Obowiązkowe eFaktury od 2023 roku – na co należy się przygotować?

• Co już wiemy o eFakturach?
• Z jakich elementów składa się eFaktura?
• Czy stosowanie eFaktur jest obowiązkowe?
• Jak należy się przygotować do wdrożenia obowiązkowych e-Faktur?

Co już wiemy o eFakturach?

Faktura ustrukturyzowana to, zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur, wraz z przydzielonym unikalnym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana powstaje przy wykorzystaniu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów wzoru i będzie uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF.

Z jakich elementów składa się eFaktura?

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format pliku xml z określonymi polami obligatoryjnymi, które wynikają z obowiązujących regulacji dotyczących wystawiania faktur – obecnie przepisy wprowadzające eFaktury nie przewidują nowych obowiązków w zakresie informacji, jakie powinny znaleźć się na fakturze. Niemniej należy pamiętać, że struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej zawiera również informacje o charakterze opcjonalnym, które powinny zostać uwzględnione, jeśli spełnione są dodatkowe warunki ustawowe. Zakres informacji został rozszerzony m.in. o konieczność wskazania numeru KSeF faktury pierwotnej na fakturze korygującej oraz oznaczenia grup towarów i usług (GTU).

Sporym wyzwaniem może okazać się zapewnienie zarówno prawidłowości, jak i kompletności danych zawartych w eFakturze, co jest szczególnie ważne, bowiem niepełna lub nieprawidłowa technicznie faktura zostanie odrzucona przez system. A co za tym idzie - nie zostanie wystawiona w rozumieniu przepisów o VAT.

Czy stosowanie eFaktur jest obowiązkowe?

Obecnie stosowanie KSeF jest dobrowolne. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów system ten będzie powszechnie stosowany już w 2023 r.

Jakie są korzyści ze stosowania KSeF?

Stosowanie KSeF niesie za sobą określone korzyści dla podatnika. Wśród nich wskazać można m.in.:

- skrócony z 60 do 40 dni termin zwrotu podatku (w przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym; przy spełnieniu określonych warunków),

- możliwość rozliczenia faktury korygującej wystawionej w postaci ustrukturyzowanej poza tzw. SLIM VATem, czyli bez konieczności posiadania stosownej dokumentacji potwierdzającej dokonanie ustaleń z nabywcą.

Ponadto obok wyżej wymienionych preferencji wdrożenie faktur ustrukturyzowanych prowadzi do wielu uproszczeń w fakturowaniu:

- standaryzacja faktur – będę one wystawianie  według ujednoliconego wzoru, w związku z czym samo wystawianie jak i doręczanie będzie odbywało się zdecydowanie szybciej,

- brak konieczności przechowywania faktur – faktury mają być przechowywane bezpośrednio w KSeF, w związku z czym nie będzie konieczności przechowywania nadmiaru papierowych dokumentów,

- większa trwałość dokumentu - eFaktura nie ulegnie zniszczeniu ani zagubieniu, co w konsekwencji wyeliminuje konieczność wystawiania duplikatów,

- przyspieszenie płatności,

- obniżenie kosztów obsługi administracyjnej,

- ułatwienia w trakcie czynności sprawdzających i kontroli podatkowych.

Jak należy się przygotować do wdrożenia obowiązkowych e-Faktur?

Proces wdrożenia eFaktur wymaga zarówno przygotowania merytorycznego pod kątem wymogów struktury logicznej wzoru faktury, jak i odpowiedniego dostosowania systemów księgowych, a w szczególności aktualizacji obecnie stosowanego oprogramowania w celu zintegrowania z KSeF.

Przepisy wprowadzające powszechne stosowanie KSeF nie są jeszcze opublikowane. Ministerstwo Finansów zapewnia jednak, że odpowiedni projekt zostanie zaprezentowany z dużym wyprzedzeniem i zostanie poddany szerokim konsultacjom.

Justyna Rak, młodszy konsultant ds. podatków, Business Tax Professionals sp. z o.o. s.k.

***

Znamy już pewne szczegóły dotyczące funkcjonowania KSeF i bazując na obecnie obowiązujących przepisach oraz licznych komunikatach Ministerstwa Finansów możemy przedstawić, najważniejsze założenia tego systemu. Eksperci podatkowi z Business Tax Professionals omówią je w trakcie bezpłatnego webinarium, które odbędzie się 19 maja 2022 r. w godz. 10:00 - 11:15. Aby wziąć udział w spotkaniu, wystarczy wypełnić krótki formularz rejestracyjny dostępny na stronie: https://b-tax.pl/2022-05-19_efaktury/.
Zapraszamy i do zobaczenia!