REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur
Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne faktury są dziś standardem, który na stałe zagościł w naszych firmach. Jednakże wysyłanie faktur w plikach PDF niczego nie uprości, jeżeli nadal będziemy zmuszeni do ich drukowania i ręcznego wprowadzania do systemu księgowego. Z pomocą przychodzą dedykowane dla księgowości aplikacje, które w oparciu o mechanizm OCR odczytują dane zarówno z papierowych, jak i elektronicznych faktur. Jakie rozwiązania mają dziś w swoich laptopach nowocześni księgowi? Które rynkowe nowości są godne uwagi?

Dynamiczne zmiany w biznesie są bezpośrednio związane z nieustannym, szybkim rozwojem technologii informatycznych. Nowinki technologiczne docierają także do działów księgowości, które częstokroć funkcjonują w sposób jeszcze dość tradycyjny. Oczywiście, papierowe księgi już dawno zastąpione zostały przez komputerowe systemy finansowo-księgowe, nadal jednak nie są one idealne – bardzo wiele czynności trzeba wykonywać ręcznie, a to wymaga sporych nakładów czasowych i kadrowych. W działalności każdego przedsiębiorstwa przychodzi moment, gdy jest ono już na tyle duże, że prowadzenie rachunkowości staje się wysoce uciążliwe lub wręcz niemożliwe do zrealizowania bez zatrudniania dodatkowych osób. Jednakże zamiast rekrutować kolejnego pracownika, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które jak najszybciej po okresie wdrożenia zaczną przynosić zauważalne korzyści: ułatwią, przyspieszą i zautomatyzują pracę osób zatrudnionych w dziale księgowości.

REKLAMA

Autopromocja

Skanowanie oszczędza czas

Po przeanalizowaniu obowiązków skomputeryzowanych księgowych okazuje się, że czynności takie jak ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego oraz ich weryfikacja zajmują im lwią część czasu pracy. Dlatego warto pójść o krok dalej i wdrożyć w dziale księgowości aplikację, która dzięki zastosowaniu mechanizmów rozpoznawania tekstu (OCR) odczyta dane z zeskanowanych faktur i wyręczy księgowych w tym żmudnym, czasochłonnym zadaniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Przebadaliśmy współpracujące z nami firmy i biura rachunkowe. Wyniki były bardzo zadowalające – rozpoznawanie faktur poprzez aplikację OCR pozwoliło korzystającym z niej podmiotom obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50% – mówi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Jak archiwizować dokumenty księgowe

W jaki sposób zyskuje się na czasie, skanując faktury? Dzięki zainstalowaniu aplikacji OCR z zeskanowanych dokumentów papierowych lub wygenerowanych elektronicznie faktur w PDF pobrane zostaną informacje takie jak numer faktury, dane kontrahenta, data wystawienia, sprzedaży czy zapłaty oraz rejestr VAT. Aplikacja wyeksportuje je do pliku, który księgowy jednym kliknięciem zaimportuje do programu księgowego. Technologia OCR nie rozpoznaje jedynie faktur wypisanych ręcznie, ale na szczęście jest ich już na rynku coraz mniej.

- Wybierając aplikację do odczytywania faktur, należy zwrócić uwagę na jej skuteczność, bo niektóre z dostępnych na rynku nie radzą sobie np. z fakturami z drukarek igłowych. Najlepsze rozwiązania są jednak w stanie zapewnić skuteczność odczytu na poziomie 95% – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu SaldeoSMART. – Druga, niezwykle istotna kwestia, to zdolność danej aplikacji do integracji z zainstalowanym w firmie systemem księgowym. Jeżeli twórcy oprogramowania nie zapewniają łatwej i szybkiej integracji, to czekają nas niepotrzebnie koszty jej przeprowadzenia, nie wspominając o straconym czasie.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Segregatory w kąt

Jakie jeszcze korzyści może przynieść aplikacja rozpoznająca treść zeskanowanych faktur?

Mechanizm OCR przydaje się nie tylko po to, by ułatwić wprowadzanie dużej liczby dokumentów do systemu księgowego. Może też odczytać z faktury wszystkie pozostałe istotne informacje, które pomogą w pracy innych działów firmy.


- Specjaliści od zarządzania procesami biznesowymi nieustannie poszukują możliwości usprawnienia i zoptymalizowania zachodzących w firmie procesów. Z pewnością ucieszy ich wiadomość, że aplikacje OCR mogą przekazywać informacje o zakupionych towarach z faktur do programów magazynowych, księgowych, zakupowych i ERP. Zautomatyzowane odczytywanie pozycji z faktur przynosi ogromną oszczędność czasu przy prowadzeniu stanów magazynowych – zapewnia Krzysztof Wojtas.

Dla firm, których priorytetem jest optymalizowanie swojej działalności, niezwykle pomocna będzie opcja analizy zawartości faktur. Możliwość tworzenia zestawień dotyczących rodzaju i struktury dokonywanych zakupów ułatwi firmom zrozumienie prawidłowości występujących w zapotrzebowaniu na konkretne towary, a to pozwoli na lepsze planowanie.

Ponadto każda zeskanowana faktura trafia do elektronicznego archiwum tych dokumentów na serwerze. Dzięki temu dowolny dokument można będzie w przyszłości łatwo wyszukać, i to w każdym momencie, bez konieczności kartkowania grubych segregatorów. Wystarczy wpisać w oknie aplikacji poszukiwaną frazę: nazwę kontrahenta, numer faktury lub nazwę towaru, a faktura w kilka sekund pojawi się na naszym ekranie.

Koniec z gubieniem faktur

Aplikacja odczytująca zeskanowane faktury pomaga też we wprowadzeniu w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Strukturyzuje on procesy związane z obiegiem dokumentacji i zapobiega tak prozaicznym problemom, jak zagubienie papierowej faktury, o co przecież nietrudno w dużym natłoku spraw.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Jak może wyglądać elektroniczny obieg dokumentów w firmie? By wprowadzić dokument w obieg, wystarczy go zeskanować. Dzięki technologii OCR aplikacja odczyta dane znajdujące się na fakturze i wprowadzi ją w obieg, zgodnie z ustaloną w firmie ścieżką. Na samym początku pracy z systemem konieczne jest nadanie ścieżki, z czasem jednak, dzięki mechanizmom sztucznej inteligencji, system zacznie rozpoznawać poszczególne typy dokumentów i podpowiadać właściwą dla nich ścieżkę obiegu.

Wybór skutecznych, optymalnych rozwiązań zapewnia działowi księgowości kompleksowe wsparcie i usprawnia pracę zatrudnionych w nim osób. Skanowanie faktur pozwala dziś nie tylko na stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, ale staje się pierwszym krokiem do bardziej efektywnej pracy księgowych. Dane z faktur szybko wczytują się do systemu księgowego, a dokumenty trafiają do obiegu za pomocą jednego kliknięcia. W ten sposób nowoczesna technologia na każdym kroku wspiera firmy w ich działalności.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA