Kiedy NIP, a kiedy PESEL w deklaracji lub informacji podatkowej?

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne i inne podmioty, uzyskujące (mające) na podstawie odrębnych ustaw, co najmniej jeden z trzech statusów:

Autopromocja

1. podatnika,

2. płatnika podatku,

3. płatnika składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Identyfikator podatkowy (NIP albo PESEL)

Od 1 września 2011 r., zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (dalej: Pp-1), istnieją dwa identyfikatory podatkowe, tj.:

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

1. numer PESEL - w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

Autopromocja

Kasowy PIT 2025 – webinar.
Nowe przepisy

Sprawdź

2. NIP (numer identyfikacji podatkowej) - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2 ustawy (Pp-1), tj.:

a) osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz innych podmiotów, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami,

b) osób fizycznych nieobjętych rejestrem PESEL, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami,

c) osób fizycznych objętych rejestrem PESEL prowadzących działalność gospodarczą,

d) osób fizycznych objętych rejestrem PESEL będących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT),

e) płatników podatków,

f) płatników składek na ubezpieczenia społeczne,

g) płatników składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli identyfikatorem podatkowym podmiotu, w tym osoby fizycznej, jest NIP (spełniony którykolwiek ze statusów wymienionych niżej przy literach a-g), to taki podmiot podlega obowiązkowi ewidencyjnemu w pełnym zakresie, w tym w zakresie dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego i uzyskania NIP oraz aktualizacji danych objętych tym zgłoszeniem w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Jeżeli osoba fizyczna objęta rejestrem PESEL spełnia którykolwiek ze statusów wyżej wymienionych przy literach c-g, to jako identyfikator podatkowy powinna podawać NIP.

Natomiast, jeżeli osoba fizyczna żadnego z tych statusów nie spełnia, to jako identyfikator podatkowy powinna podawać numer PESEL.

Zgodnie z art. 3a ustawy (Pp - 1), w przypadku gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP, obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów, które są obowiązane posiadać NIP na podstawie przepisów ustawy (Pp - 1).

Podatnicy i płatnicy podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne (art. 11 ust. 1 ustawy - Pp - 1).

Remont czy ulepszenie środka trwałego

Zwrot akcyzy od samochodu osobowego

Zakup towarów od dostawcy z UE z polskim NIP - rozliczenie VAT

Osoba fizyczna objęta rejestrem PESEL jako identyfikator podatkowy podaje numer PESEL (we wszystkich ww. dokumentach) oraz na żądanie płatników, jeżeli:

- nie prowadzi działalności gospodarczej, ani
- nie jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, ani
- nie jest płatnikiem podatków, ani
- nie jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Podatnik powinien poinformować płatnika podatku (pracodawcę, urząd pracy) o swoim identyfikatorze podatkowym, natomiast płatnik podatku w składanych dokumentach (np. w informacji PIT-11) powinien wykazać wskazany przez podatnika identyfikator podatkowy.

Dla przedsiębiorcy - NIP jest nie tylko identyfikatorem podatkowym, ale również identyfikatorem, który przedsiębiorca jest obowiązany umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów oraz posługiwać się nim w obrocie prawnym i gospodarczym (art. 16 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Zastosowanie właściwego identyfikatora podatkowego (we wszystkich składanych w danym okresie dokumentach) jest zdeterminowane statusem ewidencyjnym w okresie, za jaki dokonuje się czynności, a nie w momencie dokonywania tej czynności. Na korektach deklaracji należy posługiwać się identyfikatorem podatkowym właściwym dla okresu, którego dotyczy korygowana deklaracja (tj. takim jak na korygowanej deklaracji).

Zatem objęta rejestrem PESEL osoba składająca zeznanie za rok 2012, w którym nie spełniała żadnego ze statusów wyżej wymienionych przy literach c-g, jako swój identyfikator podatkowy w tymże zeznaniu podaje numer PESEL, niezależnie od tego czy w 2013 r. podjęła działalność gospodarczą, czy nie.

Jeżeli taka osoba będzie składała korektę tego zeznania za 2012 r., to w tym korygującym zeznaniu również podaje numer PESEL, nawet wówczas, gdy w momencie składania przedmiotowej korekty prowadzi działalność gospodarczą.

Ważniejsze zmiany w zakresie ewidencji podatników - obowiązujące od 2012 roku

Ustawą z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. Nr 171, poz. 1016 (dalej: Pp - 2) wprowadzono szereg istotnych zmian, m.in.:

1. w związku z wprowadzeniem zasilania rejestru podatników (CRP KEP) danymi ewidencyjnymi z rejestru PESEL, ograniczono zakres danych podlegających zgłoszeniu i aktualizacji przez osoby objęte rejestrem PESEL;

2. za identyfikator podatkowy osoby fizycznej objętej rejestrem PESEL, nieprowadzącej działalności gospodarczej lub niebędącej zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, o ile nie jest płatnikiem, przyjęto numer PESEL:

a) ww. osoby nie mają obowiązku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego (i uzyskiwania NIP),

b) aktualizację danych przez ww. osoby ograniczono do zgłaszania adresu zamieszkania (w ramach składanych deklaracji lub innych dokumentów związanych z obowiązkiem podatkowym lub na zgłoszeniu ZAP-3),

c) ww. osobom zniesiono numery identyfikacji podatkowej nadane przed 1 stycznia 2012 r. Od tego dnia jedynym identyfikatorem podatkowym tych osób jest numer PESEL;

3. uproszczono procedurę nadawania NIP;

4. obowiązek podawania NIP uzależniono od regulacji określonych w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Formularz ZAP-3

Od 1 stycznia 2012 r., wobec wyżej wskazanych zmian przepisów prawa, konieczne było wprowadzenie nowych rozwiązań, w tym formularza ZAP-3 (Zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem) dedykowanego grupie podatników, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL.

Jego celem jest (wyłącznie) umożliwienie zgłoszenia osobistego rachunku do zwrotu nadpłaty lub podatku, aktualnego adresu miejsca zamieszkania, ewentualnie tzw. danych kontaktowych (telefon, e-mail).

Jeżeli spośród ww. danych objętych zgłoszeniem ZAP-3 zachodzi konieczność zgłoszenia jedynie aktualnego adresu miejsca zamieszkania, to za dokonanie aktualizacji uznaje się podanie przez podatnika (którego identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL) aktualnego adresu miejsca zamieszkania w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym (art. 9 ust. 1d ustawy - Pp - 1).

Zgłoszenie aktualizacyjne ZAP-3 składa się do naczelnika urzędu skarbowego. Można to zrobić osobiście w urzędzie skarbowym albo wypełnione i podpisane zgłoszenie przekazać za pośrednictwem placówki pocztowej. Jeżeli zeznanie podatkowe jest składane w formie papierowej, to wskazane jest złożenie ZAP-3 jednocześnie (wraz) z zeznaniem podatkowym, do tego samego naczelnika urzędu skarbowego.

Potrzeba złożenia ZAP-3 przez podatników, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL może zachodzić w przypadku:

- konieczności zgłoszenia (nowego) osobistego rachunku do zwrotu nadpłaty lub podatku albo

- zgłoszenia rezygnacji z tej formy przekazywania zwrotu nadpłaty, jeżeli wcześniej został zgłoszony rachunek osobisty.

Ostatnio zgłoszony rachunek osobisty nie wymaga potwierdzania.

Obecnie, podatnik może podać osobisty rachunek do zwrotu nadpłaty lub podatku w składanym do naczelnika urzędu skarbowego formularzu:

- ZAP-3 (Zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem) - osoba objęta rejestrem PESEL, której identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL tj. nieprowadząca działalności gospodarczej i niebędąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług ani płatnikiem podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne;

- CEIDG-1 (Wniosek o wpis do CEIDG składany za pośrednictwem tzw. „jednego okienka”, którego działanie regulują przepisy o swobodzie działalności gospodarczej) - przedsiębiorca;

- NIP-7 (Zgłoszenie identyfikacyjne / zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem) - inna, niż wyżej wymienione, osoba, której identyfikatorem podatkowym jest NIP (w tym nieobjęta rejestrem PESEL lub będąca płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne).

Zgłoszenie - odpowiednio NIP-7 albo ZAP-3 - można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym albo wypełnione i podpisane zgłoszenie przekazać za pośrednictwem placówki pocztowej.

Aktualne wzory formularzy NIP i ZAP-3 - druki aktywne

Zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług (VAT-R), dokonuje się do właściwego w sprawach podatku od towarów i usług naczelnika urzędu skarbowego niezależnie od zgłoszenia identyfikacyjnego/ aktualizacyjnego NIP. Podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym Zgłoszenie VAT-R można złożyć w systemie e-Deklaracje (www.e-deklaracje.gov.pl).

Osoba fizyczna bez NIP-u lub ze zniesionym NIP-em

Jeżeli osoba fizyczna, obowiązana do posługiwania się NIP nie miała nadanego NIP lub nadany jej NIP z dniem 1 stycznia 2012 r. został zniesiony w trybie art. 67 ustawy (Pp - 2), to w przypadku zmiany statusu podatkowo-ewidencyjnego (np. rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej), zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy (Pp - 1), jest obowiązana do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego lub organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów.

Czyli jeżeli rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej podlegającej rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - to dokonuje tego zgłoszenia w ramach Wniosku o wpis do CEIDG.

Powyższy Wniosek jest przekazywany do wskazanego przez wnioskodawcę naczelnika urzędu skarbowego (właściwego w sprawach ewidencji podatników). Po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego naczelnik urzędu skarbowego wyda osobie rozpoczynającej działalność gospodarczą potwierdzenie nadania NIP.

Przedmiotowe zgłoszenie ma charakter nie tylko identyfikacyjny, ale również jest realizacją ustawowego obowiązku ewidencyjnego (art. 2 ustawy Pp - 1), w tym obowiązku aktualizacji danych, który jest zasadniczo inny w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą i osób, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL.

Osobie, która poda zniesiony NIP, właściwy jej przed 1 stycznia 2012 r., nie grożą sankcje z tytułu art. 81 § 1 pkt 3 Kodeksu karnego skarbowego, bowiem taki NIP nie ma przymiotu „nieprawdziwego numeru”.

Nie jest to również NIP unieważniony, którym nie można się posługiwać (art. 8c ust. 3 ww. ustawy - Pp - 1).

Co wpisać w PIT-11

Wszelkie informacje PIT wystawiane osobom, które:

1. pobierają zasiłki mając zawieszoną działalność gospodarczą - co do zasady -winny być opatrzone NIP. Zawieszenie odnosi się do przedsiębiorcy, a zatem osoby prowadzącej rejestrowaną w CEIDG działalność gospodarczą, czasowe niewykonywanie (zawieszenie) tej działalności nie ma tu znaczenia;

2. wynajmują mieszkanie lub inną nieruchomość (z punktu widzenia VAT są podatnikiem, tyle, że zwolnionym z jego zapłaty) - NIP jest identyfikatorem podatkowym w przypadku osób fizycznych, które spełniają którykolwiek z warunków wyżej wymienionych (na początku niniejszego opracowania) przy literach b-g, w tym odnośnie podatników podatku VAT - tylko w przypadku osób fizycznych będących zarejestrowanymi podatnikami tego podatku.

W przypadku, gdy osoba opłaca ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z tytułu przychodów z umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to stosuje numer PESEL jako identyfikator podatkowy - o ile nie spełnia żadnego z warunków wyżej wymienionych przy lit. b-g;

3. pobierały zasiłek dla bezrobotnych np. przez okres 3 miesięcy w roku, a później rozpoczęły prowadzenie działalności gospodarczej - prowadzenie działalności gospodarczej, w tym rejestrowanej w CEIDG, jest jednoznaczną i wystarczającą przesłanką do stosowania NIP jako identyfikatora podatkowego.

NIP, czy PESEL - kazusy i odpowiedzi ekspertów Ministerstwa Finansów

1. Jakim identyfikatorem podatkowym (NIP/numer PESEL) powinna posługiwać się osoba fizyczna (nieprowadząca działalności gospodarczej, niezarejestrowana do VAT), ale będąca płatnikiem składek ze względu na fakt zatrudniania niani?

Osoba taka powinna posługiwać się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) z uwagi na fakt, iż spełnia status płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (art. 3 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 2 ust. 3 ustawy - Pp - 1).

2. Jakim identyfikatorem podatkowym (NIP/numer PESEL) powinna posługiwać się osoba objęta rejestrem PESEL będąca wspólnikiem spółki jawnej (spółek jawnych lub innych handlowych spółek osobowych) i osiągająca przychody wyłącznie z tego tytułu?

 Osoba taka, jeżeli:

- nie prowadzi działalności gospodarczej,

- nie jest zarejestrowanym podatnikem podatku od towarów i usług,

- nie jest płatnikiem podatków,

- nie jest płatnikem składek na ubezpieczenia społeczne,

- nie jest płatnikem składek na ubezpieczenie zdrowotne

powinna posługiwać się numerem PESEL jako identyfikatorem podatkowym.

 Jeżeli jednak ww. osoba np. samodzielnie opłacałaby składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, a zatem byłaby płatnikiem, to jej identyfikatorem podatkowym będzie NIP.

 3. Jaki numer nabywcy musi wpisać przedsiębiorca, który musi wystawić fakturę VAT dla podatnika osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, jeśli taki podatnik nie posiada NIP?

 Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, są obowiązani wystawiać fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży.

 Od powyższej zasady ustawodawca przewidział wyjątek uregulowany w art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy podatku od towarów i usług nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej.

 Jednakże na żądanie tych osób podatnicy ci są obowiązani do wystawienia faktury.

 Elementami, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży są m.in. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.

 Jednakże faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, tj. numerów identyfikacji podatkowej.

 Zatem w świetle obowiązujących przepisów prawa, w przypadku dokumentowania fakturą VAT transakcji dokonywanych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych nie jest wymagane podanie NIP nabywcy.

4. Jaki identyfikator podatkowy w zeznaniu ma wpisać cudzoziemiec, który pracował w Polsce i musi te dochody rozliczyć w polskim urzędzie skarbowym?

 Właściwym identyfikatorem podatkowym dla osoby fizycznej, która nie jest objęta rejestrem PESEL, a na podstawie odrębnych ustaw posiada status podatnika, jest NIP.

Podstawa prawna:

- ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681, z późn. zm.). [Pp-1]

- ustawa z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1016). [Pp-2]