REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Jak archiwizować dokumenty księgowe
Jak archiwizować dokumenty księgowe
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych oraz ochrony danych związanych z dokumentacją określa ustawa o rachunkowości. W zakresie przechowywania dokumentacji księgowej zastosowanie mają również przepisy zawarte w innych aktach prawnych, do których należy ustawa Ordynacja podatkowa.

Dokumentacja rachunkowa jednostki

Autopromocja

Rachunkowość jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości, obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości. Dodatkowo, na co wskazuje art. 10. ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w  języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a  ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Do ustalania w formie pisemnej i aktualizacji powyższej dokumentacji obowiązany jest kierownik jednostki.

Jak wprowadzić zmiany w polityce rachunkowości

Ważne!

W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki, inne niż wymienione w art. 2 ust. 3 ustawy o rachunkowości, mogą stosować MSR.

Zasady archiwizacji i ochrony zbiorów danych rachunkowości

Dokumentację (o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości), księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, (zwane dalej także "zbiorami"), należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania powyższych rozwiązań (wymienionych w art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Ważne!

Zgodnie z art. 13 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w powyższej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w ustawie, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.


Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce (poza przypadkami gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów) w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z wyłączeniem jednak dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Pełnokrwista postać księgowego, czyli wiedza, praktyka i etyka

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio (w sposób określony w art. 73. ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ponadto, dokumentacja może być przechowywana poza jednostką, jeżeli zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych

W przypadku dokumentów w zakresie zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych, to podlegają one trwałemu przechowywaniu.

Natomiast pozostałe dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez następujący okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

Jak ująć w księgach rachunkowych wczasy pod gruszą

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat.

Powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Ważne!

Udostępnienie osobie trzeciej dokumentacji jednostki lub ich części do wglądu na terenie jednostki, wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Z kolei do udostępniania poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki wymagana jest pisemna zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.


Dokumentacja przy połączeniu, przekształceniu lub likwidacji

Dokumentację księgową, czyli w szczególności księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Natomiast dokumenty jednostek, które zostały zlikwidowane – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka.

Przy czym o miejscu przechowywania dokumentacji kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Jakie dokumenty sprawdza biegły rewident podczas badania sprawozdania

Dokumenty jednostek, które uległy połączeniu, przekształceniu lub likwidacji podlegają takim samym zasadom ochrony danych i terminom ich przechowywania jak pozostałych jednostek, czyli zasadom określonym w art. 72-74 ustawy o rachunkowości.

Przechowywanie dokumentacji do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Oprócz przepisów ustawy o rachunkowości, w zakresie archiwizacji dokumentacji księgowej, zastosowanie mają również przepisy zawarte w innych aktach prawnych, do których należy ustawa Ordynacja podatkowa. Jak wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Generalnie zatem, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przy czym, co warto mieć na uwadze, że art. 68-71 Ordynacji podatkowej zawierają szereg zapisów szczegółowych określających sytuacje, w których bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ulega zawieszeniu, przerwaniu lub nie rozpoczyna się. Przykładowo, bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu, z dniem wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Co się dzieje z „Rodzinnym PIT”? - "Nie znajduje się na liście. Obecnie priorytetem są inne zobowiązania, które znalazły się w umowie koalicyjnej"

Okazuje się, że „Rodzinny PIT” nie znajduje się na liście w umowie koalicyjnej, ale nie jest do końca przesądzone, że w ogóle nie wejdzie w życie. "Pytanie o datę wdrożenia tzw. "Rodzinnego PIT" należy uznać za przedwczesne" - pisze Jarosław Neneman, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów.

Automatyczny zwrot podatku PIT w 2024 roku. Dla nadpłat do 10 tys. zł krócej niż w ciągu 45 dni

Z przepisów wynika zasada, że urzędy skarbowe mają obowiązek zwrócić nadpłatę podatku PIT w ciągu 45 dni od dnia złożenia zeznania podatkowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. w usłudze Twój e-PIT) oraz 3 miesięcy od dnia złożenia zeznania podatkowego w tradycyjnej, papierowej formie. Ale w Krajowej Administracji Skarbowej funkcjonuje od 2 lat system AUTOZWROT, który pozwala na szybszy zwrot podatku.

Fiskus kontroluje mniej, ale za to skuteczniej. Kto może spodziewać się kontroli?

Ministerstwo Finansów podało, że w 2023 roku wszczęto prawie 29 proc. mniej kontroli podatkowych niż rok wcześniej. Jednak wciąż są one bardzo skuteczne, w 97,6 proc. stwierdzono nieprawidłowości. Czy w tym roku będzie podobnie? Na pewno w związku z tzw. dyrektywą DAC7, fiskus będzie sprawdzać, czy firmy korzystające z internetowych platform sprzedażowych nie uchylają się od płacenia podatków.

Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Ulga na dziecko po rozwodzie - były mąż rozliczał ulgę według schematu 50/50%, z czym nie godziła się była małżonka

Po rozwodzie matka dzieci próbowała zawrzeć z byłym mężem porozumienie dotyczące ulgi na dzieci. Proponowała byłemu mężowi proporcjonalne korzystanie z ulgi według proporcji - 30% dla niego i 70% dla niej. Mąż jednak nie godził się na takie rozwiązanie. Co postanowił w tej sprawie organ skarbowy?

REKLAMA