REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać wydatki na usługi online

Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z usług online oferowanych nie tylko w kraju, ale również za granicą. W jaki sposób dokonać rozliczenia wydatków na dowolną usługę online spoza Polski? Można to zrobić w pięciu prostych krokach.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet


Dropbox, Google Apps, Google AdWords, GitHub, Basecamp - większość przedsiębiorców na pewno zna te nazwy, bo trudno dziś prowadzić biznes nie korzystając z usług online. Nie wymagają instalacji, działają szybko i niezawodnie. Ze względu na fakt, iż udostępniające je firmy mają jednak siedziby za granicą, pewnym problemem może się wydawać wrzucenie tych usług w koszty. Nic bardziej mylnego!

Rozliczanie zagranicznych usług online

Oczywiście trudno o skonstruowanie uniwersalnej instrukcji rozliczania, która zadziała w przypadku każdej usługi elektronicznej. Na pewno jednak da się stworzyć zestaw wytycznych, będący podstawą do rozliczenia zagranicznej usługi online przez polskiego przedsiębiorcę.

Zobacz wskaźnik: Koszty uzyskania przychodu w 2013 i 2014 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


1. Sprawdź czy wydatek może być kosztem


Pierwsze pytanie, jakie powinien sobie zadać przedsiębiorca brzmi: czy wydatek na zagraniczną usługę online w ogóle można zaliczyć do kosztów? Można to zrobić, gdy usługa ta służy w działalności gospodarczej i przedsiębiorca jest w stanie to udowodnić.

Przykładowo freelancer może rozliczyć opłaty pobierane przez strony do szukania zleceń (Elance.com, Freelancer.com), grafik może rozliczyć Adobe Creative Cloud, serwis internetowy może rozliczyć wydatki na AdWords, zaś praktycznie każdy biznes może „wrzucić w koszty” opłaty za Google Apps.

Kiedy wydatki na spotkania biznesowe mogą być kosztem

Idąc tym tropem da się też stwierdzić, kiedy zakup usługi online nie może być kosztem. Dzieje się tak, gdy przedsiębiorca korzysta z niej do celów prywatnych. Np. kosztem nie może być kupno hostingu, na którym przedsiębiorca trzyma prywatnego bloga, albo zakup dostępu do serwisu VOD, na którym ogląda seriale w wolnym czasie.


2. Sprawdź skąd pochodzi sprzedawca


Jeśli wydatek spełnia kryteria kosztu to można przystąpić do jego rozliczenia.

Pierwszy krok dotyczy siedziby sprzedawcy. Sprzedawca może dysponować polskim adresem, ale  nie musi to oznaczać, że na ewentualnych fakturach pojawi się właśnie ten adres. Dobry przykład to Google - polskich nabywców obsługuje oddział Google z Irlandii, mimo że Google ma biura w Polsce. Jeśli jednak polskich przedsiębiorców obsługiwałby oddział z Polski to rozliczenie kosztu jest  znacznie prostsze - ten artykuł nie dotyczy tej sytuacji.

Stwierdzając skąd pochodzi sprzedawca, łatwo też zauważyć, czy jest to kraj z Unii Europejskiej, czy też spoza wspólnoty. To ma znaczenie.

Zapraszamy do dyskusji na forum


3. Zarejestruj się do VAT-UE


Jeżeli sprzedawca ma siedzibę na terenie UE to konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT-UE. Dokonuje się tego formularzem VAT-R wypełniając go odpowiednio w części C3. Po złożeniu formularza można stosować numer NIP-UE (zwany też VAT-UE lub „europejskim numerem VAT”).

Sprzedawca z siedzibą na terenie UE na pewno o ten numer poprosi - tak robi Google, czy Facebook. Jest on sprzedawcy niezbędny, aby wystawić poprawną fakturę i móc nie doliczać VAT-u do sprzedaży. W przeciwnym razie sprzedawca uzna, że nabywca to osoba prywatna i doliczy VAT, którego nie będzie dało się odliczyć.

Jednak jeśli sprzedawca ma siedzibę poza UE, np. w USA, to rejestracja do VAT-UE nie jest potrzebna.

Kiedy można zaliczyć do kosztów kary umowne, odsetki, odszkodowania


4. Zdobądź fakturę z NIP-UE lub inny dokument sprzedaży


Kolejny krok może być stosunkowo najtrudniejszy - chodzi o zdobycie dokumentu sprzedaży.

Jeśli firma pochodzi z UE to wystawiony dokument powinien być zgodny z prawem unijnym, a tym samym z polskimi przepisami. A zatem taki dokument sprzedaży można uznać za fakturę i może posłużyć do rozliczenia kosztu. Oceniając go, trzeba sprawdzić, czy:

- widnieją na nim dane obu stron transakcji, w tym nazwy, adresy i numery NIP-UE (VAT-UE);

- znajduje się na nim nazwa usługi i jej cena;

- nie ma stawki i kwoty VAT (jeśli jednak jest stawka i kwota, to trzeba poprosić o korektę);

- dokument posiada datę wystawienia.

Dokument, który spełnia te kryteria może posłużyć do rozliczenia kosztu. Jeśli nie, należy poprosić sprzedawcę o korektę.

REKLAMA

Pozostaje kwestia usług online od firm spoza UE. Idealna sytuacja to taka, kiedy sprzedawca może (i chce) wystawić potwierdzenie sprzedaży zawierające takie same dane jak faktura. Nieco mniej idealnie (ale wciąż akceptowalnie) jest gdy wystawiony przez niego dokument bardzo fakturę przypomina.

Najtrudniejsza sytuacja to taka, w której na dokumencie brakuje istotnych kwestii, np. danych sprzedawcy, nazwy usługi, daty wystawienia, itp. lub dokumentu sprzedaży nie ma w ogóle. Wówczas dysponując innym potwierdzeniem poniesienia kosztu (np. dowodem przelewu) można spróbować rozliczyć koszt. Nie ma jednak pewności, że urzędnicy w razie kontroli go zaakceptują.


5. Rozlicz koszt i VAT - we właściwych terminach


Mając dokument sprzedaży lub dowód, który bardzo go przypomina, można przystąpić do rozliczenia. Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego nie musi znać zasad. Po prostu przekazuje księgowym dokument, który zostaje rozliczony. Mimo tego, warto wiedzieć jak to się dzieje.


Koszt

Wydatek na usługę online rozlicza się w KPiR w terminie wystawienia faktury. Istnieje szansa, że właśnie ta data jest na dokumencie, więc nie powinno to być problemem. Oczywiście, ewentualną kwotę w obcej walucie trzeba przeliczyć na złotówki stosując kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kredyt na wypłatę dywidendy nie jest kosztem


VAT

W przypadku usług online od firm spoza Polski rozliczenie VAT-u jest specyficzne, ponieważ VAT rozlicza nabywca. A zatem polski przedsiębiorca będący VAT-owcem dolicza do kwoty zakupu 23% VAT i ujmuje go zarówno w rejestrze zakupów, jak i sprzedaży. Dzięki temu transakcja jest neutralna podatkowo. Natomiast firma zwolniona z VAT musi doliczyć 23% VAT i zapłacić ten podatek składając jednocześnie deklarację VAT-9M.

Rozliczenia trzeba dokonać albo według terminu wykonania usługi, albo według terminu zapłaty - o ile zapłata nastąpiła przed wykonaniem usługi. Termin wystawienia faktury przez zagranicznego sprzedawcę nie ma wpływu na termin rozliczenia VAT w przypadku usług importowanych.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Praw

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA