Wypowiedzenie umowy o pracę – co trzeba wiedzieć?

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – najważniejsze informacje dla pracownika i pracodawcy

Poniżej czytelnik znajdzie odpowiedź na najważniejsze pytania związane z kwestią wypowiadania umów o pracę, a mianowicie:
W jakiej formie musi być złożone wypowiedzenie umowy o pracę?
Czym jest okres wypowiedzenia i jaka jest jego długość?
Kiedy możliwe jest rozwiązanie umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia?
Czy zamiar wypowiedzenia umowy o pracę wymaga konsultacji pracodawcy ze związkami zawodowymi?
Kiedy pracodawca ma prawo do skrócenia pracownikowi okresu wypowiedzenia?
Jaka ilość dni przysługuje pracownikowi na poszukiwanie pracy?
Jakie wymogi formalne wiążą się z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy?

Forma wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie o pracę musi być sformułowane merytorycznie i mieć odpowiednią formę. Pracownik powinien złożyć je na piśmie, pamiętając, że nie ma obowiązku wskazywania przyczyny swojej decyzji. Natomiast pracodawca ma obowiązek podania osobom zatrudnionym na czas nieokreślony konkretnej, prawdziwej i uzasadniającej wypowiedzenie przyczyny wypowiedzenia.
Pracodawca, tak samo jak pracownik powinien dochować formy pisemnej (dopuszczalna jest też forma elektroniczna z podpisem cyfrowym). Pracodawca może również dokonać wypowiedzenia np. w formie ustnej lub korzystając z portalu społecznościowego – ale ryzykuje wówczas, iż ze względu na niewłaściwą formę złożenia oświadczenia woli, może być ono zakwestionowane przez pracownika przed sądem pracy z uwagi na wadliwość. Pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie do odwołania od tego wypowiedzenia do sądu pracy.

O czym należy pamiętać przygotowując wypowiedzenie umowy o pracę?

- przygotować dwa egzemplarze pisma o wypowiedzeniu – jeden przekazywany jest pracownikowi, drugi - przez niego podpisany - trzeba złożyć do części C akt osobowych pracownika;

- wręczyć wypowiedzenie w obecności dodatkowej osoby, która może potem potwierdzić ten fakt jako świadek;

- zapoznać  pracownika z treścią wypowiedzenia np.: poprzez jej odczytanie

- w przypadku, jeśli pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia oraz jego podpisania, pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową potwierdzającą, że pracownik zapoznał się z  treścią wypowiedzenia, ale odmówił jego przyjęcia. Notatka powinna zostać podpisana również przez drugą osobę – świadka.

Od czego zależy okres wypowiedzenia?

Głównym czynnikiem wpływającym na długość okresu wypowiedzenia jest staż pracy u danego pracodawcy. Znaczenie ma również okres, na jaki została zawarta umowa o pracę.

Okresem wypowiedzenia określany jest czas, jaki musi upłynąć od chwili złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu do dnia rozwiązania stosunku pracy na mocy tego oświadczenia. Ich długość precyzują przepisy Kodeksu pracy.

Jaka jest długość okresów wypowiedzenia?

Jeśli umowa o pracę na okres próbny zostanie rozwiązania za wypowiedzeniem przed upływem okresu na jaki obowiązuje, to okresy wypowiedzenia wynoszą:

• 3 dni robocze (czyli dni niebędące niedzielami i świętami ustawowo uznanymi za dni wolne od pracy) – jeżeli ww. okres nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień – jeśli umowa na okres próbny została zawarta na dłużej niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie –jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W przypadku umowy na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy; czyli:

• 2 tygodnie jeśli pracownik był zatrudniony na okres krótszy niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc przy długości zatrudnienia wynoszącej co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące w przypadku okresu zatrudnienia wynoszącego co najmniej 3 lata.

Do okresu zatrudnienia, przy okresie wypowiedzenia, wliczony zostaje łączny okres pracy u danego pracodawcy – nie wyklucza to jednak brania pod uwagę okresów zatrudniania u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła w wyniku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 23¹ Kodeksu pracy). Obejmuje to również zakres przypadków, w których - na mocy odrębnych regulacji -nowy pracodawca stał się następcą prawnym stosunków pracy nawiązanych przez pracodawcę zatrudniającego wcześniej daną osobę. Nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę uzgodnienie przez jedną ze stron wcześniejszego terminu rozwiązania tej umowy, które nastąpiło po jej wypowiedzeniu.

Jaka jest rola związków zawodowych w okresie wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę?

Pracodawca ma obowiązek konsultacji ze związkami zawodowymi zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę zwartej na czas nieokreślony. Powinien także sprawdzić, czy dana osoba  nie podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem. Zwolniony jest on z tego obowiązku w przypadku innego rodzaju umowy – np. na czas określony, czy na okres próbny.

Brak takiego powiadomienia może być podstawą do uznania, iż takie  wypowiedzenie umowy o pracę jest niezgodne z prawem.

Jakie istnieją sytuacje szczególne, które umożliwiają pracodawcy skrócenie okresu wypowiedzenia?

Pracodawca może skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia do 1 miesiąca, kiedy takie wypowiedzenie spowodowane jest ogłoszeniem upadłości lub likwidacją zakładu pracy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. W tego rodzaju przypadkach przysługuje pracownikowi odszkodowanie, którego wysokość stanowi równowartość za pozostałą część okresu wypowiedzenia – taki okres wlicza się również pracownikowi do okresu zatrudnienia.

Pamiętaj, że:

• Oświadczenie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia powinno mieć formę pisemną.
• Pracodawca nie może skrócić okresu wypowiedzenia pracownikom, których okres wypowiedzenia jest inny niż 3 miesiące.

Jak w praktyce wygląda prawo pracownika do dni wolnych na poszukiwanie pracy?

Pracownikowi można udzielać dni wolnych na poszukiwanie pracy jedynie w dniach roboczych. Dni takie przysługują pracownikowi w przypadku:

- okresu wypowiedzenia obejmującego co najmniej 2 tygodnie;

- wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę.

Pamiętaj!
Udzielenie prawa do dni wolnych następuje na wniosek pracownika.

Ilość dni na poszukiwanie nowej pracy przysługująca pracownikowi jest zależna od długości okresu wypowiedzenia:

- 2 dni robocze – w okresie 2-tygodniowego i 1-miesięcznego wypowiedzenia;

- 3 dni robocze – w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia, a także w przypadku jego skrócenia z 3 miesięcy maksymalnie do 1 miesiąca.

Kiedy występuje sytuacja braku  obowiązku zachowania okresu wypowiedzenia?

Kodeks pracy przewiduje również nadzwyczajne okoliczności zakończenia stosunku pracy. Przyczyny ich zaistnienia mogą leżeć po stronie pracownika lub pracodawcy.

Przypadek 1 – zwolnienie dyscyplinarne

Wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym musi nastąpić na piśmie oraz po zasięgnięciu przez pracodawcę opinii reprezentującej pracownika organizacji zawodowej. Ponadto jest on zobowiązany do podania przyczyny takiego, a nie innego zakończenia stosunku pracy. Powodem zwolnienia dyscyplinarnego musi być ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Przypadek 2 – niezdolność pracownika do pracy

Rozwiązanie umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia jest również możliwe w przypadku wystąpienia u pracownika niezdolności do pracy. Obejmuje to przypadki:

- choroby trwającej dłużej niż 3 miesiące - przy okresie zatrudnienia nieprzekraczającego 6 miesięcy;

- nieobecności spowodowanej chorobą, która  trwa dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku;

- jeżeli wspomniana nieobecność trwa dłużej niż pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy dana osoba przepracowała swojego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy;

- niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową.

Pracodawca nie ma prawa do takiej formy rozwiązania umowy o pracę w przypadku kiedy:

- powodem nieobecności w pracy jest sprawowanie przez pracownika opieki nad dzieckiem (w czasie pobierania z tego tytułu zasiłku);

- pracownik przebywa w izolacji spowodowanej chorobą zakaźną (kiedy pobiera z tego tytułu wynagrodzenie oraz zasiłek);

- ustała przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność w pracy i pracownika stawił się do wykonywania obowiązków.

Przypadek 3 – z inicjatywy pracownika

Regulacje ustawy przewidują także sytuację rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym z inicjatywy pracownika. Jedna posiada charakter obiektywny i wymaga potwierdzenia orzeczeniem lekarskim, druga wymaga od pracownika opinii, przypadku ciężkiego naruszenia wobec niego podstawowych obowiązków przez pracodawcę. Istotne, aby w takiej sytuacji pracownik złożył oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia na piśmie, podając przyczynę. Musi to nastąpić miesiąc od otrzymania informacji o sytuacji będącej powodem rozwiązania umowy o pracę.

Co należy wiedzieć o świadectwie pracy?

W związku z rozwiązaniem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Jeśli uniemożliwia to np. nieobecność pracownika, świadectwo takie powinno zostać wydane najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych.

W przypadku niewydania lub nieprawidłowego wydania świadectwa pracy, pracownik ma prawo dochodzenia na drodze sądowej odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania  bez pracy z  tego powodu, nie dłużej jednak niż 6 tygodni.

Pracownikowi odszkodowanie nie przysługuje, jeśli zaistnienie wspomnianej sytuacji nie spowodowało żadnej szkody.

Pracodawca, który nie wyda pracownikowi świadectwa pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym przewidziane w Kodeksie pracy i zagrożone karą grzywny od 1000zł do 30.000zł.

Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego, Impel Business Solutions sp. z o.o.

Chcesz zadać pytanie o obsługę kadrowo-płacową – chętnie odpowiemy: bpo@impel.pl