Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę i PIP - aktualny stan prawny i nowelizacja kodeksu pracy

Wypadki przy pracy zdalnej. PIP nie może prowadzić kontroli w mieszkaniach zdalnych pracowników

Ten problem był m.in. przedmiotem posiedzenia plenarnego Rady Ochrony Pracy w dniu 18 marca 2021 r. Główny Inspektor Pracy Katarzyna Łażewska-Hrycko poinformowała także o powołaniu zespołu, który pracuje nad rekomendacjami dotyczącymi badania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy zdalnej. Od 1 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. do PIP zgłoszono 6 wypadków, do których doszło podczas wykonywania pracy zdalnej. Wszystkie zostały uznane za wypadki przy pracy. Dwóch poszkodowanych doznało ciężkich obrażeń ciała, trzech poniosło śmierć a jeden doznał lekkich obrażeń.

„Potrzebujemy jako instytucja kontrolna precyzyjnych przepisów w zakresie pracy zdalnej. Nie mamy takich i tym samym nie mamy podstaw do tego, by prowadzić czynności kontrolne w prywatnych domach pracowników, co stanowi dużą przeszkodę przy badaniu wypadków związanych z pracą zdalną, jak również przy ocenie przestrzegania warunków bhp” – stwierdziła Katarzyna Łażewska-Hrycko.

Ta kwestia stała się też przedmiotem interpelacji poselskiej nr 22272 z 4 kwietnia 2021 r. do ministra rozwoju, pracy i technologii. W interpelacji posłanka Katarzyna Kotula zadała ministrowi następujące pytania:

1. Czy i jakie regulacje prawne przewiduje wprowadzić ministerstwo w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli praz Państwową Inspekcję Pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej – w tym w miejscu zamieszkania pracownika?
2. Czy i jakie regulacje prawne przewiduje wprowadzić ministerstwo w celu zapewnienia przestrzegania Kodeksu pracy podczas wykonywania pracy zdalnej?

W odpowiedzi na tą interpelację Iwona Michałek - sekretarz stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii, poinformowała 27 kwietnia 2021 r. o toczących się pracach legislacyjnych nad nowelizacją Kodeksu pracy, która ma na celu wprowadzenie na stałe pracy zdalnej do przepisów prawa pracy. Jej zdaniem kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej jest złożonym zagadnieniem. Należy bowiem pamiętać, że do podstawowych zasad prawa pracy należy obowiązek pracodawcy szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika, co w przypadku kontroli miejsca wykonywania pracy zdalnej, którym jest najczęściej miejsce zamieszkania pracownika, nabiera szczególnego znaczenia. Zatem regulacja prawna dotycząca ww. problematyki powinna również właściwie wyważyć prawo pracownika do ochrony jego prywatności oraz uprawnienie pracodawcy do kontroli wykonywania pracy przez pracownika.

Kontrola pracy zdalnej i BHP zdalnego pracownika w projekcie nowelizacji Kodeksu pracy

W dniu 19 maja 2021 r. został opublikowany projekt (z 18 maja 2021 r.) ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który  wprowadza do Kodeksu pracy przepisy regulujące pracę zdalną (zamiast telepracy), co umożliwi kontynuowanie wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, także po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii COVID-19. Projekt ten jest jeszcze w fazie konsultacji publicznych i opiniowania, co oznacza oczywiście, że treść zawartych w projekcie przepisów może ulec zmianie. Tym niemniej warto zapoznać się z tym, jak ma być uregulowana w Kodeksie pracy kontrola pracownika w miejscu pracy zdalnej, a także zasady BHP pracy zdalnej.

Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej

Warto podkreślić na wstępie, że aktualnie obowiązujące przepisy przewidujące możliwość wykonywania pracy zdalnej w czasie  obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (tj. art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych) nie zawierają przepisów przewidujących możliwość kontroli pracownika w miejscu pracy zdalnej (tj. w mieszkaniu pracownika zdalnego). Odnośnie aspektów kontrolnych ww. ustawa antycovidowa w art. 3 ust. 6 stanowi, że na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Zatem w obecnym stanie prawnym pracodawca (także PIP) nie ma podstawy prawnej, by kontrolować pracownika zdalnego w jego mieszkaniu - chyba, że pracownik wyrazi na to zgodę.

W projektowanym, nowym art. 67²⁸ Kodeksu pracy została przyjęta podobna regulacja, jaka obecnie obowiązuje w przypadku telepracy, zapewniająca pracodawcy prawo kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu jej wykonywania. W odróżnieniu jednak od telepracy, szczegółowa regulacja dotycząca takiej kontroli, jak również kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy będzie określona w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (a w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem). W przypadku kontroli pracodawca – podobnie jak obecnie przy stosowaniu telepracy – będzie zobowiązany dostosować sposób jej przeprowadzania do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło także naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Proponowana treść nowego art. 67²⁸ Kodeksu pracy (zgodnie z projektem z 18 maja 2021 r.):

Art. 67²⁸.
§ 1. Pracodawca ma prawo, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, przeprowadzać kontrolę wykonywania tej pracy przez pracownika na zasadach określonych w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem,  o których mowa w art. 67²⁰ § 5.
§ 2. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) pracy zdalnej. Kontrola wypadków przy pracy zdalnej

W projektowanym, nowym art. 67³¹ Kodeksu pracy uregulowano zasady BHP pracy zdalnej. W uzasadnieniu omawianego projektu czytamy, że Praca zdalna musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Pracodawca bowiem zgodnie z przepisami prawa Unii Europejskiej jak i Kodeksu pracy jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Obowiązek ten należy stosować odpowiednio do zmienionych okoliczności związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej (tj. poza zakładem pracy, a więc np. w miejscu zamieszkania pracownika, na które pracodawca nie może władczo oddziaływać).

Projektodawcy zauważają, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej, często nawet w pobliżu stanowiska pracy, przebywać mogą inni domownicy, w tym dzieci, wykonujący powszednie czynności domowe czy zwierzęta domowe – na co pracodawca nie ma żadnego wpływu a co wpływa zarówno na efektywność pracy, jak i bezpieczeństwo pracy. Ze względu na specyfikę pracy zdalnej szczególne znaczenie ma więc współdziałanie pracowników i pracodawców.

Projektodawcy podkreślają też, że w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (np. w miejscu zamieszkania pracownika) pracodawca nie ma wpływu na wiele czynników środowiska pracy ze względu np. na brak możliwości nadzoru, brak wpływu na warunki lokalowe lub prawo pracownika do ochrony prywatności w miejscu zamieszkania.

Mniejsze obowiązki pracodawcy w zakresie BHP przy pracy zdalnej

Dlatego też pracodawca w zakresie BHP powinien być zwolniony z:

• obowiązku określonego w art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy (dotyczącego organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),
• obowiązków określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy (dotyczącego obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy),
• obowiązku określonego w art. 233 Kodeksu pracy (dotyczącego zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej).

Natomiast obowiązek właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, będzie (wg nowych przepisów) spoczywał na pracowniku. Jak czytamy w uzasadnieniu omawianego projektu: przygotowanie miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika do wykonywania pracy w formie pracy zdalnej może wymagać podjęcia różnych czynności dostosowawczych, np. konieczność przemeblowania pomieszczenia w celu uzyskania lepszego dostępu do naturalnego oświetlenia. Obowiązek pracodawcy w tym przypadku będzie sprowadzał się więc do przygotowania pracownika do tego, jak powinno wyglądać optymalne (zdrowe i bezpieczne) stanowisko pracy. Należy mieć na uwadze fakt, że pracownicy podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca zapewnia swoim pracownikom szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (zawsze przed dopuszczeniem do pracy oraz okresowo w zależności od charakteru wykonywanej pracy), a także sam podlega szkoleniu w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków.

Jednocześnie, w związku z faktem, że praca zdalna będzie mogła być świadczona przez dłuższy czas poza siedzibą pracodawcy, proponuje się wyłączenie stosowania przepisu art. 237³ § 2² Kodeksu pracy. Oznacza to, że szkolenie okresowe pracownika będzie wymagane także w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Nie każda praca może być wykonywana zdalnie

Nowe przepisy uwzględniają także fakt, że nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie pracy zdalnej. W miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Jak podkreśla się w uzasadnieniu projektu - tam, gdzie przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę szczególne obowiązki dotyczące np. instalacji wentylacyjnej, szczególnego reżimu sanitarnego, wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej nie będzie możliwe.

Ocena ryzyka zawodowego także dla stanowisk pracy zdalnej

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy jest sporządzanie oceny ryzyka zawodowego. Oznacza to, że pracodawca, sam lub z pomocą ekspertów, musi zidentyfikować zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, uwzględniając m.in. czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne, biologiczne, występujące lub mogące wystąpić w związku z wykonywaniem pracy. Obowiązek ten będzie spoczywał na pracodawcy także w stosunku do stanowisk pracy zdalnej. Na podstawie takiej oceny pracodawca będzie zobowiązany ustalić zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca będzie sporządzał stosowną informację i zapoznawał z nią pracownika. Na podstawie takiej informacji pracownik będzie mógł zorientować się, czy będzie w stanie spełnić wymagania niezbędne do wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej, pracownik będzie potwierdzał w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę informacją.

Pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Ocena ryzyka zawodowego powinna być udokumentowana. Może być wykonana dowolną metodą – wytyczne w tym zakresie zostały opisane m.in. na stronach internetowych Państwowej Inspekcji Pracy oraz Centralnego Instytutu Ochrony Pracy – Państwowego Instytutu Badawczego. Pracodawca informuje pracowników o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, jak również o sposobach ochrony przed wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi. Podstawowe zagrożenia związane z pracą zdalną (zwłaszcza na stanowiskach administracyjno-biurowych) mogą być związane z pracą w wymuszonej pozycji ciała, co wiąże się m.in. z zaburzeniami układu mięśniowego i szkieletowego.

Wypadki przy pracy zdalnej

Na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów prawa pracy, gdy dojdzie do wypadku przy pracy, zespół powypadkowy, powołany przez pracodawcę, ma obowiązek ustalić jego okoliczności i przyczyny, sporządzić protokół z takiego zdarzenia i przechowywać go przez 10 lat oraz podjąć środki zapobiegające podobnym wypadkom w przyszłości. Ponadto pracodawca ma obowiązek niezwłocznie zgłosić okręgowemu inspektorowi pracy i prokuratorowi każdy wypadek ze skutkiem śmiertelnym lub ciężkim oraz wypadek zbiorowy. Musi też prowadzić rejestr wypadków przy pracy.

Przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą stosowane odpowiednio także do pracy zdalnej. Odpowiednie stosowanie oznacza, że pracodawca będzie musiał uwzględnić fakt, że praca zdalna będzie wykonywana poza siedzibą pracodawcy, często w miejscu zamieszkania pracownika, a więc poza miejscem, nad którym sprawuje on władztwo. W projektowanych przepisach proponuje się, aby zgłoszenie wypadku było równoznaczne z wyrażeniem zgody na dokonanie oględzin miejsca wypadku, z zastrzeżeniem konieczności uzgodnienia z pracownikiem terminu dokonania tych oględzin. Brak takiej zgody ograniczałby możliwość ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy. W przypadku gdy zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej. W takim przypadku zespół będzie zobowiązany do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy zdalnej w oparciu o posiadane informacje (zawarte w zgłoszeniu) oraz własną wiedzę i doświadczenie zawodowe oraz pozyskaną dokumentację.

Proponowana treść nowego art. 67³¹ Kodeksu pracy (zgodnie z projektem z 18 maja 2021 r.):

Art. 67³¹. § 1. Pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem:
1)     obowiązku określonego w art. 212 pkt 1 i 4;
2)     obowiązków określonych w rozdziale III tego działu;
3)     obowiązku określonego w art. 233.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 1 pkt 1, szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osób przyjmowanych do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdza odbycie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej.

§ 3. W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej przepisu art. 237³ § 22 nie stosuje się.

§ 4. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną nie powierza się prac:

1)     szczególnie niebezpiecznych;

2)     w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

3)     z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina;

4)     związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

§ 5. Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej uwzględniające w szczególności wpływ tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

§ 6. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.  

§ 7. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

§ 8. Za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, odpowiada pracownik.

§ 9. W razie wypadku przy pracy zdalnej art. 234 § 1 oraz przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 10. Zgłoszenie pracodawcy wypadku przy pracy zdalnej oznacza wyrażenie przez pracownika zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku. Oględzin dokonuje się niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

oprac. Paweł Huczko