REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać wydatki na usługi online

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z usług online oferowanych nie tylko w kraju, ale również za granicą. W jaki sposób dokonać rozliczenia wydatków na dowolną usługę online spoza Polski? Można to zrobić w pięciu prostych krokach.

REKLAMA

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet


Dropbox, Google Apps, Google AdWords, GitHub, Basecamp - większość przedsiębiorców na pewno zna te nazwy, bo trudno dziś prowadzić biznes nie korzystając z usług online. Nie wymagają instalacji, działają szybko i niezawodnie. Ze względu na fakt, iż udostępniające je firmy mają jednak siedziby za granicą, pewnym problemem może się wydawać wrzucenie tych usług w koszty. Nic bardziej mylnego!

Rozliczanie zagranicznych usług online

Oczywiście trudno o skonstruowanie uniwersalnej instrukcji rozliczania, która zadziała w przypadku każdej usługi elektronicznej. Na pewno jednak da się stworzyć zestaw wytycznych, będący podstawą do rozliczenia zagranicznej usługi online przez polskiego przedsiębiorcę.

Zobacz wskaźnik: Koszty uzyskania przychodu w 2013 i 2014 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


1. Sprawdź czy wydatek może być kosztem

REKLAMA


Pierwsze pytanie, jakie powinien sobie zadać przedsiębiorca brzmi: czy wydatek na zagraniczną usługę online w ogóle można zaliczyć do kosztów? Można to zrobić, gdy usługa ta służy w działalności gospodarczej i przedsiębiorca jest w stanie to udowodnić.

Przykładowo freelancer może rozliczyć opłaty pobierane przez strony do szukania zleceń (Elance.com, Freelancer.com), grafik może rozliczyć Adobe Creative Cloud, serwis internetowy może rozliczyć wydatki na AdWords, zaś praktycznie każdy biznes może „wrzucić w koszty” opłaty za Google Apps.

Kiedy wydatki na spotkania biznesowe mogą być kosztem

Idąc tym tropem da się też stwierdzić, kiedy zakup usługi online nie może być kosztem. Dzieje się tak, gdy przedsiębiorca korzysta z niej do celów prywatnych. Np. kosztem nie może być kupno hostingu, na którym przedsiębiorca trzyma prywatnego bloga, albo zakup dostępu do serwisu VOD, na którym ogląda seriale w wolnym czasie.


2. Sprawdź skąd pochodzi sprzedawca


Jeśli wydatek spełnia kryteria kosztu to można przystąpić do jego rozliczenia.

Pierwszy krok dotyczy siedziby sprzedawcy. Sprzedawca może dysponować polskim adresem, ale  nie musi to oznaczać, że na ewentualnych fakturach pojawi się właśnie ten adres. Dobry przykład to Google - polskich nabywców obsługuje oddział Google z Irlandii, mimo że Google ma biura w Polsce. Jeśli jednak polskich przedsiębiorców obsługiwałby oddział z Polski to rozliczenie kosztu jest  znacznie prostsze - ten artykuł nie dotyczy tej sytuacji.

Stwierdzając skąd pochodzi sprzedawca, łatwo też zauważyć, czy jest to kraj z Unii Europejskiej, czy też spoza wspólnoty. To ma znaczenie.

Zapraszamy do dyskusji na forum


3. Zarejestruj się do VAT-UE

REKLAMA


Jeżeli sprzedawca ma siedzibę na terenie UE to konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT-UE. Dokonuje się tego formularzem VAT-R wypełniając go odpowiednio w części C3. Po złożeniu formularza można stosować numer NIP-UE (zwany też VAT-UE lub „europejskim numerem VAT”).

Sprzedawca z siedzibą na terenie UE na pewno o ten numer poprosi - tak robi Google, czy Facebook. Jest on sprzedawcy niezbędny, aby wystawić poprawną fakturę i móc nie doliczać VAT-u do sprzedaży. W przeciwnym razie sprzedawca uzna, że nabywca to osoba prywatna i doliczy VAT, którego nie będzie dało się odliczyć.

Jednak jeśli sprzedawca ma siedzibę poza UE, np. w USA, to rejestracja do VAT-UE nie jest potrzebna.

Kiedy można zaliczyć do kosztów kary umowne, odsetki, odszkodowania


4. Zdobądź fakturę z NIP-UE lub inny dokument sprzedaży


Kolejny krok może być stosunkowo najtrudniejszy - chodzi o zdobycie dokumentu sprzedaży.

Jeśli firma pochodzi z UE to wystawiony dokument powinien być zgodny z prawem unijnym, a tym samym z polskimi przepisami. A zatem taki dokument sprzedaży można uznać za fakturę i może posłużyć do rozliczenia kosztu. Oceniając go, trzeba sprawdzić, czy:

- widnieją na nim dane obu stron transakcji, w tym nazwy, adresy i numery NIP-UE (VAT-UE);

- znajduje się na nim nazwa usługi i jej cena;

- nie ma stawki i kwoty VAT (jeśli jednak jest stawka i kwota, to trzeba poprosić o korektę);

- dokument posiada datę wystawienia.

Dokument, który spełnia te kryteria może posłużyć do rozliczenia kosztu. Jeśli nie, należy poprosić sprzedawcę o korektę.

Pozostaje kwestia usług online od firm spoza UE. Idealna sytuacja to taka, kiedy sprzedawca może (i chce) wystawić potwierdzenie sprzedaży zawierające takie same dane jak faktura. Nieco mniej idealnie (ale wciąż akceptowalnie) jest gdy wystawiony przez niego dokument bardzo fakturę przypomina.

Najtrudniejsza sytuacja to taka, w której na dokumencie brakuje istotnych kwestii, np. danych sprzedawcy, nazwy usługi, daty wystawienia, itp. lub dokumentu sprzedaży nie ma w ogóle. Wówczas dysponując innym potwierdzeniem poniesienia kosztu (np. dowodem przelewu) można spróbować rozliczyć koszt. Nie ma jednak pewności, że urzędnicy w razie kontroli go zaakceptują.


5. Rozlicz koszt i VAT - we właściwych terminach


Mając dokument sprzedaży lub dowód, który bardzo go przypomina, można przystąpić do rozliczenia. Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego nie musi znać zasad. Po prostu przekazuje księgowym dokument, który zostaje rozliczony. Mimo tego, warto wiedzieć jak to się dzieje.


Koszt

Wydatek na usługę online rozlicza się w KPiR w terminie wystawienia faktury. Istnieje szansa, że właśnie ta data jest na dokumencie, więc nie powinno to być problemem. Oczywiście, ewentualną kwotę w obcej walucie trzeba przeliczyć na złotówki stosując kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kredyt na wypłatę dywidendy nie jest kosztem


VAT

W przypadku usług online od firm spoza Polski rozliczenie VAT-u jest specyficzne, ponieważ VAT rozlicza nabywca. A zatem polski przedsiębiorca będący VAT-owcem dolicza do kwoty zakupu 23% VAT i ujmuje go zarówno w rejestrze zakupów, jak i sprzedaży. Dzięki temu transakcja jest neutralna podatkowo. Natomiast firma zwolniona z VAT musi doliczyć 23% VAT i zapłacić ten podatek składając jednocześnie deklarację VAT-9M.

Rozliczenia trzeba dokonać albo według terminu wykonania usługi, albo według terminu zapłaty - o ile zapłata nastąpiła przed wykonaniem usługi. Termin wystawienia faktury przez zagranicznego sprzedawcę nie ma wpływu na termin rozliczenia VAT w przypadku usług importowanych.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Praw

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kapitał zakładowy spółki z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Najniższa krajowa w 2026 r. i minimalna stawka godzinowa - jest oficjalna propozycja rządu

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

REKLAMA

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

REKLAMA