Bankowa księgowość online – na co zwrócić uwagę przy wyborze?

W każdym przypadku jest to jedynie dodatek, mający na celu uatrakcyjnienie oferty bankowej dla przedsiębiorcy. Budzi to wątpliwości, czy oraz jak wiele, do tej pory, „gratisów” wcześniej czy później zostanie wycofanych z puli udostępnionych usług w ramach rachunku bankowego. Warto się zastanowić, na ile bezpieczne jest zatem korzystanie z bankowej księgowości online.

Usługa samodzielnej księgowości online

W praktyce funkcjonuje wiele modeli usług, które można nazwać księgowością online. Charakteryzuje ją głównie zespół udostępnionych przez internet narzędzi informatycznych mających umożliwić samodzielną pracę przy wsparciu doradcy lub dedykowanego księgowego online. Usługa z dużym powodzeniem rozwijana jest od 15 lat na rynku polskim, który w tym przypadku nie odstaje od światowych tendencji. Za pośrednictwem takich systemów księgowych przedsiębiorca może dokonywać księgowań, prowadzić wymagane ewidencje oraz generować i wysyłać wszystkie raporty i deklaracje.

Wybór systemu księgowego - na co zwrócić uwagę?

Przedsiębiorcy, których działalność wymaga prowadzenia księgowości podatkowej „uproszczonej”, mają duży wybór pomiędzy dostępnymi na rynku systemami księgowymi online.

Zarówno przy wyborze modelu pracy, jak i systemu księgowego należy zwrócić uwagę na bogactwo jego funkcji, jakość wiedzy wspierających ekspertów i bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Niezbędne funkcje księgowe, których czasem brakuje

Aktualizacje prawne systemu

Prawo podatkowe ulega nieustannym zmianom, dlatego przedsiębiorca powinien znaleźć taki system księgowy, który zawsze zapewni pracę opartą na obowiązujących przepisach, czyli będzie często aktualizowany w celu wdrożenia prawnych zmian.

Funkcje niezbędne do rozliczania firmy

Istotne jest, aby system księgowy zapewniał możliwość rozliczenia różnorodnych transakcji, które wcześniej czy później zdarzą się przedsiębiorcy. Są to między innymi:

• rozliczanie przejazdów – zarówno samochodem prywatnym, jak i wynajętym krótkoterminowo (tzw. samochody na minuty) lub na zasadach leasingu;
• rozliczanie środków trwałych – zakup laptopa, komputera, maszyn, urządzeń itp.;
• rozliczanie transakcji zagranicznych – reklama AdSense, Google, Facebook, Dropbox, Amazon;
• rozliczanie różnic kursowych – płatności w walutach obcych.

Ponadto dobre systemy szczycą się szeregiem bezpośrednich integracji usprawniających życie przedsiębiorcom:

• integracja z GUS-em – importowanie danych kontrahentów;
• integracja z KRD – sprawdzanie rzetelności;
• integracja z Ministerstwem Finansów – raportowanie JPK i współpraca z krajowym rejestrem faktur;
• integracja z eZUS i PUE – wykluczenie takich archaizmów jak Płatnik.

Mając powyżej wymienione narzędzia do dyspozycji, przedsiębiorca nie musi martwić się o poprawność wyliczeń.

Wspomnieć należy też o technologii. Dobre systemy posiadają schematy księgowe uczące się na bazie księgowanych zdarzeń przez dziesiątki tysięcy klientów. Pozwala to z czasem na zautomatyzowanie procesu księgowego w oparciu o elektronicznie przetworzone faktury.

Poziom merytoryczny naszego doradcy lub księgowego

Funkcją, która zdecydowanie wyróżnia niektóre systemy księgowości online, jest oferowane wsparcie prawne, księgowe, kadrowe oraz techniczne. Powinno ono być udzielane przez najwyższej klasy ekspertów z różnych dziedzin prawnych. Na ogół jest z tym różnie.

Polecamy: CIT 2019. Komentarz

Polecamy: PIT 2019. Komentarz

Bezpieczeństwo – czyli archiwizacja dokumentów

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest do przechowywania w określonym przepisami terminie dokumentacji firmowej.

Zatem przedsiębiorca  ma obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat, a dokumentacji kadrowo-płacowej przez 10 lat.

Wybierając więc system księgowy, przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, czy zapewnia on archiwizację dokumentów księgowych, które w przypadku ewentualnej kontroli mogą być wymagane przez organy podatkowe.

Istotne jest, aby przedsiębiorca w każdej chwili miał pełny dostęp do danych oraz aby nie były one usuwane przed upływem przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Bankowa księgowość online – w skrócie

Przeanalizowaliśmy wszystkie udostępnione przez banki systemy do samodzielnego prowadzenia księgowości online.

Regulaminy usługi bankowej księgowości online

W każdym znanym nam przypadku bank zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zaprzestania świadczenia usług w tym zakresie. Dostawcy usług nie wysilili się nawet, by wskazać, co ze zgromadzonymi danymi, czy przedsiębiorca będzie miał możliwość ich zaimportowania w formacie umożliwiającym mu ich dalsze przetwarzanie.

Cena bankowej księgowości online – nie ma nic za darmo

Banki promują usługę, określając ją jako darmową, problem w tym, że darmowa ona w rezultacie wcale nie jest. Zakres usługi jest tak skonstruowany, że wcześniej czy później użytkownik odda z nawiązką to, co wydawało mu się, że zaoszczędził.

Darmowe narzędzia to:

• proste wystawienie faktury,
• wprowadzenie kosztu,
• wyliczenie podatku,
• automat wyliczający ZUS.

Pytania same się nasuwają. Co w przypadku gdy:

• kupię wyposażenie lub środek trwały? – wyższy pakiet;
• używam prywatnego samochodu? – wyższy pakiet;
• choruję i muszę zmienić składkę ZUS? – wyższy pakiet;
• kupuję reklamy na FB lub Google Ads? – wyższy pakiet;
• płacę lub otrzymuję zapłatę w walutach obcych? – wyższy pakiet.

To tylko przykładowe sytuacje, które zmuszą nas wcześniej lub później do zakupu pakietu za 150 PLN w przypadku najbardziej znanej bankowej księgowości online.

Statystyki wskazują, że przynajmniej jeden raz na kwartał przedsiębiorca potrzebuje specjalistycznej porady. Co w takim przypadku?

Usługa bankowej księgowości online wycenia takie usługi:

• mailowa konsultacja techniczna – cena od 15 PLN za e-mail;
• mailowa konsultacja z doradcą – cena od 50 PLN za e-mail.

Nie ma nic za darmo – tę złotą zasadę należy wyryć w swojej pamięci raz na zawsze.

Po przeliczeniu różnych funkcji składających się na usługę możemy stwierdzić, że koszt miesięczny korzystania z bankowej księgowości online może wynosić 400 PLN i więcej.

Z pewnością w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ta kwota może okazać się zbyt wysoka. Zatem ostateczna cena to zdecydowanie minus bankowej księgowości online.

Podsumowując, wybór systemu do prowadzenia samodzielnej księgowości powinien być bardzo dobrze przemyślany. Przedsiębiorca, zanim zdecyduje się na oprogramowanie, powinien zweryfikować przede wszystkim, czy dany system gwarantuje odpowiedni stan prawny, bezpieczeństwo danych, czyli archiwizację oraz czy zapewnia funkcjonalność na takim poziomie, aby przedsiębiorca mógł rozliczać zdarzenia zgodnie z prawem podatkowym.

Sandra Maj, ekspert wFirma.pl