REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak powinna wyglądać dokumentacja ochrony danych księgowych SIR

Izabela Szczepankiewicz Elżbieta

REKLAMA

Aby zrealizować postanowienia ustawy o rachunkowości, firma powinna przygotować instrukcję ochrony danych i systemu ich przetwarzania oraz ochrony sprzętu informatycznego.

W dokumencie tym powinny się znaleźć zapisy o systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych danych i ksiąg rachunkowych. Jeśli przyjęty system ochrony danych na komputerowych nośnikach nie zapewniałby trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego ustawą o rachunkowości (czyli co najmniej przez pięć lat), wówczas księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.


W praktyce jednostka powinna prowadzić także inną dokumentację związaną z eksploatacją systemu informatycznego rachunkowości. Dokumentacja powinna obejmować opis procedur związanych np. z:

- tworzeniem bieżących rezerwowych kopii danych,

- organizacją fizycznego transportu nośników danych (spedycją),

- postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.


W poniższym wzorze zawarto przykładową instrukcję archiwizacji i przechowywania zbiorów danych księgowych dla jedno- lub kilkustanowiskowego informatycznego systemu rachunkowości.


Wzór

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Systemy informatyczne rachunkowości obsługiwane na stanowiskach niewłączonych do sieci zawierają najczęściej wbudowane mechanizmy umożliwiające wykonywanie rezerwowych kopii danych. Kopie rezerwowe wykonuje się przy użyciu specjalnych programów zakupionych zwykle wraz z oprogramowaniem finansowo-księgowym (np. programu PKZIP czy ARJ).

Ponadto SIR może również posiadać wbudowaną funkcję informowania użytkownika o konieczności archiwizacji danych. W praktyce spotyka się dwa rozwiązania. W pierwszym przypadku system zawsze przypomina o archiwizacji danych przy zakończeniu pracy z programem. Drugie rozwiązanie polega na tym, że system posiada funkcję, w której użytkownik systemu sam ustala częstotliwość archiwizacji danych (np. co dwa dni), a system przypomina o obowiązku w odpowiednich terminach.


Instrukcja odnosząca się do fizycznego transportu nośników danych
dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i danych umieszczonych na nośnikach komputerowych. Powinna ona określać środki zabezpieczenia związane z transportem wewnętrznym i zewnętrznym (np. do zewnętrznego ośrodka obliczeniowego). Powinna w szczególności regulować zagadnienia dotyczące:

- właściwości opakowań nośników,

- wykazu i zasad sporządzania dokumentów towarzyszących transportowi,

- sprawdzania tożsamości odbiorcy nośników i potwierdzenia odbioru na dokumentach towarzyszących,

- zasady obsługi transportu,

- harmonogramów transportu,

- niezawodności środków transportu.


Szczególne znaczenie z punktu widzenia kompletności danych mają dokumenty towarzyszące spedycji. Powinny one zawierać następujące informacje:

- nazwę przedsiębiorstwa (komórki organizacyjnej) odpowiedzialnego za przygotowanie nośników,

- nazwę lub symbol systemu informatycznego, z którego dane pochodzą,

- rodzaje nośników,

- liczbę egzemplarzy nośników i sumy kontrolne,

- datę przekazania nośników,

- określenie osoby przekazującej i odbierającej nośniki, przy czym w momencie przejmowania nośników osoba odbierająca powinna zbadać prawdziwość danych zawartych w dokumencie towarzyszącym, dokonując kontroli formalnej nośników i potwierdzając to podpisem.


Dokument polityki bezpieczeństwa informacji


Większe podmioty opracowują dokument politykibezpieczeństwa informacji. W normach zaleca się, aby zawierał on co najmniej:

- definicję bezpieczeństwa informacji, jego ogólne cele i zakres oraz znaczenie,

- oświadczenie o intencjach kierownictwa, potwierdzające cele i zasady bezpieczeństwa informacji,

- krótkie wyjaśnienie polityki bezpieczeństwa, zasad, standardów i wymagań zgodności mających szczególne znaczenie dla instytucji,

- definicje ogólnych i szczególnych obowiązków w odniesieniu do zarządzania bezpieczeństwem informacji, w tym zgłaszania przypadków naruszenia bezpieczeństwa,

- odsyłacze do dokumentacji mogącej uzupełniać politykę, np. bardziej szczegółowych polityk bezpieczeństwa (polityki bezpieczeństwa poszczególnych systemów) i procedur oraz instrukcji dotyczących poszczególnych systemów informatycznych lub zasad bezpieczeństwa zalecanych do przestrzegania przez użytkowników.


Integralnym elementem każdej polityki są procedury, czyli sposoby postępowania, wykonywane w odstępach czasu, mające na celu minimalizowanie czynników ryzyka, które zostały określone w polityce. Instrukcje zawierają opis sposobów postępowania (np. wykonania kopii rezerwowej danych oraz raportów oceny, protokołów przeglądów i pomiarów). Procedura i instrukcja nie będą użyteczne, jeżeli będą wykonywane mechanicznie, bez skoncentrowania się na warunkach, na które nakierowana jest polityka.


Zalecane uzupełniające elementy dokumentacji polityki bezpieczeństwa to:

- wymagania bezpieczeństwa systemów informatycznych (np. pod względem poufności, integralności, dostępności, rozliczalności i niezawodności systemów)

- infrastruktura organizacyjna i określenie zakresu odpowiedzialności

- zintegrowanie bezpieczeństwa z rozwojem i nabywaniem systemów

- wytyczne i procedury

- zdefiniowanie klas na potrzeby klasyfikacji informacji

- strategia zarządzania ryzykiem

- planowanie awaryjne

- administrowanie personelem (zaleca się zwrócenie szczególnej uwagi na personel na stanowiskach wymagających zaufania, taki jak administratorzy systemu i personel informatyczny)

- uświadamianie i szkolenie

- obowiązki prawne i regulacyjne

- zarządzanie outsourcingiem (usługami świadczonymi przez podmioty zewnętrzne)

- obsługa incydentów bezpieczeństwa


Dokument polityki powinien zostać zatwierdzony przez kierownictwo, opublikowany i udostępniony w odpowiedni sposób wszystkim pracownikom.

W wielu dużych firmach dla niektórych systemów wymaga się przygotowania oddzielnych polityk bezpieczeństwa, które powinny opierać się na przeglądach analizy ryzyka. Polityka bezpieczeństwa systemu informatycznego powinna być zgodna z polityką bezpieczeństwa instytucji w zakresie systemów informatycznych. Powinna być jednak bardziej szczegółowa niż polityka bezpieczeństwa instytucji. Powinna zawierać szczegóły dotyczące wymaganych zabezpieczeń oraz uzasadniać konieczność ich wprowadzenia.


Polityka bezpieczeństwa systemu informatycznego i związane z nią dokumenty powinny zawierać:

- definicję danego systemu informatycznego, opis jego komponentów i zakresu (opis ten powinien obejmować wszelki sprzęt, oprogramowanie, aktywa ludzkie, środowisko i działania, które składają się na ten system)
- definicję celów biznesowych dla systemu - może to mieć następstwa dla polityki bezpieczeństwa dla tego systemu, wybraną metodę analizy ryzyka oraz wybór i priorytety wdrażania zabezpieczeń

- identyfikację celów bezpieczeństwa systemu

- ogólny stopień uzależnienia od systemu informatycznego określony na podstawie tego, jak bardzo działalność instytucji byłaby narażona w wyniku utraty lub poważnego incydentu związanego z bezpieczeństwem tego systemu, zadań, które ma on wypełniać, oraz przetwarzanych informacji
- poziom nakładów na informatykę na podstawie kosztu opracowania, utrzymania i wymiany systemu informatycznego, wraz z kosztami kapitału, eksploatacji i wykorzystywanych pomieszczeń

- metodę analizy ryzyka wybraną dla tego systemu

- aktywa systemu informatycznego, które instytucja zamierza chronić

- wycenę tych aktywów, wyrażoną w kategoriach konsekwencji, w przypadku gdyby aktywa te zostały poważnie naruszone (wartość informacji powinna zostać opisana jako potencjalne negatywne skutki dla działalności biznesowej wynikające z jej ujawnienia, modyfikacji, braku dostępności i zniszczenia)

- zagrożenia dla systemu informatycznego i przetwarzanych informacji, w tym związek między aktywami i zagrożeniami oraz prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń,

- podatność systemu, w tym opis właściwych mu słabości, które mogą być wykorzystane przez zagrożenia

- ryzyko dla bezpieczeństwa tego systemu, wynikające z potencjalnego negatywnego wpływu na działalność instytucji, prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia

- listę zabezpieczeń wybranych do ochrony tego systemu oraz przybliżone koszty zabezpieczeń informatycznych


Dla polityki bezpieczeństwa tworzy się plan bezpieczeństwa dla każdego systemu informatycznego, który opisuje sposób wdrożenia zabezpieczeń. Powinien określać koszty oraz harmonogram wdrażania, według priorytetów ustalonych na podstawie ryzyka dla danego systemu informatycznego, zgodnie z opisem sposobu wdrażania zabezpieczeń i metodą osiągnięcia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Powinien zawierać także zestaw procedur po wdrożeniu, umożliwiających utrzymanie założonego poziomu bezpieczeństwa.


Plan bezpieczeństwa powinien obejmować:

l cele bezpieczeństwa w kategoriach poufności, integralności, dostępności, rozliczalności, autentyczności i niezawodności

l wariant analizy ryzyka, wybrany dla tego systemu

l oszacowanie oczekiwanego i akceptowanego ryzyka szczątkowego po wdrożeniu przewidywanych zabezpieczeń

l listę zabezpieczeń wybranych do wdrożenia oraz listę zabezpieczeń istniejących i planowanych, w tym określenie ich efektywności i potrzeb ich uaktualnienia; lista ta powinna zawierać:

- priorytety dla wdrożenia wybranych zabezpieczeń i uaktualnienia zabezpieczeń istniejących

- opis, jak zabezpieczenia te powinny działać w praktyce

- przybliżone koszty instalacji i eksploatacji zabezpieczeń

- przybliżone oszacowanie zasobów ludzkich koniecznych do wdrożenia zabezpieczeń i prowadzenia czynności po wdrożeniu

l szczegółowy plan wdrażania zabezpieczeń zawierający:

- priorytety

- harmonogram wdrażania uwzględniający priorytety

- niezbędny budżet

- zakresy odpowiedzialności

- procedury uświadamiania bezpieczeństwa i szkoleń dla personelu informatycznego i użytkowników końcowych, niezbędne dla zapewnienia efektywności zabezpieczeń

- harmonogram procesów uzyskiwania aprobaty, jeśli zachodzi taka potrzeba

- harmonogram procedur po wdrożeniu

l środki kontroli procesu prawidłowego wdrażania zabezpieczeń, takie jak:

- zdefiniowanie procedur relacjonowania postępów

- procedury identyfikujące możliwe trudności

l procedury zatwierdzania każdego z wymienionych wyżej punktów, w tym procedury związane z możliwymi modyfikacjami części lub całości samego planu, jeśli zachodzi taka potrzeba

Niezależnie od wielkości podmiotu należy przewidzieć możliwość wystąpienia sytuacji awaryjnej (awaria sprzętu, oprogramowania lub zdarzenia losowe) oraz opracować politykę utrzymania ciągłości działania systemów lub plan ciągłości działania (ang. Business Continuity Plan). Plan ciągłości działania powinien być zaakceptowany przez najwyższe kierownictwo, powinien być zgodny z planami biznesowymi, aktualny, testowany i rozpowszechniony w firmie.

Sytuacje awaryjne stanowią istotne zagrożenie dla SIR. Mogą przynieść także katastrofalne skutki dla podmiotu gospodarczego. Aby zmniejszyć to zagrożenie oraz uniknąć skutków takich zdarzeń, jednostka powinna opracować, przetestować, a w razie konieczności zrealizować następujące plany postępowania w sytuacjach awaryjnych:

l plan postępowania pracowników w przypadkach awarii, wypadkach losowych i stanach zagrożenia,

l plan określający tryb przetwarzania danych w trybie awaryjnym w stanie zagrożenia lub po wypadku losowym - plan obejmujący procedury przetwarzania alternatywnego, stosowanego przejściowo do usunięcia przyczyn lub skutków, po wypadku losowym lub w stanie zagrożenia,

l plan działań niezbędnych po awarii dla powrotu do stanu normalnego przetwarzania - plan powinien zawierać m.in. procedury odtworzenia zbiorów danych lub programów z kopii rezerwowych.


dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz

audytor wewnętrzny, wykładowca WSHiR w Poznaniu

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Składka zdrowotna 2024. Rozliczenie za rok 2023. Wpływ na kwestie podatkowe

Już po raz drugi od momentu wprowadzenia rewolucyjnych przepisów Polskiego Ładu przedsiębiorcy mają obowiązek złożenia rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Dwudziesty dzień maja jest ostatnim dniem na dopełnienie tego obowiązku. Na szczęście tym razem Ustawodawca oszczędził płatnikom wstecznych zmian form opodatkowania oraz półrocznych okresów składkowych. 

Prezes URE: od lipca 2024 r. o ponad 40 proc. wzrosną opłaty za dystrybucję energii. O 30 zł miesięcznie więcej zapłaci przeciętne gospodarstwo domowe

Prezes URE Rafał Gawin szacuje, że w II połowie roku miesięczne rachunki za energię elektryczną, w tym za dystrybucję, wzrosną o ok. 30 zł dla przeciętnego gospodarstwa domowego o zużyciu do 2 MWh energii elektrycznej rocznie. Analizy URE pokazują, że średnia cena taryfowa sprzedaży prądu dla gospodarstw domowych w taryfie na II połowę 2024 i na rok 2025 może wynieść poniżej 600 zł za MWh

Jakie są rezerwy walutowe Polski? Aktualne dane NBP

Rezerwy walutowe Polski w końcu kwietnia 2024 roku wyniosły 206 097,4 mln USD tj. o 1,8% więcej niż przed miesiącem i równocześnie o 15,7% więcej niż przed rokiem. Takie dane podał Narodowy Bank Polski (NBP).

MF oferuje pomoc dla przedsiębiorców z Marywilskiej 44

Ministerstwo Finansów informuje, że Krajowa Administracja Skarbowa przygotowała pomoc dla przedsiębiorców z Marywilskiej 44. Mogą oni wystąpić z wnioskiem m.in. o rozłożenie na raty podatku oraz odroczenie terminu jego zapłaty. MF uruchomił specjalną infolinię, gdzie poszkodowani przedsiębiorcy mogą pytać o rozliczenia podatkowe (PIT, VAT) oraz o ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych.

Zatrudnianie i rozliczanie kierowców w branży produkcyjnej. Jak i dlaczego różni się od rozliczania pozostałych pracowników?

W firmach, w których transport jest jedynie narzędziem do wykonywania ich głównego biznesu, istnieje wiele różnic pomiędzy rozliczaniem kierowców a pracowników na innych stanowiskach. Ewidencja czasu pracy i naliczenie wynagrodzenia w branży produkcyjnej to ciekawy przypadek, często także problematyczny dla kadr. Na czym polegają te różnice?

Przedawnienie prawa do zwrotu nadpłaty (art. 77 i 80 Ordynacji podatkowej)

Kiedy występuje przedawnienie prawa do zwrotu nadpłaty, co wynika z przepisów zawartych w art. 77 i 80 Ordynacji podatkowej? Co do zasady prawo do zwrotu nadpłaty podatku wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Co jeszcze warto wiedzieć?

Ministerstwo Finansów: Coraz więcej spraw można załatwić bez wizyty w urzędzie skarbowym. Wystarczy internet i telefon

Klienci Krajowej Administracji Skarbowej coraz więcej spraw urzędowych mogą załatwić bez wizyty w urzędzie skarbowym. Jest to możliwe z dowolnego miejsca za pośrednictwem infolinii KAS lub za pośrednictwem usług e-Urzędu Skarbowego.

Pakiety medyczne dla pracowników. Czy wiesz, jak prawidłowo rozliczać VAT przy ich zakupie? Sprawdź, jakie są zasady

Pakiety medyczne dla pracowników. Czy wiesz, jak prawidłowo rozliczać VAT przy ich zakupie? Usługi w zakresie opieki medycznej podlegają zwolnieniu z VAT. Ale czy również przy odsprzedaży?

20 maja upływa termin na rozliczenie składki zdrowotnej za 2023 rok

20 maja jest ostatnim dniem, kiedy przedsiębiorca musi złożyć dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2024 r. wraz z rocznym rozliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2023 rok. Jest to również termin na opłacenie należnych składek za kwiecień 2024 r. wraz z ewentualną dopłatą składki rocznej.

Okulary dla pracownika. O odliczeniu VAT nie przesądza wskazanie podatnika jako nabywcy. Kluczowe jest prawo do rozporządzania towarem jak właściciel

Do najczęściej popełnianych błędów VAT należą nieprawidłowości w zakresie odliczenia podatku naliczonego od zakupów dotyczących pracowników. O prawie do odliczenia nie przesądza wykazanie podatnika jako nabywcy na fakturze. Kluczowe jest nabycie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

REKLAMA