reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ZUS i kadry > Zatrudnianie i zwalnianie > Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi pracującemu zdalnie - forma, procedura, złożenie

Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi pracującemu zdalnie - forma, procedura, złożenie

Praca zdalna funkcjonowała w naszej praktyce gospodarczej już od dłuższego czasu, często nieformalnie, bez określonej ustawą formy telepracy /art. 67(5) Ustawy Kodeks pracy/, ale z początkiem marca 2020 r. zyskała jednak zupełnie inny, zdecydowanie bardziej masowy charakter. Zmagania z pandemią Covid-19 spowodowały, że w wielu miejscach pracy, w przypadku pracowników biurowych, telepraca stała się powszechnym zjawiskiem. Przepisy tzw. tarcz antykryzysowych umożliwiły pracodawcy wprowadzenie formalnie trybu pracy zdalnej. Pracownik w trybie pracy na odległość może pojawiać się w biurze – siedzibie pracodawcy regularnie (np. raz, dwa razy w tygodniu), ale może też tygodniami świadczyć pracę z domu. Pojawia się zatem pytanie - w jakiej formie należy wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi świadczącemu pracę zdalnie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Z różnych powodów nie zawsze będzie możliwe wezwanie pracownika do stawienia się w siedzibie pracodawcy i wręczenie mu dokumentu w trakcie bezpośredniego spotkania (mimo, że przepisy tzw. tarcz antykryzysowych dopuszczają taką możliwość). Jak zatem można ten proces przeprowadzić?

Jak skutecznie złożyć wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi pracującemu zdalnie?

Przede wszystkim pracodawca powinien zadbać o wprowadzenie w przedsiębiorstwie Regulaminu pracy zdalnej. Jest to zupełnie niezależna sprawa od procesu wypowiadania umów o pracę. Taki regulamin określa podstawowe zasady świadczenia pracy zdalnej i rozwiewa szereg wątpliwości. Z punktu widzenia procesu rozwiązywania umowy o pracę, regulamin określa m.in. w jakich godzinach pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy i w jakiej formie odbywa się dwustronna komunikacja.

Przejdźmy jednak już do samego aspektu wypowiedzenia umowy o pracę świadczonej w formie zdalnej. Jeśli tej jednostronnej czynności prawnej dokonuje pracodawca, to powinien przestrzegać reguł zawartych w art. 30 Kodeksu Pracy, czyli między innymi zachować formę pisemną. Z interpretacją, co dokładnie oznacza forma pisemna przychodzi nam z pomocą Kodeks Cywilny. Art. 78 K.C. mówi nam, że forma pisemna czynności prawnej jest zachowana, jeśli na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli zostanie złożony własnoręczny podpis. W uzasadnieniu do uchwały z dnia 30 grudnia 1993 r. podjętej w składzie 7 sędziów (sygn. akt III CZP 146/93, OSNC 1994/5/94) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że podpisem własnoręcznym jest trwały, językowy znak graficzny złożony przez osobę umiejącą i mogącą pisać, zawierający co najmniej nazwisko tej osoby oraz ujawniający osobiste cechy charakteru pisma.

Oba wymienione powyżej akty prawne, jak również uchwała SN powstały w czasach dość odległych. Dziś mamy do dyspozycji szereg rozwiązań technologicznych. Jednym z nich jest podpis elektroniczny. Siłą rzeczy żaden z wymienionych przepisów nie odnosi się do jego wykorzystania w interesującym nas aspekcie, ale potrzebne uregulowania znajdziemy w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Art. 3 ww. aktu mówi nam:

  • podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
  • bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania tego podpisu elektronicznego i danych służących do składania tego podpisu, powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,
  • certyfikat jest elektronicznym zaświadczeniem, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby.

A zatem bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Są to skutki tożsame ze złożeniem podpisu odręcznego.

Mailem, czy zwykłą pocztą? Wnioski

Przytoczone wyżej przepisy oraz odpowiedni Regulamin pracy zdalnej obowiązujący w zakładzie pracodawcy dopuszczają wypowiedzenie umowy o pracę za pomocą e-maila, pod warunkiem, że strona wypowiadająca opatrzy swoje oświadczenie bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Stanowisko takie potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09).

Dodatkowo, jeżeli e-mail taki zostanie wysłany w godzinach wskazanych w Regulaminie pracy zdalnej jako godziny pozostawania w dyspozycji pracodawcy, to przyjmuje się, że od tego momentu zaczyna biec okres wypowiedzenia przewidziany w umowie i/lub przepisach.

Jest też druga możliwość skutecznego wypowiedzenia umowy o pracę na odległość – przesłanie dokumentu wypowiedzenia zawierającego odręczny podpis pracodawcy tradycyjną pocztą, listem poleconym, najlepiej za zwrotnym potwierdzaniem odbioru. Wypowiedzenie umowy o pracę zostaje uznane za prawidłowo doręczone w momencie odbioru przesyłki przez adresata lub inną osobę do tego upoważnioną. W przypadku braku odbioru przez pracownika listu poleconego uznaje się, że została ona doręczona po jej drugim awizowaniu przez operatora pocztowego.

Na koniec jeszcze słów kilka o wypowiedzeniu umowy o pracę za pomocą e-maila, ale bez opatrzenia oświadczenia bezpiecznym podpisem elektronicznym (np. przesłanie skanu dokumentu wypowiedzenia opatrzonego podpisem pracodawcy). W myśl przytoczonych powyżej przepisów jest to forma skuteczna (uchwała SN z dnia 2 października 2002 r. sygn. akt III PZP 17/02, OSNP 2003/20/481) ale niezgodna z przepisami prawa dotyczącymi pisemnej formy wypowiedzenia. Oznacza to, że dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, jednak w  związku z naruszeniem przepisów prawa, pracownikowi będzie przysługiwać roszczenie o uznanie za bezskuteczne wypowiedzenia umowy o pracę, o przywrócenie do pracy oraz odszkodowanie. Pracodawca musi się liczyć z uwzględnieniem przez sąd pracy roszczeń pracownika, o ile wystąpi on o ich zasądzenie na drogę sądową. Termin złożenia odwołania zaczyna swój bieg od dnia dostarczenia pracownikowi wiadomości mailowej w taki sposób, że miał on możliwość zapoznania się z jej treścią.

Podsumowując: warto zadbać o dwie kwestie: Regulamin świadczenia pracy zdalnej w przedsiębiorstwie oraz kwalifikowany podpis cyfrowy osoby reprezentującej pracodawcę.

Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego, Impel Business Soutions sp. z o.o.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Narzędzia księgowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama

Nowy JPK_VAT

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Wszystko co musisz wiedzieć o PPK

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Łukasz Pikus

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama