Jak pozyskać nowych klientów i zwiększyć obroty biura rachunkowego?

Usługowe prowadzenie ksiąg

Szacuje się, że obecnie w Polsce funkcjonuje 10-15 tysięcy biur rachunkowych. To całkiem sporo, a wciąż pojawiają się nowe. Oczywiście pojawiają się również nowe firmy, które często zamiast zatrudniać specjalistę od rachunkowości, wolą prowadzenie swoich ksiąg rachunkowych zlecić na zewnątrz. Z danych statystycznych wynika również, że blisko połowa z 2 mln aktywnych firm działających w Polsce korzysta z usług biur rachunkowych. Nie zmienia to jednak faktu, że konkurencja na rynku usług księgowych jest duża.

Tym bardzie, że otwarcie własnego biura rachunkowego po deregulacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (obowiązującej od 10 sierpnia 2014 r., która spowodowała uchylenie art. 76b-g oraz 76i ustawy o rachunkowości) nie wymaga już spełnienia warunku dotyczącego kwalifikacji zawodowych, jak miało to miejsce wcześniej, gdy konieczne było zatrudnienie osoby z certyfikatem księgowym wydawanym przez Ministerstwo Finansów.

Działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg mogą obecnie wykonywać przedsiębiorcy, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, pod warunkiem, że czynności te będą wykonywane przez osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych;

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa związane z rachunkowością albo podatkami określone w ustawie o rachunkowości.

Dodatkowo, przedsiębiorcy ci są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. I to w zasadzie tyle, jeżeli chodzi o spełnienie warunków określonych przepisami.

Deregulacja usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych doprowadziła do jeszcze większej konkurencyjności na rynku biur rachunkowych, zwiększając jednocześnie presję na obniżanie ceny tych usług, które i tak są już obecnie dość niskie. Rzeczywistość jest więc taka, że chcąc zarabiać na usługowym prowadzeniu ksiąg, trzeba obsługiwać naprawdę sporo podmiotów gospodarczych.

Zmienia się również sam klient biura rachunkowego, który chce korzystać z rozwiązań jakie oferują nowoczesne technologie. Biura rachunkowe muszą zatem nadążać za zmianami i korzystać z nowoczesnych rozwiązań. Wymaga tego coraz bardziej świadomy klient, który chce w pełni kontrolować obieg dokumentów i obserwować procesy księgowe związane z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą.

Jak w związku tymi wyzwaniami najlepiej zorganizować pracę w biurze rachunkowym i poprawić swoją pozycję na rynku? Jak stawić czoło konkurencji i nie zostać z tyłu? Jak zwiększyć efektywność biura – obsługiwać więcej klientów, mając ograniczone zasoby ludzkie? Jak przyciągnąć do biura firmy, które jeszcze nie korzystają z usług prowadzenia ksiąg lub dopiero wchodzą na rynek? Te i tym podobne pytania zadają sobie właściciele biur rachunkowych czy kancelarii doradztwa podatkowego, oferujący usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Biuro z partnerem

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe możesz skorzystać ze wsparcia, czyli możesz je prowadzić pod znaną już na rynku marką, w ramach programu partnerskiego, na zasadzie franczyzy. Taką możliwość wprowadził Tax Care, który na podstawie dotychczas zebranych danych wylicza, że po przystąpieniu do programu dochody biura rachunkowego podwajają się. Do programu dołączają wciąż nowe biura księgowe. Obecnie w całej Polsce działa niemal 300 takich punktów partnerskich.

Co daje taki program partnerski? Jakie są główne cechy współpracy w ramach programu? Firma Tax Care, która funkcjonuje na rynku od 2008 r., od kilku już lat wdraża i testuje program partnerski skierowany do biur rachunkowych. Zasadą tego programu jest to, że biura zachowują autonomię, własną markę, wzory umów oraz standardy jakości. Prowadzą również samodzielną politykę cenową. Mogą przy tym podpierać się dobrze rozpoznawalną już na rynku usług księgowych marką firmy i otrzymywać narzędzia wspierające prowadzenie biznesu.

Jakie są to narzędzia i czy mogą pozytywnie wpłynąć na dochody biura księgowego? Otóż, poza wsparciem marketingowym, informatycznym czy szkoleniowym, do oferty biur uczestniczących w programie partnerskim trafiają również produkty finansowe z oferty Getin Noble Banku oraz Idea Banku. Co powoduje, że biuro, które jest partnerem programu może zarabiać nie tylko na comiesięcznej obsłudze podmiotów (abonament księgowy, kadrowy, prawny), ale jednocześnie na sprzedaży produktów finansowych (kredyty firmowe, leasing, faktoring, ubezpieczenia oraz rachunki bankowe).

Nowoczesne biuro z pełną franczyzą

Jak wskazują menedżerowie firmy, zainteresowanie modelem partnerskim przerosło ich oczekiwania, bo okazało się, że księgowi chętnie korzystają z profesjonalnych narzędzi i dodatkowych możliwości zarobkowania. Zdecydowano więc, że przyszła pora na kolejny krok w rozwoju sieci, czyli wdrożenie pełnej franczyzy.

Co może zyskać biuro rachunkowe, które zdecyduje się na skorzystanie z pełnej franczyzy? Przede wszytki otrzyma narzędzia usprawniające komunikację z klientem, jak choćby internetowy panel księgowy. Będzie miało możliwość korzystania z firmowego systemu w zakresie pełnej księgowości, systemu kadrowego i prawnego. Otrzyma też dostęp do infolinii prawnej i podatkowej oraz szeregu szkoleń. Właściciele biur, jak zapewnia franczyzodawca, otrzymają również wsparcie marketingowe, promocyjne, a także wsparcie w zakresie administracji i sprzedaży. Ponadto, istnieje możliwość poszerzenia oferty biura o produkty finansowe, co oznacza dodatkowe dochody ze sprzedaży tych produktów.

Co więcej, jak wskazują twórcy, każdy partner może korzystać z pomocy dwóch regionalnych menedżerów. Jeden z nich odpowiada za kwestie dotyczące systemu księgowego, np. informuje o nowych funkcjonalnościach dostępnych dla klienta. Druga osoba zapewnia wsparcie w zakresie produktów finansowych.

Pod pewnymi warunkami

Wymagania stawiane wobec biura, które chce skorzystać z programu, obejmują następujące elementy:

- biuro powinno być umiejscowione w mieście powiatowym (najlepiej powyżej 20 000 mieszkańców),

- powierzchnia lokalu przeznaczonego na biuro nie może być mniejsza niż 30 m²,

- lokal musi być położony na parterze i odpowiednio przygotowany, 

- właścicielem może być osoba niekarana (zaświadczenie o niekaralności),

- osoba ta musi prowadzić działalność gospodarczą .

Jeżeli chodzi o proces podpisywania umowy, w pierwszej kolejności biuro rachunkowe, które zainteresowane jest uczestnictwem w programie, proszone jest o przesłanie lokalizacji do weryfikacji. Po pozytywnej ocenie lokalizacji przez franczyzodawcę, przesyłany jest wzór umowy oraz prezentacji. Natomiast cały proces inwestycyjny rozpoczyna się po akceptacji przez biuro warunków umowy.

Pełna franczyza, która skierowana jest przede wszystkim do właścicieli już działających biur rachunkowych, oferowana jest przez Tax Care od niedawna. Obecnie pierwsze biuro franczyzowe właśnie się otwiera. Twoje biuro może być następne!

Artykuł powstał we współpracy z