Jak ująć w księgach odszkodowanie za powypadkową naprawę samochodu

Towarzystwa ubezpieczeniowe często zwracają koszty powypadkowe w kwocie netto, tj. po zmniejszeniu kwoty wynikającej z faktury rozliczeniowej o wartość VAT, przekazując odszkodowanie bezpośrednio wykonawcy. Jednak w rzeczywistości beneficjentem odszkodowania jest ubezpieczony, czyli poszkodowana firma, a nie warsztat samochodowy, na który podatnik dokonał jedynie cesji swojej wierzytelności wynikającej z umowy ubezpieczenia.

W koszty

Ponoszone przez podatnika koszty napraw powypadkowych dotyczące samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodów. Aby jednak koszty te mogły być ujęte w rachunku podatkowym, w momencie wystąpienia szkody samochody muszą być objęte dobrowolnym ubezpieczeniem. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT. Należy zauważyć, że w powołanych przepisach jest mowa o samochodach. Ustawodawca nie dokonał zatem ich rozróżnienia na osobowe i ciężarowe. Oznacza to, że obie kategorie samochodów muszą być objęte ubezpieczeniem dobrowolnym, aby wydatki na ich naprawy powypadkowe obciążały koszty podatkowe. Nie ma przy tym znaczenia, czy stanowią one własność podatnika, czy są przez niego wykorzystywane na podstawie umowy leasingu lub innej umowy.

W księgach

Wydatki związane z naprawą powypadkową samochodu kwalifikuje się do pozostałych kosztów działalności operacyjnej, natomiast otrzymane odszkodowania ujmuje się w pozostałych przychodach operacyjnych. Przyznane od ubezpieczyciela odszkodowanie księguje się – pod datą otrzymania decyzji o jego przyznaniu – na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych. Koszty związane z powypadkową naprawą pojazdu ujmuje się w ciężar pozostałych kosztach operacyjnych pod datą ich poniesienia.

Limit przychodów do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2017 r.

Ewidencja księgowa naprawy samochodu osobowego z polisy ubezpieczeniowej może przebiegać następująco:

1. FV otrzymana od warsztatu samochodowego za naprawę powypadkową:

a) wartość netto usługi: WN konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) naliczony VAT: Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) wartość brutto zobowiązania: Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, w analityce: rozrachunki z warsztatem samochodowym.

2. PK – zaliczenie wydatków na naprawę samochodu w ciężar kosztów w kwocie netto: Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

3. PK – zarachowanie przyznanego odszkodowania do przychodów: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, w analityce: Rozrachunki z ubezpieczycielem, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Jeżeli po zaksięgowaniu tych operacji na koncie 24 pozostaje należność, spółka ma prawo żądać zwrotu tej kwoty jako nienależnej warsztatowi. ⒸⓅ

PRZYKŁAD

Faktura

Służbowy samochód spółki, który jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, został uszkodzony w wyniku wypadku. Jednostka oddała samochód do warsztatu i za naprawę otrzymała fakturę w wysokości 1353 zł, w tym VAT 253 zł. Firma ubezpieczeniowa przyznała spółce odszkodowanie w kwocie netto poniesionych kosztów naprawy, tj. 1100zł. i przelała środki bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu samochodowego. Spółka przelała na rachunek bankowy warsztatu kwotę VAT naliczonego wynikającą z otrzymanej faktury. Samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej.

Objaśnienia:

1. FV – z warsztatu samochodowego za koszty naprawy samochodu:

a) kwota brutto 1353 zł: strona Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) kwota netto 1100 zł: strona Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

c) kwota VAT 253 zł: strona Wn konto 221 „Podatek naliczony”.

2. WB – przelew kwoty VAT do warsztatu tytułem uregulowania pozostałej części faktury kwota 253 zł: strona Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz strona Ma konto 13-0 „Rachunek bankowy”.

3. PK – zaliczenie wydatków na naprawę samochodu w ciężar kosztów w kwocie netto, tj. 1100 zł: Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

4. PK – zarachowanie przyznanego odszkodowania do przychodów kwota 1100 zł: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, w analityce: Rozrachunki z ubezpieczycielem, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

5. PK – rozliczenie zobowiązania wobec warsztatu samochodowego z odszkodowaniem przyznanym przez zakład ubezpieczeń kwota 1100 zł: strona Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz strona Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”. ⒸⓅ

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).