Krajowy System e-Faktur a praca księgowych - co się zmieni

Integracja KSeF z programami finansowo-księgowymi

W styczniu 2022 r. uruchomiono w Polsce Krajowy System e-Faktur, a na początku kwietnia Ministerstwo Finansów udostępniło darmową Aplikację Podatnika KSeF, która pozwala korzystać z funkcji tego systemu. Dzięki przygotowanemu interfejsowi (API), możliwe jest też zintegrowanie z KSeF komercyjnych narzędzi finansowo-księgowych. Platforma Banqup skorzystała z tej możliwości jako jedna z pierwszych.

Kiedy faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe?

Zgodnie z wnioskiem polskich władz do Komisji Europejskiej, obligatoryjne korzystanie z KSeF może być wprowadzone już za niecały rok – 1 kwietnia 2023 r. Obowiązkiem tym objęte będą wszystkie podmioty wystawiające faktury, które mają siedzibę na terytorium Polski.
Jednak nie wszystkie “zwykłe” faktury znikną z obiegu. Nadal wystawiać je będą podmioty zagraniczne czy rolnicy ryczałtowi (faktura VAT RR). Ponadto formy ustrukturyzowanej nie będą miały faktury, które mogą być pozbawione niektórych z elementów wymienionych w art. 106e, ust.1 ustawy o VAT. Są to między innymi rachunki za przejazd autostradą lub w formie biletu jednorazowego (kolejowego, autobusowego, lotniczego itp.).

Wygląd faktury ustrukturyzowanej

Ustawa o VAT (art. 106e, ust.1) określa informacje niezbędne, jakie powinny znaleźć się na fakturze. Nie wprowadza natomiast żadnych ograniczeń co do wyglądu zewnętrznego dokumentu. W związku z tym rachunki generowane w programach księgowych, arkuszach kalkulacyjnych, edytorach tekstu, nie mówiąc już o sporządzanych ręcznie, mogą znacznie różnić się wyglądem.
Tymczasem faktury ustrukturyzowane są zapisywane w postaci pliku w formacie XML, zgodnego ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Wystawiać je można jedynie przy pomocy odpowiednich aplikacji – zintegrowanych z KSeF programów komercyjnych lub darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, którą przygotowało Ministerstwo Finansów.
– Ściśle określona struktura i format pliku, w jakim faktura ustrukturyzowana musi być wysyłana do KSeF powodują, że z punktu widzenia systemu, każdy przesłany dokument będzie “wyglądał” tak samo. Natomiast to, jak będzie on odwzorowany graficznie na ekranie komputera lub po wydrukowaniu, zależy od wykorzystywanego oprogramowania – wyjaśnia Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group odpowiedzialny za rozwój platformy Banqup w Polsce. – Oczywiście bez względu na wygląd, wydrukowana faktura będzie musiała zawierać wszystkie dane, które wprowadzone zostały w wersji cyfrowej – dodaje.

Nadchodzi automatyzacja pracy księgowych

Z punktu widzenia księgowych obsługa faktur ustrukturyzowanych (wystawianych i otrzymywanych w KSeF) powinna być znacznie mniej pracochłonna. Korzystający ze zintegrowanych z systemem państwowym programów finansowo-księgowych będą mogli przetwarzać je w sposób zautomatyzowany, bez konieczności ich digitalizacji lub ręcznego wprowadzania danych z fizycznych faktur do systemu.

– Na pewno wszyscy dostawcy rozwiązań komercyjnych przeprowadzą integrację swoich programów księgowych z państwowym systemem. My jako jedni z pierwszych przeszliśmy proces integracji platformy Banqup z KSeF – mówi Krzysztof Pulkiewicz.

Znika problem przechowywania dokumentacji

Dla faktur ustrukturyzowanych zniknie w zasadzie problem ich przechowywania, ponieważ pozostają one w systemie na 10 lat i zawsze będzie można uzyskać do nich dostęp. Eliminuje to również zagrożenie zniszczenia lub zagubienia faktury – nie będzie więc potrzeby wystawiania dla nich duplikatów.

Procesowanie dokumentacji stanie się maksymalnie proste. Faktur nie trzeba będzie skanować lub ręcznie wprowadzać do systemu i przechowywać w segregatorach. Całość tych procesów zostanie przetransferowana na KSeF.

Koniec z modyfikowaniem i usuwaniem

Obawy może budzić kwestia ewentualnej modyfikacji faktury ustrukturyzowanej. W czasie wystawiania faktur zawsze może wkraść się błąd. Obecnie powszechną praktyką jest, że w razie szybkiego wykrycia pomyłki, przedsiębiorcy lub księgowi wystawiają daną fakturę jeszcze raz, a błędną niszczą lub też w przypadku wersji elektronicznej – proszą o jej skasowanie i podmianę na właściwą.

Z e-fakturami takie działanie nie będzie możliwe. Zarejestrowanego dokumentu nie da się usunąć. Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106j, ust. 4) faktury ustrukturyzowane będzie można jednak skorygować za pomocą wystawianej w ten sam sposób ustrukturyzowanej faktury korygującej. Będzie ona musiała zawierać numer identyfikacyjny nadany przez KSeF pierwotnej fakturze (w schemacie uwzględniono przeznaczone do tego pole).

Relacje księgowych z klientami w nowych warunkach

Cyfryzacja i automatyzacja procesów księgowych związana z wprowadzeniem KSeF może spowodować presję ze strony klientów na obniżenie stawek, przynajmniej w odniesieniu do obsługi faktur ustrukturyzowanych, które docelowo będą stanowić zdecydowaną większość dokumentów. Może się to wydawać zagrożeniem dla rentowności działalności księgowej. Należy jednak zauważyć, że dzięki usprawnieniu pracy możliwe będzie przeprocedowanie większej liczby dokumentów w tym samym czasie.

– Wprowadzone zmiany wpłyną na poprawę efektywności procesów księgowych. Jednocześnie biura księgowe będą musiały zapewnić płynne przejście swoich klientów na nowy rodzaj faktur oraz wspierać ich w "odnalezieniu" się w zmienionej procedurze obiegu dokumentów – zauważa Krzysztof Pulkiewicz. – Kompleksowa pomoc księgowym w tym obszarze jest rolą platform takich jak Banqup. Mają one za zadanie integrację z KSeF i dostarczenie narzędzi do obsługi faktur ustrukturyzowanych dla biur księgowych i ich klientów. Ważne jest też zapewnienie pakietu usług dodatkowych, jakie księgowi będą mogli zaoferować swoim klientom i tym samym scementować relację z nimi w nowej rzeczywistości – podsumowuje.