REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja czasu pracy kierowcy w 2021 roku - prowadzenie i rozliczanie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewidencja czasu pracy kierowcy w 2021 roku - prowadzenie i rozliczanie
Ewidencja czasu pracy kierowcy w 2021 roku - prowadzenie i rozliczanie
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy kierowcy to temat niemalże powszedni dla firmy transportowej. Czy już przywykłeś do niego tak bardzo, że jesteś w stanie nawet ignorować tematy z tym związane? Zignorujesz również i ten artykuł? Jasne, możesz to zrobić. Ale możesz też przeczytać i dowiedzieć się, że na tej nieszczęsnej ewidencji możesz zyskać nawet 1000 zł miesięcznie na rozliczeniu k a ż d e g o kierowcy. Ilu masz kierowców w swojej firmie? Przeliczyłeś już ile tracisz miesięcznie?

Rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowcy – „Panie, mamy wszystko dobrze…”

- Dzień dobry, dzwonię do Państwa, aby sprawdzić czy bylibyście zainteresowani wygenerowaniem dodatkowych pieniędzy z rozliczeń ewidencji kierowcy poprzez dopasowanie starych umów i regulaminów wynagrodzeń do nowych metod i przepisów dla kierowców?

REKLAMA

REKLAMA

- Nie, nie – dziękuję, mam wszystko dobrze…

Zabiegani i zmęczeni dzisiejszą rzeczywistością komunikacji on-line nie zastanawiamy się nad skutkami zmian, jakie od dłuższego czasu dotykają prawie każdą sferę działalności. W szczególności dotyczy to płaszczyzny przepisów prawnych i zmieniających się metod rozwiązywania zdarzeń i problemów.

Brakuje nam spotkań „w realu”, nasi kierowcy cierpią na granicach w kolejkach do testów COVID-19. Rzeczywistość pokazuje nam, że wypracowane przez lata metody prowadzenia firmy transportowej w ciągu zaledwie kilku miesięcy przestały być wystarczające.

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy kierowcy - pół roku od zmian przepisów

Pół roku od wprowadzenia zmian w przepisach 561/2006 o odpoczynkach kierowców, zamieszanie na granicach, załadunkach czy ogólnie pojęte zmiany w sposobie realizacji zleceń transportowych, wymusiły na tych bardziej zaradnych potrzebę dopasowania się. -  A konkretniej - bardzo świadomego korzystania z przepisów, wyłączeń, obostrzeń i zaleceń. Analizując kilka tysięcy umów i aneksów naszych klientów, opiniowanych na przełomie roku 2020/2021 zauważyliśmy interesującą prawidłowość – zauważa Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obawa przed utratą kierowców w związku ze spadkiem obrotów i utrudnieniami w realizacji typowych tras powoduje, że spora część klientów redukuje inwestycje, niepotrzebne etaty w obszarze administracyjnym. Wszystko po to, aby jak najmniej zmieniło się w wypracowanych przez lata strukturach kierowców i spedytorów – bo to jest siłą napędową każdej firmy transportowej. Potrzeba poczucia stabilności w obecnym chaosie i brak wystarczającej wiedzy nt. optymalizacji procesów w swojej firmie czasem paraliżuje: Panie, mamy wszystko dobrze…– słyszymy w odpowiedzi na chęć pomocy ekspertów.

- Jako zespół Kancelarii Transportowej ITD-PIP, która od prawie 20 lat promuje dobre praktyki rozliczania kierowców, od kilku miesięcy prowadzimy ogromną akcję informacyjną i szkoleniową dotyczącą kruczków prawnych i nieznanych metod rozliczania delegacji i ewidencji na darmowych webinarach (w każdą środę o g. 10:00-12:00). Założeniami do tej akcji było promowanie przede wszystkim prawidłowych metod rozliczania, usystematyzowania wiedzy dotyczącej rozliczania kosztów podróży służbowej, nadgodzin i płac minimalnych UE. Wszystko po to, aby w obliczu zwiększonych kontroli finansów firm (w związku z rządowymi programami pomocowymi), wesprzeć naszych klientów. To są naczynia połączone i czujemy się równie odpowiedzialni za swoich klientów, co oni, za własne biznesy – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Po pierwsze – zgodnie z przepisami

Proponowane poprawki do umów czy wskazanie różnych metod rozliczania kierowców w żadnym wypadku nie może narazić firmy na zarzuty o nieprawidłowości wyliczeń. Również kierowcy, w miarę możliwości w dzisiejszej sytuacji gospodarczej, nie powinni w żaden negatywny sposób odczuć optymalizacji polegającej na przekierowaniu większych środków na poczet diet i ryczałtów noclegowych. Zakładamy jednak, że takie korekty umów i regulaminów pozwalają oficjalnie zwiększyć świadczenia dla samych kierowców, aby utrzymać ich w firmie.

Koszty, koszty…

Głównym elementem generującym obciążenia dla pracodawcy są wszechobecne nadgodziny i dodatki za przepracowane dni wolne oraz dopłaty do płac UE. Specyfika pracy kierowcy prowadzi do szeregu naruszeń 5-dniowego tygodnia pracy, sytuacje na drogach nie pozwalają na idealne zaplanowanie działań na 8 czy 10 godzin, aby w okresie miesiąca wypracować prawidłowo pełny etat. -  W nadesłanych dokumentach widzimy wykazane 1,5 czy nawet dwa etaty na jednego kierowcę. Dzięki szczegółowej analizie ewidencji jaką przesyłają klienci, wykazaliśmy kilka obszarów, które bez większych formalności, da się zmienić w większości firm. W szybki sposób można skorygować wynik finansowy na bardziej pozytywny – kontynuuje ekspert. 

Niezrównoważony „system równoważny”

Zaobserwować można wydruki ewidencji, na których jest opisany system równoważny, jako system zatrudnienia kierowcy, ale nie jest on prawidłowo wykorzystywany (równoważony). - Nasze kilkunastoletnie doświadczenie pracy na wszystkich możliwych programach komputerowych do rozliczania kierowców pozwala stwierdzić, że większość klientów nie aktualizuje swojej wiedzy nt. ustawień i nowych opcji w programach lub nie wiedzą jak je ustawić. Dowodzą temu również rozbieżne wyniki testowych wyliczeń, których użytkownicy programów nie potrafią wyjaśnić. Wszystkiemu winny brak czasu na szukanie jakichkolwiek innych rozwiązań. Jako zespół korzystający szeroko z innowacji wiemy, że opcje i mechanizmy w aplikacjach zmieniają się czasami kilka razy w roku. Niestety, jednak brak weryfikacji tych ustawień przez nawet rok może doprowadzić do błędów, rozbieżności lub nawet poważnych konsekwencji prawnych. Jednak zdarza się również, że słyszymy o przypadkach, w których pracownicy operują programem ustawionym nawet 8 lat temu. I niestety, nie można stwierdzić, że jest to incydent – komentuje Mariusz Hendzel. 

A zatem na co powinniśmy zwrócić uwagę? 

Krok 1 – specyfika pracy w transporcie 

Transport drogowy w swojej specyfice nie jest zbyt regularny i dniami pracy dla kierowcy nie zawsze jest typowy układ poniedziałek-piątek. Tutaj z pomocą może przyjść ustawienie metody równoważenia tak, aby do wydłużania planu wykorzystywać godziny z dni "pustych". Duży wpływ ma również mechanizm, który w razie potrzeby pozwala uznać za bardziej optymalny jako dzień wolny przykładową „środę” przepracowaną w wymiarze 2 godzin, a jako dzień roboczy w zamian wskazać 9-10-godzinną sobotę.

Takie metody wynikają wprost z przepisów Kodeksu Pracy, ale często nie są „włączone” w programach do analizy. Niestety – dotyczy to również najpopularniejszych aplikacji na rynku oraz programów służących do kontroli w ITD czy PIP.

Prawidłowe ustawienie opcji w programie, niewymagające żadnych zapisów w dokumentach kierowcy, pozwala zmniejszyć nieuzasadnione składniki nadgodzinowe o 10-15 godzin, co daje w efekcie oszczędność na poziomie kilkuset złotych, które można przeznaczyć na wyższe diety lub premie dla kierowcy.

Krok 2 - zryczałtowany okres 1-miesięczny

Przyjrzyjmy się też tematowi stosowania ryczałtów za nadgodziny, pracę w porze nocnej oraz stałych dodatków do wynagrodzenia za dyżur (dyspozycje i przerwy), jak i dodatkowi funkcyjnemu za pracę w UE (dodatek kompensujący dopłaty do płac minimalnych UE). Zastosowanie tych składników jest jak najbardziej popularne i prawidłowe, natomiast wytyczne dotyczące obowiązkowego rozliczania płac UE, co miesiąc skutecznie ograniczają możliwe oszczędności w dopłatach. Efektem braku dobrego scenariusza czy niedopasowania kwot ryczałtów do przewidywanej wysokości składników, powoduje powstawanie wysokiego wyrównania kwartalnego. A to skutecznie zaburza stabilność finansową firmy na przełomie wspomnianych kwartałów. Po kilku symulacjach wskazanych okresów rozliczeniowych można w łatwy sposób dopasować wysokość tych ryczałtów. W efekcie to, co wymaga rozliczenia co miesiąc (płace UE) może być tak skonfigurowane, aby dopłaty nie występowały. Dzięki temu można skutecznie włączyć w programie rozliczenie w okresie 3-miesięcznym, a do tego rozliczenie pełnymi kwartałami. Nie zaburzamy tym samym w żaden sposób zasady, aby wszystkie należności zagraniczne były wypłacane co miesiąc. Wypłacone są co miesiąc w sposób nie wymagający dopłat w późniejszym czasie.

Krok 3 - błędy w analizie polskiej stawki minimalnej

Najbardziej niepokojącym elementem jest bezkrytyczne zaufanie do wyników rozliczeń, których nikt nie sprawdzał… nawet od wielu lat. Propozycja bezpłatnego porównania wyliczeń spotyka się z niechęcią. Czyli podświadomie obawiamy się wyniku takiej analizy? 

A przecież właśnie o to chodzi, aby sprawdzić i wyjaśnić rozbieżności, które w 9 na 10 przypadków występują.  Zdarzają się przedsiębiorcy pracujący na nieaktualnych parametrach - brak włączonych opcji kompensat, nieaktualne opcje przenoszenia zdarzeń pracy przy rekompensowaniu nadgodzin, nie ustawione aktualne stawki gwarantowane, nieświadomość zakazu wliczania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, dniach wolnych czy dodatku stażowego do wyrównania płacy minimalnej w Polsce. A to jedynie wierzchołek góry lodowej. - 9 na 10 analiz jakie wykonaliśmy w styczniu 2021 wykazało znaczące rozbieżności, które nie wynikają ze złej woli, a jedynie z nieświadomości, że takie opcje NIE SĄ ustawione. Odpowiedzialność za wyniki wyliczeń spoczywa na użytkownikach programów, którzy nie mając odpowiedniej wiedzy i czasu na naukę, wychodzą z (niestety błędnego) założenia, że program komputerowy sam w sobie jest dobry – mówi ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Idąc dalej: aż 9 na 10 przykładów ze stycznia 2021 pokazuje, że można wygenerować dodatkowe pieniądze, a niektóre ustawienia dotyczące wyliczania ewidencji nie działają od wielu lat i są powodem niepotrzebnych dopłat lub błędów w dokumentacji, które można łatwo uniknąć! – To wręcz przerażające statystyki.  Dlatego też każdego, kto jest przekonany, że nie da się nic poprawić i zmienić w sposobie rozliczania kierowców, zapraszamy na bezpłatne szkolenia online dot. metod rozliczania ewidencji i delegacji. Dokładną agendę oraz temat szkoleń, które odbywają się w każdą środę o godzinie 10:00, można znaleźć na stronie https://webinar.itd-pip.pl. Na takich właśnie szkoleniach pokazujemy, że oszczędności i to nawet w wysokości tysiąca złotych miesięcznie na rozliczeniach z jednym kierowcą są jak najbardziej możliwe! – zachęca ekspert. 

Żyjemy w czasach, które są dynamiczne niemalże pod każdym względem. Warto zatem mieć na uwadze, że to co było aktualne rok temu, czy dwa, w tej chwili może wymagać weryfikacji. I potwierdzają to faktyczne analizy porównawcze. 

- Zapraszamy zatem na cykl artykułów, w których będziemy prezentować kolejne elementy wymagające uwagi w kontekście dopasowania metod i scenariuszy rozliczania czasu pracy kierowców – mówi  Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA

KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

Podatek od darowizn: kiedy zapłacisz, a kiedy unikniesz fiskusa

Wiele osób jest przekonanych, że darowizny w rodzinie są zawsze wolne od podatku. To nieprawda. Zwolnienie istnieje, ale tylko pod warunkiem, że obdarowany zgłosi darowiznę w terminie i udokumentuje przekazanie pieniędzy.

KSeF 2.0: księgowi (biura rachunkowe) będą nakłaniani do wystawiania faktur? Uwaga na odpowiedzialność karno-skarbową

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców może próbować przerzucić na księgowych nie tylko nowe obowiązki, ale i odpowiedzialność. Eksperci ostrzegają: wystawienie faktury w imieniu klienta to nie tylko pomoc w formalnościach, lecz także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Zanim biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę, powinny dokładnie rozważyć, gdzie kończy się ich rola, a zaczyna odpowiedzialność za cudzy biznes.

MCU rusza 1 listopada 2025 – jak uzyskać certyfikat KSeF?

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomi Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nową funkcjonalność, która umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom i wydawanie certyfikatów KSeF. Certyfikaty te staną się podstawowym narzędziem uwierzytelnienia w systemie KSeF 2.0.

REKLAMA

KSeF za 3 miesiące wejdzie w życie. Czego księgowi boją się najbardziej?

KSeF to wciąż głęboka niepewność. Za 3 miesiące wchodzi w życie. Czego księgowi boją się najbardziej? Przedstawiamy wyniki badania przeprowadzonego przez SW Research na zlecenie fillup k24.

W KSeF 2.0 NIP jest kluczowy

Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie odbierał e-faktury w KSeF. Tego samego dnia obowiązek wystawiania obejmie największe firmy, czyli te z obrotem powyżej 200 mln zł za 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. dołączają pozostali, niezależnie od formy prawnej. Do końca 2026 r. działa okres przejściowy – można wystawiać poza KSeF, o ile w danym miesiącu łączna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Po przekroczeniu limitu dokumenty wystawia się już w KSeF.

REKLAMA