Sprawozdania w zakresie operacji finansowych

Obecnie jednostkami zobowiązanymi do sporządzania sprawozdań w zakresie własnych należności, zobowiązań oraz poręczeń i gwarancji są:

1) fundusze celowe posiadające osobowość prawną,

2) państwowe szkoły wyższe,

3) jednostki badawczo-rozwojowe,

4) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,

5) instytucje kultury,

6) Narodowy Fundusz Zdrowia,

7) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,

8) państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego.

Do wejścia w życie nowej ustawy o finansach publicznych obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z nim jednostki sporządzały następujące sprawozdania:

• Rb-Z – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,

• Rb-N – kwartalne sprawozdanie o stanie należności.

Od 1 lipca 2006 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Jednostki nadal mają obowiązek sporządzać sprawozdania Rb-Z i Rb-N. Jednak zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia począwszy od III kwartału 2006 r. kwartalne sprawozdania Rb-Z oraz Rb-N osób prawnych sporządzane są na formularzach określonych wymienionym rozporządzeniem w formie elektronicznej i formie dokumentu. Formularze są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl.

• część A – Zobowiązania według tytułów dłużnych,

• część B – Poręczenia i gwarancje.

• część A – Należności,

• część B – Należności z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji.

Dodatkowo rozporządzenie wprowadziło również obowiązek sporządzania sprawozdań rocznych Rb-UZ i Rb-UN zawierających dane uzupełniające w zakresie zobowiązań i należności osób prawnych.

• części A – Zobowiązania z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej,

• części B – Struktura walutowa zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów, pożyczek oraz wyemitowanych papierów wartościowych według wartości nominalnej,

• części C – Struktura terminowa zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów oraz wyemitowanych papierów wartościowych.

Sprawozdania Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N i Rb-UN są sprawozdaniami wykorzystywanymi do celów statystycznych. Podstawą sporządzenia sprawozdań są księgi rachunkowe oraz ewidencja księgowa jednostki. Sprawozdania te są sporządzane w formie dokumentu oraz w formie elektronicznej. Kwoty w sprawozdaniach wykazuje się w złotych.

Należy pamiętać, że dane ze sprawozdań przekazywanych w formie elektronicznej powinny być zgodne z danymi wykazywanymi w tych sprawozdaniach w formie dokumentu. Formularze sprawozdań w formie elektronicznej są dostępne na stronach internetowych Ministerstwa Finansów pod adresem www.mf.gov.pl.

Sprawozdania sporządza się według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Sprawozdania Rb-Z i Rb-N sporządza się narastająco według stanu na koniec pierwszego, drugiego, trzeciego lub czwartego kwartału roku budżetowego. Natomiast Rb-UZ i Rb-UN – według stanu na koniec roku budżetowego.

Sprawozdania należy sporządzać w sposób czytelny i trwały. Podpisy na sprawozdaniu w formie dokumentu składa się odręcznie, a także umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

Jednostki mają obowiązek sporządzania sprawozdania w sposób rzetelny i prawidłowy pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Muszą pamiętać, że w przypadku zmiany stanu faktycznego w ewidencji księgowej lub w przypadku stwierdzenia błędu w uprzednio przekazanym sprawozdaniu, muszą niezwłocznie sporządzić oraz przekazać do nadrzędnej jednostki sektora finansów publicznych korekty sprawozdań (które nie odpowiadają stanowi faktycznemu).

Jednostki sektora finansów publicznych będące odbiorcami sprawozdań jednostkowych, sporządzające sprawozdania łączne i zbiorcze według rodzaju jednostki, są obowiązane sprawdzić prawidłowość otrzymywanych sprawozdań jednostkowych pod względem formalno-rachunkowym. Są one również uprawnione do kontrolowania merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań. W tym celu mogą zażądać przedstawienia odpowiednich dokumentów. Nieprawidłowości stwierdzone w toku sprawdzania powinny zostać usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdania jednostkowe przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań łącznych i zbiorczych.

Szczegółowe zasady sporządzania sprawozdań określa instrukcja sporządzania sprawozdań stanowiąca załącznik nr 6 do rozporządzenia. Została ona zamieszczona na stronie: www.rb.infor.pl.

W rozporządzeniu ustalono następujące rodzaje sprawozdań Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N i Rb-UN:

• sprawozdanie jednostkowe – sprawozdanie jednostki sporządzającej takie sprawozdanie na podstawie ksiąg rachunkowych,

• sprawozdanie łączne – sprawozdanie sporządzane przez jednostki nadzorujące na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych i własnego sprawozdania jednostkowego,

• sprawozdanie zbiorcze, według rodzaju jednostki – sprawozdania sporządzane przez jednostki sektora finansów publicznych, które są organem założycielskim lub nadzorującym, na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek danego rodzaju, z tym że za sprawozdania zbiorcze należy również uznać sprawozdania sporządzane na podstawie otrzymanych sprawozdań zbiorczych.

Jednostki są zobowiązane do sporządzania i przekazywania sprawozdań jednostkowych oraz łącznych odbiorcom tych sprawozdań. Natomiast jednostki sektora finansów publicznych, które są organem założycielskim lub nadzorującym, są zobowiązane do sporządzania i przekazywania sprawozdań zbiorczych.

Regionalne izby obrachunkowe na podstawie sprawozdań zbiorczych otrzymanych od jednostek samorządu terytorialnego, które są organem założycielskim lub nadzorującym, sporządzają i przekazują sprawozdania zbiorcze.

Terminy sporządzania i przekazywania sprawo- zdań dla poszczególnych jednostek oraz odbiorców sprawozdań przedstawiono w tabelach.

Prezes Głównego Urzędu Statystycznego, na podstawie otrzymanych sprawozdań zbiorczych, sporządza i przekazuje do Ministra Finansów sprawozdania zbiorcze według rodzaju danych jednostek, z uwzględnieniem podziału na jednostki należące do sektora rządowego i samorządowego w terminie 56 dni od końca pierwszego, drugiego lub trzeciego kwartału roku budżetowego, natomiast sprawozdania za czwarty kwartał w terminie 84 dni od dnia zakończenia roku budżetowego.