Outsourcing pracowniczy – korzyści i ryzyka

Pojęcie „outsourcingu pracowniczego” nie zostało uregulowane dotychczas w żadnym z obowiązujących aktów prawnych. Sam outsourcing oznacza wyodrębnienie ze struktury przedsiębiorstwa konkretnych zadań i zlecenie ich realizacji przez podmiot zewnętrzny.

Polecamy: KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

W przypadku outsourcingu pracowniczego, wraz z wydzieleniem danych działań, dokonuje się także przeniesienia pracowników do innego pracodawcy. Z uwagi na brak definicji prawnej pojęcia outsourcingu pracowniczego, zamiennie używa się także określeń „leasing pracowniczy” lub „wynajem pracowników”.

Warto jednak wskazać, że zgodnie z obowiązującą praktyką, mianem leasingu pracowniczego określa się przede wszystkim sytuację, o której mowa w art. 174[1] § 1 Kodeksu pracy, tj. udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego na czas świadczenia przez pracownika pracy u innego pracodawcy.

Klasyczny outsourcing pracowniczy ma na celu dalsze korzystanie z pracy pracownika przez dotychczasowego pracodawcę, z jednoczesnym przeniesieniem ciężaru związanego
z zatrudnieniem na inny podmiot. Takiego przeniesienia można dokonać w trybie transferu części zakładu pracy na podstawie art. 23[1] Kodeksu pracy lub poprzez rozwiązanie umowy o pracę z pierwszym pracodawcą i natychmiastowe nawiązanie umowy o pracę w nowym zakładzie pracy.

Pierwsze rozwiązanie, chociaż wiąże się z obowiązkami dokonania stosownych konsultacji z organizacjami związkowymi i poinformowania pracowników o przyczynach i warunkach przejścia w taki tryb pracy (co najmniej 30 dni wcześniej), jest z pewnością bardziej komfortowe dla samych pracowników. Nie dochodzi do rozwiązania umów o pracę, pracownik automatycznie wchodzi w stosunek pracy z nowym pracodawcą. Dotychczasowy pracodawca z kolei nie ponosi ryzyka związanego z ewentualnym odwołaniem się pracownika do sądu pracy od wypowiedzenia umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo w ciągu dwóch miesięcy od przejścia części zakładu pracy, rozwiązać stosunek pracy z nowym pracodawcą za siedmiodniowym uprzedzeniem. Dodatkowo obaj pracodawcy są odpowiedzialni solidarnie za zobowiązania powstałe względem pracownika w czasie jego zatrudnienia w pierwszym zakładzie pracy.

Drugi sposób nie wymaga dochowania procedury opisanej w art. 23[1] Kodeksu pracy, jak również nie pozostawia pracownikowi możliwości rozwiązania umowy o pracę za uprzedzeniem, niemniej jednak oparty jest przede wszystkim na wzajemnym zaufaniu pracowników i pracodawcy, skoro wiąże się z koniecznością rozwiązania umów o pracę.

W obu przypadkach, istotnym jest odpowiednie sformułowanie postanowień umowy o outsourcing pracowniczy, zawieranej między dwoma pracodawcami. Choć nie wynika to z przepisów prawa, niewątpliwie najbezpieczniej jest zawrzeć taką umowę w formie pisemnej – nie tylko zabezpieczy to prawa obu kontrahentów, lecz również będzie dowodem podczas ewentualnej kontroli PIP lub ZUS na zatrudnienie pracowników u innego pracodawcy, niż na rzecz którego świadczą pracę.

Jednocześnie warto zaznaczyć, że treść umowy o outsourcing pracowniczy może być, zgodnie z cywilistyczną zasadą swobody umów, kształtowana dowolnie – pracodawcy mogą podzielić się wykonywaniem poszczególnych obowiązków względem pracowników (ewidencją czasu pracy, nadzorem nad podpisywaniem listy obecności, przeprowadzaniem szkolenia BHP etc.), jak również umożliwić wpływ pracodawcy, który korzysta z outsourcowanych pracowników, na niektóre decyzje (np. w zakresie terminu udzielenia urlopu wypoczynkowego czy zwiększenia wynagrodzenia). Należy mieć jednak świadomość, że im większy wpływ ma pracodawca, na rzecz którego wykonywana jest praca, na kształtowanie stosunku pracy pracowników z ich formalnym pracodawcą, tym większe wątpliwości mogą zaistnieć po stronie organów nadzoru w zakresie ustalenia, kto w rzeczywistości tym pracodawcą jest. Ustalenie zaś tej okoliczności jest znamienne w przypadku dochodzenia należności publicznoprawnych wynikających z zatrudnienia.

W tym miejscu należy przypomnieć o nowelizacji Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która weszła w życie w czerwcu 2017 r., wprowadziwszy m.in. art. 38a rozszerzający uprawnienia ZUS dotyczące oceny, kogo w danym stanie faktycznym należy uznać za płatnika składek. Dodatkowo zmiana ustawy pozwala na przeniesienie składek odprowadzanych za danych pracowników przez dotychczasowego płatnika na konto płatnika ustalonego przez ZUS, bez konieczności pierwotnego zwracania całości nadpłaconych składek pierwszemu pracodawcy, a następnie dochodzenia pełnej należności od podmiotu, który jest pracodawcą w ocenie ZUS-u.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Mając na względzie przede wszystkim pierwszą z opisanych zmian, tj. uprawnienie ZUS-u polegające na ustaleniu, kto jest rzeczywistym pracodawcą, a zatem jednocześnie płatnikiem składek, rekomendujemy szczególną ostrożność przy zawieraniu umów outsourcingu pracowniczego. Jeżeli kontrahent zatrudniający formalnie pracowników z czasem okaże się mieć problemy z regulowaniem bieżących zobowiązań publicznoprawnych, organy dochodzące tych należności zostały obecnie wyposażone w instrumenty prawne, które pozwolą uzyskać brakujące składki od pracodawcy korzystającego z pracy outsourcowanych pracowników.

Stosunkowo bezpiecznym rozwiązaniem, obarczonym niskim ryzykiem zakwestionowania rzeczywistego pracodawcy przez ZUS, jest outsourcing pracowniczy poprzez skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik skierowany do pracodawcy-użytkownika może pracować na rzecz danego pracodawcy jedynie przez 18 miesięcy w ciągu 3 lat.

Po zmianie przepisów w czerwcu 2017 r. nie istnieje możliwość skierowania tego samego pracownika do tego samego pracodawcy przez inną agencję pracy tymczasowej. Nadto ustawodawca zdecydował o wyłączeniu możliwości zatrudnienia pracownika z pomocą agencji pracy tymczasowej na stanowisku, które w ciągu ostatnich 3 miesięcy zostało zlikwidowane w strukturze pracodawcy-użytkownika, w wyniku czego wypowiedziano pracownikowi umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika.

Serwis Kadry

Pomimo powyższych obostrzeń ustawowych wpływających na niską elastyczność w zakresie kształtowania współpracy z agencją pracy tymczasowej, w obliczu minimalizowania ryzyka uznania pracodawcy formalnie niezatrudniającego pracowników za płatnika składek i dochodzenia od niego – często wysokich, bo niezapłaconych jeszcze przez poprzedniego płatnika – należności, warto rozważyć skorzystanie z usług podmiotów profesjonalnych, jakimi są agencje pracy tymczasowej. Swoboda kształtowania umowy o outsourcing pracowniczy wynikająca z braku regulacji prawnych dotyczących korzystania z pracy pracowników innego pracodawcy może mieć bowiem daleko idące skutki finansowe.