji gdy do księgowości wpływa sam dokument przyjęcia a nie otrzymano faktury wtedy jest mowa o dostawie niefakturowanej.

1. Otrzymano dokument Przyjęcie zewnętrzne, z którego wynika wartość materiałów w kwocie 1000 zł.

Zakup zagraniczny

W przypadku gdy firma zakupiła materiał/towar od zagranicznego kontrahenta należy pamiętać o uwzględnieniu dodatkowych kosztów związanych z zakupem poza granicami kraju takich jak np. akcyza, cło itp. oraz o przeliczeniu wartości faktury wyrażonej w obcej walucie na złotówki.

Przykład 4.

Firma zakupiła od zagranicznego kontrahenta materiał o wartości 3000 zł (w przeliczeniu na walutę polską po kursie NBP z dnia poprzedzającego). Został też naliczony 23%  podatek Vat w wysokości 690 zł. Urząd celny naliczył akcyzę od zakupionego materiału w wysokości 350 zł. (materiał jest ewidencjonowany  w rzeczywistej cenie zakupu).

1. Otrzymanie od kontrahenta faktury oraz przelicznie na walutę polską.
2. Urząd celny naliczył podatek Vat o stawce 23%.
3. Urząd Celny naliczył akcyzę od zakupionych towarów w wysokości 350 zł.
4. Otrzymano Pz od przyjętych materiałów.
5. Polecenie przeksięgowania Vat’u na Vat naliczony.

Zakup został w całości rozliczony co oznacza, że konto „rozliczenie zakupu” nie wykazuje żadnego salda. Materiał został zaewidencjonowany w cenie rzeczywistej, czyli cenie zakupu powiększonej o koszty związane z dostawą.

Podsumowanie

Rozliczenie zakupu może nastąpić od razu poprzez wpisanie wartości w ciężar odpowiedniego konta, pod warunkiem, że posiadamy odpowiednie dokumenty umożliwiające zweryfikowanie pełnego rozliczenia zakupu. W sytuacji gdy nie posiadamy jednego z odpowiednich dokumentów pomocnym  może być konto „rozliczenie zakupu”. W zależności jaki dokument nie wpłynął występuje tzw. „materiały w drodze”, gdy firma jest w posiadaniu samej faktury lub „dostawy niefakturowane”, gdy wpłynął sam dokument przyjęcia.