Komunikacja elektroniczna z sądem administracyjnym – wnoszenie i odbieranie pism, przeglądanie akt online

Szczegółowe przepisy związane z informatyzacją postępowania sądowoadministracyjnego zawarte są w ustawie z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi znowelizowanej od 31 maja br. przez:

- art. 4 ustawy z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 183 ze zm.) i

- ustawę z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r., poz. 934).

Zainicjowanie komunikacji elektronicznej z sądem administracyjnym następuje poprzez:

1) Wniesienie pismo do sądu w formie dokumentu elektronicznego,

2) Wystąpienie do sądu o elektroniczne dostarczanie dokumentów,

3) Wyrażenie zgody na elektroniczne doręczanie dokumentów.

Po dopełnieniu tych wymogów komunikacja z sądem administracyjnym, w tym doręczanie pism przez sąd, odbywać się będzie wyłącznie w postaci elektronicznej.

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Polecamy: INFORLEX Biznes

Wnoszenie pism do sądu administracyjnego w formie dokumentu elektronicznego

Korzystanie z elektronicznej formy komunikacji nie jest uzależnione od zgody sądu, wobec czego nie ma potrzeby składania wniosku w tej sprawie. Samo wysłanie pisma w formie dokumentu elektronicznego będzie wystarczające dla zainicjowania komunikacji w tym trybie.

Pismo w formie dokumentu elektronicznego wnosi się wyłącznie przez elektroniczną skrzynkę podawczą sądu lub organu administracji publicznej, w przypadkach gdy pismo wnoszone jest za jego pośrednictwem (np. skarga).

Elektroniczne skrzynki podawcze wszystkich sądów administracyjnych zlokalizowane są na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP), w związku z czym do wniesienia pisma niezbędne jest posiadanie konta na tej Platformie. Instrukcja zakładania konta dostępna jest pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal .

Pismo może zostać przygotowane przy użyciu dostępnego na ePUAP formularza pisma ogólnego, jako załącznik do formularza pisma ogólnego, a w przypadku, gdy dla danej czynności dostępny jest dedykowany formularz – przy użyciu tego formularza.

Pismo wnoszone w formie dokumentu elektronicznego (oraz ewentualne załączniki do tego pisma) musi zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W przypadku składania odpisu pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego, należy odpis ten uwierzytelnić w ten sam sposób.

W piśmie należy podać adres elektroniczny do komunikacji (adres na platformie ePUAP). Należy również informować sąd o każdej zmianie tego adresu.

Jeżeli nie wskażecie Państwo adresu elektronicznego do korespondencji (adresu na platformie ePUAP), sąd przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadaliście Państwo pismo wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

Do pisma wnoszonego w formie dokumentu elektronicznego nie należy dołączać odpisów. W celu doręczenia pisma drugiej stronie sąd administracyjny wykona odpisy we własnym zakresie. Należy natomiast uiścić opłatę kancelaryjną, pokrywającą koszty wykonania tych odpisów przez sąd.

Potwierdzeniem wniesienia pisma do sądu administracyjnego będzie wystawione przez ePUAP urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które potwierdzi również datę wniesienia tego pisma.

W dowolnym momencie można zrezygnować z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Oświadczenie w tej sprawie musi być jednak złożone w formie dokumentu elektronicznego.

Ponadto NSA wyjaśnia, że dokument elektroniczny dostarczany za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wielkość dokumentu elektronicznego dostarczanego w ten sposób wraz z załącznikami nie może przekraczać 5 megabajtów.

Dokument elektroniczny może też być dostarczony do sądu na elektronicznym nośniku danych (płycie DVD, płycie CD lub pamięci masowej USB). Informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.  W takim przypadku również dokument powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym

Akceptowalne formaty załączników to: DOC, DOCX, RTF, ODS, ODT, XLS, XLSX, CSV, TXT, GIF, TIF, BMP, JPG, PDF. Pliki z załącznikami mogą być skompresowane do formatu ZIP. Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.

Wystąpienie do sądu o elektroniczne dostarczanie dokumentów. Wyrażenie zgody na elektroniczne doręczanie dokumentów

Komunikację elektroniczną z sądem administracyjnym można zainicjować w dowolnym momencie. Nie trzeba zatem czekać do momentu wniesienia pisma w postaci dokumentu elektronicznego.

Wystąpienie do sądu administracyjnego o elektroniczne doręczanie dokumentów lub wyrażenie zgody na taką formę komunikacji spowoduje taki sam efekt jak wniesienie pisma w postaci dokumentu elektronicznego. Od tej pory sąd administracyjny będzie Państwu doręczał korespondencję w postaci elektronicznej.

Zainicjowanie komunikacji elektronicznej z sądem administracyjnym nie musi przybrać postaci elektronicznej. Wystąpienie o elektroniczne doręczanie dokumentów (lub wyrażenie zgody) można zawrzeć w dowolnym piśmie kierowanym do sądu.

Występując o elektroniczne doręczanie dokumentów (lub wyrażając zgodę) należy podać adres elektroniczny do komunikacji (adres na platformie ePUAP). Należy również informować sąd o każdej zmianie tego adresu.

Jeżeli nie wskażecie Państwo adresu elektronicznego do korespondencji w wystąpieniu (lub zgodzie) składanym w postaci elektronicznej, sąd przyjmie, że właściwym jest adres elektroniczny (adres na platformie ePUAP), z którego nadaliście Państwo pismo wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

Jeżeli nie zostanie wskazany adres elektroniczny do korespondencji w wystąpieniu (lub zgodzie) składanym w postaci tradycyjnej sąd administracyjny nie będzie miał możliwości doręczania korespondencji elektronicznie, wobec czego będzie ją nadal doręczał w postaci tradycyjnej, przy czym sąd przypomni w pierwszym piśmie o konieczności podania adresu elektronicznego.

W dowolnym momencie można zrezygnować z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Oświadczenie w tej sprawie musi być jednak złożone w formie dokumentu elektronicznego.