Rozliczanie odsetek od nieterminowych płatności za faktury w działalności

• Jakie odsetki można naliczyć za spóźnioną fakturę
• Sytuacja wierzyciela: odsetki są przychodem dopiero po ich otrzymaniu
• Sytuacja dłużnika: koszt dopiero w momencie zapłaty odsetek
• VAT: odsetki i rekompensata pozostają poza podatkiem
• Podsumowanie

Kontrahent zapłacił po terminie i doliczyłeś mu odsetki? A może to Ty uregulowałeś fakturę z opóźnieniem i otrzymałeś notę odsetkową? Wyjaśniamy, jak odsetki od nieterminowych płatności rozlicza wierzyciel, a jak dłużnik – w PIT (z uwagami dla podatników CIT) oraz w VAT. Jak wyjaśnia Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości w Systim, odsetki w PIT i CIT rozlicza się co do zasady kasowo. Oznacza to, że po stronie wierzyciela przychód powstaje po ich otrzymaniu, a po stronie dłużnika koszt można rozpoznać dopiero po zapłacie.

Jakie odsetki można naliczyć za spóźnioną fakturę

W obrocie gospodarczym za opóźnienie w zapłacie faktury naliczane są przede wszystkim odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wynikają one z ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej ustawa) i przysługują wierzycielowi z mocy prawa, bez wezwania – wystarczy, że spełnił swoje świadczenie (dostarczył towar, wykonał usługę), a nie otrzymał zapłaty w terminie. W transakcjach handlowych objętych ustawą stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a nie odsetki z art. 481 § 2 k.c. Odsetki kodeksowe znajdują zastosowanie przede wszystkim w relacjach z konsumentami oraz w innych zobowiązaniach nieobjętych ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.

Wysokość odsetek „handlowych" ustala się według stopy referencyjnej NBP obowiązującej 1 stycznia (dla odsetek należnych za pierwsze półrocze) albo 1 lipca (dla drugiego półrocza), powiększonej o 10 punktów procentowych (lub o osiem punktów, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym). Aktualne stawki (stan na 16 lipca 2026 r.) przedstawia tabela.

Rodzaj odsetek	1.01–30.06.2026	od 1.07.2026
Ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (standard B2B)	14% rocznie	13,75% rocznie
Ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (dłużnik: publiczny podmiot leczniczy)	12% rocznie	11,75% rocznie
Ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego (art. 481 § 2 k.c.)	9,25% rocznie (od 5.03.2026)

Obok odsetek wierzycielowi przysługuje też zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności:

• 40 euro — gdy świadczenie nie przekracza 5000 zł;
• 70 euro — gdy świadczenie jest wyższe niż 5000 zł, ale niższe niż 50 000 zł;
• 100 euro — gdy świadczenie wynosi co najmniej 50 000 zł.– art. 10 ust. 1 ustawy.
  
  O jej rozliczeniu piszemy dalej.

Sytuacja wierzyciela: odsetki są przychodem dopiero po ich otrzymaniu

Przychody z działalności gospodarczej rozlicza się co do zasady memoriałowo – przychód powstaje, gdy stanie się należny, nawet jeśli kontrahent nigdy nie zapłaci. Odsetki są od tej reguły ważnym wyjątkiem. Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT do przychodów nie zalicza się kwot naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek od należności (identyczną regułę dla podatników CIT zawiera art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT). Odsetki stają się więc przychodem dopiero w dacie faktycznego wpływu na rachunek – obowiązuje metoda kasowa. Potwierdza to od lat orzecznictwo, m.in. wyrok NSA z 30 sierpnia 2005 r. (sygn. akt FSK 2025/04).

Jak podkreśla Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości w Systim, samo wystawienie noty odsetkowej nie wywołuje żadnych skutków w podatku dochodowym. Jeżeli dłużnik zapłaci należność główną, a odsetek nie ureguluje – przychodu z odsetek nie ma.

Wierzyciel prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ujmuje otrzymane odsetki w kolumnie 8 KPiR (pozostałe przychody), na podstawie wyciągu bankowego lub noty z potwierdzeniem zapłaty.

Konsekwentnie kasowo rozliczana jest też rezygnacja z odsetek. Wierzyciel, który nie nalicza odsetek albo je umarza, nie wykazuje z tego tytułu przychodu – przychód powstałby tylko z kwot faktycznie otrzymanych. Wyjątkiem jest kapitalizacja: odsetki doliczone do należności głównej stają się przychodem już w dacie kapitalizacji, mimo braku fizycznej zapłaty (por. wyrok NSA z 13 grudnia 2013 r., sygn. akt II FSK 2849/11).

Podobnie, zatem kasowo, rozliczana jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro). Nie jest ona zapłatą za towar czy usługę, dlatego wierzyciel rozpoznaje przychód w dacie jej otrzymania, na podstawie art. 14 ust. 1i ustawy o PIT (u podatników CIT – art. 12 ust. 3e ustawy o CIT). Kwotę rekompensaty przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna.

Uwaga dla ryczałtowców: zasada kasowa obowiązuje również przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych – otrzymane odsetki od należności z działalności są przychodem z tej działalności w dacie wpływu. Kwestia właściwej stawki ryczałtu dla takich odsetek bywa przedmiotem rozbieżnych stanowisk, dlatego bezpiecznym rozwiązaniem jest potwierdzenie jej interpretacją indywidualną.

Sytuacja dłużnika: koszt dopiero w momencie zapłaty odsetek

Lustrzana reguła obowiązuje po stronie dłużnika. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań (odpowiednikiem dla podatników CIT jest art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT).

Jak wskazuje Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości w Systim, otrzymana nota odsetkowa sama w sobie nie daje prawa do kosztu. Dłużnik zaliczy odsetki do kosztów podatkowych dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty.

Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 26 marca 2025 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.16.2025.2.ED), wskazując wprost, że możliwość zaliczenia odsetek do kosztów jest warunkowana faktem ich zapłaty.

Zapłacone odsetki od zobowiązań handlowych mogą co do zasady stanowić koszt podatkowy, jeżeli zobowiązanie pozostaje w związku z działalnością i spełnione są ogólne warunki zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Stanowią koszt podatkowy gdy są ceną za korzystanie z cudzego kapitału: nie płacąc w terminie, dłużnik był przez pewien czas „kredytowany" przez dostawcę, a zakup służył działalności gospodarczej. Zapłacone odsetki od faktur kosztowych dłużnik ujmuje w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki).

Bardzo ważne jest rozróżnienie rodzaju odsetek. Kosztem podatkowym mogą być wyłącznie zapłacone odsetki od zobowiązań cywilnoprawnych i handlowych (wobec kontrahentów). Odsetki za zwłokę od zaległości budżetowych – podatkowych czy wobec ZUS – są z kosztów wyłączone bezwzględnie, nawet po zapłacie (art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o CIT).

Należy również pamiętać o wyłączeniu zawartym w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (oraz art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT). Zgodnie z tym przepisem, kosztem uzyskania przychodów nie są odsetki za zwłokę wynikające z niedotrzymania warunków umownych, które mają charakter sankcyjny (karny). Jeśli charakter odsetek wykracza poza zwykłą rekompensatę za korzystanie z kapitału i pełni funkcję kary umownej za nienależyte wykonanie zobowiązania, nie będą one stanowiły kosztu podatkowego nawet po ich faktycznej zapłacie.

Co się dzieje, gdy wierzyciel odpuści? Trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli wierzyciel umorzy odsetki już naliczone (np. wystawił notę, a potem zwolnił dłużnika z długu), po stronie dłużnika powstaje przychód z umorzonych zobowiązań - art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy o PIT (art. 12 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o CIT). Jeżeli natomiast wierzyciel w ogóle odsetek nie naliczył i nie żądał ich zapłaty, u dłużnika nie powstaje ani przychód z umorzenia, ani przychód z nieodpłatnych świadczeń. Takie stanowisko zajął NSA w wyroku z 3 lutego 2021 r. (sygn. akt II FSK 2871/18), a ostatnio potwierdził je dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 9 kwietnia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.11.2026.2.EKB), uznając, że nienaliczone przez wierzyciela odsetki - nawet gdy roszczenie o nie ulegnie przedawnieniu - pozostają dla dłużnika podatkowo neutralne.

Odrębną pozycją jest zapłacona przez dłużnika rekompensata 40/70/100 euro. Organy podatkowe dopuszczają jej zaliczenie do kosztów, gdy opóźnienie nie wynikało z winy umyślnej dłużnika, a poniesienie wydatku było racjonalne i służyło ochronie źródła przychodów. Praktyka nie jest tu jednak w pełni jednolita, dlatego przy większych kwotach warto zabezpieczyć się własną interpretacją indywidualną.

VAT: odsetki i rekompensata pozostają poza podatkiem

Dla celów VAT odsetki za opóźnienie w zapłacie faktury w ogóle nie podlegają opodatkowaniu. Opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT), a odsetki nie są wynagrodzeniem za żadne świadczenie – mają charakter odszkodowawczo-sankcyjny i rekompensują wierzycielowi brak zapłaty w terminie. Taki pogląd wynika już z klasycznego wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 1 lipca 1982 r. w sprawie 222/81 (BAZ Bausystem) i jest konsekwentnie podzielany przez polskie organy podatkowe.

Praktyczne konsekwencje są następujące.

Po pierwsze, odsetek nie dokumentuje się fakturą (odsetki nie zwiększają podstawy opodatkowania VAT z pierwotnej faktur). W praktyce wierzyciel może je udokumentować notą odsetkową, notą obciążeniową albo innym dokumentem księgowym.

Po drugie, otrzymanych odsetek nie wykazuje się w części ewidencyjnej ani deklaracyjnej JPK_V7.

Po trzecie, analogiczne zasady dotyczą ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub 100 euro. Rekompensata nie jest zapłatą za usługę świadczoną na rzecz dłużnika, dlatego pozostaje poza VAT i może zostać udokumentowana notą księgową. Organy podatkowe potwierdzają to od lat (np. interpretacja z 26 listopada 2013 r., sygn. IPPP3/443-790/13-2/LK, z 6 lutego 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.696.2023.2.SG).

Po czwarte, odsetki nie podlegają korekcie w ramach ulgi na złe długi – korekta z art. 89a i 89b ustawy o VAT obejmuje wyłącznie podstawę opodatkowania i podatek z niezapłaconej faktury, a nie należności uboczne.

W PIT i CIT odsetki rozlicza się co do zasady kasowo: wierzyciel rozpoznaje przychód po ich otrzymaniu lub uregulowaniu na jego rzecz, a dłużnik może zaliczyć odsetki do kosztów po ich zapłacie albo uregulowaniu w innej formie, o ile spełnione są ogólne warunki rozpoznania kosztu. Samo wystawienie noty odsetkowej, bez otrzymania, zapłaty, potrącenia lub innego uregulowania odsetek, co do zasady nie wywołuje skutku w podatku dochodowym. Dla celów VAT odsetki za opóźnienie pozostają poza zakresem opodatkowania niezależnie od tego, czy zostały już zapłacone.

Podsumowanie

Rozliczenie odsetek od nieterminowych płatności jest jednym z nielicznych obszarów, w których przepisy PIT i CIT są proste i symetryczne: bez zapłaty nie ma ani przychodu, ani kosztu. Wierzyciel nie zapłaci podatku od odsetek, których nie wyegzekwował, a dłużnik nie pomniejszy dochodu o odsetki, których nie uregulował. Pułapki kryją się gdzie indziej: w wyłączeniu z kosztów odsetek budżetowych, w przychodzie z umorzonych odsetek u dłużnika oraz w prawidłowym dokumentowaniu (nota zamiast faktury). Dla biur rachunkowych kluczowa jest też pamięć o rozjeździe ujęcia bilansowego (memoriał) i podatkowego (kasa) – naliczone odsetki widoczne w księgach trzeba wyłączać z wyniku podatkowego aż do momentu zapłaty.

Podstawa prawna:

• art. 14 ust. 1i, ust. 2 pkt 6, ust. 3 pkt 2, art. 23 ust. 1 pkt 18 i 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.)
• art. 12 ust. 1 pkt 3 lit. a, ust. 3e, ust. 4 pkt 2, art. 16 ust. 1 pkt 11 i 21 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.)
• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 89a i art. 89b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)
• art. 4a, art. 7, art. 8, art. 10, art. 11b i art. 11c ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790)
• art. 481 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.)

Sławomir Biliński, Systim