REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja czasu pracy kierowcy w 2021 roku - prowadzenie i rozliczanie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewidencja czasu pracy kierowcy w 2021 roku - prowadzenie i rozliczanie
Ewidencja czasu pracy kierowcy w 2021 roku - prowadzenie i rozliczanie
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy kierowcy to temat niemalże powszedni dla firmy transportowej. Czy już przywykłeś do niego tak bardzo, że jesteś w stanie nawet ignorować tematy z tym związane? Zignorujesz również i ten artykuł? Jasne, możesz to zrobić. Ale możesz też przeczytać i dowiedzieć się, że na tej nieszczęsnej ewidencji możesz zyskać nawet 1000 zł miesięcznie na rozliczeniu k a ż d e g o kierowcy. Ilu masz kierowców w swojej firmie? Przeliczyłeś już ile tracisz miesięcznie?

Rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowcy – „Panie, mamy wszystko dobrze…”

- Dzień dobry, dzwonię do Państwa, aby sprawdzić czy bylibyście zainteresowani wygenerowaniem dodatkowych pieniędzy z rozliczeń ewidencji kierowcy poprzez dopasowanie starych umów i regulaminów wynagrodzeń do nowych metod i przepisów dla kierowców?

REKLAMA

- Nie, nie – dziękuję, mam wszystko dobrze…

Zabiegani i zmęczeni dzisiejszą rzeczywistością komunikacji on-line nie zastanawiamy się nad skutkami zmian, jakie od dłuższego czasu dotykają prawie każdą sferę działalności. W szczególności dotyczy to płaszczyzny przepisów prawnych i zmieniających się metod rozwiązywania zdarzeń i problemów.

Brakuje nam spotkań „w realu”, nasi kierowcy cierpią na granicach w kolejkach do testów COVID-19. Rzeczywistość pokazuje nam, że wypracowane przez lata metody prowadzenia firmy transportowej w ciągu zaledwie kilku miesięcy przestały być wystarczające.

Ewidencja czasu pracy kierowcy - pół roku od zmian przepisów

REKLAMA

Pół roku od wprowadzenia zmian w przepisach 561/2006 o odpoczynkach kierowców, zamieszanie na granicach, załadunkach czy ogólnie pojęte zmiany w sposobie realizacji zleceń transportowych, wymusiły na tych bardziej zaradnych potrzebę dopasowania się. -  A konkretniej - bardzo świadomego korzystania z przepisów, wyłączeń, obostrzeń i zaleceń. Analizując kilka tysięcy umów i aneksów naszych klientów, opiniowanych na przełomie roku 2020/2021 zauważyliśmy interesującą prawidłowość – zauważa Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obawa przed utratą kierowców w związku ze spadkiem obrotów i utrudnieniami w realizacji typowych tras powoduje, że spora część klientów redukuje inwestycje, niepotrzebne etaty w obszarze administracyjnym. Wszystko po to, aby jak najmniej zmieniło się w wypracowanych przez lata strukturach kierowców i spedytorów – bo to jest siłą napędową każdej firmy transportowej. Potrzeba poczucia stabilności w obecnym chaosie i brak wystarczającej wiedzy nt. optymalizacji procesów w swojej firmie czasem paraliżuje: Panie, mamy wszystko dobrze…– słyszymy w odpowiedzi na chęć pomocy ekspertów.

- Jako zespół Kancelarii Transportowej ITD-PIP, która od prawie 20 lat promuje dobre praktyki rozliczania kierowców, od kilku miesięcy prowadzimy ogromną akcję informacyjną i szkoleniową dotyczącą kruczków prawnych i nieznanych metod rozliczania delegacji i ewidencji na darmowych webinarach (w każdą środę o g. 10:00-12:00). Założeniami do tej akcji było promowanie przede wszystkim prawidłowych metod rozliczania, usystematyzowania wiedzy dotyczącej rozliczania kosztów podróży służbowej, nadgodzin i płac minimalnych UE. Wszystko po to, aby w obliczu zwiększonych kontroli finansów firm (w związku z rządowymi programami pomocowymi), wesprzeć naszych klientów. To są naczynia połączone i czujemy się równie odpowiedzialni za swoich klientów, co oni, za własne biznesy – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Po pierwsze – zgodnie z przepisami

Proponowane poprawki do umów czy wskazanie różnych metod rozliczania kierowców w żadnym wypadku nie może narazić firmy na zarzuty o nieprawidłowości wyliczeń. Również kierowcy, w miarę możliwości w dzisiejszej sytuacji gospodarczej, nie powinni w żaden negatywny sposób odczuć optymalizacji polegającej na przekierowaniu większych środków na poczet diet i ryczałtów noclegowych. Zakładamy jednak, że takie korekty umów i regulaminów pozwalają oficjalnie zwiększyć świadczenia dla samych kierowców, aby utrzymać ich w firmie.

Koszty, koszty…

Głównym elementem generującym obciążenia dla pracodawcy są wszechobecne nadgodziny i dodatki za przepracowane dni wolne oraz dopłaty do płac UE. Specyfika pracy kierowcy prowadzi do szeregu naruszeń 5-dniowego tygodnia pracy, sytuacje na drogach nie pozwalają na idealne zaplanowanie działań na 8 czy 10 godzin, aby w okresie miesiąca wypracować prawidłowo pełny etat. -  W nadesłanych dokumentach widzimy wykazane 1,5 czy nawet dwa etaty na jednego kierowcę. Dzięki szczegółowej analizie ewidencji jaką przesyłają klienci, wykazaliśmy kilka obszarów, które bez większych formalności, da się zmienić w większości firm. W szybki sposób można skorygować wynik finansowy na bardziej pozytywny – kontynuuje ekspert. 

Niezrównoważony „system równoważny”

Zaobserwować można wydruki ewidencji, na których jest opisany system równoważny, jako system zatrudnienia kierowcy, ale nie jest on prawidłowo wykorzystywany (równoważony). - Nasze kilkunastoletnie doświadczenie pracy na wszystkich możliwych programach komputerowych do rozliczania kierowców pozwala stwierdzić, że większość klientów nie aktualizuje swojej wiedzy nt. ustawień i nowych opcji w programach lub nie wiedzą jak je ustawić. Dowodzą temu również rozbieżne wyniki testowych wyliczeń, których użytkownicy programów nie potrafią wyjaśnić. Wszystkiemu winny brak czasu na szukanie jakichkolwiek innych rozwiązań. Jako zespół korzystający szeroko z innowacji wiemy, że opcje i mechanizmy w aplikacjach zmieniają się czasami kilka razy w roku. Niestety, jednak brak weryfikacji tych ustawień przez nawet rok może doprowadzić do błędów, rozbieżności lub nawet poważnych konsekwencji prawnych. Jednak zdarza się również, że słyszymy o przypadkach, w których pracownicy operują programem ustawionym nawet 8 lat temu. I niestety, nie można stwierdzić, że jest to incydent – komentuje Mariusz Hendzel. 

A zatem na co powinniśmy zwrócić uwagę? 

Krok 1 – specyfika pracy w transporcie 

REKLAMA

Transport drogowy w swojej specyfice nie jest zbyt regularny i dniami pracy dla kierowcy nie zawsze jest typowy układ poniedziałek-piątek. Tutaj z pomocą może przyjść ustawienie metody równoważenia tak, aby do wydłużania planu wykorzystywać godziny z dni "pustych". Duży wpływ ma również mechanizm, który w razie potrzeby pozwala uznać za bardziej optymalny jako dzień wolny przykładową „środę” przepracowaną w wymiarze 2 godzin, a jako dzień roboczy w zamian wskazać 9-10-godzinną sobotę.

Takie metody wynikają wprost z przepisów Kodeksu Pracy, ale często nie są „włączone” w programach do analizy. Niestety – dotyczy to również najpopularniejszych aplikacji na rynku oraz programów służących do kontroli w ITD czy PIP.

Prawidłowe ustawienie opcji w programie, niewymagające żadnych zapisów w dokumentach kierowcy, pozwala zmniejszyć nieuzasadnione składniki nadgodzinowe o 10-15 godzin, co daje w efekcie oszczędność na poziomie kilkuset złotych, które można przeznaczyć na wyższe diety lub premie dla kierowcy.

Krok 2 - zryczałtowany okres 1-miesięczny

Przyjrzyjmy się też tematowi stosowania ryczałtów za nadgodziny, pracę w porze nocnej oraz stałych dodatków do wynagrodzenia za dyżur (dyspozycje i przerwy), jak i dodatkowi funkcyjnemu za pracę w UE (dodatek kompensujący dopłaty do płac minimalnych UE). Zastosowanie tych składników jest jak najbardziej popularne i prawidłowe, natomiast wytyczne dotyczące obowiązkowego rozliczania płac UE, co miesiąc skutecznie ograniczają możliwe oszczędności w dopłatach. Efektem braku dobrego scenariusza czy niedopasowania kwot ryczałtów do przewidywanej wysokości składników, powoduje powstawanie wysokiego wyrównania kwartalnego. A to skutecznie zaburza stabilność finansową firmy na przełomie wspomnianych kwartałów. Po kilku symulacjach wskazanych okresów rozliczeniowych można w łatwy sposób dopasować wysokość tych ryczałtów. W efekcie to, co wymaga rozliczenia co miesiąc (płace UE) może być tak skonfigurowane, aby dopłaty nie występowały. Dzięki temu można skutecznie włączyć w programie rozliczenie w okresie 3-miesięcznym, a do tego rozliczenie pełnymi kwartałami. Nie zaburzamy tym samym w żaden sposób zasady, aby wszystkie należności zagraniczne były wypłacane co miesiąc. Wypłacone są co miesiąc w sposób nie wymagający dopłat w późniejszym czasie.

Krok 3 - błędy w analizie polskiej stawki minimalnej

Najbardziej niepokojącym elementem jest bezkrytyczne zaufanie do wyników rozliczeń, których nikt nie sprawdzał… nawet od wielu lat. Propozycja bezpłatnego porównania wyliczeń spotyka się z niechęcią. Czyli podświadomie obawiamy się wyniku takiej analizy? 

A przecież właśnie o to chodzi, aby sprawdzić i wyjaśnić rozbieżności, które w 9 na 10 przypadków występują.  Zdarzają się przedsiębiorcy pracujący na nieaktualnych parametrach - brak włączonych opcji kompensat, nieaktualne opcje przenoszenia zdarzeń pracy przy rekompensowaniu nadgodzin, nie ustawione aktualne stawki gwarantowane, nieświadomość zakazu wliczania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, dniach wolnych czy dodatku stażowego do wyrównania płacy minimalnej w Polsce. A to jedynie wierzchołek góry lodowej. - 9 na 10 analiz jakie wykonaliśmy w styczniu 2021 wykazało znaczące rozbieżności, które nie wynikają ze złej woli, a jedynie z nieświadomości, że takie opcje NIE SĄ ustawione. Odpowiedzialność za wyniki wyliczeń spoczywa na użytkownikach programów, którzy nie mając odpowiedniej wiedzy i czasu na naukę, wychodzą z (niestety błędnego) założenia, że program komputerowy sam w sobie jest dobry – mówi ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Idąc dalej: aż 9 na 10 przykładów ze stycznia 2021 pokazuje, że można wygenerować dodatkowe pieniądze, a niektóre ustawienia dotyczące wyliczania ewidencji nie działają od wielu lat i są powodem niepotrzebnych dopłat lub błędów w dokumentacji, które można łatwo uniknąć! – To wręcz przerażające statystyki.  Dlatego też każdego, kto jest przekonany, że nie da się nic poprawić i zmienić w sposobie rozliczania kierowców, zapraszamy na bezpłatne szkolenia online dot. metod rozliczania ewidencji i delegacji. Dokładną agendę oraz temat szkoleń, które odbywają się w każdą środę o godzinie 10:00, można znaleźć na stronie https://webinar.itd-pip.pl. Na takich właśnie szkoleniach pokazujemy, że oszczędności i to nawet w wysokości tysiąca złotych miesięcznie na rozliczeniach z jednym kierowcą są jak najbardziej możliwe! – zachęca ekspert. 

Żyjemy w czasach, które są dynamiczne niemalże pod każdym względem. Warto zatem mieć na uwadze, że to co było aktualne rok temu, czy dwa, w tej chwili może wymagać weryfikacji. I potwierdzają to faktyczne analizy porównawcze. 

- Zapraszamy zatem na cykl artykułów, w których będziemy prezentować kolejne elementy wymagające uwagi w kontekście dopasowania metod i scenariuszy rozliczania czasu pracy kierowców – mówi  Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

REKLAMA

„Towar w drodze mimo kontroli” – kiedy urząd celny może zwolnić przesyłkę wcześniej?

W obrocie towarowym czas to pieniądz. Dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje art. 194 ust. 1 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) – przepis pozwalający zwolnić towar do obrotu, nawet jeśli weryfikacja w urzędzie celno-skarbowym wciąż trwa. Brzmi jak wyjątek od reguły? Tak jest, ale w praktyce może być to realne ułatwienie, pod warunkiem, że spełnione są ściśle określone warunki i złożony wniosek do UCS.

KSeF 2.0 coraz bliżej: Ministerstwo Finansów ujawnia plan wdrożenia. Oto najważniejsze terminy!

KSeF 2.0 od 30 września zastąpi obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 - informuje Ministerstwo Finansów. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026. To jest kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

Wydatki marketingowe dealerów a koszty podatkowe - spór rozstrzygnięty na korzyść podatników

Rozliczenie kosztów działań marketingowych przez dealerów samochodowych może stanowić problem na gruncie prawa podatkowego. Szczególne wątpliwości budzą wydatki poniesione w ramach programów motywacyjnych dystrybutorów, które mają na celu uzyskanie bonusów jakościowych. Kluczowym problemem interpretacyjnym jest rozgraniczenie między kosztami uzyskania przychodów, a wydatkami na reprezentację, które zgodnie z przepisami ustawy o CIT nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje jednak, że organy podatkowe często błędnie kwalifikują tego typu wydatki, nie uwzględniając ich rzeczywistego celu gospodarczego i związku z osiąganymi przychodami.

Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Będzie ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

REKLAMA