Pracownicy w delegacji poza UE – formalności i rozliczenia

Delegacja czy podróż służbowa

Przedsiębiorcy decydujący się na zatrudnienie pracowników, którzy będą realizować zlecenia poza granicami naszego kraju, muszą pamiętać przede wszystkim pamiętać o różnicy między podróżą służbową a oddelegowaniem. Musimy pamiętać, że w przypadku pracy za granicą przez okres dłuższy niż  3 miesiące, pracodawca deleguje pracownika do wykonywania umowy. Wobec tego pracownikowi nie przysługuje zwrot diety i zwrot kosztów podróży. Pracodawca może umówić się z pracownikiem na wypłatę takiego świadczenia, ale wówczas będzie ono opodatkowane.

Badanie rynku i wiza

Pierwszym krokiem, który powinien wykonać każdy przedsiębiorca, który pragnie współpracować z krajem nie należącym do UE, jest uważne wybadanie rynku. Pracodawca powinien dowiedzieć się, jakie akty prawne łączą kraj z Polską, jakie panują warunki pracy. Dodatkowo warto sprawdzić czy w państwo, do którego wysyłamy pracowników nie podnosi obowiązku wizowego. 

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Umowa

Umowa, którą przedkłada pracodawca swojemu pracownikowi musi być zgodna z regulacjami zawartymi w art. 29.1 kodeksu pracy. W umowie muszą pojawić się zapisy dotyczące:

- miejsca wykonywania pracy;

- terminu jej rozpoczęcia;

- czasu wykonywania pracą poza granicami kraju;

Ważne jest także dodanie informacji, w jakiej walucie rozliczać się będą obie strony umowy. Pracodawca powinien także przedłożyć pracownikowi informację o świadczeniach, jakie przysługują (między innymi zwrot kosztów podróży czy zapewnienie zakwaterowania) oraz, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby pracownik wrócił do kraju.

Niezwykle ważne jest, aby pracownik miał świadomość, że praca w delegacji jest dobrowolna i pracodawca musi posiadać zgodę pracownika na oddelegowanie (chyba, że umowa o pracę zakłada możliwość delegowania).

Serwis Kadry

Które przepisy obowiązują?

Konstrukcja umowy o pracę zawieranej przez pracownika musi opierać się na przepisach polskiego prawa. Warto jednak pamiętać, że warunki zatrudnienia polskiego pracownika nie powinny różnić się od lokalnych – ilość przepracowanych godzin, stawka za nadgodziny czy ilość wolnych dni muszą być równe.

Podatki i ZUS

Delegowanie pracowników do pracy za granicą wiąże się z zastosowaniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatku pochodowego. Jeśli pracownik wykonuje umowę za granicą ponad 183 dni (czyli musi pracować w delegacji por. delegacja czy podróż służbowa) jego dochód podlega opodatkowaniu w kraju, w którym wykonuje pracę. W tym momencie zaliczki odprowadzane w Polsce staną się nadpłatą i podatnik może ubiegać się o ich zwrot rozliczając swoje zeznanie roczne.

Na podstawie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych wynika, że opłaty z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego są obowiązkowe dla wszystkich pracowników pracujących poza granicami Polski. Warto także zapoznać się z umowami pomiędzy poszczególnymi krajami pozostających poza wspólnotą a Rzeczpospolitą.

Oddelegowanie obcokrajowca 

Obcokrajowcy zatrudnieni przez polskich przedsiębiorców mogą zostać oddelegowani do pracy poza naszym krajem. Na taką pracę nie potrzeba zezwolenia kraju, w którym odbywa się wykonanie umowy (wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z września 2014, sprawa C-91/13). Jednak zanim zdecydujemy się na oddelegowanie takiego pracownika musimy spełnić poniższe warunki.

1. Obcokrajowca musi być zatrudniony w Polsce legalnie. Obowiązują nas przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia przypadków, w których powierzenie wykonania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.
2. Cudzoziemcy, którzy będą wykonywać pracę muszą być ubezpieczeni w ZUS przez co najmniej miesiąc, aby mógł zostać oddelegowany do pracy w innym kraju. Na podstawie miesięcznego ubezpieczenia ZUS wydaje zaświadczenie A1, który jest niezbędny przy delegowaniu pracowników.