Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur

Dynamiczne zmiany w biznesie są bezpośrednio związane z nieustannym, szybkim rozwojem technologii informatycznych. Nowinki technologiczne docierają także do działów księgowości, które częstokroć funkcjonują w sposób jeszcze dość tradycyjny. Oczywiście, papierowe księgi już dawno zastąpione zostały przez komputerowe systemy finansowo-księgowe, nadal jednak nie są one idealne – bardzo wiele czynności trzeba wykonywać ręcznie, a to wymaga sporych nakładów czasowych i kadrowych. W działalności każdego przedsiębiorstwa przychodzi moment, gdy jest ono już na tyle duże, że prowadzenie rachunkowości staje się wysoce uciążliwe lub wręcz niemożliwe do zrealizowania bez zatrudniania dodatkowych osób. Jednakże zamiast rekrutować kolejnego pracownika, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które jak najszybciej po okresie wdrożenia zaczną przynosić zauważalne korzyści: ułatwią, przyspieszą i zautomatyzują pracę osób zatrudnionych w dziale księgowości.

Skanowanie oszczędza czas

Po przeanalizowaniu obowiązków skomputeryzowanych księgowych okazuje się, że czynności takie jak ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego oraz ich weryfikacja zajmują im lwią część czasu pracy. Dlatego warto pójść o krok dalej i wdrożyć w dziale księgowości aplikację, która dzięki zastosowaniu mechanizmów rozpoznawania tekstu (OCR) odczyta dane z zeskanowanych faktur i wyręczy księgowych w tym żmudnym, czasochłonnym zadaniu.

- Przebadaliśmy współpracujące z nami firmy i biura rachunkowe. Wyniki były bardzo zadowalające – rozpoznawanie faktur poprzez aplikację OCR pozwoliło korzystającym z niej podmiotom obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50% – mówi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Jak archiwizować dokumenty księgowe

W jaki sposób zyskuje się na czasie, skanując faktury? Dzięki zainstalowaniu aplikacji OCR z zeskanowanych dokumentów papierowych lub wygenerowanych elektronicznie faktur w PDF pobrane zostaną informacje takie jak numer faktury, dane kontrahenta, data wystawienia, sprzedaży czy zapłaty oraz rejestr VAT. Aplikacja wyeksportuje je do pliku, który księgowy jednym kliknięciem zaimportuje do programu księgowego. Technologia OCR nie rozpoznaje jedynie faktur wypisanych ręcznie, ale na szczęście jest ich już na rynku coraz mniej.

- Wybierając aplikację do odczytywania faktur, należy zwrócić uwagę na jej skuteczność, bo niektóre z dostępnych na rynku nie radzą sobie np. z fakturami z drukarek igłowych. Najlepsze rozwiązania są jednak w stanie zapewnić skuteczność odczytu na poziomie 95% – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu SaldeoSMART. – Druga, niezwykle istotna kwestia, to zdolność danej aplikacji do integracji z zainstalowanym w firmie systemem księgowym. Jeżeli twórcy oprogramowania nie zapewniają łatwej i szybkiej integracji, to czekają nas niepotrzebnie koszty jej przeprowadzenia, nie wspominając o straconym czasie.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Segregatory w kąt

Jakie jeszcze korzyści może przynieść aplikacja rozpoznająca treść zeskanowanych faktur?

Mechanizm OCR przydaje się nie tylko po to, by ułatwić wprowadzanie dużej liczby dokumentów do systemu księgowego. Może też odczytać z faktury wszystkie pozostałe istotne informacje, które pomogą w pracy innych działów firmy.

- Specjaliści od zarządzania procesami biznesowymi nieustannie poszukują możliwości usprawnienia i zoptymalizowania zachodzących w firmie procesów. Z pewnością ucieszy ich wiadomość, że aplikacje OCR mogą przekazywać informacje o zakupionych towarach z faktur do programów magazynowych, księgowych, zakupowych i ERP. Zautomatyzowane odczytywanie pozycji z faktur przynosi ogromną oszczędność czasu przy prowadzeniu stanów magazynowych – zapewnia Krzysztof Wojtas.

Dla firm, których priorytetem jest optymalizowanie swojej działalności, niezwykle pomocna będzie opcja analizy zawartości faktur. Możliwość tworzenia zestawień dotyczących rodzaju i struktury dokonywanych zakupów ułatwi firmom zrozumienie prawidłowości występujących w zapotrzebowaniu na konkretne towary, a to pozwoli na lepsze planowanie.

Ponadto każda zeskanowana faktura trafia do elektronicznego archiwum tych dokumentów na serwerze. Dzięki temu dowolny dokument można będzie w przyszłości łatwo wyszukać, i to w każdym momencie, bez konieczności kartkowania grubych segregatorów. Wystarczy wpisać w oknie aplikacji poszukiwaną frazę: nazwę kontrahenta, numer faktury lub nazwę towaru, a faktura w kilka sekund pojawi się na naszym ekranie.

Koniec z gubieniem faktur

Aplikacja odczytująca zeskanowane faktury pomaga też we wprowadzeniu w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Strukturyzuje on procesy związane z obiegiem dokumentacji i zapobiega tak prozaicznym problemom, jak zagubienie papierowej faktury, o co przecież nietrudno w dużym natłoku spraw.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Jak może wyglądać elektroniczny obieg dokumentów w firmie? By wprowadzić dokument w obieg, wystarczy go zeskanować. Dzięki technologii OCR aplikacja odczyta dane znajdujące się na fakturze i wprowadzi ją w obieg, zgodnie z ustaloną w firmie ścieżką. Na samym początku pracy z systemem konieczne jest nadanie ścieżki, z czasem jednak, dzięki mechanizmom sztucznej inteligencji, system zacznie rozpoznawać poszczególne typy dokumentów i podpowiadać właściwą dla nich ścieżkę obiegu.

Wybór skutecznych, optymalnych rozwiązań zapewnia działowi księgowości kompleksowe wsparcie i usprawnia pracę zatrudnionych w nim osób. Skanowanie faktur pozwala dziś nie tylko na stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, ale staje się pierwszym krokiem do bardziej efektywnej pracy księgowych. Dane z faktur szybko wczytują się do systemu księgowego, a dokumenty trafiają do obiegu za pomocą jednego kliknięcia. W ten sposób nowoczesna technologia na każdym kroku wspiera firmy w ich działalności.