REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak powinna wyglądać dokumentacja ochrony danych księgowych SIR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Szczepankiewicz Elżbieta

REKLAMA

Aby zrealizować postanowienia ustawy o rachunkowości, firma powinna przygotować instrukcję ochrony danych i systemu ich przetwarzania oraz ochrony sprzętu informatycznego.

W dokumencie tym powinny się znaleźć zapisy o systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych danych i ksiąg rachunkowych. Jeśli przyjęty system ochrony danych na komputerowych nośnikach nie zapewniałby trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego ustawą o rachunkowości (czyli co najmniej przez pięć lat), wówczas księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.


W praktyce jednostka powinna prowadzić także inną dokumentację związaną z eksploatacją systemu informatycznego rachunkowości. Dokumentacja powinna obejmować opis procedur związanych np. z:

- tworzeniem bieżących rezerwowych kopii danych,

- organizacją fizycznego transportu nośników danych (spedycją),

- postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.


W poniższym wzorze zawarto przykładową instrukcję archiwizacji i przechowywania zbiorów danych księgowych dla jedno- lub kilkustanowiskowego informatycznego systemu rachunkowości.


Wzór

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Systemy informatyczne rachunkowości obsługiwane na stanowiskach niewłączonych do sieci zawierają najczęściej wbudowane mechanizmy umożliwiające wykonywanie rezerwowych kopii danych. Kopie rezerwowe wykonuje się przy użyciu specjalnych programów zakupionych zwykle wraz z oprogramowaniem finansowo-księgowym (np. programu PKZIP czy ARJ).

Ponadto SIR może również posiadać wbudowaną funkcję informowania użytkownika o konieczności archiwizacji danych. W praktyce spotyka się dwa rozwiązania. W pierwszym przypadku system zawsze przypomina o archiwizacji danych przy zakończeniu pracy z programem. Drugie rozwiązanie polega na tym, że system posiada funkcję, w której użytkownik systemu sam ustala częstotliwość archiwizacji danych (np. co dwa dni), a system przypomina o obowiązku w odpowiednich terminach.


Instrukcja odnosząca się do fizycznego transportu nośników danych
dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i danych umieszczonych na nośnikach komputerowych. Powinna ona określać środki zabezpieczenia związane z transportem wewnętrznym i zewnętrznym (np. do zewnętrznego ośrodka obliczeniowego). Powinna w szczególności regulować zagadnienia dotyczące:

- właściwości opakowań nośników,

- wykazu i zasad sporządzania dokumentów towarzyszących transportowi,

- sprawdzania tożsamości odbiorcy nośników i potwierdzenia odbioru na dokumentach towarzyszących,

- zasady obsługi transportu,

- harmonogramów transportu,

- niezawodności środków transportu.


Szczególne znaczenie z punktu widzenia kompletności danych mają dokumenty towarzyszące spedycji. Powinny one zawierać następujące informacje:

- nazwę przedsiębiorstwa (komórki organizacyjnej) odpowiedzialnego za przygotowanie nośników,

- nazwę lub symbol systemu informatycznego, z którego dane pochodzą,

- rodzaje nośników,

- liczbę egzemplarzy nośników i sumy kontrolne,

- datę przekazania nośników,

- określenie osoby przekazującej i odbierającej nośniki, przy czym w momencie przejmowania nośników osoba odbierająca powinna zbadać prawdziwość danych zawartych w dokumencie towarzyszącym, dokonując kontroli formalnej nośników i potwierdzając to podpisem.


Dokument polityki bezpieczeństwa informacji


Większe podmioty opracowują dokument politykibezpieczeństwa informacji. W normach zaleca się, aby zawierał on co najmniej:

- definicję bezpieczeństwa informacji, jego ogólne cele i zakres oraz znaczenie,

- oświadczenie o intencjach kierownictwa, potwierdzające cele i zasady bezpieczeństwa informacji,

- krótkie wyjaśnienie polityki bezpieczeństwa, zasad, standardów i wymagań zgodności mających szczególne znaczenie dla instytucji,

- definicje ogólnych i szczególnych obowiązków w odniesieniu do zarządzania bezpieczeństwem informacji, w tym zgłaszania przypadków naruszenia bezpieczeństwa,

- odsyłacze do dokumentacji mogącej uzupełniać politykę, np. bardziej szczegółowych polityk bezpieczeństwa (polityki bezpieczeństwa poszczególnych systemów) i procedur oraz instrukcji dotyczących poszczególnych systemów informatycznych lub zasad bezpieczeństwa zalecanych do przestrzegania przez użytkowników.


Integralnym elementem każdej polityki są procedury, czyli sposoby postępowania, wykonywane w odstępach czasu, mające na celu minimalizowanie czynników ryzyka, które zostały określone w polityce. Instrukcje zawierają opis sposobów postępowania (np. wykonania kopii rezerwowej danych oraz raportów oceny, protokołów przeglądów i pomiarów). Procedura i instrukcja nie będą użyteczne, jeżeli będą wykonywane mechanicznie, bez skoncentrowania się na warunkach, na które nakierowana jest polityka.


Zalecane uzupełniające elementy dokumentacji polityki bezpieczeństwa to:

- wymagania bezpieczeństwa systemów informatycznych (np. pod względem poufności, integralności, dostępności, rozliczalności i niezawodności systemów)

- infrastruktura organizacyjna i określenie zakresu odpowiedzialności

- zintegrowanie bezpieczeństwa z rozwojem i nabywaniem systemów

- wytyczne i procedury

- zdefiniowanie klas na potrzeby klasyfikacji informacji

- strategia zarządzania ryzykiem

- planowanie awaryjne

- administrowanie personelem (zaleca się zwrócenie szczególnej uwagi na personel na stanowiskach wymagających zaufania, taki jak administratorzy systemu i personel informatyczny)

- uświadamianie i szkolenie

- obowiązki prawne i regulacyjne

- zarządzanie outsourcingiem (usługami świadczonymi przez podmioty zewnętrzne)

- obsługa incydentów bezpieczeństwa


Dokument polityki powinien zostać zatwierdzony przez kierownictwo, opublikowany i udostępniony w odpowiedni sposób wszystkim pracownikom.

W wielu dużych firmach dla niektórych systemów wymaga się przygotowania oddzielnych polityk bezpieczeństwa, które powinny opierać się na przeglądach analizy ryzyka. Polityka bezpieczeństwa systemu informatycznego powinna być zgodna z polityką bezpieczeństwa instytucji w zakresie systemów informatycznych. Powinna być jednak bardziej szczegółowa niż polityka bezpieczeństwa instytucji. Powinna zawierać szczegóły dotyczące wymaganych zabezpieczeń oraz uzasadniać konieczność ich wprowadzenia.


Polityka bezpieczeństwa systemu informatycznego i związane z nią dokumenty powinny zawierać:

- definicję danego systemu informatycznego, opis jego komponentów i zakresu (opis ten powinien obejmować wszelki sprzęt, oprogramowanie, aktywa ludzkie, środowisko i działania, które składają się na ten system)
- definicję celów biznesowych dla systemu - może to mieć następstwa dla polityki bezpieczeństwa dla tego systemu, wybraną metodę analizy ryzyka oraz wybór i priorytety wdrażania zabezpieczeń

- identyfikację celów bezpieczeństwa systemu

- ogólny stopień uzależnienia od systemu informatycznego określony na podstawie tego, jak bardzo działalność instytucji byłaby narażona w wyniku utraty lub poważnego incydentu związanego z bezpieczeństwem tego systemu, zadań, które ma on wypełniać, oraz przetwarzanych informacji
- poziom nakładów na informatykę na podstawie kosztu opracowania, utrzymania i wymiany systemu informatycznego, wraz z kosztami kapitału, eksploatacji i wykorzystywanych pomieszczeń

- metodę analizy ryzyka wybraną dla tego systemu

- aktywa systemu informatycznego, które instytucja zamierza chronić

- wycenę tych aktywów, wyrażoną w kategoriach konsekwencji, w przypadku gdyby aktywa te zostały poważnie naruszone (wartość informacji powinna zostać opisana jako potencjalne negatywne skutki dla działalności biznesowej wynikające z jej ujawnienia, modyfikacji, braku dostępności i zniszczenia)

- zagrożenia dla systemu informatycznego i przetwarzanych informacji, w tym związek między aktywami i zagrożeniami oraz prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń,

- podatność systemu, w tym opis właściwych mu słabości, które mogą być wykorzystane przez zagrożenia

- ryzyko dla bezpieczeństwa tego systemu, wynikające z potencjalnego negatywnego wpływu na działalność instytucji, prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia

- listę zabezpieczeń wybranych do ochrony tego systemu oraz przybliżone koszty zabezpieczeń informatycznych


Dla polityki bezpieczeństwa tworzy się plan bezpieczeństwa dla każdego systemu informatycznego, który opisuje sposób wdrożenia zabezpieczeń. Powinien określać koszty oraz harmonogram wdrażania, według priorytetów ustalonych na podstawie ryzyka dla danego systemu informatycznego, zgodnie z opisem sposobu wdrażania zabezpieczeń i metodą osiągnięcia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Powinien zawierać także zestaw procedur po wdrożeniu, umożliwiających utrzymanie założonego poziomu bezpieczeństwa.


Plan bezpieczeństwa powinien obejmować:

l cele bezpieczeństwa w kategoriach poufności, integralności, dostępności, rozliczalności, autentyczności i niezawodności

l wariant analizy ryzyka, wybrany dla tego systemu

l oszacowanie oczekiwanego i akceptowanego ryzyka szczątkowego po wdrożeniu przewidywanych zabezpieczeń

l listę zabezpieczeń wybranych do wdrożenia oraz listę zabezpieczeń istniejących i planowanych, w tym określenie ich efektywności i potrzeb ich uaktualnienia; lista ta powinna zawierać:

- priorytety dla wdrożenia wybranych zabezpieczeń i uaktualnienia zabezpieczeń istniejących

- opis, jak zabezpieczenia te powinny działać w praktyce

- przybliżone koszty instalacji i eksploatacji zabezpieczeń

- przybliżone oszacowanie zasobów ludzkich koniecznych do wdrożenia zabezpieczeń i prowadzenia czynności po wdrożeniu

l szczegółowy plan wdrażania zabezpieczeń zawierający:

- priorytety

- harmonogram wdrażania uwzględniający priorytety

- niezbędny budżet

- zakresy odpowiedzialności

- procedury uświadamiania bezpieczeństwa i szkoleń dla personelu informatycznego i użytkowników końcowych, niezbędne dla zapewnienia efektywności zabezpieczeń

- harmonogram procesów uzyskiwania aprobaty, jeśli zachodzi taka potrzeba

- harmonogram procedur po wdrożeniu

l środki kontroli procesu prawidłowego wdrażania zabezpieczeń, takie jak:

- zdefiniowanie procedur relacjonowania postępów

- procedury identyfikujące możliwe trudności

l procedury zatwierdzania każdego z wymienionych wyżej punktów, w tym procedury związane z możliwymi modyfikacjami części lub całości samego planu, jeśli zachodzi taka potrzeba

Niezależnie od wielkości podmiotu należy przewidzieć możliwość wystąpienia sytuacji awaryjnej (awaria sprzętu, oprogramowania lub zdarzenia losowe) oraz opracować politykę utrzymania ciągłości działania systemów lub plan ciągłości działania (ang. Business Continuity Plan). Plan ciągłości działania powinien być zaakceptowany przez najwyższe kierownictwo, powinien być zgodny z planami biznesowymi, aktualny, testowany i rozpowszechniony w firmie.

Sytuacje awaryjne stanowią istotne zagrożenie dla SIR. Mogą przynieść także katastrofalne skutki dla podmiotu gospodarczego. Aby zmniejszyć to zagrożenie oraz uniknąć skutków takich zdarzeń, jednostka powinna opracować, przetestować, a w razie konieczności zrealizować następujące plany postępowania w sytuacjach awaryjnych:

l plan postępowania pracowników w przypadkach awarii, wypadkach losowych i stanach zagrożenia,

l plan określający tryb przetwarzania danych w trybie awaryjnym w stanie zagrożenia lub po wypadku losowym - plan obejmujący procedury przetwarzania alternatywnego, stosowanego przejściowo do usunięcia przyczyn lub skutków, po wypadku losowym lub w stanie zagrożenia,

l plan działań niezbędnych po awarii dla powrotu do stanu normalnego przetwarzania - plan powinien zawierać m.in. procedury odtworzenia zbiorów danych lub programów z kopii rezerwowych.


dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz

audytor wewnętrzny, wykładowca WSHiR w Poznaniu

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

REKLAMA

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

REKLAMA

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA