Krajowy System e-Faktur – kolejny krok do cyfryzacji w biznesie

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw został wprowadzony od 1 stycznia 2022 r. Krajowy System E-Faktur (KSeF), z którego mogą korzystać krajowi przedsiębiorcy. Do końca 2022 r. ma być to system udostępniony dla chętnych do skorzystania z tej opcji, od 2023 r. KSeF ma być obowiązkowym narzędziem dla podmiotów wystawiających faktury (zgodnie z zapowiedziami zawartymi na stronach rządowych).

Ustawa wprowadziła pojęcie „faktury ustrukturyzowanej”, określając ją jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Ma ona być dodatkową dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży – obok faktur papierowych i elektronicznych.

Rząd stara się zachęcić przedsiębiorców do korzystania z tego rozwiązania, zanim stanie się ono obowiązkowe. Podmioty wykorzystujące KSeF mogą liczyć m.in. na krótszy termin na zwrot podatku VAT, tj. 40-dniowy, nie mają obowiązku przedstawiania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA), posiadają automatyczne potwierdzenie odbioru faktury przez kontrahenta, nie mają konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie uzgodnionych warunków korekty. Ułatwiona została również archiwizacja dokumentacji księgowej, gdyż wszystkie faktury wystawione w ramach KSeF pozostają w systemie.

Dla rządu system wprowadza znacznie szerszy zakres możliwości kontroli podatników i tego czy prawidłowo jest rozliczany podatek od towarów i usług. Efektem tej kontroli ma być również zwiększenie dochodów dla Państwa.

Jak działa KSeF?

KSeF to w uproszczeniu interfejs umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktura uznawana jest za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. Po jej weryfikacji, w momencie nadania unikatowego identyfikatora, faktura jest automatycznie udostępniana odbiorcy. Przy jej odbiorze wystawca otrzymuje potwierdzenie jej odbioru. Faktury ustrukturyzowane przechowywane w systemie przez 10 lat. Podatnik może w każdym momencie uzyskać do nich dostęp.

Model uwierzytelnienia w KSeF odbywa się również głównie drogą elektroniczną. Podatnik może dokonać uwierzytelnienia m.in. poprzez profil zaufany, podpis kwalifikowany czy wygenerowany TOKEN przypisany do podatnika. Po dokonaniu uwierzytelnienia podatnik ma możliwość autoryzować w ramach systemu wybraną przez siebie osobę, w celu jego obsługi (dla np. księgowego czy biura rachunkowości).

Warto zauważyć, że w zakresie podmiotów nie będących osobami fizycznymi nadawanie uprawnień może ciągle odbyć się drogą papierową. Zgodnie z §4 ust 2 Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do rozporządzenia dołączony jest załącznik stanowiący wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW-FA).

KSeF jest dostępny dla podatników od początku 2022 r. jednocześnie rozwój systemu jest dynamiczny. Dopiero od 7 kwietnia 2022 r. została wprowadzona wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF. Aplikacja Podatnika ma być skierowana do mniejszych przedsiębiorców, nieposiadających własnego oprogramowania księgowego, które mogłoby zostać zintegrowane z systemem. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia m.in. zarządzanie uprawnieniami i tokenami, wystawianie i odbieranie faktur z KSeF. 

Problemy związane z systemem

Jakkolwiek KSeF prezentuje wiele zalet, pewne kwestie mogą stanowić przeszkodę dla przedsiębiorców, aby zdecydować się na to rozwiązanie.

Obecnie przedsiębiorcom zostało udostępnione oprogramowanie testowe i produkcyjne, aby umożliwić integracje KSeF z posiadanym oprogramowaniem księgowym. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą poświęcić czas i środki na dokonanie integracji systemu, aby móc z niego korzystać, co stanowi pierwszą przeszkodę w posłużeniu się KSeF przez podatników. Należy uznać, że mniejsza liczba firm zdecyduje się ponieść znaczne koszty, tylko dla dokonania weryfikacji jak działa system.

Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że system w pewien sposób przyspiesza obieg dokumentów zakupu - poprzez usprawnienie procedury wysłania i odbioru faktury. W efekcie odbiorcy faktury będą potrzebowali posiadać więcej środków pieniężnych na bieżąco, aby móc rozliczyć się z zamawianych towarów i usług.

Powyższe poddaje w wątpliwość jak duża część przedsiębiorców zdecyduje się wdrożyć KSeF w ramach swojej firmy, zanim stanie się to obligatoryjne. Chociaż system jest postrzegany jako innowacyjny, podatnicy mogą uznać, że niesie za sobą zbyt dużo zmian w zakresie prowadzenia ich działalności.

Malwina Sulińska-Jakubowska, aplikantka radcowska - Lubasz i Wspólnicy - Kancelaria Radców Prawnych