Urlop okolicznościowy

• Kiedy należy wykorzystać urlop okolicznościowy?
• Formalności
• Wynagrodzenie

Obliczanie okresu wypowiedzenia i dni urlopu według kodeksu pracy

Pracownikowi przysługują:

- dwa dni płatnego dodatkowego wolnego od pracy z okazji ślubu pracownika, urodzenia się dziecka pracownika lub śmierci i pogrzebu najbliższych pracownika tj. małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

- jeden dzień dodatkowego urlopu w przypadku ślubu dziecka pracownika czy też śmierci i pogrzebu rodzeństwa pracownika (siostry, brata), teściowej,  teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Kiedy należy wykorzystać urlop okolicznościowy?

Jak sama nazwa wskazuje, urlop okolicznościowy jest dodatkowym wolnym udzielanym w związku z zaistnieniem określonych sytuacji. Nie oznacza to jednak, że pracownik musi wykorzystać zwolnienie ze świadczenia pracy w dniu tego zdarzenia. Ustawodawca nie określił daty początkowej ani końcowej okresu, w którym można skorzystać z prawa do zwolnienia od pracy, natomiast nieobecność pracownika powinna mieć bezpośredni związek z wydarzeniem uprawniającym do udzielenia urlopu okolicznościowego.

Przykładowo, dwa dni wolnego z okazji ślubu pracownika udziela się pracownikowi na załatwienie spraw związku z tym zdarzeniem, nie oznacza to jednak, że muszą być wykorzystane łącznie. Pracodawca powinien udzielić pracownicy zwolnienia z pracy (o ile wystąpi ona z wnioskiem o urlop okolicznościowy), gdyż zwolnienie od pracy ma bezpośredni związek z jej ślubem.

Formalności

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy,  w przypadku, gdy przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia(np. ślub pracownika). Kiedy wystąpią nieprzewidywalne okoliczności (takie jak śmierć najbliższej osoby), pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy(§2.pkt.1 i 2. ww. Rozporządzenia).

Pracownik musi także złożyć wniosek do pracodawcy o udzielenie urlopu okolicznościowego oraz przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie wymienionych okoliczności uprawniających do dodatkowego wolnego od pracy. Dokumentami tymi są odpowiednio odpisy aktów: ślubu, urodzenia dziecka czy też zgonu. Odpisy aktów są elementami ksiąg stanu cywilnego prowadzonymi przez Urząd Stanu Cywilnego. Pracownik może otrzymać odpowiedni odpis aktu oraz powinien przedstawić go w najbliższym możliwym terminie. Pracodawca ma prawo zażądać wglądu do oryginału ww. dokumentów, natomiast w praktyce często wystarczy ich kserokopia.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Pracownik przebywa na dwutygodniowym urlopie wypoczynkowym. W trakcie tego urlopu wystąpiła okoliczność uprawniająca do urlopu okolicznościowego (np. śmierć babki i jej pogrzeb). Pracownik nie może zostać zwolniony ze świadczenia pracy, gdyż jej nie wykonuje.

Po powrocie z urlopu do pracy, pracownik potrzebuje dnia wolnego od pracy w celu załatwienia spraw mających związek ze śmiercią babki (np. odczytanie testamentu). Może on wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie przysługującego mu urlopu okolicznościowego (a pracodawca powinien mu go udzielić), jednakże między datą zwolnienia ze świadczenia pracy a okolicznością będącej jego postawą powinien być zachowany związek czasowy.

Wynagrodzenie

Za czas urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które jest liczone jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. W stawce za dzień urlopu okolicznościowego uwzględnia się przeciętną wartość zmiennych składników wynagrodzenia pracownika z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Podstawa prawna:

- Kodeks Pracy; Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. ; Dz. U. 1974 r. Nr 24 poz. 141 (tekst pierwotny), Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94 (tekst jednolity) z późn. zm., (stan prawny na dzień 28. 07. 2011 r.);

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60 z 1996 poz. 281 z późn. zm.);

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2 z 1997 poz. 14 z późn. zm.)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62 z 1996 poz. 289 z późn. zm.)

Stan prawny na dzień 23.11.2011 r.

Patrycja Muzia

Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton