REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać wydatki na usługi online

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z usług online oferowanych nie tylko w kraju, ale również za granicą. W jaki sposób dokonać rozliczenia wydatków na dowolną usługę online spoza Polski? Można to zrobić w pięciu prostych krokach.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet


Dropbox, Google Apps, Google AdWords, GitHub, Basecamp - większość przedsiębiorców na pewno zna te nazwy, bo trudno dziś prowadzić biznes nie korzystając z usług online. Nie wymagają instalacji, działają szybko i niezawodnie. Ze względu na fakt, iż udostępniające je firmy mają jednak siedziby za granicą, pewnym problemem może się wydawać wrzucenie tych usług w koszty. Nic bardziej mylnego!

Rozliczanie zagranicznych usług online

Oczywiście trudno o skonstruowanie uniwersalnej instrukcji rozliczania, która zadziała w przypadku każdej usługi elektronicznej. Na pewno jednak da się stworzyć zestaw wytycznych, będący podstawą do rozliczenia zagranicznej usługi online przez polskiego przedsiębiorcę.

Zobacz wskaźnik: Koszty uzyskania przychodu w 2013 i 2014 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


1. Sprawdź czy wydatek może być kosztem

REKLAMA


Pierwsze pytanie, jakie powinien sobie zadać przedsiębiorca brzmi: czy wydatek na zagraniczną usługę online w ogóle można zaliczyć do kosztów? Można to zrobić, gdy usługa ta służy w działalności gospodarczej i przedsiębiorca jest w stanie to udowodnić.

Przykładowo freelancer może rozliczyć opłaty pobierane przez strony do szukania zleceń (Elance.com, Freelancer.com), grafik może rozliczyć Adobe Creative Cloud, serwis internetowy może rozliczyć wydatki na AdWords, zaś praktycznie każdy biznes może „wrzucić w koszty” opłaty za Google Apps.

Kiedy wydatki na spotkania biznesowe mogą być kosztem

Idąc tym tropem da się też stwierdzić, kiedy zakup usługi online nie może być kosztem. Dzieje się tak, gdy przedsiębiorca korzysta z niej do celów prywatnych. Np. kosztem nie może być kupno hostingu, na którym przedsiębiorca trzyma prywatnego bloga, albo zakup dostępu do serwisu VOD, na którym ogląda seriale w wolnym czasie.


2. Sprawdź skąd pochodzi sprzedawca


Jeśli wydatek spełnia kryteria kosztu to można przystąpić do jego rozliczenia.

Pierwszy krok dotyczy siedziby sprzedawcy. Sprzedawca może dysponować polskim adresem, ale  nie musi to oznaczać, że na ewentualnych fakturach pojawi się właśnie ten adres. Dobry przykład to Google - polskich nabywców obsługuje oddział Google z Irlandii, mimo że Google ma biura w Polsce. Jeśli jednak polskich przedsiębiorców obsługiwałby oddział z Polski to rozliczenie kosztu jest  znacznie prostsze - ten artykuł nie dotyczy tej sytuacji.

Stwierdzając skąd pochodzi sprzedawca, łatwo też zauważyć, czy jest to kraj z Unii Europejskiej, czy też spoza wspólnoty. To ma znaczenie.

Zapraszamy do dyskusji na forum


3. Zarejestruj się do VAT-UE

REKLAMA


Jeżeli sprzedawca ma siedzibę na terenie UE to konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT-UE. Dokonuje się tego formularzem VAT-R wypełniając go odpowiednio w części C3. Po złożeniu formularza można stosować numer NIP-UE (zwany też VAT-UE lub „europejskim numerem VAT”).

Sprzedawca z siedzibą na terenie UE na pewno o ten numer poprosi - tak robi Google, czy Facebook. Jest on sprzedawcy niezbędny, aby wystawić poprawną fakturę i móc nie doliczać VAT-u do sprzedaży. W przeciwnym razie sprzedawca uzna, że nabywca to osoba prywatna i doliczy VAT, którego nie będzie dało się odliczyć.

Jednak jeśli sprzedawca ma siedzibę poza UE, np. w USA, to rejestracja do VAT-UE nie jest potrzebna.

Kiedy można zaliczyć do kosztów kary umowne, odsetki, odszkodowania


4. Zdobądź fakturę z NIP-UE lub inny dokument sprzedaży


Kolejny krok może być stosunkowo najtrudniejszy - chodzi o zdobycie dokumentu sprzedaży.

Jeśli firma pochodzi z UE to wystawiony dokument powinien być zgodny z prawem unijnym, a tym samym z polskimi przepisami. A zatem taki dokument sprzedaży można uznać za fakturę i może posłużyć do rozliczenia kosztu. Oceniając go, trzeba sprawdzić, czy:

- widnieją na nim dane obu stron transakcji, w tym nazwy, adresy i numery NIP-UE (VAT-UE);

- znajduje się na nim nazwa usługi i jej cena;

- nie ma stawki i kwoty VAT (jeśli jednak jest stawka i kwota, to trzeba poprosić o korektę);

- dokument posiada datę wystawienia.

Dokument, który spełnia te kryteria może posłużyć do rozliczenia kosztu. Jeśli nie, należy poprosić sprzedawcę o korektę.

Pozostaje kwestia usług online od firm spoza UE. Idealna sytuacja to taka, kiedy sprzedawca może (i chce) wystawić potwierdzenie sprzedaży zawierające takie same dane jak faktura. Nieco mniej idealnie (ale wciąż akceptowalnie) jest gdy wystawiony przez niego dokument bardzo fakturę przypomina.

Najtrudniejsza sytuacja to taka, w której na dokumencie brakuje istotnych kwestii, np. danych sprzedawcy, nazwy usługi, daty wystawienia, itp. lub dokumentu sprzedaży nie ma w ogóle. Wówczas dysponując innym potwierdzeniem poniesienia kosztu (np. dowodem przelewu) można spróbować rozliczyć koszt. Nie ma jednak pewności, że urzędnicy w razie kontroli go zaakceptują.


5. Rozlicz koszt i VAT - we właściwych terminach


Mając dokument sprzedaży lub dowód, który bardzo go przypomina, można przystąpić do rozliczenia. Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego nie musi znać zasad. Po prostu przekazuje księgowym dokument, który zostaje rozliczony. Mimo tego, warto wiedzieć jak to się dzieje.


Koszt

Wydatek na usługę online rozlicza się w KPiR w terminie wystawienia faktury. Istnieje szansa, że właśnie ta data jest na dokumencie, więc nie powinno to być problemem. Oczywiście, ewentualną kwotę w obcej walucie trzeba przeliczyć na złotówki stosując kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kredyt na wypłatę dywidendy nie jest kosztem


VAT

W przypadku usług online od firm spoza Polski rozliczenie VAT-u jest specyficzne, ponieważ VAT rozlicza nabywca. A zatem polski przedsiębiorca będący VAT-owcem dolicza do kwoty zakupu 23% VAT i ujmuje go zarówno w rejestrze zakupów, jak i sprzedaży. Dzięki temu transakcja jest neutralna podatkowo. Natomiast firma zwolniona z VAT musi doliczyć 23% VAT i zapłacić ten podatek składając jednocześnie deklarację VAT-9M.

Rozliczenia trzeba dokonać albo według terminu wykonania usługi, albo według terminu zapłaty - o ile zapłata nastąpiła przed wykonaniem usługi. Termin wystawienia faktury przez zagranicznego sprzedawcę nie ma wpływu na termin rozliczenia VAT w przypadku usług importowanych.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Praw

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kolejne obniżki stóp procentowych NBP dopiero na jesieni 2025 roku? Prezes Glapiński: RPP nie zapowiada obecnie dalszych zmian; wzmocniły się czynniki inflacyjne

Rada Polityki Pieniężnej prawdopodobnie poczeka z kolejnymi obniżkami stóp procentowych przynajmniej do września - oceniają ekonomiści Santander BP. Ich zdaniem konferencja prasowa Prezesa NBP z 5 czerwca 2025 r. zasygnalizowała kolejną zmianę w nastawieniu banku centralnego - w kierunku bardziej jastrzębiej polityki. Podobnie oceniają analitycy innych banków (ING BSK, mBanku). Na tej konferencji Prezes Glapiński podkreślił, że Rada Polityki Pieniężnej w obecnej sytuacji nie zapowiada ścieżki przyszłych stóp proc., nie zobowiązuje się do żadnych decyzji, a kolejne decyzje będą podejmowane w reakcji na bieżące informacje. Dodał, że wzmocniły się czynniki mogące zwiększyć presję inflacyjną w dłuższym okresie.

Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Poświadczone zgłoszenie celne importu – kluczowy dowód wywozu z UE

W czasach zglobalizowanego handlu i zaostrzonych kontroli podatkowo-celnych coraz częściej przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem udowodnienia wywozu towarów poza Unię Europejską. Jednym z narzędzi, które może odegrać w tym procesie kluczową rolę, jest poświadczone przez organy celne zgłoszenie celne importowe dokonane w kraju trzecim.

REKLAMA

Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już przygotowane! Czekają na zielone światło od rządu

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

REKLAMA