Rezerwy na odprawy emerytalne, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp. rezerwy pracownicze (przepisy prawne, obowiązek tworzenia, wycena i metoda aktuarialna, ujawnienia)

Wstęp

Jeszcze kilka lat temu księgowi i audytorzy zastanawiali się czy na dzień bilansowy należy wycenić rezerwy na świadczenia pracownicze, a jeśli tak, to na jakie i w jaki sposób. Dziś już tego typu dylematów nikt nie ma – świadomość  konieczności wyceny rezerw aktuarialnych na takie świadczenia jak odprawy emerytalne, rentowe, nagrody jubileuszowe itp. jest powszechna (także to że powinien robić to aktuariusz). W wysokim stopniu wpłynęło na to powstanie krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 (KSR 6) „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” i Krajowego Standardu Aktuarialnego nr 1 (KSA 1) „Wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych”, które są dedykowane rezerwom pracowniczym i dogłębnie wyjaśniają to zagadnienie.

Trochę inaczej wygląda sytuacja w pozostałych typach aktuarialnych rezerw pracowniczych – np. w przypadku rezerwy na odprawy pośmiertne. Jest to świadczenie obowiązkowe (wynikające z Kodeksu Pracy), co pociąga za sobą także obowiązkową wycenę rezerw aktuarialnych na nie. Bardzo często pokutuje jednak błędne przeświadczenie, że jest ona nieistotna bilansowo, mimo tego, że jej wartość w przypadku rezerw wyliczanych jedynie na podstawie Kodeksu Pracy jest znacznie wyższa niż wysokość aktuarialnych rezerw na świadczenia emerytalne, a od rezerw na świadczenia rentowe jest wręcz kilkunastokrotnie wyższa! – mimo to jednostki tworzą rezerwy na świadczenia emerytalno-rentowe, a o rezerwach na świadczenia pośmiertne twierdzą, że są nieistotne bilansowo. Takie przeświadczenie bardzo często było argumentowane stwierdzeniem, że „przecież u nas w firmie nikt nie umiera”, co boleśnie zweryfikowała pandemia COVID.

Należy także pamiętać, że w przypadku rezerw pracowniczych przy ocenie ich istotności bilansowej należy traktować je łącznie, a nie rozdzielnie. Oznacza to, że ważna jest sumaryczna kwota tych rezerw dla potrzeb oceny ich istotności. W praktyce często okazuje się, że już na starcie księgowa ma świadomość, że choć jedna z rezerw pracowniczych jest istotna bilansowo, a to implikuje konieczność wyceny także wszystkich pozostałych rezerw pracowniczych.

Poniżej przekrojowo przedstawiamy podstawowe zasady dotyczące wyceny rezerw na świadczenia pracownicze – od przepisów mówiących o obowiązku ich tworzenia, przez przepisy dotyczące poszczególnych świadczeń, metodologii wyceny rezerw pracowniczych, osób uprawnionych do wyceny (aktuariusz) po raport aktuarialny, który definiuje jakie elementy aktuariusz powinien przy wycenie rezerw pracowniczych uwzględnić i jakie informacje powinny znaleźć się w końcowym raporcie aktuarialnym (podział rezerw pracowniczych na poszczególne składowe, zyski i straty aktuarialne, itp.).

Podstawowe akty prawne regulujące wycenę rezerw pracowniczych w Polsce

Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi wycenę rezerw pracowniczych w Polsce są:

• Ustawa o rachunkowości - oprócz nałożenia wymogu utworzenia rezerw na świadczenia emerytalne i podobne nie daje bardziej szczegółowych wytycznych. Odsyła ona natomiast do krajowych (KSR 6) lub międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR 19) (art. 10 pkt 3 i rozdział 5).
• Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 (KSR 6) „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”.
• Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 19 (MSR 19) „Świadczenia pracownicze”.
• Krajowy Standard Aktuarialny nr 1 „Wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych” (KSA 1) – bardzo szczegółowe wytyczne odnośnie wyceny rezerw pracowniczych w Polsce.

Poniższy artykuł zbiera w jedną całość najważniejsze elementy dotyczące wyceny rezerw na świadczenia pracownicze takich jak rezerwy na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp. z powyższych aktów prawnych.

Rezerwy na odprawy emerytalne i podobne (rezerwy na świadczenia pracownicze) – czy występuje obowiązek ich tworzenia?

Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 Ustawy o rachunkowości  tworzenie rezerw na odprawy emerytalne i podobne (rezerw pracowniczych) jest obowiązkowe. O konieczności tworzenia rezerw pracowniczych mówią także załączniki 1, 2, 3 i 5 powyższej ustawy.

„Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów(…) wynikających w szczególności: (…) z przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych”.

Jakie przepisy definiują obowiązek wyceny aktuarialnej rezerwy na odprawy emerytalne, rentowe i pośmiertne?

Tzw. „obowiązkowe” rezerwy na świadczenia pracownicze to:

• Rezerwy na odprawy emerytalne (rezerwy na świadczenia emerytalne)
• Rezerwy na odprawy rentowe
• Rezerwy na odprawy pośmiertne

Obowiązek wypłaty, a co za tym idzie tworzenia na powyższe świadczenia rezerw pracowniczych wynikających „z przyszłych świadczeń na rzecz pracowników” (art. 39 ust. 2 pkt 2 Ustawy o rachunkowości) wynika wprost z Art. 92 Kodeksu Pracy:

„Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.”

oraz z Art. 92 Kodeksu Pracy:

„W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.”

Należy tu także zaznaczyć, że Kodeks Pracy w powyższych przepisach mówi jedynie o minimalnej wartości odpraw emerytalno-rentowych i pośmiertnych, a każda jednostka może w swoich przepisach wewnętrznych dowolnie kształtować wysokość świadczeń emerytalno-rentowych i pośmiertnych – jedynym warunkiem jest to, że nie mogą one być mniej korzystne niż te wynikające z Kodeksu Pracy (wszystkie zmiany wynikające z wewnętrznych i ponadzakładowych ustaleń muszą mieć także odzwierciedlenie w wycenie rezerw na odprawy emerytalne, rentowe i pośmiertne)

Jakie przepisy definiują obowiązek wyceny pozostałych rezerw pracowniczych, takich jak rezerwy na nagrody jubileuszowe, ZFŚS i podobne?

Polska Ustawa o rachunkowości w z art. 39 ust. 2 pkt 2 Ustawy o rachunkowości wymienia wprost świadczenia emerytalne jako te, na które należy tworzyć rezerwy pracownicze, a o innych jedynie mówi „podobne” lub używa frazy „przyszłe świadczenia na rzecz pracowników”. Dokładniejszy opis świadczeń, na które należy tworzyć aktuarialne rezerwy pracownicze, znajduje się już w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 6 (KSR 6) „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” i Międzynarodowych Standardach Rachunkowości nr 19 (MSR 19) „Świadczenia pracownicze”. Do nich w zakresie tworzenia rezerw pracowniczych odsyła Ustawa o rachunkowości. Ponadto Krajowy Standard Aktuarialny nr 1 (KSA 1) „Wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych” zbiera w jednym dokumencie przepisy z kilku różnych aktów prawnych obowiązujących w Polsce, a także tych znajdujących się Międzynarodowych Standardach Rachunkowości, a odnoszących się do wyceny rezerw na świadczenia pracownicze. Uwzględnia on także dobre praktyki wynikające z zawodu aktuariusza, których wymaga Polski Związek Aktuariuszy.

„Krajowy standard aktuarialny nr 1/2015 („KSA 1”, „Standard”), określa reguły postępowania, jakie powinny być stosowane przy wycenie zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych dokonywanej przez aktuariusza na potrzeby sprawozdawczości finansowej zgodnie z Ustawą o rachunkowości i/lub Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej.”

Powyższe przepisy w polskich realiach odnoszą się głównie do obowiązku tworzenia kolejnych dwóch aktuarialnych rezerw pracowniczych:

• rezerwy na nagrody jubileuszowe
• rezerwy na odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

które najczęściej występują w układach zbiorowych pracy zawieranych przez jednostki ze swoimi pracownikami lub w układach ponadzakładowych.

Rzadziej spotykanymi aktuarialnymi rezerwami pracowniczymi są rezerwy dotyczące świadczeń po tzw. „okresie zatrudnienia”. Są to najczęściej:

• rezerwy na ekwiwalenty energetyczne, na ulgowe przejazdy, deputaty węglowe itp.
• rezerwy na opiekę medyczną i ubezpieczenia na życie
• rezerwy na odroczone wypłaty z zysku, premie itp.
• rezerwy na inne świadczenia z tytułu długiego stażu pracy

Dokładniejszy opis świadczeń, na które należy w Polsce tworzyć rezerwy pracownicze, oraz ich klasyfikacja, znajduje się w punkcie 2.2. Krajowego Standardu Aktuarialnego nr 1 (KSA 1) „Wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych”.

Czy tworzenie aktuarialnych rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp. (rezerwy pracownicze) jest obowiązkowe?

Ustawa o rachunkowości w art. 39 art 6 i 7 explicite zwalnia z obowiązku tworzenia aktuarialnych rezerw na świadczenia pracownicze (wyceny rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp.) w zasadzie jedynie następujące jednostki:

• jednostki mikro i małe, ale z wyłączeniem spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych i spółek jawnych lub komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej
• spełniające warunki małej jednostki  
• organizacje pozarządowe
• osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego
• stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego prowadzące działalność pożytku publicznego

oraz jednostki wymienione w par. 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13.09.2017 r., w tym jednostki budżetowe.

Wszystkie pozostałe jednostki mają obowiązek wyceny aktuarialnych rezerw pracowniczych i dokonywać dla nich odpowiednich biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Z wyceny aktuarialnej rezerw może także „zwolnić” tzw. nieistotność bilansowa rezerw pracowniczych, ale należy tu pamiętać, że zgodnie z art.4 pkt. 1a Ustawy o rachunkowości:

„Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.”

Powyższe oznacza, że należy najpierw wycenić wszystkie rezerwy na świadczenia pracownicze (rezerwy na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe, ZFSŚ itp.), zsumować je i dopiero wtedy podjąć decyzję, czy są one istotne bilansowo czy też nie. Najczęściej spotykanym błędem jest podejmowanie takich decyzji na podstawie każdej z rezerw pracowniczych oddzielnie lub pomijanie przy wycenie rezerw pracowniczych rezerw na odprawy pośmiertne, których wysokość jest znaczna (zwłaszcza gdy rezerwy wyceniamy  jedynie na podstawie Kodeksu Pracy – wtedy rezerwa na odprawy pośmiertne jest kilkukrotnie wyższa niż rezerwa na odprawę emerytalną i kilkunastokrotnie wyższa niż rezerwa na odprawę rentową).

W przypadku gdy spółka wyznaczyła rezerwy na świadczenia pracownicze, okazały się one nieistotne bilansowo i spółka odstąpiła od ich księgowania, to nie rzadziej niż raz na 2-3 lata jednostka powinna ponownie oszacować wszystkie rezerwy pracownicze ze względu na ich stosunkowo szybki wzrost, i dopiero na tej podstawie ponownie zdecydować o ich istotności, i ewentualnym zaksięgowaniu. To standardowe działanie, spójne zresztą z księgową zasadą ostrożności, które zabezpiecza księgową przed zniekształceniem wyniku finansowego jednostki.

Jaką metodologię należy użyć przy wycenie rezerwy na odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe itp. rezerwy pracownicze? – metoda aktuarialna

Ustawa o rachunkowości w zakresie metodologii wyceny rezerw pracowniczych (wyceny rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp.) nie mówi o niej wprost, ale odsyła w art. 10.3 do KSR 6 i MSR 19 (Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 i Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 19):

„W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości (…). W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego (…) mogą stosować MSR.”

KSR 6 w punkcie 4.7 również odsyła do MSR 19:

„Jednostka przy wycenie świadczeń emerytalnych i podobnych stosuje postanowienia MSR 19 „Świadczenia pracownicze””

MSR 19 w punkcie 50 nakazuje do wyceny rezerw na świadczenia pracownicze „zastosować techniki aktuarialne” oraz tzw. „metodę prognozowanych uprawnień jednostkowych” (ang. Projected Unit Method). Punkt 65 mówi natomiast, że:

„Zgodnie z metodą prognozowanych uprawnień jednostkowych (czasami znana pod nazwą metody świadczeń narosłych w stosunku do stażu pracy lub metody „świadczenie/staż pracy”) każdy okres wykonywania pracy jest postrzegany jako powodujący powstanie dodatkowej jednostki uprawnienia do świadczeń i każda jednostka uprawnienia do świadczeń wyliczana jest oddzielnie przed wejściem w skład ostatecznego zobowiązania.”

Punkt 68 MSR 19 stwierdza:

„W metodzie prognozowanych uprawnień jednostkowych (…) techniki aktuarialne pozwalają jednostce na ustalenie wysokości zobowiązania na tyle wiarygodnie, aby uzasadnić jego ujęcie”.

Kto jest uprawniony do aktuarialnej wyceny rezerw na świadczenia emerytalne, nagrody jubileuszowe itp. rezerwy pracownicze?

Ze względu stopień komplikacji wyceny rezerw pracowniczych (rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp.) MSR 19 w punkcie 57 zaleca korzystanie z usług licencjonowanego aktuariusza przy ich wycenie.

Także Krajowy Standard Aktuarialny nr 1 „Wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych” (KSA 1) zawierający bardzo szczegółowe wytyczne odnośnie wyceny rezerw na świadczenia pracownicze w Polsce, zaleca aby wyceny rezerw pracowniczych (rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp.) dokonał licencjonowany aktuariusz.

Co powinno się znaleźć w raporcie aktuarialnym z wyceny rezerw pracowniczych?

MSR 19 i KSR 6 zawierają wytyczne odnośnie zestawień, które powinny się znaleźć w końcowym raporcie z wyceny rezerw pracowniczych (wyceny rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp.), ale aby nie pozostawiać żadnych wątpliwości Polskie Stowarzyszenie Aktuariuszy w Krajowym Standardzie Aktuarialnym nr 1 (KSA 1) zebrało w jednym dokumencie przepisy ze wszystkich aktów prawnych mówiących o wyceny rezerw na świadczenia pracownicze i wprowadziło zalecenia dla aktuariuszy mające na celu ujednolicenie raportów aktuarialnych dotyczących wyceny rezerw pracowniczych. Celem zaleceń z KSA 1 dla aktuariuszy wyceniających rezerwy pracownicze było także zwiększenie czytelności raportów aktuarialnych dla osób korzystających z niego, a niebędących aktuariuszem (klient, audytor, biegły rewident) oraz ułatwiających odtworzenie wyliczeń rezerw pracowniczych przez innego aktuariusza.

KSA 1 określa minimalne ujawnienia, które muszą być zawarte w raporcie aktuariusza z wyceny aktuarialnej rezerw pracowniczych. Zgodnie z Pkt. 3 KSA 1 „Minimalne wymagania odnośnie raportu z wyceny zobowiązań na świadczenia pracownicze”:

„Raport powinien jednoznacznie określać przyjęte założenia, użytą metodologię oraz wyniki, tak by było możliwe odtworzenie wyliczeń oraz zweryfikowanie przedstawionych w raporcie założeń i wyników przez osobę o odpowiednich kwalifikacjach. Przyjęte założenia dla poszczególnych parametrów powinny być uzasadnione w raporcie.”

KSA 1 wymienia wszystkie niezbędne noty i ujawnienia dla danego standardu rachunkowości, określa techniki aktuarialne, metodologię wyceny, dobór parametrów, jak i wyliczeń, a także, że został on wykonany przez aktuariusza z licencją.

W zależności od przyjętego standardu wyceny aktuarialnej rezerw pracowniczych (tj. „rachunkowość lokalna”, „rachunkowość międzynarodowa”), zestawienia z wyliczeniami będą się różnić, zarówno na poziomie prezentacyjnym ale i – co niezmiennie ważne – na sposobie ujęcia zmian rezerw pracowniczych w okresie sprawozdawczym w wyniku bieżącego okresu bądź tzw. innych całkowitych dochodach. Zawsze w zestawieniach powinny występować podstawowe składowe wyceny rezerw, które pozwalają ocenić jak zmieniły się rezerwy pracownicze w okresie bilansowym oraz co było główną przyczyną tych zmian.

Zgodnie z KSA 1 raport aktuarialny z wyceny rezerw na świadczenia pracownicze powinien zawierać uzgodnienie bilansu otwarcia z bilansem zamknięcia o poziomie szczegółowości poniższej tabeli lub większym (poniższy poziom szczegółowości jest także wystarczający dla UoR, MSR 19, KSR 6):

Pod powyższą tabelą z wyceny rezerw pracowniczych (lub pod całym raportem z wyceny rezerw) zgodnie z punktem 3.2.7 KSA 1 "Wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych” powinien podpisać się aktuariusz przygotowujący aktuarialną wycenę rezerw pracowniczych wraz z numerem licencji aktuarialnej z rejestru aktuariuszy prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF).

Podsumowanie

1. Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi wycenę rezerw pracowniczych w Polsce są: UoR, KSR 6, MSR 19 i KSA 1.
2. Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 Ustawy o rachunkowości tworzenie rezerw na świadczenia pracownicze jest obowiązkowe, z wyłączeniem jednostek wymienionych w Ustawie w art. 39 art 6 i 7 oraz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z 13.09.2017 r.
3. Jednostki mogą nie tworzyć rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp. jeśli suma wszystkich rezerw pracowniczych jest nieistotna bilansowo, a nie każda z nich pojedynczo. Należy w takim przypadku także bezwzględnie zweryfikować co 2-3 lata wysokość rezerw pracowniczych przez aktuariusza – samo stwierdzenie, że rezerwy są nieistotne jest niewystarczające.
4. Jako metodę wyceny rezerw pracowniczych UoR pośrednio, a KSR 6, MSR 19 i KSA 1 już bezpośrednio, nakazuje „zastosować techniki aktuarialne” oraz tzw. „metodę prognozowanych uprawnień jednostkowych” (ang. Projected Unit Method).
5. Ze względu na stopień komplikacji wyceny rezerw pracowniczych oraz jej długoterminowy horyzont czasowy, standardy zalecają korzystanie z usług licencjonowanego aktuariusza przy ich wycenie.
6. Krajowy Standard Aktuarialny nr 1 (KSA 1) określa minimalne ujawnienia, które muszą być zawarte w raporcie aktuariusza z wyceny aktuarialnej rezerw pracowniczych. Określa on także minimalny pozom szczegółowości odpowiednich zestawień rezerw pracowniczych.

dr n. mat. Paweł Kawa, aktuariusz, nr licencji 0189, Halley.pl aktuariusze Sp. z o.o., www.halley.pl