Procedura potwierdzenia sald – jak to zrobić krok po kroku

• Metody inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami
• Potwierdzanie sald - jakich rozrachunków dotyczy
• Procedura potwierdzenia sald - 4 główne kroki
• Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej

Metody inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami

Rozrachunki z kontrahentami inwentaryzowane są drogą:

• uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz
• wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).

Potwierdzanie sald - jakich rozrachunków dotyczy

Obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald dotyczy jedynie należności od kontrahentów. Dlatego to wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności.

Nie należy inwentaryzować drogą potwierdzenia sald należności:
- spornych i wątpliwych,
- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- z tytułów publicznoprawnych.

Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.

Procedura potwierdzenia sald - 4 główne kroki

Krok 1 - przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami dokonaj przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane - w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).

Krok 2 - potwierdź z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, wyślij do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do Twojej jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta.

W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do Twojej jednostki.

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.

Z kontrahentem należy również uzgodnić salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z nim.

Krok 3 - jeżeli we wskazanym terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany w kroku 2, a Twoja jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadź inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.

Krok 4 - w wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te należy wyjaśnić ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ująć je - jeżeli jednostka uznaje korekty salda za zasadne - w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.

 

Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej

Rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi inwentaryzowane są według tych samych zasad co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.

oprac. Wioletta Chaczykowska